實(shí)現(xiàn)醫(yī)院物資精細(xì)化管理淺析

孫友謙田爽

(首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京中醫(yī)醫(yī)院，100010)

醫(yī)院后勤物資的管理是醫(yī)院基礎(chǔ)運(yùn)營(yíng)的保障，同時(shí)也是醫(yī)院醫(yī)療活動(dòng)的基礎(chǔ)，盡可能地提高各類(lèi)物資管理的科學(xué)性和合理性，減少浪費(fèi)和庫(kù)存占用，優(yōu)化物資管理流程，加強(qiáng)物資的定額管理是物資精細(xì)化管理的重要課題。需要從醫(yī)院整體、物資管理部門(mén)和使用科室等方面加強(qiáng)物資精細(xì)化管理建設(shè)。

從醫(yī)院層面提高對(duì)物資管理的重視程度與頂層設(shè)計(jì)

隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展壯大，傳統(tǒng)的物資管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)新的發(fā)展要求，要想順利實(shí)現(xiàn)物資的精細(xì)化管理，產(chǎn)生突破性進(jìn)展，只靠物資管理部門(mén)單方面的努力，很難打破現(xiàn)有的理念與模式[1]。所以要從醫(yī)院的高度切實(shí)重視物資管理，醫(yī)院應(yīng)下大決心、大力度支持物資管理部門(mén)，特別是與全院各科室的協(xié)調(diào)問(wèn)題，為了保證流程制度的科學(xué)性與可操作性，可以從醫(yī)療、行政、后勤等涉及物資的管理、使用、維護(hù)等環(huán)節(jié)的科室抽調(diào)人員[2]，特別是物資管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、信息管理部門(mén)構(gòu)成特別小組，并且邀請(qǐng)第三方參與修改與指導(dǎo)，制定出詳細(xì)的制度流程與物資精細(xì)化管理的中長(zhǎng)期規(guī)劃，以紅頭文件的形式下發(fā)，從制度上、流程上進(jìn)行規(guī)范與約束，進(jìn)而組織相關(guān)人員進(jìn)行學(xué)習(xí)、逐步實(shí)施，轉(zhuǎn)變?nèi)藛T意識(shí)與理念，從根本上認(rèn)識(shí)到物資管理對(duì)于醫(yī)院發(fā)展的重要意義。

增強(qiáng)整體計(jì)劃性、提高預(yù)算意識(shí)

實(shí)現(xiàn)物資精細(xì)化管理，是為了提高醫(yī)院成本控制能力，開(kāi)源節(jié)流，減少不必要的浪費(fèi)和庫(kù)存占用量。雖然目前很多醫(yī)院已經(jīng)開(kāi)始執(zhí)行預(yù)算制度，但是對(duì)于成本控制的問(wèn)題還有很多不可控因素，主要包括：有預(yù)算的沒(méi)有申請(qǐng)采購(gòu)、很多臨時(shí)的申請(qǐng)都沒(méi)有預(yù)算，這就對(duì)物資的成本控制產(chǎn)生很大影響，同時(shí)造成浪費(fèi)。物資管理部門(mén)根據(jù)固定資產(chǎn)預(yù)算和年物資消耗得出的整體預(yù)算并不準(zhǔn)確，這使得預(yù)算制度流于形式，并沒(méi)有真正起到預(yù)算的成本控制效果[3]。所以，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念，并在全院范圍內(nèi)強(qiáng)化各科室對(duì)預(yù)算的重視顯得尤為重要。只有從意識(shí)上真正認(rèn)識(shí)到預(yù)算的重要性，加強(qiáng)計(jì)劃性才能促進(jìn)物資精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)。

