于 杰

（南京化工職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 南京 210048）

1.職校教務(wù)秘書(shū)工作的作用

職校教務(wù)秘書(shū)工作的作用主要有三個(gè)方面：一是提供職校決策依據(jù)。在職業(yè)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層做出決議時(shí)，他們發(fā)揮著不可忽視的作用，他們收集的素材及對(duì)決策的相關(guān)建議有時(shí)會(huì)直接被領(lǐng)導(dǎo)層采納。二是推動(dòng)教務(wù)工作發(fā)展，提供科學(xué)、合理的工作資料和決策依據(jù)，以有效推動(dòng)教務(wù)工作發(fā)展。三是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，教務(wù)秘書(shū)工作跟隨領(lǐng)導(dǎo)的日常工作，為職校主要領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，推動(dòng)整體工作的科學(xué)、規(guī)范發(fā)展。

2.職校教務(wù)秘書(shū)工作效率低下的原因

一些職校教務(wù)秘書(shū)工作效率低下，其原因很多，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面。

2.1 工作態(tài)度不端正。

某些職校教務(wù)秘書(shū)工作時(shí)，或者敷衍了事，或者流于形式，吊兒郎當(dāng)、人浮于事，工作不認(rèn)真，態(tài)度不端正，有“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”的錯(cuò)誤思想存在。

2.2 工作職責(zé)不明確。

某些教務(wù)秘書(shū)不知道自己的工作任務(wù)，應(yīng)該履行什么職責(zé)，未能明確自身的工作目標(biāo)，

2.3 工作水平不高。

某些教務(wù)秘書(shū)可能沒(méi)有經(jīng)過(guò)正常選拔來(lái)到這一工作崗位，導(dǎo)致秘書(shū)總體素質(zhì)不高，教務(wù)水平和文字水平偏低，總體工作能力、工作質(zhì)效不高。

2.4 工作機(jī)制不暢。

由于受到人浮于事，監(jiān)督不力的影響、制約不力的影響，不能形成一個(gè)上行下效、令行禁止的工作機(jī)制，導(dǎo)致職校某些秘書(shū)工作的效率低下。

3.提高職校教務(wù)秘書(shū)工作效率的策略

要真正提高職業(yè)學(xué)校中教務(wù)秘書(shū)的工作效率，可從以下四個(gè)方面入手，確保工作價(jià)值最大化、工作質(zhì)量最優(yōu)化，推動(dòng)職業(yè)學(xué)校平穩(wěn)健康發(fā)展。

3.1 端正態(tài)度，增強(qiáng)教務(wù)工作的積極性。

提高教務(wù)秘書(shū)工作質(zhì)效，要從端正工作態(tài)度入手，主要包括以下幾個(gè)層面：一是增強(qiáng)責(zé)任心。要有一種完成工作任務(wù)、為教務(wù)工作負(fù)責(zé)、為整個(gè)職業(yè)學(xué)校發(fā)展負(fù)責(zé)的高度責(zé)任感，確保正確的工作意識(shí)和工作導(dǎo)向，從事好教務(wù)秘書(shū)工作；二是端正工作態(tài)度。工作態(tài)度是從日常的表現(xiàn)所顯現(xiàn)的，大多體現(xiàn)在一些工作細(xì)節(jié)上，但是細(xì)節(jié)決定成敗，細(xì)節(jié)同樣決定工作的質(zhì)效。看一看工作是否流于形式，看一看工作是否嚴(yán)格遵守作息時(shí)間，看一看能否認(rèn)真、出色地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作任務(wù)，這都取決于工作態(tài)度的端正與否。同時(shí)，也要樹(shù)立正確的政績(jī)觀，確保工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，確保教務(wù)秘書(shū)工作正常完成；三是提高工作積極性。教務(wù)秘書(shū)工作需要一種進(jìn)取精神，提高教務(wù)秘書(shū)的工作質(zhì)量和效率。這一點(diǎn)直接決定著：是不是一個(gè)稱職的秘書(shū)，是不是一個(gè)有責(zé)任心的秘書(shū)，是不是一個(gè)敢于擔(dān)當(dāng)?shù)拿貢?shū)，是不是一個(gè)追求上進(jìn)的秘書(shū)。從這四點(diǎn)“是不是”可以看出，教務(wù)秘書(shū)工作效率直接體現(xiàn)了工作態(tài)度、工作積極性。要求每一個(gè)教務(wù)秘書(shū)都要追求肯定的答案，端正工作態(tài)度，務(wù)實(shí)創(chuàng)新、積極進(jìn)取，做合格的職校教務(wù)秘書(shū)。

