李蘭芳

摘 要：檔案管理對于各行各業(yè)來說都具有重要意義，而檔案工作的目的就在于對信息資源的有效利用和開發(fā)。當(dāng)前的信息建設(shè)中，通過有效的服務(wù)創(chuàng)新，可以為社會的建設(shè)和經(jīng)濟的發(fā)展創(chuàng)造更加優(yōu)異的環(huán)境。隨著信息系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理應(yīng)當(dāng)向著網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，以經(jīng)濟建設(shè)為中心，不斷加強檔案管理服務(wù)，建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；服務(wù)；網(wǎng)絡(luò)；革新

1 服務(wù)手段的革新

建立檔案館（室）首先應(yīng)當(dāng)開發(fā)網(wǎng)頁式的檔案管理服務(wù)體系，通過開辦網(wǎng)頁檔案館，利用現(xiàn)代化的電子設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，充分建立起一個現(xiàn)代化的檔案信息管理平臺，作為企事業(yè)單位以及組織的信息集散地。通過對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)以及信息資源的整合，完善信息系統(tǒng)并同企業(yè)、事業(yè)單位網(wǎng)站相連，從而實現(xiàn)通過網(wǎng)絡(luò)檢索獲取檔案管理服務(wù)中心信息，以方便用戶對信息的獲取。很多檔案館（室）已經(jīng)開始意識到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的重要性，并逐步的開始建立起自設(shè)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理服務(wù)體系，這已經(jīng)成為目前檔案管理服務(wù)重要形式之一。在這種現(xiàn)代化的檔案管理服務(wù)工作中，管理者首先應(yīng)當(dāng)將網(wǎng)站作為基礎(chǔ)工作內(nèi)容，完善信息資源庫，并通過對數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容的完善，尤其是文件全文數(shù)據(jù)庫的完善。通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，完成對數(shù)據(jù)的實時收集、快速處理以及高效發(fā)布。在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。

電子檔案管理中心的建立。通過同企業(yè)事業(yè)單位的信息管理部門聯(lián)系，檔案館（室）可以通過電子信息平臺加強信息服務(wù)的建設(shè)，通過電子檔案管理中心的建立，企業(yè)、事業(yè)單位可以充分利用信息資源庫中的內(nèi)容，通過對歸檔電子問責(zé)管理，數(shù)據(jù)管理中心可以提供電子檔案的查詢以及利用服務(wù)，同時還能夠?qū)⒐芾碇行闹械臄?shù)據(jù)及時的予以共享。具有高速、快捷的優(yōu)勢，并且覆蓋率更廣，內(nèi)容更加豐富。

電子信息的收集。在檔案管理部門中，電子信息的手機已經(jīng)成為了最重要的組成部分。通過電子信息的自動上傳、下載，檔案服務(wù)工作便可以完成。同傳統(tǒng)的檔案服務(wù)相比，現(xiàn)代化的電子信息傳播方式能夠更加便捷的完成。所以，檔案部門應(yīng)當(dāng)逐步的開始建立起電子化的檔案管理模式，轉(zhuǎn)變已有的管理方式，建立起文檔上傳專用窗口，提高文檔的收集銷量，并進(jìn)行及時的歸檔處理。

在線服務(wù)的開展。檔案的利用方式中，傳統(tǒng)的利用方式主要包括到檔案部門進(jìn)行借閱、參加展覽或者復(fù)制檔案文件以及檔案公布件的閱讀燈，尤其是對原件的閱讀，是最常用的方式。但是信息化的檔案管理以及檔案服務(wù)體系中，必然會在形式以及方法上發(fā)生轉(zhuǎn)變。信息化社會的發(fā)展使得們的生活習(xí)慣、工作習(xí)慣以及思維習(xí)慣發(fā)生了全面性的轉(zhuǎn)變，信息的實效性要求越來越突出，在信息獲取的過程中人們不但要求信息具有及時性，還應(yīng)當(dāng)具有準(zhǔn)確性。因此，傳統(tǒng)的手工方式以及紙質(zhì)檔案管理模式必然會被更為先進(jìn)的電子化網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)模式替代。

