果勇

摘 要：近幾年，高校相繼推行了教務工作校、院二級管理的新模式。通過分析高校教務管理工作中分工標準和原則，摸清當前實際教學管理中教學秘書所承擔工作職責，以利于新形式下高校從事教學秘書人員加強那方面素質(zhì)能力提高。

關鍵詞：高校；教學秘書；職責；素質(zhì)能力

中圖分類號：F240 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）36-0211-02

教學秘書是承擔教學管理工作的專職人員，在系主任直接領導下和教務處業(yè)務指導下開展工作。主要承辦與教務處對口的各項教學管理工作，負責本系全面教學工作管理落實情況，及時向系主任和教務處反映。是教務管理部門和院系教學主任的得力助手，是各種教學管理信息上傳下達的橋梁，是聯(lián)系學院教務處（系、部）領導和學生之間的紐帶，是高校提高教學質(zhì)量的重要保障，在教學工作中發(fā)揮著不可替代的作用。

教學秘書的工作內(nèi)容繁雜，要完成這些工作，就要求充分認識工作性質(zhì)，了解具體內(nèi)容并把這些工作細化分類。 做到胸中有數(shù)，應對自如。

一、教學秘書工作職責

（一）及時落實學校教務處工作任務

教學秘書要將學校教學管理部門的各項規(guī)章制度以及相關規(guī)定，原原本本地傳達給學院各教研室、各位教師以及全院學生，使教學工作井然有序。校內(nèi)各院系教學管理部門為主體進行的教學行政管理工作，教學秘書在教學運行中完成大量常規(guī)的、保證教學秩序管理運行的具體工作。如各種教務安排、管理學籍、教學通知文件上傳下達、協(xié)助組織學風教風建設活動、及時匯報協(xié)助處理教學執(zhí)行過程中的問題、保障整個教學過程的正常運行。另外，重修/補考通知，教學日歷收繳存檔，落實學校教學任務安排，期中教學檢查的通知，學生選課通知，期中、期末考試安排等，都必須及時地通知到教師和學生。

（二）積極配合協(xié)助主管領導處理日常教學管理工作

每學期開學初，教學秘書要協(xié)助學院領導檢查語音教室設備使用情況，多媒體教室管理工作，任課教師上課的到位情況。每學期期中要協(xié)助學院領導及專業(yè)主任進行期中教學檢查、調(diào)研。如每門課程是否按授課計劃進行講授、學生對教學方方面面的意見，再寫出詳細的期中檢查報告送教務處。組織學生召開全院學生干部座談會，把學生集中反映的熱點問題與專業(yè)主任進行溝通，成為解決實際問題的一種途徑。這些工作大都是在主管領導的指導下進行，教學秘書是具體的執(zhí)行者和實踐者。

（三）保證教學工作運行，保障教學質(zhì)量

日常教學管理工作都必須圍繞著教學活動這個中心進行，既繁重復雜又實實在在，而且應根據(jù)教學進度表做到有計劃的安排，不能出現(xiàn)遺漏和差錯。教學管理工作千頭萬緒，上級工作布署及時落實，工作內(nèi)容要有痕跡，做好記錄。掌握教學環(huán)節(jié)，分析教學規(guī)律。

專業(yè)教育；新生注冊；新生干部名單；專業(yè)分流；選課組織；教材征訂；課程表；學生實訓課表；各學期考試試卷整理、歸檔；補考/重修考試；補/重考監(jiān)考安排；補/重考工作量統(tǒng)計；學生四、六級考試；計算機等級考試；考試改革申請落實；期末成績單報送；期末考試資格異動情況；學籍異動材料；學籍處理統(tǒng)計；學籍檔案；學生獲獎材料；學生處分材料；畢業(yè)生資格審查；組織協(xié)調(diào)畢業(yè)生學分審核；畢業(yè)生電子學籍；畢業(yè)論文整理、歸檔；畢業(yè)重修統(tǒng)計；畢業(yè)重修試卷；畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查；畢業(yè)生證書發(fā)放；實習教育；學生座談會記錄等。教師方面：教學、實驗大綱；專業(yè)教學計劃；專業(yè)教學計劃調(diào)整；完成下學期教學進程表；完成下學期教學實施表；落實下學期教學任務安排；教師課表編排；教學日歷；調(diào)、停課；考試、考查安排；教師各學期考試試卷收集；教師各學期考試試卷存檔；教師工作量統(tǒng)計；完成教研，科研工作通知安排；教師課堂教學質(zhì)量評估；教師教學獎申報與審批；教師獲取獎勵與處分的材料等。

