摘 要：隨著信息時(shí)代的不斷深入，企業(yè)檔案管理信息化越來(lái)越明顯的成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。新形勢(shì)下，不斷探索和研究電子檔案管理制度和辦法，如何進(jìn)一步加快實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化進(jìn)程，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，有效開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)揮企業(yè)檔案信息的作用，顯得日趨重要和緊迫。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；企業(yè)

黨的十八大報(bào)告強(qiáng)調(diào)要“促進(jìn)工業(yè)化、信息化、城鎮(zhèn)化、農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化同步發(fā)展”，這是基于對(duì)“四化”的重要性、關(guān)聯(lián)度和存在問(wèn)題的科學(xué)分析作出的戰(zhàn)略決策。更是我國(guó)加快實(shí)現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化的必然選擇”。神火集團(tuán)經(jīng)過(guò)多年在信息化建設(shè)方面的探索，感受最深刻的就是：信息化是企業(yè)發(fā)展的加速器，信息化建設(shè)只有起點(diǎn)，沒(méi)有終點(diǎn)。

一、企業(yè)檔案信息化管理的主要內(nèi)涵

檔案信息化與傳統(tǒng)的企業(yè)檔案信息管理，在管理理念、管理內(nèi)容、管理手段和方式、方法等方面都發(fā)生了很大的變化，深刻認(rèn)識(shí)領(lǐng)會(huì)企業(yè)檔案信息化的主要內(nèi)涵，對(duì)做好企業(yè)檔案工作至關(guān)重要。

1、檔案信息管理手段的現(xiàn)代化。檔案信息化的首要標(biāo)志是計(jì)算機(jī)及其信息技術(shù)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用，引起檔案管理手段的根本變革，加速了由傳統(tǒng)型檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理的轉(zhuǎn)變。通過(guò)機(jī)器智能代替人類腦力勞動(dòng)技術(shù)，使檔案信息化達(dá)到了新的境界：管理由“電腦”代替人腦，實(shí)現(xiàn)智能化；操作由“點(diǎn)擊”代替“筆記”，極大地提高了效率；貯存由光盤代替“紙張”，顯示了無(wú)限的容量；傳遞由電子代替了人工，獲取了驚人的速度等等。所有這些，都極大地提高了檔案信息收集、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)、傳遞、處理全過(guò)程的智能化、網(wǎng)絡(luò)化和高速化。

2.檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化。新一代的智能化多媒體計(jì)算機(jī)，它不僅具有聯(lián)想和推理的能力，還可以像人們的眼、耳、口、鼻一樣直接接受文字、圖形和照片、感覺(jué)聲音和氣味等?；ヂ?lián)網(wǎng)使人們的溝通變得非常容易，隨時(shí)都可將你想發(fā)布傳遞的信息送到任何地方，也可以上網(wǎng)得到你需要的信息。企業(yè)檔案信息化處理系統(tǒng)，同樣需要企業(yè)與企業(yè)、企業(yè)與市場(chǎng)、國(guó)內(nèi)與國(guó)外聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。

3.檔案信息資源利用的公眾化。信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了“面對(duì)面、點(diǎn)對(duì)點(diǎn)”的信息交流，不僅在事業(yè)方面給每個(gè)人創(chuàng)造了成功的機(jī)會(huì)，而且在日常工作、生活中提供了許多幫助，是人類社會(huì)信息時(shí)代的發(fā)展要求。信息資源，包括檔案信息資源，是人類共同創(chuàng)造的文明成果，具有人類共享的本質(zhì)屬性。打破人為封閉，面向公眾服務(wù)，是檔案信息交流的必然趨勢(shì)；信息技術(shù)的廣泛普及和應(yīng)用，電腦智能化，為檔案信息的廣泛開(kāi)發(fā)、相互交流、滿足公眾的不同需求，提供了條件，為信息的共享提供了技術(shù)保障。

