●涂淑娟 黃厚生 周 鳴

高校收費精細化管理模式探討

●涂淑娟 黃厚生 周 鳴

高校收費是在教育成本分擔理論指導下，按照《高等教育法》有關規(guī)定實施的籌集教育資金的經濟行為。當前，我國高校辦學資金來源越來越多樣化，但對于大多數高校來講，還是以財政撥款和學費收入為主。因此，收費工作是高校財務部門的一項基礎性但卻極其重要的日常工作，也是財務部門的一個重要風險控制點。同時，收費平臺也是服務學生的一個重要窗口，需要規(guī)范、高效、周到。文章從幾個高校收費案例中梳理出管理漏洞，分析原因并據此建立一套收費精細化管理的模式。

高校 收費 精細化管理模式 流程設計

一、案例分析

某高校學雜費收取采用銀行代扣和銀行刷卡兩種方式。該校在處理日常收費情況時，發(fā)生以下幾個情況：

1.一畢業(yè)生返校反映他已交清所有學雜費，但卻因欠費不能領取畢業(yè)證，通過回憶確定當時是通過刷卡交費，并提供了當時的銀行流水。經核查當時的收費單，證實該生確實已交費，但當時收費員在輸入收費單時，將交費學生的學號輸錯了一個數字，交費的學生也未認真核對就離開了。

2.一學生到收費中心反映，他已經通過銀行代扣交了學費，但系統中還反映他欠費，經核查，他的扣款信息導入收費系統后產生錯誤，將收費信息匹配到另外一個學生信息上。

3.該校某日實施銀行批量代扣，結果代扣了往屆畢業(yè)生的教材費，經核實，該校所有畢業(yè)生在畢業(yè)時均已結清教材費，但學校收費系統卻未及時更新，核銷應收款。

從該校的收費實務中，可以看出在收費精細化管理方面還存在一定的問題，主要表現在：

1.內部控制不嚴。該校在日常收費的整個過程只有一個收費人員參與，錄入、審核、當日結賬均由一個人完成，結賬時只要求做到當天的收費總額與銀行收入總額一致，缺乏審核人員對每一筆收費信息的核對，造成了收費信息的錯誤未及時發(fā)現。

2.操作規(guī)范性不強。收費人員在收費錄入時只錄入了學生學號，未向學生核對姓名、班級信息，造成了人為的輸入錯誤，在給學生學費收據時也未提醒學生核對票據信息；在實施批量代扣時，導入批量收費信息系統生成收費單后，未將收費單與導入數據進行對比核對；在每年生成新年度收費信息時未對歷史收費信息進行清理，造成了歷史信息的沉淀，也使得應收費信息不準確。

3.服務精細化不夠。從以上案例中可以看出，學生的繳費信息公示服務做得不夠精細，未及時公示收費信息，以方便學生核對，對欠費學生也未做到及時催繳，造成收費錯誤不能及時發(fā)現。

二、收費精細化管理

高校收費精細化管理是指樹立精益求精的理念，以規(guī)范化為前提，系統化為保證，數據化為標準，信息化為手段，將高校收費管理責任具體化，對收費活動的每一內容、每一崗位、每一環(huán)節(jié)，建立具體、明晰的工作流程和業(yè)務規(guī)范，努力使收費管理和服務達到精確、高效、規(guī)范，實現管理高效、服務優(yōu)質、學生滿意、形象良好的要求和“精，準，細，嚴”的收費目標。

要做到收費管理精細化，需要對高校目前的收費行為進行梳理分析，對收費各個階段的工作進行流程再造，突出細節(jié)處理。在建立收費精細化管理的模式過程中需要遵守以下原則：