2 服務(wù)領(lǐng)域的發(fā)展革新

信息服務(wù)多主體化。過去檔案管理服務(wù)主要面向企事業(yè)單位，而目前全新的檔案管理服務(wù)的信息服務(wù)對象逐步向著大眾方向轉(zhuǎn)變，這已經(jīng)成為了當(dāng)前檔案管理發(fā)展的主流方向。這是由于不單單企事業(yè)單位以及機關(guān)中的組織或者個人會利用到檔案信息，社會組織以及個人也會利用到檔案信息，除此之外，還需要針對一些特殊人群進(jìn)行服務(wù)。目前人類活動離不開信息的收集以及分析，人們對于信息的依賴日益加強，并且由于生產(chǎn)生活行為越來越復(fù)雜，無論是建設(shè)、學(xué)習(xí)還是管理越來越離不開信息服務(wù)。而信息化服務(wù)業(yè)從開始的單一需求向著更加復(fù)雜的綜合性的信息需求轉(zhuǎn)變。在經(jīng)濟迅速發(fā)展，信息價值日益增加的今天，檔案產(chǎn)業(yè)的發(fā)展以及信息服務(wù)實體的興辦已經(jīng)成為了必然的趨勢，從資源開發(fā)角度看，信息的發(fā)布以及檔案人員并不僅僅局限于信息的保存以及檔案的報關(guān)，而是應(yīng)當(dāng)將檔案信息作為一種財富看待。而檔案室以及管理機構(gòu)也不再是檔案的保存收藏單位，而是信息的集散地，為用戶提供交流的場所。檔案館（室）應(yīng)當(dāng)逐步的向著信息化方向發(fā)展，其創(chuàng)新服務(wù)應(yīng)當(dāng)建立面向全社會提供信息服務(wù)之上，并逐步的建立起以服務(wù)為主、信息的收集、貯存、加工檢索為補充的實體性服務(wù)體系。檔案人員應(yīng)當(dāng)以新型的產(chǎn)業(yè)意識以及服務(wù)意識作為主導(dǎo)，建立起以經(jīng)濟建設(shè)為中心的信息化產(chǎn)業(yè)服務(wù)意識體系。例如在進(jìn)行專題信息的匯編過程中，開發(fā)信息主要用來幫助對技術(shù)產(chǎn)品的開發(fā)引進(jìn)；開發(fā)經(jīng)濟信息的主要服務(wù)于企業(yè)的結(jié)構(gòu)調(diào)整；而開發(fā)市場信息的目的就在于，給予企業(yè)以營銷機會；開發(fā)房地產(chǎn)信息則可以服務(wù)于城市建設(shè)以及城市改造。

加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的情報，任何一個文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。

3 學(xué)校檔案服務(wù)創(chuàng)新的主要任務(wù)

面對高校檔案部門“生存”的現(xiàn)狀，既不能依靠“上帝”的仁愛，也不能坐等學(xué)校的“恩賜”，必須用改革發(fā)展的思路來解決前進(jìn)中的困難。

進(jìn)一步強化檔案資源建設(shè)在檔案服務(wù)創(chuàng)新中的基礎(chǔ)地位，把檔案收好、管好、用好。用是根本，管是手段，收是基礎(chǔ)。因此，立館之基在于檔案資源建設(shè)，檔案服務(wù)之基更在于檔案資源建設(shè)。正因為檔案資源建設(shè)在檔案服務(wù)創(chuàng)新工作中具有基礎(chǔ)性的地位，也就決定了要進(jìn)一步深化檔案資源建設(shè)抓源頭的監(jiān)管理念，聚焦學(xué)校重大活動、重大事件、重要會議、重點建設(shè)項目、重大科研課題、重要工作和重要人物等方面不同載體檔案的監(jiān)管工作，全面推進(jìn)常規(guī)歸檔與及時歸檔的相結(jié)合，大力開展校史人物、校史資料和社會媒體對學(xué)校工作報道等方面的征集工作，為學(xué)校歷史站好崗，為學(xué)校今天服好務(wù)，為學(xué)校明天積累好精神財富。

館藏檔案數(shù)字化是學(xué)校檔案服務(wù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)建設(shè)。館藏檔案數(shù)字化的主要目的是方便利用和保護(hù)檔案。館藏檔案數(shù)字化已不再是一個理論探索問題，而是如何創(chuàng)造條件，搶抓機遇，力爭支持，這是學(xué)校檔案服務(wù)創(chuàng)新一項重要的基礎(chǔ)性建設(shè)任務(wù)。一些名牌高校檔案部門已完成建國前歷史檔案的數(shù)字化工作。有的高校檔案部門正爭取完成館藏歷史、黨群、行政、教學(xué)等檔案類的數(shù)字化工作。

努力培養(yǎng)造就一支素質(zhì)較高的人才隊伍是檔案服務(wù)創(chuàng)新的根本保障。學(xué)校檔案部門仍然是一個弱勢群體，也是一個弱勢部門。究其原因，關(guān)鍵在于人才，關(guān)鍵在是否有所作為。我們在具有憂患意識的同時，還要苦練內(nèi)功，更新理念，努力探索檔案服務(wù)創(chuàng)新之路。不能得過且過，小富即安。只有人才興館強室，才能實現(xiàn)逆境中崛起。只要有一支檔案服務(wù)創(chuàng)新團隊，學(xué)校檔案工作才能實現(xiàn)跨越式發(fā)展。因此，要堅持有計劃地培養(yǎng)和引進(jìn)高學(xué)歷、高層次的檔案服務(wù)創(chuàng)新人才。

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