施蕓蕓

[摘 要]中學(xué)檔案工作是中學(xué)學(xué)校各項(xiàng)工作的一個組成部分，它不僅是中學(xué)開展各項(xiàng)活動的一個載體，真實(shí)記錄學(xué)校發(fā)展的歷程，更是貫穿學(xué)校教育教學(xué)管理工作各方面，是學(xué)校的信息之源。

[關(guān)鍵詞]中學(xué)；檔案；管理；問題

學(xué)校檔案是學(xué)校作為一個活動范圍，其兩大主體教師和學(xué)生分別從教育教學(xué)活動、學(xué)校管理、教學(xué)督導(dǎo)、教科研及其他工作和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動中形成的具有保存價(jià)值，可供查詢、利用、佐證的文字、圖表、照片、聲像等多種載體的歷史原始記錄。中學(xué)檔案工作是中學(xué)學(xué)校各項(xiàng)工作的一個組成部分，它不僅是中學(xué)開展各項(xiàng)活動的一個載體，真實(shí)記錄學(xué)校發(fā)展的歷程，更是貫穿學(xué)校教育教學(xué)管理工作各方面，是學(xué)校的信息之源。作為中學(xué)檔案管理員，在檔案的收集、分類、整理、歸檔的過程中遇到這樣那樣的問題，并不斷的思考如何通過專業(yè)知識技能解決這些問題，在不斷的努力嘗試碰壁中獲得了一些經(jīng)驗(yàn)。下面筆者結(jié)合自身的經(jīng)歷，淺談一下自己實(shí)踐過程中遇到的幾個問題及解決的對策。

一、中學(xué)檔案管理實(shí)踐中遇到的幾個問題

1、中學(xué)檔案收集難，收集全更難

檔案收集是檔案整理工作的基礎(chǔ)，是學(xué)校重要信息資源的源頭，是保證檔案齊全完整，質(zhì)量合格的第一個關(guān)口。所謂巧媳婦難為無米之炊，工作伊始就遇到了這樣的“無米之炊”，檔案資料收集不上來，更別談檔案資料的完備齊整了。學(xué)校根據(jù)職責(zé)任務(wù)劃分科室諸如有辦公室、教務(wù)處、藝術(shù)處等好多個部門，但很多部門不是很配合，主要表現(xiàn)在有檔案意識淡薄，覺得沒有必要設(shè)立檔案部門，更別提收集檔案；有傳統(tǒng)思想阻擾，對檔案工作的不理解，不愿意將部門資料收歸檔案室統(tǒng)一保管，只想放在科室供自己保管使用。也有愿意配合，但是毫無檔案常識，部門資料不甄別全部移交，不區(qū)分資料文件的價(jià)值，將檔案室當(dāng)成一個堆放資料的庫房。種種表現(xiàn)如同攔路虎讓檔案收集工作舉步維艱，檔案工作陷入僵局，更別談豐富檔案室?guī)觳亍?/p>

2、中學(xué)檔案利用率低

縱觀學(xué)校檔案資源，可以分為文書類檔案，其中包含黨群類檔案和校務(wù)類檔案；教學(xué)檔案，其中包含教師教學(xué)、科研、學(xué)生、學(xué)籍檔案；會計(jì)檔案；基建檔案；實(shí)物檔案等很多類。但是就筆者學(xué)校而言，利用比較多的就是學(xué)籍檔案。學(xué)籍檔案主要是用來記錄學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)和生活的基本信息，由學(xué)校統(tǒng)一保管，能夠達(dá)到客觀反映學(xué)生在校期間的道德素質(zhì)、人文素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)，也是學(xué)生獲得學(xué)歷的憑證。所以也決定了利用者的需求基本是學(xué)歷憑證、學(xué)習(xí)經(jīng)歷的證明等。另外一部分主要是學(xué)校用于參加各類評估、評比、重大活動時(shí)資料的補(bǔ)充和論證，其中涉及比較多的是學(xué)校的榮譽(yù)資料和榮譽(yù)實(shí)物獎牌及相關(guān)照片。相對于檔案室檔案資源的庫藏，這些利用的只是很少的一部分，利用率比較低。