不斷完善物資的信息化管理

要實(shí)現(xiàn)物資的精細(xì)化管理，當(dāng)務(wù)之急是要提高物資管理的信息化程度。近年來(lái)，很多醫(yī)院都在進(jìn)行物資管理的信息化建設(shè)。我院從2012年開(kāi)始，采用了新的物資管理系統(tǒng)，后勤物資管理實(shí)現(xiàn)了全面信息化管理，這就為物資的精細(xì)化管理奠定了基礎(chǔ)。截止到2015年1月，包括固定資產(chǎn)在內(nèi)的物資均已上線，但是實(shí)現(xiàn)信息化的道路并不平坦，主要問(wèn)題在于軟件開(kāi)發(fā)人員對(duì)我院實(shí)際情況并不十分了解，而我院物資管理部門(mén)的人員對(duì)于物資管理系統(tǒng)也不十分了解，這在一定程度上造成了信息不對(duì)稱(chēng)，需要長(zhǎng)期的磨合過(guò)程。根據(jù)我院需求，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行不斷改進(jìn)與完善，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，能夠全方位、多維度調(diào)取數(shù)據(jù)，為醫(yī)院整體部署與決策提供數(shù)據(jù)支撐，有助于從醫(yī)院層面制定與規(guī)劃采購(gòu)預(yù)算與計(jì)劃，以達(dá)到控制成本的目的。

1.對(duì)物資管理部門(mén)而言：物資管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)從物資管理部門(mén)的角度來(lái)講，除了簡(jiǎn)單的入庫(kù)、出庫(kù)模塊外，還應(yīng)設(shè)置供應(yīng)商管理模塊、采購(gòu)申請(qǐng)管理模塊、盤(pán)庫(kù)管理模塊等，實(shí)現(xiàn)從申請(qǐng)到領(lǐng)出全過(guò)程信息化管理。管理的內(nèi)容包括供應(yīng)商資質(zhì)、供應(yīng)物資的種類(lèi)等[4]。首先，物資管理系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)從下訂單到收到貨物的供貨周期來(lái)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估。同時(shí)，該供貨周期也是設(shè)計(jì)庫(kù)存物資基礎(chǔ)量的主要指標(biāo)之一，系統(tǒng)可以根據(jù)消耗水平自動(dòng)產(chǎn)生采購(gòu)、補(bǔ)貨建議，系統(tǒng)通過(guò)對(duì)以往物資采購(gòu)、領(lǐng)用情況進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，計(jì)算出物資庫(kù)存基礎(chǔ)量，一旦低于基礎(chǔ)量則產(chǎn)生報(bào)警。這樣就能把工作人員從事務(wù)性的工作中解放出來(lái)，真正實(shí)現(xiàn)對(duì)物資和供應(yīng)商的管理，同時(shí)也可以體現(xiàn)出物資管理部門(mén)的工作績(jī)效。其次，對(duì)預(yù)算、審批、采購(gòu)、入庫(kù)、出庫(kù)情況進(jìn)行實(shí)時(shí)追蹤與監(jiān)控[5]，評(píng)估和優(yōu)化物資管理的績(jī)效，這樣就可以有效避免物資已到，但無(wú)人領(lǐng)取和經(jīng)常詢(xún)問(wèn)所需物資是否到貨的情況，進(jìn)而逐步實(shí)現(xiàn)零庫(kù)存管理。

此外，完成物資管理的申請(qǐng)、計(jì)劃、執(zhí)行采購(gòu)、采購(gòu)入庫(kù)、物資出庫(kù)、物資報(bào)廢、物資盤(pán)點(diǎn)、賬目管理全過(guò)程的線上處理，將突破物資精細(xì)化管理的瓶頸，也標(biāo)志著物資信息化管理水平的飛躍。

2.對(duì)醫(yī)院各使用科室而言：首先，系統(tǒng)對(duì)于醫(yī)院各科室的協(xié)調(diào)而言，系統(tǒng)能夠在使用科室與物資管理部門(mén)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)傳送，系統(tǒng)應(yīng)對(duì)使用科室開(kāi)放一些權(quán)限，如可以從系統(tǒng)中看到本科室所領(lǐng)用過(guò)的物資明細(xì)，便于科室進(jìn)行內(nèi)部物資管理，同時(shí)為預(yù)算提供參考。其次，實(shí)現(xiàn)所有流程通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行操作后，科室可以進(jìn)行線上申請(qǐng)物資，在系統(tǒng)中可以看到申請(qǐng)所處的狀態(tài)，提高了工作效率，并且實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。

