文/張艷輝

淺析秘書必備的知識和能力

文/張艷輝

隨著社會的發(fā)展，企業(yè)和個人對秘書的需求越來越旺盛，人才市場對秘書素質(zhì)及技能的要求有別于傳統(tǒng),適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)需求的高級秘書，已成為搶手的職業(yè)新寵。在無紙化辦公和網(wǎng)絡(luò)辦公的大趨勢下，更多的高級秘書將逐步成為高層管理人士，在企業(yè)中具有舉足輕重的作用。秘書必備的理論知識、基本技能與專業(yè)知識及專業(yè)技能的結(jié)合，已成為人才市場對秘書素質(zhì)與技能的帶有普遍性的要求，這也標志著目前我國秘書行業(yè)已經(jīng)與國際接軌。有關(guān)專家預(yù)言，20世紀最大的職業(yè)群體為會計，而21世紀最大的職業(yè)群體是秘書。

一、秘書職業(yè)的現(xiàn)狀

（一）社會對秘書人員的需求狀況。當今社會對秘書人員的需求情況，據(jù)近幾年來人才市場的信息統(tǒng)計分析，社會對秘書的需求大致可以分為以下4類人員：

1.服務(wù)類秘書：如公司辦公室，基層行政事業(yè)單位辦公室的服務(wù)人員、生活類秘書。指在生活方面為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)和幫助的秘書人員，通常是專為較高級的領(lǐng)導(dǎo)人配備的。

2.事務(wù)類秘書：如企業(yè)、基層行政事業(yè)單位的辦公室文員，公關(guān)文員，檔案管理人員等，在辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)下做好辦公室日常行政事務(wù)及文秘工作。及時處理上級文件的簽收、傳遞、催辦；做好文件的回收、清退、銷毀工作；做好文秘檔案收集管理及保密工作。做好各種會議的記錄及會務(wù)工作。

3.文書類秘書：如在企業(yè)，基層行政事業(yè)單位負責(zé)文字起草，文字處理的專業(yè)文字秘書。撰擬、處理文稿為主要工作的秘書人員，即人們通常所說的一個機關(guān)或單位的“筆桿子”“秀才”。 負責(zé)各種文件的起草、裝訂及傳遞工作。

4.管理類秘書：如企事業(yè)單位的總經(jīng)理助理、辦公室主任、部門經(jīng)理等具有管理能力的秘書人員。辦理本單位人員的招聘錄用、培訓(xùn)教育、績效考核、晉級晉職、薪資福利、各類保險、統(tǒng)計報表等事項的具體事宜并進行管理。

目前，我國企事業(yè)單位尤為需要高層次的滿足國際化要求的高級秘書。打造高素質(zhì)的秘書已成為市場的迫切要求，也將為秘書專業(yè)人才提供較好的就業(yè)前景。

（二）秘書人員自身素質(zhì)狀況分析。

1.業(yè)務(wù)水平欠缺，專業(yè)技能薄弱。這是目前秘書表現(xiàn)最弱的一點。伴隨信息技術(shù)的高速發(fā)展和辦公自動化的趨勢，秘書人員的很多工作,比如傳統(tǒng)的文書寫作、文檔管理、文字處理等，逐漸被自動辦公系統(tǒng)所取代，現(xiàn)代辦公效率同時大為提高。雖然絕大部分秘書的文化層次不低，但是由于沒有經(jīng)過專門的行業(yè)業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，在初入職的時候，工作效率低，不能及時保質(zhì)保量地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)，也不能適應(yīng)市場經(jīng)濟的快節(jié)奏。