二、當(dāng)前企業(yè)檔案信息資源的主要特征

企業(yè)檔案作為重要的“信息庫(kù)”，記錄和反映企業(yè)兩個(gè)文明建設(shè)情況，除了具有檔案的一般屬性外，還有其自身的特殊性。

1.檔案信息的系統(tǒng)性。企業(yè)檔案從縱向上，保存著大量的黨和國(guó)家的路線、方針、政策、法律法規(guī)等重要文獻(xiàn)資料，上級(jí)和主管部門最新的產(chǎn)業(yè)政策、發(fā)展戰(zhàn)略、區(qū)域規(guī)劃、計(jì)劃、重要的科技和建設(shè)項(xiàng)目及其調(diào)整信息等。橫向上，企業(yè)檔案貯藏著企業(yè)與企業(yè)、企業(yè)與市場(chǎng)、企業(yè)與行業(yè)和中介組織的各種信息資料，包括國(guó)內(nèi)外的諸多重要科技、經(jīng)濟(jì)信息資料。在企業(yè)內(nèi)部，收集保留著包括上下級(jí)、部門間形成的各類檔案資料。這樣就使企業(yè)的檔案具有了系統(tǒng)性、廣泛性的特征。

2.企業(yè)檔案信息的真實(shí)性。企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，一方面是以產(chǎn)品、工程等實(shí)物和服務(wù)等形式奉獻(xiàn)社會(huì)，一方面，以企業(yè)檔案等信息形成信息資源。每項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，都是企業(yè)對(duì)各種資源的利用過(guò)程。這些過(guò)程形成的信息資源，在內(nèi)容上、時(shí)空上都具有直接性、原始性、真實(shí)性、“鮮活”性和可溯性。成為企業(yè)寶貴的第一手資料和具有較高價(jià)值的特殊財(cái)富。

3.企業(yè)檔案信息的效益性。企業(yè)檔案作為“信息庫(kù)”，成為企業(yè)與社會(huì)交流的信息源和信息載體，通過(guò)開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，面向社會(huì)和公眾服務(wù)，獲取廣泛的社會(huì)效益，這說(shuō)明企業(yè)檔案是一種寶貴的信息資源，具有較高潛在的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，特別是擁有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案資源，就可以把潛在的生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力；運(yùn)用檔案提供的外部經(jīng)濟(jì)情報(bào)、市場(chǎng)信息和內(nèi)部經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，輔助進(jìn)行各項(xiàng)決策，可以增強(qiáng)決策的科學(xué)性，提高決策效能，防止和減少?zèng)Q策失誤。

三、進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理的措施

信息已經(jīng)成為推進(jìn)社會(huì)發(fā)展的強(qiáng)大動(dòng)力，對(duì)于以市場(chǎng)主體參與國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)的企業(yè)來(lái)說(shuō)，推行檔案信息化勢(shì)在必行。

1、要樹立全新的檔案信息意識(shí)。思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化工作，企業(yè)全員尤其是經(jīng)營(yíng)管理者，必須首先吸納和創(chuàng)新先進(jìn)的理念，重點(diǎn)是更新和樹立與現(xiàn)代檔案信息化管理相適應(yīng)的五種新觀念：檔案法制觀念。依法加強(qiáng)檔案管理，依法開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用，依法保護(hù)涉密檔案；社會(huì)檔案觀念，企業(yè)檔案是全社會(huì)檔案的一部分，必須打破狹隘、單純的檔案觀念的束縛，樹立社會(huì)檔案意識(shí)；檔案資源共享觀念。檔案信息資源是共同財(cái)富，需要互相交流，互相享用，不搞自我封閉；科技興檔觀念。自覺(jué)應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高企業(yè)檔案管理水平；服務(wù)觀念。面向企業(yè)、面向社會(huì)、面向未來(lái)，特別是面向企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和科學(xué)決策服好務(wù)。以管理理念和觀念的更新，促進(jìn)企業(yè)檔案管理行為向自覺(jué)、自為方向轉(zhuǎn)變。

