黃博

論高校教學(xué)秘書工作的創(chuàng)新

黃博

高校師生人數(shù)逐年增多，教學(xué)管理工作任務(wù)繁重，迫切需要高校進(jìn)行教學(xué)管理創(chuàng)新，推動(dòng)教學(xué)秘書的工作的全新改革，適應(yīng)教育發(fā)展新趨勢(shì)。高校教學(xué)秘書工作創(chuàng)新是一項(xiàng)巨大大工程，涉及面教多，建議做到以下三點(diǎn):構(gòu)建各類信息化教務(wù)管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)，運(yùn)用現(xiàn)代化管理模式;營(yíng)造教學(xué)秘書實(shí)踐創(chuàng)新的優(yōu)良工作環(huán)境;在管理實(shí)踐中探索規(guī)律，尋找新手段與創(chuàng)新點(diǎn)。

高校;教學(xué)秘書;教育質(zhì)量

隨著我國(guó)高校辦學(xué)規(guī)模逐年擴(kuò)大，高校教育改革趨勢(shì)勢(shì)在必行。因此，高校教學(xué)秘書的管理工作創(chuàng)新，也是高校師資隊(duì)伍建設(shè)一大問題。高校教學(xué)秘書管理工作做好了，對(duì)于提升高校教育質(zhì)量，具有深遠(yuǎn)的意義。

一、高校教學(xué)秘書工作創(chuàng)新的必要性

(一)高校師生人數(shù)逐年增多，迫切需要進(jìn)行教學(xué)秘書管理工作的創(chuàng)新

2012年，普通高考錄取考生約六百萬人; 2013年，全國(guó)高校錄取學(xué)生月七百萬余人。從1999年以后，全國(guó)高校逐年擴(kuò)招，許多高校學(xué)生人數(shù)不斷增多。目前，各類高校教學(xué)管理面臨著高校學(xué)生人數(shù)增加，高校教學(xué)秘書的工作任務(wù)加重。教學(xué)秘書的管理工作任務(wù)繁重了，但部分高校教學(xué)秘書編制與崗位卻沒有增加;一些學(xué)校把原來屬于教務(wù)處的教學(xué)管理任務(wù)下放到學(xué)院或者基層系、部完成，在學(xué)生人數(shù)增加的情況下，使得教學(xué)秘書任務(wù)更加繁忙。以教學(xué)秘書的日常工作為例，編制新生名冊(cè)、編排班級(jí)、訂購(gòu)教材、制定不同專業(yè)學(xué)生的教學(xué)計(jì)劃、安排課程、安排學(xué)生考試與考查、利用電腦記錄學(xué)生考試成績(jī)、打印學(xué)生成績(jī)單等，均屬于教學(xué)秘書教學(xué)管理的職責(zé)范疇，這些管理工作任務(wù)集中，且一些突發(fā)的教務(wù)事情，讓教學(xué)秘書忙得日夜加班。面對(duì)教學(xué)任務(wù)繁重，改革傳統(tǒng)教學(xué)秘書的舊思維、就觀念，運(yùn)用創(chuàng)新的工作思路與工作方法，顯得尤為重要。［1］

從教師方面分析，由于學(xué)生增多，教師也隨著增加。課程表的制定及變化、教師工作量的統(tǒng)計(jì)、教師教學(xué)質(zhì)量的測(cè)評(píng)等一系列教學(xué)工作，從一個(gè)側(cè)面加大了高校秘書的日常工作量。要減輕教學(xué)秘書的工作負(fù)擔(dān)，除了增加教學(xué)工作人以外，教學(xué)秘書必須創(chuàng)新自身的工作思維、工作模式。教學(xué)秘書應(yīng)該依據(jù)各種高校實(shí)際情況，打破計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的教學(xué)管理制度，勇于突破陳規(guī)陋習(xí)，采用創(chuàng)新理念、工作新思維，解決秘書管理中出現(xiàn)的各種新困難。