1.內部控制原則。高校收費精細化模式的建立首先要遵守的原則就是內部控制原則，這是保證收費安全，防范資金風險的關鍵。要做好內部控制，需做好兩項工作：一方面，按照不相容職務分離的原則設置崗位，做到授權審批與業(yè)務經辦、業(yè)務經辦與會計記錄、業(yè)務經辦與稽核檢查、授權批準與監(jiān)督檢查互相分離。根據這個原則，按照收費流程，收費管理崗位一般應設置系統管理崗、信息操作崗、收費崗、審核崗、票據管理崗、會計核算崗分別對收費的各個環(huán)節(jié)進行復核與控制。另一方面就是要做好內部管理制度建設，建立并完善稽核審核制度、備查登記制度、票據核銷制度、收費公示制度。通過制度的建立，明確工作職責，提高工作效率，防范財務風險。

2.操作規(guī)范原則?？茖W管理之父泰勒通過對工人操作動作的研究和分析，消除不必要的動作，改正錯誤的動作，確定合理的操作方法，選定合適的工具總結出來了一套合理的操作方法，大大提高了工作效能，這種方式可以作為規(guī)范操作的典范。當前，精細化理論已深入到各行各業(yè)，規(guī)范操作也成為了提高效率，規(guī)避風險的重要手段。因此，高校財務人員的收費行為也必須統一規(guī)范，注重細節(jié)，做到全過程精細化操作。

3.高效服務原則。高校財務處的一個基本職能就是服務，達到快捷、方便、公開、透明的要求。要做到這點就要做到在日常工作中樹立服務理念，在基本操作時做到準確無誤，在事后反饋時做到及時溝通。收費信息要保持與各收費相關部門，比如教務處、招就處、學工處及各學院的無縫對接，保證收費信息的準確無誤。在收費業(yè)務處理過程中要保持與學生溝通，并提供查詢平臺及時反饋收費情況，便于學生核對。

4.信息化原則。精細化管理的方法就是要把復雜的事情簡單化，簡單的事情流程化，流程化的事情定量化，定量的事情信息化。信息化數字化是實現收費精細管理的重要手段，是信息共享的需要，是公開透明的需要，也是減少收費風險的需要。

三、收費精細化管理流程設計

1.精準確定應收款信息。應收款的生成是學生收費工作中一個最為關鍵的環(huán)節(jié)，準確無誤的應收項目標準，直接關系到收費工作的正確與否。因此，高校應制定收費基礎信息與收費標準導入的稽核制度，確保應收款信息準確無誤后才能進行下一步的收費操作。應收款的生成主要分以下兩種情況：（1）學生信息初始化。學生應收款信息包括了學生基本信息、住宿信息、代收款信息等。從學生學籍管理部門獲得學生基本信息，從學工部門獲得住宿信息，從教材管理部門或其他部門獲得代收款信息。在這過程中包括了對學籍（學分）標準、住宿標準、代辦費用標準等綜合后形成收費標準信息流。所有信息必須提供有部門蓋章簽字的紙制稿和與紙制稿一致的電子稿。信息操作員將信息對比后導入學費管理系統生成應收款。審核員對照有關部門提供的原件核對系統生成信息，準確無誤后再審批通過。由于高校會計制度還是收付實現制，在實際財務賬中不登記學費應收款信息。為了進一步核算學費情況，會計核算崗應根據原始數據建立學雜費收繳備查賬。在這個過程中實施了從基礎信息的獲取，到學生收費信息的加工，到轉入收費系統的核對，再到會計核算的建賬，最后收費員的收費實施，這是應收款信息生成的主要流程。這個流程做到了信息導入、信息復核、結算稽核的過程控制，保證了應收款的準確性。（2）收費信息的變動調整。應收款信息生成后，還會存在以上信息的變動調整，主要包括專業(yè)分流、轉專業(yè)、降級、轉學、復學、出國、畢業(yè)等學籍異動情況，學生減免費情況，還有就是按國家規(guī)定的收費標準的變動、代收費標準的變動等。出現這種情況財務部門必須依據這些原始憑證進行增減、調整、變動，而且信息的變更應當及時準確。同樣，這一系列的調整過程不能全部落實在一個人的職責之內，還必須按照學生信息初始化的工作流程進行，操作、復核、稽核的內部流程一個都不能少。

