黃羽

摘 要：隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)如何滿足業(yè)務(wù)需求已經(jīng)成為一個(gè)需要迫切解決的問(wèn)題，根據(jù)中海航集團(tuán)上海國(guó)際貨運(yùn)有限公司的實(shí)際情況，探討相應(yīng)的措施，具有一定的理論意義和實(shí)踐價(jià)值。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；財(cái)務(wù)；信息化建設(shè)；業(yè)務(wù)

中圖分類(lèi)號(hào)：F275 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2014）36-0144-02

引言

縱觀現(xiàn)今任何一個(gè)企業(yè)的良好、有序、長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展離不開(kāi)信息化建設(shè)和對(duì)信息一體化的充分、靈活運(yùn)用，而信息化建設(shè)的重點(diǎn)包含了企業(yè)財(cái)務(wù)信息化和企業(yè)營(yíng)運(yùn)信息化。如何讓不同的使用部門(mén)找到信息建設(shè)運(yùn)用的平衡點(diǎn)，切入點(diǎn)又是企業(yè)信息化建設(shè)的關(guān)鍵，如果部門(mén)間的信息化建設(shè)只是一味滿足本部門(mén)的需要，不能縱觀全局，而忽略其他部門(mén)的信息需求，那么它的信息化將是個(gè)孤島，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)它將失去長(zhǎng)遠(yuǎn)、有效的發(fā)展價(jià)值。

一、實(shí)現(xiàn)企業(yè)部門(mén)間信息共享，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力

（一）建立客戶信息數(shù)據(jù)庫(kù)

不同部門(mén)的人員根據(jù)各崗位不同的權(quán)限對(duì)客商信息逐一補(bǔ)充、完善，尤其是針對(duì)客商名稱(chēng)、客商編碼、稅務(wù)登記證號(hào)碼、注冊(cè)信息、及客商的其他基本信息需要認(rèn)真添加，錄入的數(shù)據(jù)要做到唯一、準(zhǔn)確。

財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)客戶的交易記錄（分門(mén)別類(lèi)地（如海運(yùn)進(jìn)口、出口；空運(yùn)進(jìn)口、出口等）），設(shè)定客戶的信用等級(jí)、信譽(yù)度等。整合客戶的歷史交易明細(xì)，但不局限于交易金額、箱量、運(yùn)輸航線、方式（整箱、拼箱）、成本費(fèi)用（包括后期服務(wù)成本）等?？蛻舻馁d銷(xiāo)金額和賒銷(xiāo)比例、應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率等，不同的信用等級(jí)客戶應(yīng)設(shè)定其應(yīng)收賬款警界線、可控金額。

客戶的欠款金額如超過(guò)應(yīng)收賬款警界線，設(shè)置報(bào)警級(jí)別，將客戶按客戶欠款的余額與其授信額度的比例分為不同的類(lèi)型，以便于掌握各個(gè)客戶的信用情況，企業(yè)各個(gè)部門(mén)根據(jù)其信息需要實(shí)時(shí)地知曉某位客戶的信息內(nèi)容。

客戶的交易數(shù)據(jù)和內(nèi)容要做到實(shí)時(shí)更新、準(zhǔn)確。公司建立一套完善、實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確、安全的客戶信息數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于在任何時(shí)候?qū)Σ煌焚|(zhì)的客戶信息一目了然，對(duì)于業(yè)務(wù)部門(mén)項(xiàng)目決策的可行性分析時(shí)可以有的放矢，了然于胸，有利于其做出正確的判斷分析。

（二）建立服務(wù)商信息數(shù)據(jù)庫(kù)

對(duì)于與服務(wù)商的交易記錄，也應(yīng)建立實(shí)時(shí)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，信息數(shù)據(jù)不局限于服務(wù)商的歷史交易明細(xì)、船公司的航線價(jià)格、歷史趨勢(shì)價(jià)格圖（淡季旺季之分）、優(yōu)惠價(jià)格和條件；車(chē)隊(duì)資質(zhì)、車(chē)隊(duì)報(bào)價(jià)、裝箱公司的服務(wù)價(jià)格和服務(wù)質(zhì)量，以及服務(wù)商的付款條件、付款期限、安全保障措施等。不間斷地、實(shí)時(shí)地對(duì)服務(wù)商的信息進(jìn)行完善、整合，有利于業(yè)務(wù)部門(mén)在業(yè)務(wù)具體操作和選擇時(shí)可以第一時(shí)間掌握實(shí)時(shí)情況，與服務(wù)商進(jìn)行價(jià)格談判時(shí)對(duì)談判方向握有一定的主動(dòng)性和可比性。

