□胡兆禮HU Zhao-li 楊 靈YANG Ling 鄭彩霞ZHENG Cai-xia

醫(yī)院往來賬是指醫(yī)院在醫(yī)療業(yè)務(wù)和經(jīng)營管理活動(dòng)中與其他單位、個(gè)人產(chǎn)生的，以及醫(yī)院內(nèi)部因工作需要與科室、職工之間產(chǎn)生的應(yīng)收、應(yīng)付款項(xiàng)，具體包括應(yīng)收在院病人醫(yī)療款、應(yīng)收醫(yī)療款、其他應(yīng)收款、預(yù)付賬款、應(yīng)付賬款、預(yù)收醫(yī)療款、其他應(yīng)付款等。往來賬涉及醫(yī)院經(jīng)營的各個(gè)方面，往來賬的問題可以反映出醫(yī)院經(jīng)營管理中存在的弱點(diǎn)和缺陷。強(qiáng)化往來賬管理，是做實(shí)財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)性工作，是內(nèi)部控制功能的重要體現(xiàn)，有利于盤活醫(yī)院資產(chǎn)、防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、提高資金使用效率和真實(shí)反映會(huì)計(jì)信息。

背景簡介

臺(tái)州恩澤醫(yī)療中心（集團(tuán)） 2012年在對(duì)中心本級(jí)及下屬5家公立醫(yī)院的財(cái)務(wù)檢查和外部審計(jì)中發(fā)現(xiàn)，各家醫(yī)院往來賬均存在累積時(shí)間久、跨期長、清理進(jìn)度慢、往來關(guān)系復(fù)雜和管理簿弱等情況，已成為財(cái)務(wù)管理中一個(gè)較為突出的問題。為此，中心（集團(tuán)）在2013年將往來賬清理作為財(cái)務(wù)年度重點(diǎn)工作，由中心（集團(tuán)）領(lǐng)導(dǎo)督辦并多次召開專門會(huì)議，針對(duì)往來賬管理中存在的問題進(jìn)行了討論，并分解任務(wù)，落實(shí)責(zé)任，提出清理進(jìn)度要求。經(jīng)過專項(xiàng)清理，往來賬管理狀況得到了明顯改善。在此次往來賬專項(xiàng)清理中，共清理了往來款項(xiàng)660筆，涉及金額近1000萬元。筆者結(jié)合此次專項(xiàng)清理，對(duì)目前醫(yī)療單位往來賬管理存在的主要問題以及相應(yīng)的改進(jìn)措施進(jìn)行探討。

醫(yī)院往來賬管理存在的主要問題

1.記賬信息簡單，分類不規(guī)范。記賬信息簡單，是指往來賬憑證摘要、輔助明細(xì)錄入簡單，以及輔助明細(xì)信息不全等情況，例如工資發(fā)放退回未具體注明是哪位職工。記賬信息簡單，不能全面直觀的分析了解往來資金的信息需求或出現(xiàn)串戶及一單位多戶現(xiàn)象[1]。

分類不規(guī)范，是指往來款項(xiàng)掛賬沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，例如預(yù)付物資款，有時(shí)掛在預(yù)付賬款，有時(shí)又掛在應(yīng)付賬款借方。往來賬分類不規(guī)范，容易出現(xiàn)債權(quán)債務(wù)不明確，會(huì)發(fā)生沖賬錯(cuò)誤，借貸同時(shí)掛賬的情況。

記賬信息簡單，分類不規(guī)范，容易造成往來賬信息查詢與梳理困難，結(jié)果導(dǎo)致清理難度大，形成長期掛賬。目前醫(yī)療單位往來賬賬齡在3年以上的大量存在，甚至個(gè)別醫(yī)院賬齡在10年以上的也不少。

2.處理主觀，缺乏信息溝通。處理主觀是指財(cái)務(wù)人員處理往來賬審批手續(xù)不規(guī)范，憑主觀判斷進(jìn)行借貸對(duì)沖或轉(zhuǎn)壞賬等。缺乏信息溝通，是指財(cái)務(wù)人員在記錄往來賬信息時(shí)，沒有及時(shí)與職能部門或員工進(jìn)行溝通，不能及時(shí)了解往來款項(xiàng)的性質(zhì)與信息，只是簡單地記錄在其他應(yīng)收（付）款項(xiàng)中，導(dǎo)致長期得不到清理，最終形成不明款項(xiàng)。