(二)各類高校教學(xué)管理改革的發(fā)展趨勢(shì)，推動(dòng)高校教學(xué)秘書的工作創(chuàng)新

改革開放之后，各類高校在招生、辦學(xué)質(zhì)量方面，均存在激烈的競(jìng)爭(zhēng)，這就需要高校教學(xué)秘書能夠與時(shí)俱進(jìn)，逐步培養(yǎng)自身符合時(shí)代要求的創(chuàng)新思維方式、創(chuàng)新精神，不能因循守循規(guī)蹈矩，仍然采用舊經(jīng)驗(yàn)、老方法辦事。要在先進(jìn)創(chuàng)新思維方式的引導(dǎo)下，更新教學(xué)管理思想與管理理念，學(xué)習(xí)高科技的管理知識(shí)和方法，在教學(xué)管理工作崗位上有所突破與創(chuàng)新，使教學(xué)管理的能力、技巧和水平進(jìn)一步提升。［2］

從高校秘書隊(duì)伍建設(shè)的角度分析，高校教學(xué)秘書的工作進(jìn)行創(chuàng)新十分必要。由于各種復(fù)雜的原因，高校教學(xué)秘書的自身素質(zhì)與管理工作水平良莠不齊。從個(gè)人素質(zhì)分析，個(gè)別高校秘書政治素質(zhì)有待進(jìn)一步提高;從工作責(zé)任心分析，一些秘書缺乏高度責(zé)任心，對(duì)嚴(yán)肅的高校教學(xué)管理業(yè)務(wù)，馬虎對(duì)付，敷衍了事，導(dǎo)致部門教學(xué)管理缺乏嚴(yán)謹(jǐn)狀態(tài);從文化素質(zhì)分析，個(gè)別高校教學(xué)秘書文字表述與語言表達(dá)比較差，缺少現(xiàn)代管理能力，少數(shù)人沿用傳統(tǒng)筆和紙的落后管理方式。一些高校教學(xué)秘書，疲于應(yīng)付教學(xué)處下達(dá)的各項(xiàng)教學(xué)管理事務(wù)，忙于日常事務(wù)性，沒有充分利用業(yè)余時(shí)間學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的教學(xué)管理知識(shí)。少數(shù)人的這種狀況，影響了教學(xué)秘書各種管理技巧與技術(shù)的提升。因此，各類高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)應(yīng)高度關(guān)心，精心組織高校教學(xué)秘書隊(duì)伍。應(yīng)該由學(xué)校人事處、教務(wù)處與院系領(lǐng)導(dǎo)多方面、多渠道共同建立一支高素質(zhì)的高校教學(xué)秘書隊(duì)伍。對(duì)教學(xué)秘書管理效果底下，廣大師生評(píng)價(jià)不高的教學(xué)秘書要及時(shí)更換。各類高校要結(jié)合國(guó)家教育改革發(fā)展趨勢(shì)，組織教學(xué)秘書進(jìn)行高等教育學(xué)、教育法律、法規(guī)業(yè)務(wù)培訓(xùn);有條件的高等學(xué)院，可以組織教學(xué)秘書到教學(xué)管理成果顯著的兄弟院校進(jìn)行參觀訪問;也可以組織高校教學(xué)秘書外出研討交流經(jīng)驗(yàn)，更新科技知識(shí)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的創(chuàng)新理念及管理技能、技巧。［3］