（三）充分利用客戶和服務(wù)商的信息數(shù)據(jù)

各部門(mén)根據(jù)不同崗位的權(quán)限查看客戶和服務(wù)商的相關(guān)信息，信息數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確、完整業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)不同的客戶要求量身定做貨運(yùn)代理服務(wù)的業(yè)務(wù)方案，一個(gè)單子一個(gè)價(jià)，但要做到相同運(yùn)輸條件的方案之間具有一定的可比性，不能盲目追求銷(xiāo)售利潤(rùn)而忽視應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率等指標(biāo)，當(dāng)一個(gè)企業(yè)資金被長(zhǎng)時(shí)間占用時(shí)，會(huì)加大企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，影響資金周轉(zhuǎn)率，要充分利用已有的信息資源實(shí)現(xiàn)方案的可行性分析比對(duì)。

財(cái)務(wù)信息與業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)信息的相關(guān)性、數(shù)據(jù)共享可節(jié)約企業(yè)信息化建設(shè)的人力、物力、財(cái)力，實(shí)現(xiàn)部門(mén)目標(biāo)利潤(rùn)與企業(yè)目標(biāo)利潤(rùn)的一致性、實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化。一個(gè)企業(yè)若能實(shí)現(xiàn)部門(mén)間信息資源的充分共享，可相當(dāng)程度地提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

二、財(cái)務(wù)信息建設(shè)的規(guī)范化、程序化與企業(yè)業(yè)務(wù)的個(gè)性化相結(jié)合

企業(yè)財(cái)務(wù)信息建設(shè)需要規(guī)范化、程序化，而企業(yè)業(yè)務(wù)又具有其鮮明的個(gè)性化特征，根據(jù)兩個(gè)部門(mén)不同的信息需求充分融合到一個(gè)具有可利用的價(jià)值平臺(tái)上。面對(duì)激烈的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)，依靠信息化提高企業(yè)跨地區(qū)、跨部門(mén)甚至跨國(guó)的協(xié)同辦公能力勢(shì)在必行，以此提高企業(yè)的規(guī)范化和秩序化，提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息必須堅(jiān)持規(guī)范化原則，這既是財(cái)務(wù)工作性質(zhì)決定的，也是防止違規(guī)記賬，堵塞管理漏洞的必要措施。而貨代行業(yè)的費(fèi)用名目較多，與港口有港口安保費(fèi)、港口堆存費(fèi)等結(jié)算；與報(bào)關(guān)行有報(bào)關(guān)費(fèi)等結(jié)算；與運(yùn)輸車(chē)隊(duì)和集裝箱公司有拖車(chē)費(fèi)用、集裝箱使用費(fèi)、超期費(fèi)等結(jié)算；與裝箱（包裝）公司有做箱、包裝費(fèi)用等結(jié)算；與保險(xiǎn)公司有保險(xiǎn)費(fèi)用、理賠條件等核算；與船公司、航空公司等存在訂倉(cāng)、報(bào)價(jià)、運(yùn)輸費(fèi)等結(jié)算。上述費(fèi)用的總和形成了貨代行業(yè)的成本和費(fèi)用。

業(yè)務(wù)部根據(jù)數(shù)據(jù)信息庫(kù)的實(shí)時(shí)信息比較各服務(wù)商的報(bào)價(jià)，針對(duì)每筆業(yè)務(wù)客戶的不同服務(wù)要求，制定專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)方案，預(yù)估每筆交易的成本、費(fèi)用、利潤(rùn)等，為每筆業(yè)務(wù)的方案可行性提供有力的決策依據(jù)。