3.管理不重視，清理不及時(shí)。管理不重視，清理不及時(shí)，是指醫(yī)院管理層對(duì)往來賬管理意識(shí)薄弱，對(duì)往來賬形成呆賬、壞賬，造成醫(yī)院資產(chǎn)損失的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不足，同時(shí)，對(duì)往來賬管理缺乏主動(dòng)性，認(rèn)為往來賬并不影響醫(yī)院的收入與支出，只是財(cái)務(wù)賬務(wù)處理時(shí)間的問題，因此將往來賬處理放在次要位置，因而忽視或推遲往來賬的清理工作。另一方面，在日常工作中，有時(shí)受月度結(jié)賬時(shí)間要求的影響，將部分會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)簡單化處理，臨時(shí)掛賬，后期又未能及時(shí)跟進(jìn)，日積月累，往來賬金額越來越大，發(fā)生筆數(shù)越來越多，從而造成往來賬管理越來越力不從心，清理難度越來越大。

4.內(nèi)控不健全，制度落實(shí)不到位。內(nèi)控不健全，是指一些單位缺少往來賬管理制度和往來賬處理的操作流程，或者說，雖然有往來賬管理制度，但是制度內(nèi)容不夠完善，責(zé)任不明確，缺乏可操作性和可考核性。如制度規(guī)定體檢中心負(fù)責(zé)體檢費(fèi)用的催收，但是對(duì)于發(fā)生體檢費(fèi)用損失時(shí)，又缺乏具體的懲罰措施。

制度落實(shí)不到位，是指醫(yī)院雖然制訂了往來賬的管理制度，但是對(duì)于制度中規(guī)定的條文往往流于形式，在實(shí)際執(zhí)行中并沒有得到落實(shí)，缺乏執(zhí)行力。如往來賬管理制度規(guī)定要求編制往來賬賬齡分析表，但是實(shí)際工作中，很少有醫(yī)院編制賬齡分析表。

5.特定環(huán)境下形成的往來賬。特定環(huán)境下形成的往來賬，是指醫(yī)院在特定的經(jīng)營背景下，因管理因素或政府行為等原因產(chǎn)生的往來賬款，如醫(yī)院“三產(chǎn)”單位，醫(yī)院內(nèi)部設(shè)立臨時(shí)機(jī)構(gòu)“眼鏡店”、“咖啡吧”等，基建工程所涉及的政府部門，以及醫(yī)院兼并重組等形式而產(chǎn)生的往來賬款。這一類往來賬往往由于管理政策先行，而后續(xù)操作細(xì)則未能及時(shí)跟進(jìn)而產(chǎn)生，清理難度較大，通常需要專項(xiàng)進(jìn)行清理。

醫(yī)院往來賬管理的改進(jìn)措施

1. 完整信息，規(guī)范分類。針對(duì)往來賬信息不完整，分類不規(guī)范的問題，首先是要詳細(xì)摘要信息的錄入，如職工借款，必須要注明是某位職工以及借款用途，往來賬摘要要能表述經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的工作過程，其次，往來賬分類一般按項(xiàng)目、單位或個(gè)人設(shè)置明細(xì)賬，涉及往來單位必須要全稱，避免一單位多名稱造成多頭掛賬，然后，對(duì)于相同經(jīng)濟(jì)事務(wù)的會(huì)計(jì)處理要有延續(xù)性，不能隨意變換。

2.加強(qiáng)溝通，客觀處理。針對(duì)處理主觀，缺乏信息溝通的問題，關(guān)鍵在于財(cái)務(wù)人員，要能主動(dòng)聯(lián)系業(yè)務(wù)的經(jīng)辦人員、相關(guān)部門進(jìn)行溝通，做到業(yè)務(wù)信息的及時(shí)反饋及判斷。如財(cái)務(wù)收到財(cái)政、科技部門的撥款時(shí)，要及時(shí)與科教、醫(yī)務(wù)等部門聯(lián)系，明確撥款的用途。加強(qiáng)溝通，減少不明業(yè)務(wù)事項(xiàng)，是減少往來賬產(chǎn)生的最有效的途徑，但這一事項(xiàng)的關(guān)鍵在于培養(yǎng)財(cái)務(wù)人員的工作主動(dòng)性與責(zé)任心。

