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        糧油加工企業(yè)內(nèi)部控制實(shí)施初探

        2015-02-01 20:08:17中央儲(chǔ)備糧上海直屬庫上海200241
        商業(yè)會(huì)計(jì) 2015年22期
        關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)總監(jiān)商超糧油

        (中央儲(chǔ)備糧上海直屬庫 上海200241)

        一、糧油加工行業(yè)的特點(diǎn)

        糧油食品關(guān)乎國計(jì)民生,糧油加工行業(yè)的健康發(fā)展是社會(huì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)。現(xiàn)階段,我國糧油加工行業(yè)具有以下特點(diǎn):(1)行業(yè)競爭激烈,行業(yè)集中度不高,進(jìn)入門檻低,跨國企業(yè)、大型國有企業(yè)和小規(guī)模私營企業(yè)并存,行業(yè)毛利率相對較低。(2)產(chǎn)品具有重量或體積較大、價(jià)值較低、毛利率低的特點(diǎn),一般不適于采用線上銷售的模式,商超渠道是糧油食品的主要銷售渠道,商超企業(yè)獨(dú)特的進(jìn)貨、銷售、退貨模式對糧油加工企業(yè)具有很大影響。(3)產(chǎn)品、半成品可食用,易攜帶,容易發(fā)生偷盜事件。(4)原材料、產(chǎn)成品保質(zhì)期限較短,易變質(zhì),對原材料采購、產(chǎn)成品銷售提出了很高的時(shí)效要求。(5)原材料及產(chǎn)成品一般屬于大宗商品,存貨管理難度較大,單位管理成本相對較高。

        二、糧油加工企業(yè)的關(guān)鍵控制活動(dòng)

        (一)重要管理權(quán)限垂直化

        近年來,隨著食品安全事件不斷發(fā)生,國家有關(guān)部門也日益重視食品安全問題,陸續(xù)出臺(tái)了更為嚴(yán)格的食品安全措施,并啟動(dòng)了《食品安全法》的修訂工作,試圖通過增加經(jīng)營者違法成本和監(jiān)管者的監(jiān)管責(zé)任,迫使食品企業(yè)和有關(guān)部門不敢枉為。糧油加工企業(yè)也日益認(rèn)識(shí)到食品安全的重大責(zé)任,加大了對企業(yè)食品安全的控制力度,健全了食品安全方面的控制措施,其中之一就是組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化和關(guān)鍵管理職能的垂直化。

        目前很多規(guī)模較大的糧油加工企業(yè)都采取董事會(huì)(下設(shè)戰(zhàn)略、薪酬、審計(jì)等委員會(huì))、監(jiān)事會(huì)、管理層的治理結(jié)構(gòu),而管理層下設(shè)不同的事業(yè)部和職能部門,職能部門與事業(yè)部權(quán)力平行??偛柯毮懿块T對事業(yè)部下屬重要職能部門實(shí)施職能部門垂直管理和事業(yè)部雙重管理的管理模式,當(dāng)二者指令發(fā)生沖突時(shí),規(guī)定要以上級職能部門的意見為主。比如,為加強(qiáng)對產(chǎn)品質(zhì)量和安全生產(chǎn)的控制,品控部門和安全管理部門直接由總部相應(yīng)部門委派人員駐廠管理,根本不受工廠控制,保證了品控和安全生產(chǎn)的獨(dú)立性,有效保障了糧油產(chǎn)品的質(zhì)量和安全生產(chǎn)。