貨代行業(yè)要注意海外市場(chǎng)的開(kāi)發(fā)，上海貨運(yùn)如能成為海外供應(yīng)鏈的一部分，或某海外項(xiàng)目物流、工程物流的本地供應(yīng)商，甚至對(duì)國(guó)外大型海外集團(tuán)開(kāi)發(fā)將是其目前行勢(shì)下發(fā)展的最佳選擇。上海貨運(yùn)如能不斷往外延伸，并伸入到買(mǎi)賣(mài)雙方的利益角度分析問(wèn)題，提供一套完整的解決方案，首先需要對(duì)各個(gè)不同層次、不同類(lèi)型信息的統(tǒng)一收集和利用，做到成本可控性強(qiáng)，掌握的環(huán)節(jié)越多，可調(diào)節(jié)的成本也越靈活，利潤(rùn)空間越大，為客戶提供完善的物流服務(wù)更加切合考慮成本核算，也急需海外代理的物流服務(wù)，使其業(yè)務(wù)更趨完美。

三、企業(yè)根據(jù)部門(mén)與人員的不同級(jí)別、權(quán)限，實(shí)現(xiàn)信息管控

實(shí)踐證明，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的各種資源進(jìn)行高度集中的管理、控制和配置，才能做到“數(shù)出一門(mén)，信息集中”，迅速地對(duì)各種財(cái)務(wù)、管理方案做出科學(xué)的、價(jià)值最大化的決策。

企業(yè)實(shí)現(xiàn)全面信息化建設(shè)后，首先要保證各個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全、可靠、信息唯一、權(quán)限分明，才能使各部門(mén)讀取、使用的數(shù)據(jù)具有實(shí)效性、準(zhǔn)確性。各部門(mén)根據(jù)不同的工作內(nèi)容和職責(zé)，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息內(nèi)容利用時(shí)設(shè)置如“只讀、修改、添加、打印、下載”權(quán)限，并且權(quán)限的使用在后臺(tái)要留有使用痕跡，只有這樣才能保證數(shù)據(jù)的唯一、可靠，當(dāng)數(shù)據(jù)進(jìn)行錯(cuò)誤修改時(shí)需要有提示設(shè)置和報(bào)警裝置。endprint

企業(yè)的信息維護(hù)部門(mén)平時(shí)要做到信息的及時(shí)地維護(hù)和備份數(shù)據(jù)，當(dāng)出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)（如病毒侵入、信息和權(quán)限的惡意篡改等）時(shí)能適時(shí)地恢復(fù)功能、數(shù)據(jù)內(nèi)容。伴隨著企業(yè)的逐步發(fā)展、實(shí)力的強(qiáng)大、業(yè)務(wù)的拓展，企業(yè)的信息功能和權(quán)限可不斷地進(jìn)行完善和改進(jìn)，做到信息建設(shè)符合企業(yè)實(shí)際發(fā)展需求。

企業(yè)要實(shí)現(xiàn)信息的充分管理和控制，信息平臺(tái)的實(shí)用性和安全性是首要重視的問(wèn)題，只有保證信息的安全才使各部門(mén)和使用者讀取的內(nèi)容真實(shí)可靠，具有使用性和參考性。

四、協(xié)同辦公，提高信息服務(wù)質(zhì)量

企業(yè)需要信息面廣，真實(shí)準(zhǔn)確，敏銳迅捷的信息系統(tǒng)，為加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理，提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。各個(gè)部門(mén)在同一個(gè)信息平臺(tái)上辦公，整合資源，充分利用才能提高信息的服務(wù)質(zhì)量

財(cái)務(wù)信息為企業(yè)項(xiàng)目決策提供有力的后臺(tái)數(shù)據(jù)分析。財(cái)務(wù)部門(mén)的數(shù)據(jù)信息，可以讓業(yè)務(wù)部門(mén)實(shí)時(shí)地掌握客戶的交易情況、業(yè)務(wù)報(bào)價(jià)方案、應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率、欠費(fèi)金額、賒銷(xiāo)比率、信用額度等，也可以掌握服務(wù)商的歷史報(bào)價(jià)情況、服務(wù)質(zhì)量等，這樣當(dāng)業(yè)務(wù)部門(mén)在進(jìn)行項(xiàng)目可行性分析、方案比較時(shí)可快速做出決策，有利于提高辦公效率。