同時(shí)，隨著各類高校教學(xué)發(fā)展與改革進(jìn)程的廣泛拓展，高校教學(xué)管理各級(jí)部門的改革迫在眉睫，在改革中，高校教學(xué)秘書簡(jiǎn)單局限于于當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)務(wù)助手遠(yuǎn)遠(yuǎn)是不夠的。教學(xué)秘書當(dāng)好各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手，就必須參加到教學(xué)改革的浪潮中，要有創(chuàng)新思維，要運(yùn)用各種創(chuàng)新方式為各類高校的主管教學(xué)工作的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，還要充分發(fā)揮參謀的作用。在教學(xué)改革過程中，高校主管教學(xué)管理工作的決策者與教學(xué)秘書共同討論教學(xué)改革方案及建議時(shí)，教學(xué)秘書提出的建議既要符合國(guó)家教育改革方針與本學(xué)校的教學(xué)政策外，又要有秘書自身關(guān)于改革的創(chuàng)新思維模式、新觀點(diǎn)、創(chuàng)新方法與分析問題的新視角，要勇于突破傳統(tǒng)思維框框條條束縛，充分展示自己的創(chuàng)新思維、創(chuàng)新措施，使秘書的建議具有鮮明時(shí)代的創(chuàng)新性，通過高校秘書的創(chuàng)新性工作，使國(guó)家教育改革方針與本學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)的改革政策得以擴(kuò)展和升華，起到充分完善國(guó)家教育改革趨勢(shì)的作用。

二、高校教學(xué)秘書工作創(chuàng)新的建議

(一)建立各類信息化教務(wù)管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)

教務(wù)管理是各類高校日常管理工作的重要組成部分。教務(wù)管理系統(tǒng)是否正常運(yùn)轉(zhuǎn)，關(guān)系到整個(gè)學(xué)校其他眾多工作的好壞與效果。由于現(xiàn)代化的通訊技術(shù)、信息化技術(shù)及計(jì)算機(jī)的高速發(fā)展，各類高校辦學(xué)質(zhì)量對(duì)教務(wù)工作管理系統(tǒng)提出了嶄新的要求。例如，教學(xué)秘書必須運(yùn)用現(xiàn)代化管理的思維模式、思維方法，科學(xué)的管理方式、高科技的管理手段，到達(dá)提升教學(xué)管理水平與成果;利用高端科技信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，組建符合現(xiàn)代化高校教學(xué)管理期盼的，集管理、教學(xué)、科研信息化為一體，有利于高等學(xué)院決策者助手作用的高科技教學(xué)管理數(shù)據(jù)平臺(tái)及系統(tǒng)。

通過廣大師生與教學(xué)秘書在教學(xué)活動(dòng)中獲得的各種信息，通過信息論與控制論等現(xiàn)代科學(xué)研究方法進(jìn)行篩選、綜合及處理。通過各種網(wǎng)絡(luò)信息收集、組合及共享等交換方式，使各種高校的教務(wù)管理工作的指導(dǎo)性文件得到安全、準(zhǔn)確、高速交流。與此同時(shí)，各種高校運(yùn)用教學(xué)管理情報(bào)，利用互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，可以向各級(jí)、各類教育管理部門及社會(huì)有關(guān)部門傳送與反饋，充分發(fā)揮高校教學(xué)管理新共享的優(yōu)勢(shì)，起到提高各類高校教務(wù)管理水平的作用，最終達(dá)到教學(xué)管理手段現(xiàn)代化的目的。改革開放以來，各類高校投資興建校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。加上社會(huì)各種網(wǎng)絡(luò)的充分利用，高校教學(xué)信息管理現(xiàn)代化已經(jīng)是高等院校新的成果之一，網(wǎng)絡(luò)信息化成為影響高校領(lǐng)導(dǎo)管理、教師教學(xué)與科研重要因素之一，導(dǎo)致高校各種工作碩果累累。［4］