3、中學(xué)檔案管理工作缺乏特色

檔案管理工作有著一系列的流程，中學(xué)檔案管理也不例外，有檔案的收集、分類、整理、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)、編研和利用。當(dāng)筆者在檔案整理實(shí)踐中熟悉流程，熟練操作，漸漸地發(fā)現(xiàn)自己進(jìn)入了一個檔案的怪圈，為了整理檔案而整理檔案。由于檔案工作本身的一些特征決定了檔案工作是要將耐心與細(xì)致沉淀到時(shí)間的長河中，與各種介質(zhì)為伍，使得很多檔案工作者習(xí)慣了沉默，而漸漸思維也開始局限。就比如檔案信息化問題，時(shí)代的發(fā)展、科學(xué)的進(jìn)步，信息的交流和傳播使得檔案的載體介質(zhì)開始呈現(xiàn)多元化，除了紙質(zhì)，照片、聲像等傳統(tǒng)媒介，現(xiàn)在更多的是電子檔案。電子檔案呈現(xiàn)的形式也多種多樣，不在局限在所謂的電子文字。為了更方便快捷的提供檔案的查詢和利用，現(xiàn)在很多紙質(zhì)文件開始通過掃描或者拍照轉(zhuǎn)變成電子形式，原本是電子格式的有價(jià)值的文件直接以現(xiàn)有格式保存。檔案信息化工作繁重而漫長，使得很多時(shí)候工作很被動，為了信息化而信息化。另外學(xué)校檔案室館藏檔案雖然逐漸豐富，但缺乏有特色、代表學(xué)校形象或者有某個重要線索串聯(lián)的組成的檔案記憶，這也是檔案利用率的一個因素。

二、中學(xué)檔案管理中解決一些問題的策略

雖然以上遇到了中學(xué)檔案管理中幾個典型的問題，但是它們也并不是毫無關(guān)聯(lián)的。檔案的收集不全會影響檔案的利用，而檔案的利用低也會影響到檔案工作的創(chuàng)新問題，但這并不是全部，所以解決這些問題的對策還是值得探討一下的。

1.要強(qiáng)化檔案宣傳力度

很多人認(rèn)為相比較檔案的制度建設(shè)、檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)等等而言，檔案的宣傳可有可無，因?yàn)樗鸬降淖饔梦⒑跗湮ⅰ６P者之所以將強(qiáng)化檔案的宣傳力度作為第一個對策，是覺得檔案宣傳很重要，宣傳得好它能解決工作中很多問題，應(yīng)該得到更多檔案工作者的重視。就拿檔案收集難的問題來說，之所以收集難那是由于很多人在意識形態(tài)中不了解檔案，不由自主地拒絕檔案。檔案的本質(zhì)屬性原始記錄性，使得檔案記錄的是已經(jīng)發(fā)生過的有價(jià)值的歷史，而從古至今就如同古董一樣越是價(jià)值高昂越是束之高閣，使得檔案雖然來源于人們的生活，卻始終與大家的生活保持一段距離，使得它在大多數(shù)人眼中依然是那么神秘，那么格格不入。而當(dāng)我們實(shí)實(shí)在在的加大檔案的宣傳，解開檔案的不近人情的面沙，使得大家開始了解檔案，了解生活中工作的檔案的來源、特征、原則、用途等等，就會慢慢接受并認(rèn)同檔案工作。知道檔案的收集是學(xué)校檔案工作起點(diǎn)和基礎(chǔ)，檔案的集中統(tǒng)一管理是檔案工作的原則核心，檔案的歸檔是有范圍的，不是所有文件資料都能成為檔案，通過收集工作，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，才便于綜合開發(fā)檔案信息資源，便于檔案資源的充分利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。那么檔案的收集就會從被動開始變成了主動。

做好檔案的宣傳我們需要做到以下幾點(diǎn)：（一）、將檔案的宣傳列入到每個階段的檔案工作計(jì)劃當(dāng)中，使檔案宣傳工作有計(jì)劃有步驟的進(jìn)行。（二）、熟悉學(xué)校的館藏，挖掘檔案資源找出特點(diǎn)特色并通過創(chuàng)新檔案的利用形式擴(kuò)大檔案的影響力，從而起到宣傳作用。三擴(kuò)寬宣傳的渠道途徑。我們不局限在檔案宣傳月期間進(jìn)行檔案工作的宣傳，而是要通過一切可能的途徑，在任何時(shí)候宣傳我們的檔案工作和檔案事業(yè)。比如結(jié)合學(xué)校愛國教育活動，比如通過學(xué)校的刊物，宣傳欄、論壇、校信通等，甚至可以通過特色活動或參與電臺、報(bào)紙、電視的宣傳而擴(kuò)大檔案工作的影響度。

2.建立健全檔案收集網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行嚴(yán)格考核

根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，確定學(xué)校檔案的歸檔范圍。再根據(jù)學(xué)校機(jī)構(gòu)設(shè)置和職能分工，建立健全檔案收集網(wǎng)絡(luò)，確定每個處室的檔案責(zé)任人，確保每個處室都有相應(yīng)的兼職檔案人員負(fù)責(zé)本部門檔案文件材料的收集、積累和立卷歸檔工作。