教學質(zhì)量是學校教學工作永恒的主題，各高校都有一些教學質(zhì)量監(jiān)控與評價管理制度，力圖對教學實施有效的監(jiān)督評估和指導。啟到加強自我約束形成良好的教風學風，增強自我發(fā)展能力的作用。在教學質(zhì)量監(jiān)控管理中教學秘書負責本院系具體落實工作，如起草計劃并組織落實與巡視員、信息員聯(lián)系組織學生評教收集各方面意見并反饋等。

其他方面：精品課程建設；教學、實驗改革項目；品牌、特色專業(yè)建設；教學成果獎申報與審批；重點教材申報與審批；申報新專業(yè)；教學評估；教改、教學會議記錄、紀要；期中教學檢查；教學文件下達及歸檔；教學通知下達及歸檔；教學情況通報；教學計劃維護。

（四）圖書、檔案材料管理

檔案資料主要有四類。第一，教學計劃、授課計劃、教學大綱、教學工作量等信息，可為學院領導搞好教學管理提供基本依據(jù)，保證教學管理順利進行。第二，教學日歷、教學進度表、教學課表、實踐課程安排等，為學院領導提供日常教學信息，便于安排聽課等教學檢查督導活動。第三，學生名冊、學生檔案、學生成績表等，為學院領導和教師提供學生的全部資料，以使教師在教學中全面地掌握學生的情況，更有效地因材施教、教書育人。第四，過往的試卷、課程論文、畢業(yè)實習材料、畢業(yè)論文，等等，作為資料參考和本科教學評估的原始資料。

二、教學秘書應具備素質(zhì)

（一）職業(yè)道德素質(zhì)

教學秘書所從事的主要是服務性工作都十分瑣碎。教學秘書要從大局出發(fā)圍繞學校的教學重心開展工作。著眼全局當好參謀發(fā)揮好助手作用；教學質(zhì)量是學校生存和發(fā)展的基礎；是學校的生命線保證，是提高教育教學質(zhì)量和人才培養(yǎng)質(zhì)量的保證；是學校教學管理工作永恒的主題。而這些工作任務都離不開教學管理人員對教學管理工作的忠誠和熱愛，對教學質(zhì)量的不懈追求。教學秘書要肩負起高校教學工作的使命感和責任感，深刻明確肩上的重任絕不可放松對教學管理質(zhì)量的要求，更要有敬業(yè)奉獻精神和吃苦耐勞精神，甘作無名英雄兢兢業(yè)業(yè)地、腳踏實地地努力工作，在實踐中提高分析問題和解決問題的能力，不斷提升服務質(zhì)量。endprint

（二）業(yè)務能力素質(zhì)

高校教學秘書的工作涉及面廣，綜合性強，這就要求既當專家又當通才。教學秘書的工作是多方面的，這就要求不僅要掌握足夠的知識，還要有合理的能力結構。教學秘書應具備的基本能力包括敏銳的觀察力、良好的記憶力、豐富的想象力和科學的思維力。教學秘書既不是那種整天伏案看文件寫文章的純文牘式的人員，也不是那種只會捆捆扎扎收收發(fā)發(fā)的簡單勞動者，而是具有一定組織和管理能力的人，要組織一些活動如果缺乏一些現(xiàn)代的科學的組織管理能力，就無法把工作做好。教學秘書不僅要熟悉自己本職工作的專業(yè)知識，同時還要熟悉自己服務對象的專業(yè)知識，更要熟練掌握計算機和現(xiàn)代辦公自動化設備。