(二)營(yíng)造教學(xué)秘書實(shí)踐創(chuàng)新的優(yōu)良工作環(huán)境

教學(xué)秘書的教學(xué)管理創(chuàng)新，起源于創(chuàng)新思維，落實(shí)在管理工作。創(chuàng)新思維正確與否，必須通過教學(xué)管理工作的創(chuàng)新實(shí)踐效果來證明。各類高校的教學(xué)秘書是否能在教學(xué)管理中改革與創(chuàng)新，上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)及機(jī)關(guān)最終要對(duì)秘書的具體工作進(jìn)行考核。因此，各類高校教學(xué)部門，應(yīng)該營(yíng)造秘書實(shí)踐創(chuàng)新的優(yōu)良環(huán)境，要注意以下三個(gè)重要問題: (1)秘書的教學(xué)管理創(chuàng)新必須獲得學(xué)校主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)與廣大教師、員工的大立支持與幫助。高校教學(xué)秘書的管理業(yè)務(wù)要從國(guó)家及學(xué)校教育改革的全局出發(fā)，方能選擇教學(xué)改革的鍥入點(diǎn)，才能有國(guó)家、民族及全校的創(chuàng)新高度，才能得到主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)與廣大教師、員工的主動(dòng)、積極地配合;一個(gè)高校的教學(xué)改革，必需由基礎(chǔ)教學(xué)單位入手，才能循序漸進(jìn)，把教學(xué)改革推向全校。系(部)教學(xué)秘書應(yīng)該擁有謙虛學(xué)習(xí)，勇敢創(chuàng)新心態(tài)，用教學(xué)改革優(yōu)秀的效果說服他人;(2)學(xué)校要為教學(xué)秘書的創(chuàng)新提高一個(gè)良好教學(xué)改革環(huán)境。教學(xué)秘書的教學(xué)創(chuàng)新不應(yīng)該僅僅是個(gè)人改革，學(xué)校和學(xué)院應(yīng)大力營(yíng)造教學(xué)改革良好的環(huán)境，建立教學(xué)革新的獎(jiǎng)勵(lì)制定。為教學(xué)秘書改革提供主動(dòng)創(chuàng)新、自由發(fā)揮的空間，學(xué)校要讓教學(xué)秘書擁有展示內(nèi)在潛能的機(jī)會(huì)。在時(shí)間、經(jīng)費(fèi)方面，為教學(xué)秘書創(chuàng)新管理，提供良好的政策;(3)學(xué)校應(yīng)為教學(xué)秘書創(chuàng)新提供改正錯(cuò)誤的環(huán)境。教學(xué)改革及創(chuàng)新工作不可能一馬平川的道路，肯定是一波三折、成果與失敗并存的過程。對(duì)此，教學(xué)秘書本人必須具備一顆平常心，養(yǎng)成敢作敢當(dāng)、堅(jiān)忍不拔，勇于面對(duì)挫折與失敗的心態(tài)，擁有預(yù)備受委屈、犯錯(cuò)誤的心理。成功源于失敗，成就源于挫折?？傊?，高校教學(xué)秘書創(chuàng)新思維、創(chuàng)新力量、創(chuàng)新行為是各類高校教學(xué)改革及創(chuàng)新工作的重要組成部分，各類高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分意識(shí)到教學(xué)秘書對(duì)教學(xué)改革的巨大力量，高度重視教學(xué)秘書教學(xué)管理創(chuàng)新工作的積極性，把培養(yǎng)高校教學(xué)秘書教學(xué)改革能力看作高校專業(yè)化教學(xué)師資隊(duì)伍建設(shè)的重要內(nèi)容，為教學(xué)秘書營(yíng)造良好創(chuàng)新氣氛，同時(shí)，高校教學(xué)秘書要主動(dòng)、自覺增強(qiáng)教學(xué)創(chuàng)新思維，在教學(xué)實(shí)踐中富有創(chuàng)新實(shí)踐精神，為各類高校教學(xué)管理工作做出應(yīng)用的貢獻(xiàn)。［5］