        (二)強(qiáng)化集團(tuán)財(cái)務(wù)管控

        1.實(shí)施財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人委派制度。實(shí)施財(cái)務(wù)總監(jiān)集團(tuán)委派制度是企業(yè)降低委托-代理風(fēng)險(xiǎn)的一項(xiàng)重要措施,是降低子公司總經(jīng)理和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人合謀風(fēng)險(xiǎn)的主要手段。財(cái)務(wù)總監(jiān)委派制的核心是保證財(cái)務(wù)總監(jiān)的獨(dú)立性,這種獨(dú)立性主要體現(xiàn)在三個(gè)方面:一是人事關(guān)系獨(dú)立,財(cái)務(wù)總監(jiān)由集團(tuán)任命,獨(dú)立于子公司總經(jīng)理;二是經(jīng)濟(jì)關(guān)系獨(dú)立,財(cái)務(wù)總監(jiān)由上級公司考核,薪酬發(fā)放數(shù)額由總部決定;三是職權(quán)獨(dú)立,財(cái)務(wù)總監(jiān)有獨(dú)立的職權(quán)和明確的責(zé)任關(guān)系,負(fù)責(zé)對子企業(yè)全體會(huì)計(jì)人員的管理。只有確立了財(cái)務(wù)總監(jiān)對會(huì)計(jì)人員的絕對主導(dǎo)權(quán),才能確保財(cái)務(wù)總監(jiān)職權(quán)的有效履行。財(cái)務(wù)總監(jiān)的主要職責(zé)是監(jiān)督企業(yè)經(jīng)營者和企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng),參與企業(yè)重大決策,但一般不干涉企業(yè)正常經(jīng)營活動(dòng),與企業(yè)經(jīng)營者職權(quán)相互分離,相互制衡。

        2.審批權(quán)限上移。糧油加工企業(yè)采購活動(dòng)具有采購批次多,單次采購數(shù)量小的特點(diǎn),為控制采購權(quán)限濫用,有些企業(yè)甚至完全上收下屬企業(yè)資金支付審批權(quán)。上收審批權(quán)限雖然可以有效降低費(fèi)用開支的隨意性,但對采購價(jià)格的控制效果并不一定理想,因?yàn)橐话闱闆r下上級審批者并不能深入當(dāng)?shù)亓私庠牧鲜袌龅恼鎸?shí)情況,再加上農(nóng)產(chǎn)品原材料的多樣性和可替代性,原材料采購的議價(jià)空間很大,這就決定了采購人員有很多自己把控的空間,所以上收審批權(quán)限并不能確保采購價(jià)格的合理性,反而有可能減輕下級的審批責(zé)任。較為合理的方式是在總部成立采購委員會(huì),由采購經(jīng)驗(yàn)豐富的人員組成,共同協(xié)商采購價(jià)格的高低。

        上收審批權(quán)限的另一方面是費(fèi)用報(bào)銷集團(tuán)統(tǒng)一審批制度。每筆費(fèi)用按照集團(tuán)統(tǒng)一審批程序,按權(quán)限逐級審批,少一個(gè)程序無法報(bào)銷,有的企業(yè)甚至需要七、八級審批程序,對基層事業(yè)部管理人員形成一定的心理威懾,雖然降低了審批效率,但卻有效減少了跑冒滴漏和違規(guī)報(bào)銷的情形。

        3.實(shí)施資金集中管控。集團(tuán)實(shí)施嚴(yán)格的資金日預(yù)算和零余額管理,各事業(yè)部資金每日下午固定時(shí)間將賬戶資金余額自動(dòng)歸集到集團(tuán)資金池,每日需要資金時(shí),也在下班前上報(bào)預(yù)算,集團(tuán)批準(zhǔn)后第二天上午撥付到指定賬戶。真正做到了“收支兩條線”,提高了資金使用效益,也有效防控了資金風(fēng)險(xiǎn)。

        4.制定嚴(yán)格的賒銷預(yù)付辦法。集團(tuán)總部對工廠的采購和銷售業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一控制,貿(mào)易部門的購銷業(yè)務(wù)受集團(tuán)相應(yīng)的專業(yè)總監(jiān)和工廠總經(jīng)理的雙重監(jiān)管和指導(dǎo)。一是對純貿(mào)易商實(shí)施嚴(yán)格的不予賒銷預(yù)付政策,對國際知名企業(yè)和國內(nèi)中字頭的部分企業(yè),允許一定額度的賒銷預(yù)付;二是對終端客戶實(shí)行分類管理,對國內(nèi)大型、著名的優(yōu)質(zhì)終端客戶,由集團(tuán)總部每年下達(dá)名錄并確定賒銷額度;對中小規(guī)模的客戶,與工廠常年合作的優(yōu)質(zhì)終端客戶,由工廠根據(jù)考察情況,每年上報(bào)調(diào)整名錄及最大賒銷額度,報(bào)集團(tuán)總部核準(zhǔn)。如遇特殊情況工廠需調(diào)增某終端客戶的信用額度,可向總部申請;三是建立嚴(yán)格預(yù)警機(jī)制,遇到臨近賬期或者已經(jīng)超過信用期限仍未收到款項(xiàng)的,及時(shí)報(bào)警,各方共同協(xié)商采取措施。

