李 琳

（重慶三峽博物館，重慶 404100）

文物檔案的數(shù)字化管理分析

李 琳

（重慶三峽博物館，重慶 404100）

信息時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，電子檔案已普及到各個(gè)領(lǐng)域，很多單位、企業(yè)對(duì)檔案數(shù)字化管理工作越來(lái)越重視?？旖莸牟樵?xún)方式，完整詳盡的檔案內(nèi)容，較長(zhǎng)的保存期限，在線(xiàn)搜索等功能是檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)，文物檔案的數(shù)字化建設(shè)是大勢(shì)所趨。

文物檔案；數(shù)字化；管理

1　文物檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

文物檔案數(shù)字化的建設(shè)是全國(guó)文博信息化建設(shè)發(fā)展的必然所趨，進(jìn)一步規(guī)范文物檔案信息處理和交換工作，建立規(guī)范化的數(shù)字化管理系統(tǒng)。2001年我國(guó)的文物局便出臺(tái)系統(tǒng)規(guī)范文物檔案信息管理的文件。從那時(shí)起，我國(guó)便開(kāi)始了建立文物調(diào)查與數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的試點(diǎn)工作。當(dāng)時(shí)的調(diào)查項(xiàng)目，主要是對(duì)文物信息進(jìn)行采集，并建立數(shù)字化管理系統(tǒng)，大力提升對(duì)文物的保護(hù)和利用管理水平。

現(xiàn)在很多博物館已經(jīng)建立了自己的網(wǎng)站，其內(nèi)容還僅限于對(duì)自身館藏及內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的介紹，但是我國(guó)的文物檔案數(shù)字化管理整體還處于初步發(fā)展階段。這樣的現(xiàn)狀與當(dāng)今信息化的要求不相適應(yīng)，甚至與信息時(shí)代的具體需求相差很遠(yuǎn)。集中表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

1.1文物檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、 規(guī)范化工作有待提高

文物檔案基礎(chǔ)工作需要規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，這是文檔檔案數(shù)字化管理的前提條件。不同地方的博物館文物檔案的發(fā)展水平不等，大多數(shù)地方的文博單位關(guān)于檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)性工作較為薄弱，信息化發(fā)展程度較低。很多文博單位在實(shí)施過(guò)程中，往往看到的是滿(mǎn)足現(xiàn)階段的發(fā)展情況，對(duì)未來(lái)文物檔案數(shù)字化管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮不足。目前實(shí)現(xiàn)文物檔案數(shù)字化管理的文博單位沒(méi)有相關(guān)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。因此，各文博單位都是按照自己的需要進(jìn)行檔案管理，隨意行較大，很多工作停留在歸檔階段，至于今后的整理、保管、編排目錄等工作則沒(méi)有具體的管理規(guī)范，有時(shí)文博單位的文物檔案數(shù)字化管理集中于某一項(xiàng)工作流程，所有工作環(huán)境的數(shù)字化管理還沒(méi)有推廣，這也直接制約了整個(gè)文物檔案信息工作的數(shù)字化推廣及應(yīng)用。

1.2文物檔案信息數(shù)字化的管理有待成熟

文物檔案工作涉及的信息量很龐大，目前將傳統(tǒng)文物檔案裝換成數(shù)字化的管理方式通常需要通過(guò)兩種方式實(shí)現(xiàn)，即鍵盤(pán)錄入和掃描。鍵盤(pán)錄入的普遍缺點(diǎn)是錄入速度較慢，且準(zhǔn)確率不高，效率過(guò)低，有時(shí)所需要的人力、物力等方面的過(guò)高。但是，掃描存在的普遍缺點(diǎn)是圖形的質(zhì)量不高，掃描的速度慢，很多漢字的識(shí)別率不高。有的文物檔案信息類(lèi)別不同，保密的程度也應(yīng)當(dāng)有所側(cè)重，因此哪些檔案需要數(shù)字化管理，哪些只能通過(guò)傳統(tǒng)管理方式也需要按需進(jìn)行。

文物檔案信息數(shù)字化的管理也存在自身的缺點(diǎn)，沒(méi)有個(gè)人筆跡的特征，也沒(méi)有新舊區(qū)別，所管理的內(nèi)容很容易被篡改和復(fù)制，檔案信息的真實(shí)性容易被破壞。

