王穎

[摘 要]隨著計算機技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國各行各業(yè)都加快了信息化建設(shè)的進程。檔案作為記錄人民生產(chǎn)生活的重要信息資料，也從傳統(tǒng)的檔案管理模式向電子檔案管理模式進行轉(zhuǎn)變，電子檔案應(yīng)運而生。電子檔案管理完全改變了傳統(tǒng)檔案管理的模式，其以數(shù)字化作為其核心，而存儲介質(zhì)也發(fā)生了根本性改變，整個管理工作過程中都是通過計算機來進行操作完成的，不僅工作標(biāo)準(zhǔn)化水平較高，而且工作效率提高。由于電子檔案具有較好的開放性，為公眾在瀏覽時提供了較大的便利。文中分析了電子檔案管理工作中面臨的問題，并進一步對加強電子檔案管理的具體對策進行了闡述。

[關(guān)鍵詞]電子檔案；管理；問題；對策

電子檔案管理作為現(xiàn)代化的檔案管理模式，通過計算機來進行電子檔案的管理工作，同時電子檔案的生成也是利用計算機設(shè)備來完成的，檔案信息的存儲也以數(shù)碼的形式存儲于設(shè)備載體中，并能夠在計算機上進行閱讀和處理信息。電子檔案管理模式在企事業(yè)中不斷應(yīng)用的過程中，其存在的問題也不斷體現(xiàn)出來，這些問題的存在在很大程度上制約了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的進程，因此作為檔案工作人員，需要在工作中及時發(fā)現(xiàn)問題，并采取科學(xué)有效的措施進行解決，確保電子檔案能夠健康的發(fā)展。

一、電子檔案管理工作中面臨的問題

（一）電子文件容易被刪改

電子文件在生成過程中，由于是在計算機上進行完成的，這樣就無法在形成過程中留下筆跡，而且也不需要單位負(fù)責(zé)人進一步對材料進行簽發(fā)，這就導(dǎo)致材料的真實性和權(quán)威性難以確定。部分操作人員如果出于自身或是其他的目的，對電子文件在計算機上進行刪改，也很難發(fā)現(xiàn)。

（二）電子檔案內(nèi)容的保密性具有較大的威脅

目前網(wǎng)絡(luò)具有開放性，因此存儲在網(wǎng)絡(luò)某一設(shè)備上的電子文件可以利用任何終端設(shè)備都能索取到，同時，存儲于一個終端的電子文件可以利用網(wǎng)絡(luò)同時發(fā)給若干個終端，這對部分具有保密性的電子文件的安全性帶來較大的威脅。

（三）電子檔案保管的長久性有等改善

目前很大一部分企事業(yè)單位在辦公過程中都實現(xiàn)了無紙化，計算機和網(wǎng)絡(luò)已成為工作中重要的工具，這樣就會將工作中所有的信息、決策等都會在網(wǎng)絡(luò)上進行存儲，而且在獲取信息時只需輕輕移動一下鼠標(biāo)就能夠獲取到自己所需要的信息，這樣不僅有利于工作效率的提升，而且檔案管理工作歸檔和存儲的程度也得以進一步簡化，更便于信息的利用。但由于所有信息都需要借助網(wǎng)絡(luò)，一旦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓或是受到病毒、黑客等入侵，則會導(dǎo)致電子文件信息丟失、損毀等情況發(fā)生，從而導(dǎo)致不可估量的損失發(fā)生。

（四）檔案管理軟件缺乏統(tǒng)一性

長期以來我國的計算機軟件在研制方面，就遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于計算機硬件的發(fā)展，這就導(dǎo)致電子檔案管理工作中，軟件無法更好滿足于檔案存儲的需要。特別是在檔案的共享問題上，由于各地區(qū)之間、單位之間在檔案管理工作中使用不同的軟件，這樣就導(dǎo)致在利用或是共享問題上存在較大的矛盾，不利于電子檔案的發(fā)展。

二、加強電子檔案管理的具體對策

（一）建立健全維護電子文件真實和安全的法規(guī)

在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施采保證其得以實施。因此建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案的保管和利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定下來，使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定。同時要通過立法確認(rèn)電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

（二）制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

隨著電子文件的大量產(chǎn)生，迫切需要建立一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學(xué)、有序、規(guī)范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作。

（三）研制開發(fā)數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、可以互相兼容的檔案管理軟件

建議由國家檔案局牽頭，研制開發(fā)適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的軟件，并在全國檔案系統(tǒng)統(tǒng)一推廣。我們盼望國家檔案局能把該問題列為工作重點，以此帶動全國檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理水平的提高。辦公自動化的廠泛實現(xiàn)，信息高速公路的建成，對傳統(tǒng)的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進行一次徹底革命。

（四）培養(yǎng)精通計算機技術(shù)的檔案專業(yè)人才

培養(yǎng)一批既幢檔案業(yè)務(wù)又精通計算機專業(yè)知識的人才已是各級檔案管理部門的當(dāng)務(wù)之急。當(dāng)前要在加強全員計算機知識培訓(xùn)I的同時，通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖計算機管理應(yīng)用人才，使他們不僅精通計算機技術(shù)而且熟悉檔案業(yè)務(wù)，熱愛檔案事業(yè)；不僅會操作而且會設(shè)計程序，能夠開發(fā)軟件。

三、結(jié)束語

相對于傳統(tǒng)檔案管理來講，電子檔案管理工作具有非常明顯的優(yōu)勢。但由于電子檔案的安全性和權(quán)威性問題，則需要檔案管理人員要充分的認(rèn)識到電子檔案管理的重要性，及時對電子檔案管理工作中存在的問題進行解決。同時還要注重電子檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，努力提高檔案管理人員的綜合技能和素質(zhì)，制定統(tǒng)一的電子檔案工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，加快軟件的開發(fā)和研制，對電子檔案數(shù)據(jù)格式進行統(tǒng)一，加快推進檔案共享性的實現(xiàn)，這對于有利于電子檔案管理工作的順利開展，而且對進一步加強電子檔案的安全性和可靠性具有極為重要的意義。

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