        賒銷預(yù)付是現(xiàn)代企業(yè)購銷環(huán)節(jié)常見的行為,對貿(mào)易商和終端客戶的分類管理,既實(shí)現(xiàn)了購銷業(yè)務(wù)較好、較快發(fā)展,又能有效控制風(fēng)險(xiǎn)。

        (三)加強(qiáng)原材料采購的驗(yàn)收控制

        由于糧油產(chǎn)品及其原材料保質(zhì)期較短,為保證市場供應(yīng),企業(yè)只能采取單次小批量、多批次的采購模式,而不能采取較常見的經(jīng)濟(jì)批量采購模式。另外,糧油加工企業(yè)原材料大多屬初級農(nóng)產(chǎn)品,根據(jù)我國農(nóng)產(chǎn)品種植的特點(diǎn),很多農(nóng)產(chǎn)品需要向不同的種植戶采購,采購業(yè)務(wù)存在質(zhì)量參差不齊、難以控制的缺陷,這為原材料的質(zhì)量控制提出了很高的要求,也增加了品質(zhì)控制的難度。上述特點(diǎn),決定了糧油加工企業(yè)原材料采購過程中“驗(yàn)收”的重要性?!霸牧向?yàn)收”屬于關(guān)鍵控制點(diǎn),該控制點(diǎn)對于采購業(yè)務(wù)的完整性、原材料的安全性是至關(guān)重要的。

        根據(jù)上述特點(diǎn),可以有針對性地設(shè)置控制措施,比如各生產(chǎn)工廠原材料品控人員由總公司統(tǒng)一委派,其考核、薪酬管理由總部品控部門統(tǒng)一管理,并實(shí)施定期輪崗制度。制定嚴(yán)格的品控人員管理獎(jiǎng)懲措施,一旦發(fā)現(xiàn)品控人員與采購人員合謀的情況,要嚴(yán)肅處理,以提高制度的威懾力。

        當(dāng)然,糧油加工企業(yè)原材料采購?fù)渌少彉I(yè)務(wù)一樣,也需要合格供應(yīng)商選擇程序、詢價(jià)程序、審批權(quán)限設(shè)置等控制程序。

        (四)強(qiáng)化市場促銷活動(dòng)內(nèi)部控制

        糧油加工行業(yè)競爭激烈,為爭奪市場份額,加工企業(yè)要經(jīng)常開展一些促銷活動(dòng)。另外,超市商場為提高客流量,也會(huì)在店慶、過年過節(jié)等時(shí)點(diǎn)要求糧油企業(yè)贊助開展一些促銷活動(dòng),比如收取一定數(shù)額的海報(bào)費(fèi)、堆樁費(fèi),要求提供贈(zèng)品等。由于促銷費(fèi)用占企業(yè)總費(fèi)用的比重較高,促銷活動(dòng)又分散于全國各地的商場和超市,而促銷活動(dòng)的真實(shí)性、有效性又難以評估,所以加強(qiáng)促銷環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制也便成為糧油加工企業(yè)內(nèi)部控制的重中之重。