1.3文物檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

過(guò)去傳統(tǒng)的文物檔案管理人員不需要較高的技術(shù)操作，只需要從事簡(jiǎn)單的抄錄及搬運(yùn)。文物檔案的數(shù)字化管理工作實(shí)施后，管理人員需要具備現(xiàn)代化知識(shí)的人員，要有較高的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技術(shù)水平，不僅需要大量精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才，還需要掌握更多科技性工作的人才，例如，他們需要進(jìn)行信息錄入、圖片掃描、電子文檔排序或網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)置。很多文博單位缺乏這類(lèi)的現(xiàn)代高技術(shù)人才，特別是文物檔案及信息處理型人才緊缺，盡管很多單位已經(jīng)引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，但是缺乏相關(guān)人才，設(shè)備也無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1.4文物檔案網(wǎng)絡(luò)開(kāi)放利用效率不高

不少文博單位都已經(jīng)開(kāi)設(shè)專(zhuān)門(mén)的網(wǎng)站，但各網(wǎng)站面臨的情況卻不樂(lè)觀，很多網(wǎng)站存在不同程度的問(wèn)題。例如，很多網(wǎng)站的內(nèi)容欠缺系統(tǒng)性和完善性，網(wǎng)站的內(nèi)容僅限于館藏及所設(shè)機(jī)構(gòu)的配備情況，內(nèi)容刻板，更新速度慢，沒(méi)有吸引人眼球的創(chuàng)意，瀏覽量不高，專(zhuān)業(yè)知識(shí)及服務(wù)性很低。

2　文物檔案數(shù)字化管理工作的一些可行性措施

2.1加強(qiáng)文物檔案數(shù)字化工作人員隊(duì)伍建設(shè)

在未來(lái)的文博單位檔案管理工作中，要重視檔案管理人員的綜合素質(zhì)，注重選拔高素質(zhì)的管理人員來(lái)勝任此項(xiàng)工作。檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源管理及應(yīng)用方面的知識(shí)學(xué)習(xí)，將過(guò)去注重文物收藏工作的傳統(tǒng)觀念徹底革新，組織相關(guān)人員進(jìn)行文物專(zhuān)業(yè)知識(shí)、檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)及計(jì)算機(jī)信息基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)情況，提高檔案管理人員的綜合技能，以適應(yīng)當(dāng)今文物檔案數(shù)字化管理的需求。

2.2 加強(qiáng)電子文件安全性、完整性、真實(shí)性

要強(qiáng)化保證文物檔案管理部門(mén)的權(quán)威性，將文物檔案管理的工作流程及文件傳輸工作規(guī)范化、制度化。確保文物檔案數(shù)字化管理的設(shè)備及環(huán)境適合工作，以確保外在環(huán)境上文件的安全。為了保證文物檔案數(shù)字化管理的完整性及可讀性，應(yīng)當(dāng)讓技術(shù)人員專(zhuān)門(mén)對(duì)記錄電子檔案的計(jì)算機(jī)設(shè)備定期檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要及早有效的采取維護(hù)措施。對(duì)文物檔案的數(shù)字化管理工作做好保密設(shè)置。電子檔案保存的同時(shí)，紙質(zhì)版本應(yīng)當(dāng)作為備份材料予以保存，確保文物檔案資料的原始性。

2.3與時(shí)俱進(jìn)， 創(chuàng)新檔案數(shù)字化管理工作

文物檔案電子化管理工作需要不斷與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)社會(huì)形式不斷創(chuàng)新工作制度，從責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)、目標(biāo)管理、競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制等多方面著手，不斷轉(zhuǎn)變檔案管理人員的綜合素質(zhì)。不斷強(qiáng)化管理職能，加強(qiáng)文物檔案管理工作的后續(xù)監(jiān)管力度，讓檔案工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理后更加制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。

3　結(jié) 語(yǔ)

文物檔案的數(shù)字化管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，從目前我國(guó)文博單位的現(xiàn)狀來(lái)看，存在的問(wèn)題和差距較大。因此，要想建立一個(gè)完善全面的文物檔案數(shù)字化建設(shè)工作，需要不斷創(chuàng)新工作方法，全面提升文物檔案的數(shù)字化設(shè)備，加大關(guān)于檔案管理人員的科技水平及綜合素質(zhì)，培養(yǎng)掌握現(xiàn)代化檔案管理的綜合性專(zhuān)門(mén)人才。不斷革新計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備以順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的水平，最大程度提升文物檔案的現(xiàn)代化管理水平，實(shí)現(xiàn)文物檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

［1］劉宇.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案工作創(chuàng)新研究［J］.檔案管理學(xué)，2011（2）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.22.126

G270.7

A

1673-0194（2015）22-0158-01

2015-10-20