(三)尋求教學(xué)秘書工作創(chuàng)新的方法

教學(xué)秘書的管理職責(zé)主要是根據(jù)分管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)校教務(wù)處的任務(wù)來安排工作，具體執(zhí)行院(系、部)的各種教學(xué)管理事務(wù)，保障院(系、部)教學(xué)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，達(dá)到進(jìn)一步提升高校教學(xué)水平的目的。教學(xué)秘書的管理事務(wù)非常廣泛。例如，教師課程安排與調(diào)節(jié)、學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)、課本及參考書的預(yù)定及教務(wù)、教學(xué)文件的歸檔與保管等多方面。教學(xué)管理的具體事務(wù)每一項(xiàng)均繁雜、瑣碎與重復(fù)，要把教學(xué)事務(wù)做好，在管理實(shí)踐中探索規(guī)律，尋找新手段與創(chuàng)新點(diǎn)。［6］又如，為保障教學(xué)數(shù)據(jù)不丟失與教學(xué)辦公設(shè)備正常運(yùn)行，秘書每天必須管理好移動(dòng)及固定多媒體等日常設(shè)備、各種電腦的管理與維修事務(wù)。為了避免電腦感染病毒，教學(xué)秘書需要提醒師生謹(jǐn)慎使用U盤;保護(hù)辦公室內(nèi)、機(jī)房的電腦中不必存儲(chǔ)過多資料，防止電腦運(yùn)行緩慢，通知學(xué)校設(shè)備管理部門的技術(shù)員定期對(duì)復(fù)印件、傳真機(jī)、打印機(jī)等設(shè)施進(jìn)行檢查、維修，遇教學(xué)設(shè)備異常，必須馬上報(bào)修;教學(xué)秘書應(yīng)該實(shí)行人性化的管理，依據(jù)具體教師與學(xué)生的具體事件與突發(fā)情況，作出具體解決方法，并采取應(yīng)急措施。教學(xué)秘書在安排課程時(shí)，應(yīng)根據(jù)教師的性別、身體狀況、年齡情況合理排課。要保持與教師或?qū)W生的交流，維護(hù)信息溝通，一旦發(fā)現(xiàn)疑難問題，采用皆大歡喜的方式來解決矛盾，萬萬不可僅僅照顧一個(gè)方面，引發(fā)問題產(chǎn)生，影響教學(xué)效果。［7，8］教學(xué)秘書應(yīng)在遵循教學(xué)規(guī)章制度的同時(shí)，運(yùn)用人性化的教務(wù)管理手段，以便更好地協(xié)調(diào)與發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)、廣大師生教學(xué)、科研工作積極性，促進(jìn)三者之間的和諧。

總之，教學(xué)秘書應(yīng)具有高度的事業(yè)心與工作責(zé)任感，竭盡全力做好每項(xiàng)教學(xué)管理工作，心中擁有“投身教育事業(yè)、為廣大師生服務(wù)”的雄心大志，在教學(xué)管理工作中兢兢業(yè)業(yè)，為提升教學(xué)質(zhì)量貢獻(xiàn)自己的力量。

［1］李瓊．淺談高校教學(xué)秘書工作及創(chuàng)新［J］．新中國(guó)商界，2010(5):388．

［2］王巧文．關(guān)于高校教學(xué)秘書工作的認(rèn)識(shí)與思考［J］．價(jià)值工程，2010(1):114－115．

［3］肖衛(wèi)．新時(shí)期高校教學(xué)秘書管理工作淺析［J］．教育與現(xiàn)代化，2007(4):75－77．

［4］李穎慧．高校教務(wù)管理的創(chuàng)新與發(fā)展［J］．黑龍江教育，2006(5):69－71．

［5］周慶蓮．淺析高校教學(xué)秘書創(chuàng)新能力［J］．和田師范?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2008(2):245．

［6］沈玲麗．論新形勢(shì)下高校教學(xué)秘書的創(chuàng)新素質(zhì)中國(guó)新技術(shù)新產(chǎn)品，2009(12):234．

［7］王巧文．關(guān)于高校教學(xué)秘書工作的認(rèn)識(shí)與思考［J］．價(jià)值工程，2010(1):114－116．

［8］吳瓊．高職院校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)研究［J］．南通職業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2015(1):27－29．

［責(zé)任編輯 李 漪］

黃博，男，重慶交通職業(yè)學(xué)院助教，碩士，主要研究方向?yàn)榻虒W(xué)管理。

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1674－7747(2015)11－0067－03