3.2 明確職責(zé)，增強(qiáng)教務(wù)工作的方向性。

就當(dāng)前職業(yè)學(xué)校中的教務(wù)秘書(shū)整體工作概況而言，某些教務(wù)不了解自己的工作職責(zé)，秘書(shū)不能知道自己是做什么的，應(yīng)該怎么做，做到什么程度為好，努力的方向，奮斗的目標(biāo)也比較模糊，要改變這種現(xiàn)狀，必須讓職校教務(wù)秘書(shū)高度明確自身的職責(zé)及工作的方向和目標(biāo)，從而做好教務(wù)秘書(shū)工作。一要強(qiáng)化學(xué)習(xí)，對(duì)自身的崗位職責(zé)要耳熟能詳、牢記于心，比如《教務(wù)秘書(shū)崗位責(zé)任制》，必須準(zhǔn)確把握，嚴(yán)格執(zhí)行；二要認(rèn)真履職，就是要在牢記、明確自身工作職責(zé)的同時(shí)，全力履行自身的工作職責(zé)，確保職責(zé)到位，職能發(fā)揮到位；三要正確樹(shù)立“三觀”。無(wú)論是學(xué)生，還是工作人員，無(wú)論是老人，還是孩子，都要樹(shù)立正確的人生觀、價(jià)值觀、世界觀，職校教務(wù)秘書(shū)也不例外。只有牢固樹(shù)立三觀，才能穩(wěn)固地、成功地完成自己的工作，做稱職的職校教務(wù)秘書(shū)。

3.3 強(qiáng)化素質(zhì)，增強(qiáng)教務(wù)工作的執(zhí)行力。

目前，職校教務(wù)秘書(shū)水平參差不齊，形成的原因是多方面的，也不是一朝一夕就能形成的。面對(duì)這種不良、不堪的局面，應(yīng)采取如下措施予以解決。首先，要加強(qiáng)崗前培訓(xùn)，把好“源頭關(guān)”，就是在秘書(shū)招聘或者錄取之前，要進(jìn)行嚴(yán)格的崗前培訓(xùn)，讓合格者上崗，對(duì)不合格者，進(jìn)行再培訓(xùn)，如果一定要錄用的名額，則要直到合格再行上崗，或者直接調(diào)整到其他工作崗位使用。其次，要加強(qiáng)崗中培訓(xùn)，所有的教務(wù)秘書(shū)都要清醒地認(rèn)識(shí)到一點(diǎn)，并不是坐在秘書(shū)崗位上就高枕無(wú)憂了，知識(shí)是在不斷創(chuàng)新，技能需要不斷提升，“學(xué)如逆水行舟、不進(jìn)則退”，在今天慢進(jìn)也是退，因此，要高度清醒自我，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提升自身的工作水平。第三，相關(guān)的工作學(xué)校也要抓好對(duì)教務(wù)秘書(shū)的崗中、崗上培訓(xùn)和學(xué)習(xí)工作，確保秘書(shū)的高水平、高素質(zhì)。第四，要加強(qiáng)考核，不但要考核秘書(shū)平常的工作完成情況、工作績(jī)效，而且要考核相關(guān)教務(wù)秘書(shū)的工作水平、工作能力、工作素質(zhì)等。最后，要實(shí)施優(yōu)勝劣汰，“能者上，劣者下”，這是一個(gè)不變的定律、定理，對(duì)不符合工作條件，不能勝任該項(xiàng)工作的人，應(yīng)自動(dòng)退出或者被動(dòng)淘汰。無(wú)論采取哪一種方式，都是促進(jìn)教務(wù)秘書(shū)工作的有效方法讓能者有用武之地，讓庸者“無(wú)地自容”，確保每一個(gè)在崗的相關(guān)人員都成為素質(zhì)高、水平高、能力強(qiáng)的職校教務(wù)秘書(shū)。

3.4 完善制度，增強(qiáng)教務(wù)工作的制約力。

制度與機(jī)制如影相隨，如果沒(méi)有完善的制度就談不上健全的機(jī)制，如果沒(méi)有健全的機(jī)制，正常的工作也就無(wú)法推行。就目前而言，關(guān)于教務(wù)秘書(shū)的一系列工作制度，主要有《教務(wù)秘書(shū)工作規(guī)范細(xì)則》、《教務(wù)秘書(shū)行為規(guī)范細(xì)則》、《教務(wù)秘書(shū)相關(guān)廉政規(guī)定》等，都需要進(jìn)一步完善和修訂。一方面，是因?yàn)橛行┲贫仍谥萍s力上不足，不能有效地制約好秘書(shū)的履行工作，所以要完善。另一方面，一些制度已經(jīng)不符合發(fā)展事宜，逐漸被時(shí)代淘汰，部分條款或者條目已經(jīng)發(fā)揮不出應(yīng)用作用，有些已不合時(shí)宜，需要調(diào)整。所以應(yīng)認(rèn)真予以修訂，甚至廢止，重新制定相關(guān)制度?？傊瑸榇龠M(jìn)教務(wù)秘書(shū)工作高效開(kāi)展必須建立健全相關(guān)的工作制度和機(jī)制，在遵守制度、暢行機(jī)制的基礎(chǔ)上，爭(zhēng)做優(yōu)秀的職校教務(wù)秘書(shū)。

4.結(jié)語(yǔ)

職校教務(wù)秘書(shū)工作至關(guān)重要，在工作中必須始終保持高度的責(zé)任心，明晰的責(zé)任感，過(guò)硬的文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，嚴(yán)格遵守相關(guān)的工作制度，真正履行好自身的秘書(shū)職責(zé)，發(fā)揮好職校領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手作用，有效推動(dòng)職業(yè)學(xué)校平穩(wěn)、快速、健康發(fā)展。

［1］中職學(xué)校文秘專業(yè)實(shí)踐教學(xué)方法研究職業(yè)教育論文［J］.河北博才網(wǎng)，2013-8-21.

［2］新時(shí)期高校教務(wù)管理效率提升對(duì)策研究［J］.中國(guó)論文網(wǎng)，2012-11-28.