2.強化收費日常管理。日常收費業(yè)務是收費管理的基礎性工作，相對于收費的其他各流程環(huán)節(jié)，日常收費工作相對簡單，但重復又繁雜，需要更多的耐心與細心。具體的收費操作包括銀行代扣和銀行刷卡繳費，根據繳費方式的不同，具體流程如下：（1）銀行代扣。學校實施銀行代扣之前，需要與學生簽訂委托扣款協議或者通過公示告知學生銀行代扣學費的事宜，讓學生享有充分的知情權。銀行代扣一般有系統自助和人工導入的方式，無論是哪種方式，首先由收費員向銀行申請扣款，將學生應收信息通過某種媒介傳送給委托銀行，委托銀行根據學生姓名（學號）、卡號，核對相符后進行扣款?？劭詈髮⒖劭钚畔⒎祷亟o學校，學校生成繳費單。為保證銀行扣款情況與學費收繳情況一致，收費員需將雙方數據導出，用excel等軟件將兩方數據進行對比，保證數據的一致性。這項工作雖然繁瑣但卻非常必要，能幫助收費人員及時了解收費情況，發(fā)現問題并及時解決問題。復核人員需按照收費員的操作重新操作一遍，再次驗證收費信息的正確性。（2）銀行刷卡。這種收費方式也是學生現場繳費方式，學生向收費人員提供需繳費人員信息、學號或姓名；收費員錄入繳費人員信息，并就學生學號、姓名、學院、班級、欠費金額等基本信息向學生核對，這一步相當重要，是防止手工輸入錯誤或同名同姓錯誤的關鍵；信息核對一致后，詢問本次繳費金額；接收學生提供的銀行卡，并詢問是否為繳費人員本人銀行卡，這一步驟是為了確保本人繳費的真實性，如果非本人銀行卡一定要在POS機收費小票上由繳費人員注明XXX代XXX繳費的字樣；繳費收據打印后，收據聯與銀行小票交學生，并請他再次確認所有的收費信息。復核人員復核時，需將銀行刷卡小票與收費單逐一核對，再將收費報表的總額與POS機的收費匯總數核對，保證單項和總額的正確無誤。

3.完善結算公示與檔案管理工作。收費結算、公示與檔案整理工作在日常收費中是一項最容易被忽略的工作，但這項工作卻是最能體現精細管理和服務水平的工作，也是內部控制的最后一個關口。為了進一步體現內部控制要求，這項工作一般應由收費中心之外的科室承擔。工作的主要內容有：首先，處理退費問題。學生退費應實行“收支兩條線”管理，退費應遵守學校制度規(guī)定，按照一定的審批流程審批后，由會計人員按“報賬”程序處理；其次，收費信息的會計處理。收費人員將復核過后的原始單據交會計人員進行結算，同時登記收費備查賬，做到日清月結；再次，收費的及時公示。由信息管理員利用校園網絡資源，通過學生收費系統向學校分管領導、學生工作部門、院系分管領導、班主任及其學生個人提供信息共享平臺，讓他們及時掌握繳費、欠費信息，以及時核對、催繳學費；最后，收費檔案的整理。在收費管理過程中，信息記載和傳遞形成的檔案和資料除了電子的還有紙質的。從來源上看有外部獲取的，有財務內部制作的。從制作到使用，再到保管，有一定的規(guī)范要求。收費檔案的整理的主要對象有相關部門的收費基礎信息、銀行代扣數據、POS機收費小票、收費報表及收費單存根等。這些收費檔案要按照會計檔案管理辦法進行裝訂歸檔備查。

[1]鄭濤，陳凌.高校收費內控制度的研究.教育財會研究，2011，22（1）：43－45

[2]陳海平.高校學費收費問題探討.經濟研究導刊，2014（6）：259-260

[3]馬祥蘭.高校收費工作創(chuàng)新研究.會計之友，2013（26）：97-99

（作者單位：江西中醫(yī)藥大學 江西南昌 330014；第一作者簡介：涂淑娟，江西中醫(yī)藥大學計劃財務處副處長，會計師，研究方向：財務管理）

（責編：玉山）

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1004-4914（2014）12-193-02