3.提高意識(shí)，及時(shí)反饋。為了提高醫(yī)院管理層對(duì)往來賬事項(xiàng)的重視，財(cái)務(wù)部門必須要主動(dòng)匯報(bào)往來賬的管理狀況，要讓管理層認(rèn)識(shí)到，往來賬不僅是賬務(wù)處理時(shí)間的問題，更是涉及醫(yī)院資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的大問題。為了掌握往來賬的變動(dòng)情況，以及能及時(shí)地發(fā)現(xiàn)異常往來業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部門需要定期編制往來賬賬齡分析表。建立賬齡分析表，能讓管理者和財(cái)務(wù)人員較直觀地了解往來賬業(yè)務(wù)，同時(shí)，這也是推進(jìn)往來賬管理的常規(guī)動(dòng)力，因?yàn)樨?cái)務(wù)主管或是主辦會(huì)計(jì)為了賬齡分析表的“美觀性”，肯定會(huì)產(chǎn)生一種有意識(shí)地加強(qiáng)往來賬管理的主動(dòng)性和責(zé)任心。

4.健全內(nèi)控，落實(shí)制度

4.1 健全內(nèi)控。健全內(nèi)控制度，是強(qiáng)化往來賬管理的根本途徑。涉及往來賬管理的內(nèi)控內(nèi)容主要有：（1）現(xiàn)金管理。嚴(yán)格現(xiàn)金管理制度，盡量減少借支，會(huì)議差旅費(fèi)等必須逐筆借支。（2）備用金。建立備用金領(lǐng)用和報(bào)銷制度，備用金年終必須收回，次年再借。（3）欠費(fèi)管理。病人欠費(fèi)情況下的費(fèi)用發(fā)生，需建立財(cái)務(wù)、醫(yī)務(wù)、院長等分級(jí)授權(quán)制度。同時(shí)，設(shè)立專人專職負(fù)責(zé)病人欠費(fèi)管理。（4）定期編制賬齡分析表，定期分析。（5）建立壞賬審批流程。（6）票據(jù)管理。對(duì)于涉及收入的票據(jù)要跟蹤管理，確保收入及時(shí)入賬。（7）對(duì)賬。建立定期對(duì)賬制度，以防賬實(shí)不符。

4.2 落實(shí)制度。落實(shí)往來賬管理制度,必須先建立往來賬管理制度。往來賬管理制度要明確工作流程，強(qiáng)化責(zé)任。如明確財(cái)務(wù)部每月編制在院病人和出院病人欠費(fèi)情況報(bào)表報(bào)送醫(yī)務(wù)部，預(yù)付賬款報(bào)表報(bào)送采購部門，體檢收入欠費(fèi)報(bào)表報(bào)送體檢中心，涉及其他應(yīng)收、應(yīng)付往來款報(bào)表報(bào)送相關(guān)部門，同時(shí)，醫(yī)務(wù)部負(fù)責(zé)在院病人與出院病人欠費(fèi)的管理，體檢中心負(fù)責(zé)體檢費(fèi)的收取與清欠工作，采購部門負(fù)責(zé)醫(yī)院預(yù)付賬款及應(yīng)付賬款等往來款的管理等。

為了提高制度的執(zhí)行力，管理制度還需要完善的考核獎(jiǎng)罰細(xì)則，實(shí)現(xiàn)誰經(jīng)辦誰負(fù)責(zé)。并將管理結(jié)果納入部門、個(gè)人責(zé)任考核范圍，并與績效獎(jiǎng)金聯(lián)系。如對(duì)超過三個(gè)月以上的應(yīng)收體檢費(fèi)、檢驗(yàn)費(fèi)、篩查費(fèi)等欠費(fèi)，可根據(jù)往來款管理規(guī)定編報(bào)扣除科室獎(jiǎng)金清單，報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)審批，審批后提交相關(guān)部門實(shí)施。另外，對(duì)往來款清理工作完成情況較好的個(gè)人或部門也應(yīng)酌情給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。

4.3 細(xì)化職責(zé)。細(xì)化職責(zé)，主要是指明確財(cái)務(wù)人員往來財(cái)務(wù)的核算和催收的工作職責(zé)。

收入會(huì)計(jì)主要負(fù)責(zé)應(yīng)收醫(yī)療款中的醫(yī)?？睢Ⅲw檢費(fèi)、出院病人欠費(fèi)、病人預(yù)交款、協(xié)議單位醫(yī)療費(fèi)、干部保健醫(yī)療費(fèi)等醫(yī)療費(fèi)用的核算，對(duì)超過三個(gè)月的未收款項(xiàng)應(yīng)督促相關(guān)部門或責(zé)任人進(jìn)行催收。

