摘 "要：對工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行管理，既是檔案部門要求，也是工程自身需要。工程檔案是工程再建設(shè)時管理和維修的依據(jù)，它包含許多重要的聲像、圖表、文字，要長期保存。本文首先說明了工程檔案的內(nèi)涵和意義，然后分析了當(dāng)前工程檔案管理工作的現(xiàn)狀，最后詳細(xì)闡述了加強(qiáng)工程檔案管理的對策。

關(guān)鍵詞：工程檔案;歸檔;聲像檔案;

中圖分類號：TU712;G271 " " "文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A " " "文章編號：1674-3520（2014）-11-00-01

一、工程檔案的內(nèi)涵和意義

工程檔案資料是指在工程建設(shè)活動中，直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。它產(chǎn)生于工程項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、前期準(zhǔn)備、施工、監(jiān)督、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)的全過程中的所有活動。它是一種可被人們研究、利用的信息資源，能直接反映工程建設(shè)活動的過程和成果。工程檔案即具有檔案的一般性，即原始的歷史記錄，可以作為追溯的根據(jù)和憑證;又具有自身的特殊性，即實(shí)體作業(yè)的技術(shù)依據(jù)，如使用、維護(hù)、管理、改擴(kuò)建中的根據(jù)和設(shè)計(jì)、施工技術(shù)憑證等。它是工程建設(shè)項(xiàng)目管理過程的重要組成部分。

二、當(dāng)前工程檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）工程檔案歸檔困難，不符合科學(xué)成套要求。工程檔案的內(nèi)容涉及的部門、人員眾多，并且時間跨度較長，文件、圖紙、音像資料等歸檔材料收集難度較大。工程建設(shè)項(xiàng)目從前期的可行性研究報告到竣工驗(yàn)收結(jié)項(xiàng)報告，中間要經(jīng)歷項(xiàng)目審批、工程招投標(biāo)、建造施工、質(zhì)檢驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，一般要經(jīng)歷一兩年甚至更長的時間。工程檔案的記錄人員涉及建設(shè)單位、設(shè)計(jì)施工監(jiān)理企業(yè)、政府等相關(guān)部門，這些人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，檔案記錄內(nèi)容或簡或繁，記錄要求也并非能夠完全達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。有些環(huán)節(jié)的人員變動頻繁，如施工建造階段，而工作交接過程中極易發(fā)生檔案丟失、內(nèi)容殘缺等現(xiàn)象。這些就會造成工程檔案的歸檔困難，內(nèi)容不成體系，成套性差的現(xiàn)狀。

（二）工程檔案部分內(nèi)容流于形式，不符合客觀準(zhǔn)確的要求。施工建造階段的建筑材料強(qiáng)度的測定、施工工藝方法與步驟、施工圖紙變更、施工進(jìn)度調(diào)整等諸多涉及工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)會產(chǎn)生許多歸檔之用的文檔、圖紙等，收集整理歸檔的任務(wù)相當(dāng)繁重。而許多檔案管理人員對工作疲于應(yīng)付，檔案內(nèi)容記錄過于簡單，關(guān)鍵問題交代不清楚。比如混凝土強(qiáng)度測定時，實(shí)驗(yàn)條件及方法只簡單的表述為“符合規(guī)范要求”，但《規(guī)范》中對實(shí)驗(yàn)方法要求的規(guī)定較寬泛，具體的操作將對實(shí)驗(yàn)結(jié)果產(chǎn)生較大影響。因此，應(yīng)當(dāng)在檔案中詳細(xì)描述實(shí)驗(yàn)的溫度、濕度、加荷速度等細(xì)節(jié)，從而最大限度地保證工程檔案的準(zhǔn)確性。走訪發(fā)現(xiàn)，還有少部分施工企業(yè)由于管理混亂，導(dǎo)致工程檔案內(nèi)容缺失，為了竣工驗(yàn)收和交付使用，竟在工程末期突擊整理檔案，檔案的記錄內(nèi)容與實(shí)際情況有較大出入

（三）工程檔案傳統(tǒng)的管理模式，極大制約了檔案價值地有效發(fā)揮。傳統(tǒng)的工程檔案管理模式是以手工操作為主，將大量的以紙質(zhì)為主要載體的檔案有序地存放在檔案室，以備日后查閱使用。這種傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)今信息社會的要求了，工程檔案價值的挖掘必須依靠先進(jìn)的信息交互工具。利用檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行工程檔案的電子化、信息化管理，方便客戶端的檢索查詢、傳遞使用。從而達(dá)到以工程檔案為重要參考依據(jù)，實(shí)現(xiàn)對工程項(xiàng)目的動態(tài)管理和全過程監(jiān)控。