2.創(chuàng)新能力及意識低下。創(chuàng)新能力及意識是對秘書素質(zhì)的考驗，當今很多秘書缺乏創(chuàng)新意識和能力，主要表現(xiàn)在以下兩方面：首先，墨守成規(guī)的傳統(tǒng)觀念難以打破。任何事情和工作都按照領(lǐng)導(dǎo)說得做，依葫蘆畫瓢，沒有自己獨立的風(fēng)格和個性。慣性順向思維及依賴性過強。其次，工作缺乏主動性。日常工作中采取被動的工作方式，滿足于跟著領(lǐng)導(dǎo)的指揮棒行事，沒有主動積極、樂于開拓的創(chuàng)新精神，而目前企事業(yè)單位強調(diào)的是秘書要具有時代感和創(chuàng)新意識，能有效地提出新見解、新看法，具有預(yù)見性、前瞻性，積極主動展開工作，充分發(fā)揮出主觀能動性。

3.知識老化過時，知識儲備不足。隨著信息時代的到來，傳統(tǒng)的知識儲備已不能滿足時代的發(fā)展及需求，知識更新迫在眉睫。部分秘書目前還局限于傳統(tǒng)知識結(jié)構(gòu)，不善于接受和學(xué)習(xí)新知識，不善于對已學(xué)知識進行整合。一些秘書人員天天雜事纏身，疲于奔命，自學(xué)也難抽出時間，知識得不到更新，只能啃老本。還有部分秘書依靠老秘書傳幫帶的方式，知識、經(jīng)驗難免有局限性，缺乏現(xiàn)代管理方面的綜合性知識和能力。

4.缺乏“通才”及“全才”。當今對秘書綜合素質(zhì)要求越來越高，除了專業(yè)知識和技能之外，還要有行業(yè)知識和社會知識，更需要具備高情商和高智商，通才和全才真的是一將難求。

二、秘書應(yīng)具備的能力與知識

（一）秘書應(yīng)具備的能力。

1.普通能力。主要指人的智商，包括人的洞察力、注意力、記憶力、思維力、理解辨別力、交際溝通力。上述能力是其他能力的基礎(chǔ)?，F(xiàn)代秘書工作人員要具有敏銳的洞察力和靈敏的應(yīng)變能力，要善于觀察事務(wù)，發(fā)現(xiàn)問題，這樣才能加強輔佐領(lǐng)導(dǎo)的主動性，真正發(fā)揮參謀助手作用。思維力是人們智力活動的核心，一個人如果失去了思維能力，其他能力也就失去了意義。

2.通用能力?，F(xiàn)代的秘書人員要掌握表達、調(diào)研、管理、辦事4種通用能力。秘書的首要職能就是運用語言載體進行信息溝通，輔助領(lǐng)導(dǎo)的活動，因此，表達能力是最關(guān)鍵的。表達能力包括口頭表達能力和文字表達能力兩個方面?，F(xiàn)代秘書要既擅長寫，又長于說，無論寫說，都要做到準確簡潔、適用合理。秘書人員的調(diào)研能力包括調(diào)查能力及研究能力兩方面，秘書調(diào)研能力的強弱直接影響著秘書參謀助手作用的發(fā)揮。秘書的管理能力包括3個方面:輔助計劃能力、組織實施能力和溝通協(xié)調(diào)能力?，F(xiàn)代秘書必須具備較強的管理能力以輔助領(lǐng)導(dǎo)的管理活動，為領(lǐng)導(dǎo)活動提供全局性和超前性的智能服務(wù)。范圍廣，內(nèi)容多，頭緒多的事務(wù)性工作要求秘書人員要有較強的應(yīng)變品質(zhì)和變通能力;要熟悉辦事渠道、掌握辦事程序，及時準確、妥善地處理事務(wù). 同時，還要有較強的人際交