        針對上述特點(diǎn),市場促銷活動(dòng)可采取如下控制措施:一是促銷活動(dòng)要由市場部與營銷部共同安排,每月制定促銷方案報(bào)總經(jīng)理審批,并按順序編號;二是將編號的促銷方案送財(cái)務(wù)部,財(cái)務(wù)部將相關(guān)促銷數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng),并根據(jù)不同費(fèi)用項(xiàng)目設(shè)置不同的控制點(diǎn),合同費(fèi)用在收到超市扣款發(fā)票時(shí)要與合同條款核對。其他費(fèi)用需要提供相應(yīng)的促銷活動(dòng)情況報(bào)告,超預(yù)算費(fèi)用要由總經(jīng)理審批;三是對所有的促銷活動(dòng),要求業(yè)務(wù)員提供堆樁、促銷現(xiàn)場以及包含日期信息的圖片,上交集團(tuán)有關(guān)部門核查。集團(tuán)有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)促銷活動(dòng)的日期,不定期前往商場、超市抽查促銷活動(dòng)開展情況,以確保促銷活動(dòng)的真實(shí)性。一旦發(fā)現(xiàn)虛假促銷活動(dòng),要予以嚴(yán)懲,以便起到殺一儆百的作用。

        (五)加強(qiáng)商超渠道銷售管理

        對糧油加工企業(yè)而言,商超渠道與經(jīng)銷商渠道的銷售比例一般為7∶3,商超是糧油加工企業(yè)主要的銷售渠道。在這個(gè)“渠道為王”的時(shí)代,糧油加工企業(yè)議價(jià)能力和談判能力遠(yuǎn)低于商超企業(yè),這也為糧油加工企業(yè)的銷售控制和貨款回籠帶來了很多麻煩。商超渠道有如下幾個(gè)特點(diǎn):一是銷售發(fā)票開具要以超市賣場信息系統(tǒng)確認(rèn)的收貨數(shù)量為準(zhǔn),而不是以企業(yè)出庫單確認(rèn)的數(shù)量為依據(jù),這無形中增加了生產(chǎn)企業(yè)運(yùn)輸環(huán)節(jié)的貨損成本。二是超市賣場一般都采取賒賬方式,超過賬期不付款的情況非常普遍,這增加了生產(chǎn)企業(yè)的資金成本。對于經(jīng)銷商的賒銷,加工企業(yè)可參照前述賒銷管理的措施進(jìn)行控制,而對于商超企業(yè)的賒銷,要重點(diǎn)加強(qiáng)對賬期的管理和貨款的催收。三是退貨頻繁。由于存在保質(zhì)期,超市經(jīng)常會(huì)找各種借口將銷售不暢的產(chǎn)品退給生產(chǎn)企業(yè)。有時(shí)是因?yàn)槠焚|(zhì)問題導(dǎo)致實(shí)物退貨,有時(shí)是將在超市中的貨物損耗算作退貨,強(qiáng)加給企業(yè)承擔(dān);有時(shí)超市甚至?xí)扇 暗瓦M(jìn)高退”的方式,將促銷期間的貨物按照平常的進(jìn)貨價(jià)退給企業(yè),導(dǎo)致糧油加工企業(yè)承擔(dān)比原銷售價(jià)格高得多的退貨成本。

        針對上述情況,可采取以下一些措施進(jìn)行控制:一是強(qiáng)化對運(yùn)貨司機(jī)的控制,提高運(yùn)輸環(huán)節(jié)的責(zé)任,將運(yùn)輸過程中的貨物損耗交由運(yùn)輸方承擔(dān),減少物流環(huán)節(jié)損耗;二是加強(qiáng)對業(yè)務(wù)員的管理,將超市貨款回籠作為業(yè)務(wù)員考核的重要依據(jù),提高業(yè)務(wù)人員的自覺性;三是強(qiáng)化退貨流程管理,強(qiáng)化對營銷人員的管理,促使他們及時(shí)處理和反饋退貨信息,常規(guī)退貨應(yīng)有營銷人員負(fù)責(zé)查看現(xiàn)場,確認(rèn)品種和數(shù)量,給物流開具退貨單,物流人員不得擅自退貨,確保實(shí)物退貨數(shù)量與倉庫收貨數(shù)量一致;四是將退貨計(jì)入銷售人員考核業(yè)績,提高銷售人員的責(zé)任心和業(yè)績壓力。另外,加工企業(yè)還要加強(qiáng)與超市賣場的對賬工作,確保雙方記錄能及時(shí)核對清楚,有時(shí)也可以采取一定的變通措施,比如給予超市一定的價(jià)格優(yōu)惠,要求超市降價(jià)促銷,而不是退貨。

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