三、加強(qiáng)工程檔案管理的對策

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，注重宣傳。從多年的檔案工作經(jīng)驗(yàn)來看，凡是單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作的單位，加之配備一名專職檔案管理人員，工程檔案管理的情況相對較好。同時還在日常工作中，宣傳檔案工作的重要性，通過實(shí)際案例讓大家意識到檔案的重要性，從而形成了建管局和各參建單位組成的工程項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，從人員體系上保證了檔案工作的順利開展。

（二）深入施工現(xiàn)場編制檔案。工程建設(shè)、規(guī)劃和管理的依據(jù)在于檔案管理工作的加強(qiáng)。故此，檔案管理人員要整理好檔案，保障檔案資料的真實(shí)。檔案管理人員還應(yīng)深入施工現(xiàn)場，調(diào)查和分析擬建的工程項(xiàng)目。在開工階段、材料試驗(yàn)階段、分項(xiàng)工程交接時，應(yīng)在事前設(shè)置提醒制度。相關(guān)人員的變動資料應(yīng)當(dāng)及時移交，工程資料在移交發(fā)包方之前要做好把關(guān)。層層落實(shí)責(zé)任，檔案資料的整理和歸檔才能有效落實(shí)。而對于那些大型或投資較大的工程項(xiàng)目，深入現(xiàn)場時要和建設(shè)單位共同勘察。等了解具體情況后，再編制檔案。

（三）注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指定專人負(fù)責(zé)。檔案管理人員應(yīng)提前介入，直接參與工程的調(diào)查、施工、驗(yàn)收等過程，較快、較全面的掌握第一手資料。為加強(qiáng)工程檔案管理人員的專業(yè)水平，提高他們對檔案管理的責(zé)任心，應(yīng)對工程檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，階段性地組織檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)班。并在工地現(xiàn)場至少設(shè) 1～2 名檔案員，負(fù)責(zé)現(xiàn)場攝影、錄像、收集和整理現(xiàn)場檔案資料，并配合工程技術(shù)人員完成相關(guān)任務(wù);按照《細(xì)則》要求，結(jié)合本單位實(shí)際，制定本單位陣地工程檔案資料管理制度和辦法，在強(qiáng)調(diào)質(zhì)量，抓住環(huán)節(jié)，注重落實(shí)上下功夫。

（四）規(guī)范聲像檔案管理，便于查閱。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和普及，推動了檔案室的數(shù)字化建設(shè)，對歷史數(shù)據(jù)更能從文、圖、影、像等多方面更形象地展現(xiàn)出來，所以對聲像檔案的前期收集工作就顯得相當(dāng)重要。在工程建設(shè)的各階段，各監(jiān)理、施工單位都會產(chǎn)生大量的圖文資料，為保證電子類文件歸檔的完整性，要求施工單位在紙質(zhì)文件歸檔的同時，相應(yīng)電子文件同時歸檔。尤其要按照工程項(xiàng)目劃分，從單元、分部到單位工程，及時收集整理能夠是反映工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)的圖片資料，按照統(tǒng)一載體，統(tǒng)一格式，形成一套系統(tǒng)、完整的聲像檔案。這樣不僅提高了檔案信息的實(shí)效性和檢索的便捷性，也對檔案編研工作起到了一個快速整合的作用。

（五）加大檢查和監(jiān)管力度。提高工程檔案的管理質(zhì)量，還需做好工程檔案資料的檢查和監(jiān)管。在工程開工之后，工程質(zhì)量部門應(yīng)當(dāng)下到項(xiàng)目部，對項(xiàng)目部制訂的檔案資料進(jìn)行檢查。找出其中的問題后及時解決。建設(shè)企業(yè)檢查項(xiàng)目進(jìn)度、安全、質(zhì)量時，還要檢查資料收集的完成情況，提高工程檔案管理的工作質(zhì)量。在工程收尾完工時，建設(shè)企業(yè)要組織相關(guān)部門檢查竣工檔案的資料，保障檔案資料和工程竣工的移交。如果檔案資料員未完成收尾工作，則不允許進(jìn)行調(diào)動手續(xù)的辦理。評報優(yōu)質(zhì)工程時，企業(yè)要將檔案資料的完成情況當(dāng)做考核內(nèi)容。檔案資料完成較好，則予以獎勵。有過失，則進(jìn)行通報批評。

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