在得到領(lǐng)導(dǎo)的工作支持下，充分利用學(xué)校的網(wǎng)站平臺，將檔案收集網(wǎng)絡(luò)工作在平臺上展示，讓處室檔案收集工作所有人有目共睹，既相互督促又相互競爭。對收集工作及時(shí)到位齊備完整考核優(yōu)秀的給與加獎，對于拖拉催交不支持檔案工作的給與嚴(yán)格考核，將責(zé)任落實(shí)到人，使得認(rèn)識到檔案的重要性。

3.拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域，提高檔案的利用率

學(xué)校檔案的服務(wù)利用是建立在學(xué)校館藏基礎(chǔ)上的，貧乏的館藏由于檔案資源單一，無法全面的滿足服務(wù)對象的利用需求，一旦他們的利用需要一次或者兩次得不到及時(shí)的滿足，他們的利用熱情會降低，很多應(yīng)當(dāng)?shù)玫嚼没蛘吣軌蛱峁├玫臋n案資源得不到及時(shí)的開發(fā)。所以首先我們要豐富學(xué)校檔案室的館藏，突破傳統(tǒng)的收集檔案的定式，通過多個渠道，多個途徑收集有價(jià)值、有內(nèi)容、有特色的檔案資源。

時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)的飛速進(jìn)步使得信息化成為檔案管理事業(yè)發(fā)展的趨勢，它給檔案工作既注入了活動，同時(shí)對檔案管理工作提出了新的要求。一方面我們要改變檔案工作的手段，從傳統(tǒng)的手工操作過渡到使用現(xiàn)代化的高科技手段，提高檔案工作的工作效率；另一方面用現(xiàn)代化的管理手段提供利用，將檔案服務(wù)領(lǐng)取拓寬。學(xué)校的檔案管理員要將學(xué)校的信息資源分門別類，通過現(xiàn)代的信息渠道將它們提供給領(lǐng)導(dǎo)、老師、各個處室部門，提供快捷的查閱服務(wù)，提高檔案的利用率，使學(xué)校教職工更多地體驗(yàn)到檔案資源的價(jià)值，促使他們更加積極在互動的配合學(xué)校檔案室做好檔案工作。

4.創(chuàng)新學(xué)校檔案管理，挖掘檔案特色資源

創(chuàng)新檔案工作觀念和服務(wù)行為。思想是行動的先導(dǎo)，檔案工作觀念就是檔案工作創(chuàng)新的先導(dǎo)。所謂檔案管理觀念的創(chuàng)新，就是既要實(shí)事求是的立足于學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀，正確分析當(dāng)前工作的存在的不足和問題，又要解放思想更新觀念，培養(yǎng)獨(dú)立思考的能力，提高自己的檔案工作水平和認(rèn)知，能夠觸類旁通地促進(jìn)檔案工作的整體發(fā)展。創(chuàng)新檔案的服務(wù)行為，營造濃郁的檔案服務(wù)文化氛圍。首先學(xué)校檔案部門要擴(kuò)展服務(wù)方式和服務(wù)領(lǐng)域，充分開發(fā)檔案資源，促使檔案室由封閉孤立的看管變成一個公開的服務(wù)窗口，檔案服務(wù)由被動式請求到主動式幫助。

檔案資源是一個不動不顯山露水的財(cái)富，要創(chuàng)新檔案管理工作，就要挖掘這樣的財(cái)富，讓它形成自己的特色，讓它熠熠生輝。作為學(xué)校檔案管理員要增加檔案信息的開發(fā)，主動介入學(xué)校的重大活動，跟蹤收集學(xué)校的檔案資料。平時(shí)多注重收集學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教職工、處室部門、科研教育的需求，通過線索提前整合資源，形成一個個符合學(xué)校特色的資源庫。比如我們學(xué)校有藝術(shù)特色教育，近幾年一直屢獲成績，作為學(xué)校檔案管理員尤其注重這塊資源的跟蹤及時(shí)收集，并開發(fā)這些資源，獨(dú)立形成了有藝術(shù)教育歷史、藝術(shù)教育成就、藝術(shù)教育展示等特殊資源。

三、總結(jié)

中學(xué)檔案工作是學(xué)校檔案工作的重要組成部分，作為學(xué)校檔案工作的管理員，我們在做好檔案工作的同時(shí)，要發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決問題，讓學(xué)校檔案管理的道路更加通暢。