2、要注重培養(yǎng)復(fù)合型管理人才。推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，根本在人，決定性因素在人的素質(zhì)，重點(diǎn)在建設(shè)一支素質(zhì)優(yōu)良、業(yè)務(wù)精湛、結(jié)構(gòu)合理、相對(duì)穩(wěn)定的檔案人才隊(duì)伍。素質(zhì)優(yōu)良，樹立堅(jiān)定正確的政治方向和理想信念，既要有高度的責(zé)任心、事業(yè)性，又要有改革創(chuàng)新、銳意進(jìn)取的精神；業(yè)務(wù)精湛，博學(xué)多識(shí)，一專多能，既有豐富的檔案專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，又通曉某些相關(guān)知識(shí)，能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)、多媒體等多種技能；結(jié)構(gòu)合理，主要是指檔案管理隊(duì)伍在年齡、知識(shí)、職稱、能力等方面，要保持一定的、合理的結(jié)構(gòu)和層次，以增強(qiáng)整體素質(zhì)；相對(duì)穩(wěn)定，檔案管理是一項(xiàng)業(yè)務(wù)、技能和延續(xù)性較強(qiáng)的專業(yè)，因此，需要保持工作人員的相對(duì)穩(wěn)定。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，是一個(gè)信息、知識(shí)日新月異的社會(huì)，檔案工作者必須樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，檔案管理系統(tǒng)必須努力營(yíng)造學(xué)習(xí)型組織，培養(yǎng)復(fù)合型人才隊(duì)伍，以適應(yīng)檔案信息化的需要。

3、要善于積極開(kāi)發(fā)利用檔案資源。隨著現(xiàn)代知識(shí)、信息的無(wú)國(guó)界化趨勢(shì)，企業(yè)要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有利地位，就必須廣泛進(jìn)行信息交流，在信息共享中，獲取有益的借鑒。因此，企業(yè)就要舍得投入，加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)手段的應(yīng)用和更新，努力創(chuàng)造與社會(huì)交流的前提條件；打造企業(yè)信息平臺(tái)，構(gòu)建信息傳輸網(wǎng)絡(luò)，加速由傳統(tǒng)、封閉的檔案管理向現(xiàn)代化的、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理轉(zhuǎn)變。在工作模式上，要由被動(dòng)的文件、資料的“收發(fā)室”，向主動(dòng)的、信息資源的“加工廠”轉(zhuǎn)變；在工作內(nèi)容上，要圍繞企業(yè)的中心任務(wù)，特別是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科技進(jìn)步和技術(shù)創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、管理創(chuàng)新等提供開(kāi)放性服務(wù)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)決策的“參謀”和助手；在工作方式上，依托現(xiàn)代信息技術(shù)和手段，把“沉睡”的檔案資料同外界“新鮮”的信息有機(jī)結(jié)合起來(lái)，充分發(fā)揮信息資源的“激活”、增殖作用。努力為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

4、要努力加強(qiáng)制度和規(guī)范化解風(fēng)險(xiǎn)。由于信息化具有共享性、開(kāi)放性和公眾化的特點(diǎn)，它也就具有了兩面性。一方面，可以借鑒別人、甚至國(guó)際上的優(yōu)良資源，另一方面卻也存在失、泄密的風(fēng)險(xiǎn)，造成經(jīng)濟(jì)損失，引發(fā)訴訟“官司”。因此，在推進(jìn)企業(yè)檔案信息化的過(guò)程中，既要傾其所能，充分“吸收”外界信息資源的“營(yíng)養(yǎng)”，又要維護(hù)企業(yè)和個(gè)人的合法權(quán)益不受侵害，特別是企業(yè)重要商業(yè)機(jī)密、涉及《保密法》、《著作權(quán)法》等規(guī)定的知識(shí)產(chǎn)權(quán)、技術(shù)等，都要嚴(yán)格規(guī)范，采取嚴(yán)密的技術(shù)和保護(hù)措施重點(diǎn)控制，強(qiáng)化管理，并有所為，有所不為。努力確保系統(tǒng)安全，趨利避害，達(dá)到企業(yè)和社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益雙贏的目的。