財(cái)務(wù)部門(mén)在把握相關(guān)法律、法規(guī)、條例、政策時(shí)要具有敏銳性。2012年度上海試點(diǎn)現(xiàn)代服務(wù)行業(yè)稅收政策“營(yíng)改增”變化，對(duì)企業(yè)的定價(jià)、稅負(fù)和利潤(rùn)都有較大影響。對(duì)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)部門(mén)都提出了學(xué)習(xí)、掌握的要求，征稅比率由營(yíng)業(yè)稅的5%上升為增值稅的6%，以及征稅方式和納稅政策的變化，企業(yè)的報(bào)價(jià)方案同時(shí)隨之亦變化。各部門(mén)在同一平臺(tái)上學(xué)習(xí)、掌握，有利于對(duì)政策理解的一致性和提高學(xué)習(xí)、辦公效率。

五、信息統(tǒng)一收集、分析和反饋

企業(yè)管理人員不但需要及時(shí)了解公司運(yùn)營(yíng)狀況，而且需要及時(shí)監(jiān)控企業(yè)的運(yùn)營(yíng)狀況，需要及時(shí)地做出決策。而決策需要大量及時(shí)、真實(shí)、可靠的信息做支撐，企業(yè)需要經(jīng)常收集財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。因此，企業(yè)必須要快速、高效的信息收集分析手段，能夠根據(jù)不同的決策需要，隨時(shí)采集一些數(shù)據(jù)，隨時(shí)地進(jìn)行分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持和服務(wù)。簡(jiǎn)捷、快速、實(shí)用的信息收集分析平臺(tái)，通過(guò)數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)分析功能，企業(yè)可以根據(jù)數(shù)據(jù)收集和分析需求的變化隨時(shí)采集數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。

數(shù)據(jù)采集人員從多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)或者功能模塊中收集數(shù)據(jù)，在每個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的填報(bào)方式、填報(bào)流程各不相同，需要分別進(jìn)行數(shù)據(jù)收集，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，建立數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性。

企業(yè)信息化建設(shè)的“信息”要做到統(tǒng)一收集、在同一平臺(tái)處理、分析，信息在同一渠道反饋，這樣才能使財(cái)務(wù)信息和業(yè)務(wù)信息處理在事件的事前、事中、事后等所有環(huán)節(jié)保證數(shù)據(jù)的同一性，充分做數(shù)據(jù)同出一源。不管是財(cái)務(wù)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)均要在同一平臺(tái)收集、分析和反饋。

六、加強(qiáng)人員培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升管理理念

熟練掌握是充分發(fā)揮財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)協(xié)同辦公功能的關(guān)鍵之一，保證系統(tǒng)信息使用和操作人員，尤其是財(cái)務(wù)人員不僅僅是輸入信息，而且要能充分使用信息、綜合分析信息結(jié)果，從廣泛的信息數(shù)據(jù)中提取有用、有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，利于提高工作能力，在不同部門(mén)的項(xiàng)目決策時(shí)實(shí)時(shí)地提供可靠的數(shù)據(jù)內(nèi)容 。

規(guī)范操作、熟練掌握是保證系統(tǒng)運(yùn)行順暢，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)高效能的重要前提。平日加強(qiáng)系統(tǒng)操作人員的培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其盡快掌握系統(tǒng)操作技能、主動(dòng)適應(yīng)工作方式和模式，是財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的主要任務(wù)之一。特別是建立一套與財(cái)務(wù)信息化相適應(yīng)的工作制度和激勵(lì)機(jī)制顯得更為重要，只有切實(shí)抓好這方面的工作，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)任務(wù)才能最終完成。

總之，會(huì)計(jì)信息建設(shè)如能滿足業(yè)務(wù)的大量需求，則推動(dòng)了行業(yè)經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)管理的規(guī)范化和制度化進(jìn)程，極大地促進(jìn)了行業(yè)的信息化建設(shè)，是建設(shè)“嚴(yán)格規(guī)范、富有效率、充滿活力”的上海貨運(yùn)的重要?jiǎng)恿?。企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的繼續(xù)深入實(shí)施是行業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的客觀要求，對(duì)提高行業(yè)管理水平必將發(fā)揮重要的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李勉，張依農(nóng)，王新玲.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)原理與應(yīng)用[M].北京：電子工業(yè)出版社，2013.

[2] 楊周南，叢書(shū).會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)——面向財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化[M].北京：電子工業(yè)出版社，2006.

[責(zé)任編輯 陳鳳雪]endprint