張文 姜國峰

(東北農(nóng)業(yè)大學(xué)校人口與計劃生育辦公室,黑龍江哈爾濱 150030)

基于Access開發(fā)《人口與計劃生育檔案管理系統(tǒng)》

張文 姜國峰

(東北農(nóng)業(yè)大學(xué)校人口與計劃生育辦公室,黑龍江哈爾濱 150030)

Access 數(shù)據(jù)庫具有較強的數(shù)據(jù)管理功能和不用復(fù)雜編程的優(yōu)勢,十分適合對數(shù)據(jù)庫要求不高的中小型應(yīng)用。本文對《人口與計劃生育檔案管理系統(tǒng)》的分析,設(shè)計,實現(xiàn)進(jìn)行了詳細(xì)闡述。實際應(yīng)用表明,該系統(tǒng)操作簡單 使用方便,能提高基層院系管理人員的工作效率。

Access 人口與計劃生育檔案 應(yīng)用

1 引言

圖1 數(shù)據(jù)庫框架界面

人口與計劃生育檔案是人口與計劃生育工作過程中積累的,具有長久保存和參考查證的重要價值,是各類證明、文字、圖表、音像等不同形式的真實歷史記錄,是制定人口與計劃生育政策的重要資料,是做好人口與計劃生育工作的基礎(chǔ),是提高人口與計劃生育工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。以前,高校人口與計劃生育的管理模式十分落后,以賬、卡、冊的手工書寫管理為主,為進(jìn)一步適應(yīng)高校人口與計劃生育工作管理制度的改革與發(fā)展,落實國家對高校人口與計劃生育工作的要求,我們嘗試采用Access,根據(jù)實際需要,特開發(fā)了適用于本單位的《人口與計劃生育檔案管理系統(tǒng)》。

2 數(shù)據(jù)庫建立

2.1 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫[1]

啟動“Access2003”,在 Access 窗口中點擊“文件”—“新建”—“空數(shù)據(jù)庫”,以“職工計劃生育檔案”為文件名保存,即完成數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)立。繼續(xù)“使用表設(shè)計器創(chuàng)建表”,輸入數(shù)據(jù)庫的所有字段和數(shù)據(jù)類型后,“職工計劃生育檔案”庫的框架就完成了,如圖1所示。

圖2 窗體設(shè)計視圖

圖3 數(shù)據(jù)增加窗體

圖4 查詢界面

2.2 建立數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)

創(chuàng)建一個窗體,用于增加新數(shù)據(jù),操作步驟如下：(1)在設(shè)計視圖下創(chuàng)建一個空白窗體(包括窗體頁眉,主體, 窗體頁腳),為窗體設(shè)定記錄源為“職工計劃生育檔案”表,并調(diào)整窗體至大小適中,如圖2所示。(2)在主體中創(chuàng)建矩形框,將字段從字段列表中拖至矩形框,并調(diào)整位置。(3)在窗體頁腳中創(chuàng)建矩形框,在矩形框中創(chuàng)建命令按鈕,使“控件向?qū)А碧幱谶x中狀態(tài),在矩形框中創(chuàng)建一個命令按鈕,在“命令按鈕向?qū)А睂υ捒蛑羞x擇“記錄操作”類別,選擇“添加新記錄”操作,標(biāo)題為“添加記錄”按照同樣的方法,再創(chuàng)建“保存記錄”,“刪除記錄”兩個按鈕,對于“退出”按鈕,是在創(chuàng)建一個命令按鈕后,在“命令按鈕向?qū)А睂υ捒蛑羞x擇“窗體操作”類別中的“關(guān)閉窗體”操作。(4)保存窗體,窗體名為“職工檔案錄入系統(tǒng)”,如圖3所示,從而進(jìn)行新數(shù)據(jù)的輸入。

2.3 建立數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)