支出會(huì)計(jì)主要負(fù)責(zé)預(yù)付賬款的核算，對(duì)超過一個(gè)月的預(yù)付款項(xiàng)如設(shè)備（三個(gè)月）采購、材料采購、預(yù)訂圖書款等尚未結(jié)算的預(yù)付款要及時(shí)通知相關(guān)人員進(jìn)行核對(duì)，取得相應(yīng)發(fā)票或做好相應(yīng)催收記錄。

主辦會(huì)計(jì)主要負(fù)責(zé)其他應(yīng)收款中的院外往來（如房租、水電費(fèi)、篩選費(fèi)等院外往來款、財(cái)政往來）、其他應(yīng)付款中院外往來（如各種押金、質(zhì)保金）的核算，同時(shí)，協(xié)調(diào)和督促收入會(huì)計(jì)、支出會(huì)計(jì)、出納做好往來款項(xiàng)的結(jié)算工作。

出納負(fù)責(zé)其他應(yīng)收款中的院內(nèi)個(gè)人往來的催收，對(duì)于院內(nèi)職工借款需在公事結(jié)束后半個(gè)月（進(jìn)修、其他特殊情況除外）內(nèi)進(jìn)行結(jié)算，同時(shí)，協(xié)助收入會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)應(yīng)收醫(yī)療款中的體檢費(fèi)、檢驗(yàn)費(fèi)等收入款項(xiàng)的催收工作。

與此同時(shí)，以上各類人員需按月、按季分別編制相應(yīng)往來款項(xiàng)賬齡分析表。對(duì)于超過三年以上確實(shí)無法收回的或無法支付的往來款項(xiàng)，在年底整理申報(bào)資料，提出處理建議并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批進(jìn)行壞賬處理。

5.細(xì)則跟進(jìn)，專項(xiàng)清理。對(duì)于在特定背景下的產(chǎn)生業(yè)務(wù)往來，必須要及時(shí)地跟進(jìn)操作細(xì)則，以免因業(yè)務(wù)先行，而財(cái)務(wù)處理滯后，造成既定事實(shí)的往來賬。例如筆者所在單位，前期因重組成立醫(yī)療集團(tuán)，各醫(yī)院間隨即出現(xiàn)大量的物資調(diào)撥，同時(shí)，集團(tuán)內(nèi)無統(tǒng)一的物資調(diào)撥規(guī)定，期間因流程不合理、手續(xù)不規(guī)范等情況，形成了院區(qū)間物資出入庫金額不相符的狀況，結(jié)果使得往來賬清理難度非常大。對(duì)于此類的往來賬清理，必須要集中力量進(jìn)行專項(xiàng)清理。

6.內(nèi)外審計(jì)，促進(jìn)管理。與此同時(shí)，為了強(qiáng)化往來賬的管理，需要通過內(nèi)外部審計(jì)的監(jiān)督來促進(jìn)往來賬工作的改進(jìn)。外部專業(yè)審計(jì)會(huì)對(duì)醫(yī)院內(nèi)部控制程序設(shè)計(jì)、對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行充分評(píng)估，通過抽樣審計(jì)等審計(jì)手段，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院業(yè)務(wù)流程問題、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是否真實(shí)[2]。內(nèi)部審計(jì)可通過對(duì)賬務(wù)的常規(guī)審計(jì)，以及其他事項(xiàng)專項(xiàng)審計(jì)，發(fā)現(xiàn)內(nèi)控制度是否完善、結(jié)算秩序是否存在缺陷。

通過內(nèi)外部審計(jì)的監(jiān)督與建議，可以有效地促進(jìn)醫(yī)院管理層和相關(guān)部門給予財(cái)務(wù)部門支持、配合進(jìn)行往來賬的管理，因?yàn)橹豢繂为?dú)財(cái)務(wù)部門是無法實(shí)現(xiàn)對(duì)往來賬的有效管理的。

1 李俊磊.對(duì)醫(yī)院往來賬管理的思考[J].中國中醫(yī)藥現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育，2010,8(9)：77-78

2 劉玲.經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中關(guān)于加強(qiáng)往來賬管理的幾點(diǎn)思考——以醫(yī)院為例[J].中國集體經(jīng)濟(jì)，2012,(27)：138-139