（三）心理素質(zhì)

良好的心理素質(zhì)對于許多行業(yè)的人才來說都是必要的，尤其是教學秘書。隨著經(jīng)濟社會的持續(xù)快速發(fā)展和知識經(jīng)濟時代的到來，教學秘書活動的緊張性快節(jié)奏和高壓力都對其心理品質(zhì)提出了越來越高的要求。教學秘書的工作性質(zhì)特殊工作內(nèi)容繁多，其工作的輔助性、服務性的特點，又常常導致教學秘書處于各種矛盾的中心，時常承受著巨大的心理壓力。沒有健全心理品質(zhì)的人是很難勝任這一工作的。因此，心理素質(zhì)是教學秘書的必備素質(zhì)之一。

三、高校教學秘書應具備的能力

（一）處理信息資料的能力

教學秘書的工作繁雜，每天面對著大量的文件電話會議資料，這些信息材料都是從不同環(huán)節(jié)和角度來保證教學工作順利進行的。它們的時效性、指導性和收藏價值各不相同，教學秘書必須具有迅速準確地處理這些材料的能力，也就是對材料分門別類收藏存檔并向系領導及時匯報，向有關教師及時通知。同時教學秘書還要客觀全面及時地采集基層的反饋信息，及時整理并報告有關領導，從而進一步調(diào)整補充有關決策，使之更加符合教學實際的需求。

（二）要有良好的溝通能力

教學秘書經(jīng)常參加校內(nèi)管理部門的會議，與上下左右部門的人員交流信息，溝通情況。既要聯(lián)系學校各部門機關和廣大教職工，又要處理來自教學一線匯報和請示的問題。這需要教學秘書有較強的溝通能力，教學秘書避免不了時刻與各方面人員打交道。由于他們的個性不同所形成的文化氛圍也不同。為達到溝通暢通，教學秘書必須在堅持原則的前提下講究靈活性和應變性，做到熱情而又機智幽默地傳遞信息。

（三）不斷學習，提高開拓創(chuàng)新能力

開拓創(chuàng)新是時代賦予的新要求，作為基層管理工作者的教學秘書應該具有開拓和創(chuàng)新的能力。利用新方法新思路，提高日常工作效率。注意收集國內(nèi)外高校教育教學改革的好經(jīng)驗和好做法。工作中能形成自己的思想和見解，為領導提供教學管理的新建議，有效地獲取最新的發(fā)展信息給領導的決策提供科學的依據(jù)。

未來的教學秘書工作應是具有扎實的理論基礎與專業(yè)知識，適應面廣、素質(zhì)高、能力強的高級應用型、復合型人才。這就要求教學秘書在順應時代發(fā)展變化的過程中不斷創(chuàng)新與時俱進，發(fā)揮工作的主動性、積極性和創(chuàng)造性，建立自我學習的機制自我提高，因此教學秘書應具備自我提高的能力，以滿足廣大師生對教學秘書工作的期望與要求。當然要具備良好的自身綜合素質(zhì)，成為一名合格的高校教學秘書，并非一日之功，而是要靠不斷的學習和實踐，日積月累來慢慢完善。功夫不負有心人，每個教學秘書只要具有強烈的事業(yè)心和工作責任感，有恒心和毅力肯鉆研探索，努力適應工作規(guī)律和尋找工作方法，不斷地總結經(jīng)驗一定能夠全面地提高自己的綜合能力，為推動中國高等學校的發(fā)展發(fā)揮作用。

參考文獻：

[1] 王楓.高校教學秘書工作職責與體會[J].科技創(chuàng)新導報，2009，（2）.

[責任編輯 吳 迪]endprint