在各科室設(shè)立物資管理員

隨著科室的不斷增加，對(duì)于物資種類(lèi)與數(shù)量的要求也越來(lái)越高，在全院各科設(shè)立兼職的物資管理員顯得越發(fā)重要。這使物資管理部門(mén)對(duì)物資與設(shè)備的管理由原有的點(diǎn)對(duì)面變?yōu)辄c(diǎn)對(duì)點(diǎn)，責(zé)任到人。若有科室存在人員、設(shè)備變動(dòng)，物資管理員可以及時(shí)與物資管理部門(mén)溝通，辦理相應(yīng)手續(xù)，使物資管理部門(mén)及時(shí)掌握資產(chǎn)變動(dòng)情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備的有效監(jiān)管。

第一，加強(qiáng)對(duì)所在部門(mén)固定資產(chǎn)與低值用品的管理，要做到對(duì)固定資產(chǎn)的數(shù)量與使用人心中有數(shù)，保護(hù)好部門(mén)資產(chǎn)，不得輕易損壞、丟失與轉(zhuǎn)移。出現(xiàn)問(wèn)題，能夠與物資管理部門(mén)及時(shí)溝通。對(duì)于資產(chǎn)與賬目處理妥當(dāng)，可以有效防止固定資產(chǎn)流失，對(duì)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)造成不必要的損失[6]。

第二，對(duì)于消耗品，科室可以嚴(yán)格把控，防止造成不必要的浪費(fèi)，科室的物資管理員可以知道每年本科室消耗的品種、數(shù)量與金額，作為下一年度的預(yù)算依據(jù)，有效控制成本。

加強(qiáng)人員培訓(xùn)與人才專(zhuān)業(yè)化建設(shè)

現(xiàn)階段，多數(shù)醫(yī)院物資管理部門(mén)人員知識(shí)水平參差不齊，在崗人員多由其他部門(mén)轉(zhuǎn)崗而來(lái)，并非采購(gòu)管理、倉(cāng)庫(kù)管理等專(zhuān)業(yè)人才。為了加快人才專(zhuān)業(yè)化建設(shè)，應(yīng)為物資管理部門(mén)人員提供學(xué)習(xí)與培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)大家通過(guò)各種途徑與方式學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，了解與掌握物資管理方面的先進(jìn)工作方法與工作理念。

讓大家“走出去”，向在物資管理方面有著豐富管理經(jīng)驗(yàn)和成熟管理模式的兄弟醫(yī)院學(xué)習(xí)，不斷開(kāi)拓視野、不斷總結(jié)提高，探索出一條既先進(jìn)有效又能結(jié)合醫(yī)院自身實(shí)際情況的物資管理道路。同時(shí)，實(shí)行“引進(jìn)來(lái)”，邀請(qǐng)?jiān)谖镔Y管理方面有豐富經(jīng)驗(yàn)的同仁、專(zhuān)家到醫(yī)院授課，鼓勵(lì)全院人員參與，一是讓大家對(duì)物資管理方面足夠重視，二是啟發(fā)物資管理部門(mén)人員新的管理思路。引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才，特別是采購(gòu)管理、物流管理、倉(cāng)庫(kù)管理等專(zhuān)業(yè)的人才，加快人才梯隊(duì)建設(shè)，建成一支專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平高、人員素質(zhì)硬的物資管理人才隊(duì)伍。

結(jié)語(yǔ)

總之，要想實(shí)現(xiàn)物資的精細(xì)化管理，需要醫(yī)院各個(gè)部門(mén)的努力與密切配合。本文從五個(gè)方面對(duì)實(shí)現(xiàn)物資的精細(xì)化管理進(jìn)行了分析，希望為醫(yī)院降低人工管理成本，合理控制成本，減少浪費(fèi)，以及加速資金周轉(zhuǎn)提供一種方便、快捷的管理途徑。同時(shí)，需進(jìn)一步加強(qiáng)物資管理人才培養(yǎng)建設(shè)，逐步提高醫(yī)院的物資管理水平。

參考文獻(xiàn)

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收稿日期(2015-5-18)