數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)輸入之后,就可以建立查詢命令按鈕了。在添加“按姓名查詢”,“按身份證號查詢”,“按人事編號查詢”和“按獨生子女證編號查詢”四個按鈕前,要先建立四個查詢,因為命令按鈕的功能是由查詢實現(xiàn)的。先做“按姓名查詢”——在數(shù)據(jù)庫視圖中選中“查詢”選項,再點擊“新建”按鈕,打開“新建查詢”對話框,選“設(shè)計視圖”,點“確定”。接下來,因為要對“職工計劃生育檔案”進(jìn)行查詢,所以在“顯示表”對話框中我們添加“職工計劃生育檔案”,進(jìn)入“查詢設(shè)計視圖”。在查詢設(shè)計視圖中,添加幾個字段,將來查詢就顯示幾項內(nèi)容,沒被添加的數(shù)據(jù)表字段,查詢中不顯示。我們將數(shù)據(jù)表所要查詢的選項添加到“查詢設(shè)計視圖”的字段所在行。接下來利用“命令按鈕向?qū)А辈樵償?shù)據(jù)表。再回到剛才的“職工計劃生育檔案”窗口,在工具欄上的“控件向?qū)А遍_啟的情況下選擇命令按鈕,在窗體合適位置畫出該命令按鈕,進(jìn)入“命令按鈕向?qū)А?在“類別列”中選擇“雜項”,在“操作列”中選擇“運行查詢”,然后點“下一步”,在“選擇命令按鈕運行的查詢”中,選擇“按姓名查詢”查詢,點“下一步”,按鈕類型選擇“文本”,把“運行查詢”改為“按姓名查詢”點“完成”即可。這樣就把剛才建立的“按姓名查詢”和我們“查詢命令按鈕”聯(lián)系起來了,從而實現(xiàn)選擇該按鈕就運行該查詢,實現(xiàn)按班級查詢的功能。重復(fù)上面的步驟,把 “按身份證號查詢”,“按人事編號查詢”和“按獨生子女證編號查詢”三個命令按鈕也添加進(jìn)來,并且和對應(yīng)的查詢建立起鏈接。效果如圖4所示。

4 展望

我們將把人口與計劃生育檔案工作作為一項重要的基礎(chǔ)工作,建立完善的人口與計劃生育檔案管理制度。引入計算機(jī)技術(shù)及其他高科技手段,使得高校此項工作的管理水平有較大程度的提高,建檔、查詢、檢索、發(fā)放各種費用等都能做到準(zhǔn)確無誤,提高了管理質(zhì)量和工作效率,實現(xiàn)了管理信息化和辦公自動化。同時,利用人口與計劃生育檔案資料,通過從存儲計算機(jī)中的育齡婦女基礎(chǔ)信息表和獨生子女證等資料,可為育齡職工提供相應(yīng)技術(shù)服務(wù)的依據(jù)。

我們的目標(biāo)是在多部門的共同努力下實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公。職工可以通過校園網(wǎng)填報申請,并在計生部門審核批準(zhǔn)后及時下載帶印章的批件,這樣可以提高了辦公效率,并為職工節(jié)省時間,能有效地解決學(xué)院部門多、各校區(qū)地域分散而造成的報表的困難等問題。

Microsoft Access 2003是Office的一個基本組件,它能給用戶提供強大的數(shù)據(jù)處理功能,幫助用戶組織和共享數(shù)據(jù)庫信息。本系統(tǒng)只是一次有益的嘗試,它還要在實踐中不斷的測試和補充。如果與其他軟件共同使用可以制作出更趨于完美的檔案管理系統(tǒng)[2]。

[1]Cary N.Prague等.中文版Access 2003寶典[M].北京：電子工業(yè)出版社,2004：100-120.

[2]李若瑾,王麗萍.Authorware7.0實例教程(第二版)[M].北京：電子工業(yè)出版社,2010：134-145.

Access database with a strong data management capabilities and strengths without complex programming, is very suitable applications in less demanding database. This paper described the File of Population and Family Planning Management System analysis, design and implementation. Practical application shows that the system is simple, easy to use, and can improve the efficiency of the grass-roots faculty.

Access File of Population and Family Planning Applications

姜國峰,東北農(nóng)業(yè)大學(xué)校辦主任,研究方向高校教育管理。

張文(1963-),女,本科,研究方向高校人口與計劃生育管理。