往能力，能善于通過建立良好的人際關(guān)系，創(chuàng)造良好的人際環(huán)境，提高辦事的效率。

3.專業(yè)技能。作為現(xiàn)代秘書，必須具備較強的專業(yè)技能，如語言溝通表達能力、外語聽說讀寫能力、計算機操作能力、速記能力。秘書人員工作一個重要的任務(wù)就是辦文，從事大量文稿的草擬與修改，這都要求現(xiàn)代秘書具備扎實的文字功底,要精通語法、修辭、格式及邏輯知識，要掌握一定的寫作規(guī)律，要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一，既要有好的表現(xiàn)形式，又要有充實的內(nèi)容。因此秘書一定要加強寫作訓(xùn)練，熟練掌握各類應(yīng)用文的特點、寫作要求和語言表達技巧，平時隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平,培養(yǎng)精確的文字表達能力。加入WTO后的中國,外貿(mào)出口已經(jīng)在許多企業(yè)的貿(mào)易總額中占據(jù)了相當大的比重,對外貿(mào)易中多多少少都會用到外語，因此這也客觀地要求現(xiàn)代秘書必須具備較強的外語能力。計算機操作能力是現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的又一個基本能力要求，秘書要熟悉辦公軟件的使用并熟悉計算機網(wǎng)絡(luò)，還要對辦公室常用設(shè)備的使用達到熟練程度。速記是近年來被提到日程上來的一種錄入能力，領(lǐng)導(dǎo)在口頭表述的時候，秘書要以最快的速度記錄到工作筆記中，或者錄入電腦中，從而大大減少工作時間，提高工作效率。

4.創(chuàng)新能力。秘書還應(yīng)具備一定的創(chuàng)新能力。秘書的創(chuàng)新能力，是指秘書人員能夠領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的意圖,發(fā)揮主觀能動性，創(chuàng)造性地為領(lǐng)導(dǎo)提供最佳服務(wù)的能力。在知識經(jīng)濟時代，各種信息瞬息萬變的情況下,要求秘書在實際工作中勇于探索、改革創(chuàng)新。所謂創(chuàng)新，就是無論從工作內(nèi)容還是從工作方式上都有新意、新內(nèi)容、新辦法。

要做到這些，秘書人員必須注重自身的繼續(xù)教育和綜合能力的培養(yǎng)，激勵自己盡快增長理論知識和實踐才干，在思想觀念、行為傾向、知識結(jié)構(gòu)、知識存量、應(yīng)用能力等方面作較大努力，以適應(yīng)知識經(jīng)濟時代對人才的要求。

（二）秘書應(yīng)具備的知識。

1.基本知識?；局R是秘書工作者知識結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵 。一切其它知識離不開基本基礎(chǔ)知識的鋪墊，否則就是“ 無源之水,無本之木”。秘書應(yīng)具有的基本知識可分為兩類：一方面是社會科學(xué)知識，相當于高中水平的語文、政治、歷史、地理等知識；另一方面是自然科學(xué)知識，即物理、化學(xué)、數(shù)學(xué)、生物知識，除此之外還應(yīng)懂得一點經(jīng)濟知識，法律知識和科技常識，并且熟練一門外語。

2.專業(yè)知識。秘書人員的專業(yè)知識可分為兩大部分，第一部分是秘書專業(yè)的基礎(chǔ)知識，第二部分是秘書所在行業(yè)的行業(yè)知識。行業(yè)知識是指秘書專業(yè)知識的另一部分，是秘書所在行業(yè)的行業(yè)知識。這是秘書知識結(jié)構(gòu)中的核心部分。總體來說，行業(yè)知識是指秘書在單位所從事的行業(yè)要求秘書必須具備的行業(yè)知識，這對于秘書來說是“第二專業(yè)知識”。在秘書學(xué)研究中，人們愈來愈重視到第二專業(yè)知識的重要性。在國外，對秘書職業(yè)早按第二專業(yè)進行分類，如法律秘書、商務(wù)秘書、外事秘書、技術(shù)秘書、醫(yī)務(wù)秘書等。

3.拓展知識。秘書人員不僅要了解并熟知專業(yè)知識和生活當中的一些基礎(chǔ)知識，還應(yīng)該掌握一些相關(guān)的邊緣知識來拓展自己更好的工作。比如心理學(xué)、禮儀學(xué)、公關(guān)關(guān)系學(xué)、企業(yè)管理學(xué)等。拓展自己的知識面，才能使自己在工作中更加揮灑自如、得心應(yīng)手?，F(xiàn)代秘書人員不僅應(yīng)該是一個專才，還應(yīng)該是通才、全才。

（作者單位：武漢職業(yè)技術(shù)學(xué)院人文學(xué)院）