文/刁學文

新時期如何做好人事檔案管理工作

文/刁學文

在新時期的檔案管理工作應(yīng)充分認識檔案管理的重要性，進一步加強對檔案管理工作的認識，對新時期人事檔案管理工作中存在的不足及問題進行分析，尋找科學規(guī)范的人事檔案管理工作策略，以調(diào)動工作人員的積極性，較全面地完成單位內(nèi)的各項任務(wù)，以促進社會事業(yè)的進步。

一、人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題分析

（一）人事檔案管理認識程度不夠。在當前一些企業(yè)或者單位中，缺乏對檔案管理工作的重視，工作意識不足，僅將人事檔案管理工作局限于整理和保管，工作形式單一。同時，不能明確檔案管理工作的作用，多數(shù)企業(yè)沒有設(shè)立合理的工作標準、制度，工作人員的工作職能不明確，工作落后。

（二）企業(yè)人事檔案管理水平低，管理人員綜合能力低。目前，很多企事業(yè)人事檔案管理工作人員由于是一些業(yè)外人員，沒有經(jīng)過專業(yè)的學習和培訓(xùn)，并且還有一些企業(yè)檔案管理設(shè)備不足以及管理方式落后等，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理水平低。

（三）對于檔案的收集缺乏相應(yīng)的管理力度。在檔案管理工作中缺乏健全的檔案收集管理制度，并且相關(guān)制度的執(zhí)行力度較弱；人事檔案材料的收集不全，同時材料的歸檔不全面，甚至還有一些企業(yè)人事檔案歸檔材料的正式性以及準確性還有待進一步分析。另外，還有一些在實際的人事檔案管理中存在材料的內(nèi)容以及形式雷同的現(xiàn)象，從檔案中無法真實地反映一個人的情況，這會對檔案的質(zhì)量和其利用率產(chǎn)生嚴重的影響。

（四）人事檔案利用率低，未能充分發(fā)揮其作用。人事檔案是對個人信息資料進行搜集、整理和保管，通過這些程序來管理人事檔案是為了給單位的人才選拔提供基本的參考數(shù)據(jù)。但是，現(xiàn)在的檔案管理還偏向于保密，對于檔案的利用度不高，并且在利用時范圍比較有限，形式較為單一。這樣的重管理、輕服務(wù)的現(xiàn)象，造成了人事檔案的利用率十分低，使其價值得不到充分的體現(xiàn)。

二、做好新時期人事檔案管理工作的策略

（一）人事管理單位各階層工作人員要加強對人事檔案管理工作的認識，使人們了解到人事檔案管理工作對企業(yè)以及個人的影響。作為企業(yè)或者單位的人事檔案管理人員，首先應(yīng)加強對檔案管理工作重要性的認識，普及檔案基本知識。在相關(guān)的檔案法規(guī)中對于公民在法律方面的權(quán)利和義務(wù)作出了明確的規(guī)定，對于這種義務(wù)和權(quán)力要把它們轉(zhuǎn)化為自覺行為進行廣泛的宣傳。通過這種宣傳工作來給檔案管理工作人員創(chuàng)造一種優(yōu)良的工作氣氛，這樣不僅能夠有效增強人事檔案管理工作者對此項工作的重視度，而且對激發(fā)自身工作的積極性和工作熱情具有重要的意義。另外，還應(yīng)該加強企業(yè)或者單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的重視程度，并帶領(lǐng)管理人員認真落實人事檔案管理工作。各級黨委和相關(guān)人事部門要提高對人事檔案管理工作的重視度，并把此項工作的落實提到日程上來。第三，應(yīng)不斷加強檔案管理工作人員的檔案意識，其中加強檔案管理工作人員的檔案意識是加強企業(yè)單位相關(guān)干部以及職工檔案意識的重要前提。在加強檔案管理人員檔案意識中，首先應(yīng)注重對檔案管理人員的綜合能力和綜合素質(zhì)，定期不定期對檔案工作人員的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)知識進行培訓(xùn)，通過學習培訓(xùn)，不僅能夠增強工作者的檔案管理意識，而且對提高工作能力，更好地為檔案管理工作服務(wù)也具有重要的意義和價值。

（二）規(guī)范人事檔案管理工作。做好新時期的檔案管理工作，其前提條件是良好的工作規(guī)范。要做到良好的工作規(guī)范要做好以下幾點：1.對于檔案的歸檔要做到程序化，完善人事檔案管理制度，并及時督促各個部位對檔案進行收集整理，之后按照規(guī)定的干部管理權(quán)限把檔案移交到相關(guān)單位進行存檔。2.規(guī)范地整理檔案，對于收集的檔案要進行細致的鑒別和整理。3.健全標準化的管理設(shè)施。按照檔案管理設(shè)施建設(shè)的相關(guān)要求，配置標準化的檔案設(shè)備，使人事檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化。4.對人事檔案的管理制定嚴格的管理制度，使管理人員在工作時要嚴格遵守檔案管理的八項制度，實現(xiàn)每項工作的制度化管理。

（三）提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。隨著社會的發(fā)展，市場競爭日益激烈，對企業(yè)以及單位的人事檔案管理水平以及保密工作和管理設(shè)備的使用都提出了更高的要求，只有加強管理人員的責任感，才能在管理工作中以正確的態(tài)度進行工作，更科學地使用管理設(shè)備，使人事檔案管理工作的有效進行得到保證。

（四）加強對人事檔案管理設(shè)備的管理。首先對于人事檔案的存儲建立專門的庫房，并設(shè)置防潮、防火設(shè)備，定期檢查庫房的情況。其次，結(jié)合實際情況，在管理中應(yīng)用先進的信息技術(shù)和現(xiàn)代化設(shè)備，以減輕管理人員的勞動強度，延長人事檔案的使用壽命，先進的技術(shù)設(shè)備能夠快速進行檔案收集、整理和保存，使檔案管理的質(zhì)量和效率在很大程度上得到提高，

（五）加強人事檔案管理人員隊伍的建設(shè)。要想使新時期的人事檔案管理工作得到更好的發(fā)展，加強管理隊伍的建設(shè)是十分必要的。對此要提高人事檔案管理人員的工作素質(zhì)，在工作人員的選拔上要選用那些誠實、可靠、作風正派、責任心強、認真細致的人來從事檔案管理工作。在日常工作中要加強對管理人員的思想教育和專業(yè)技能培訓(xùn)。此外，為了提升管理工作人員工作的積極性，在日常工作中要對他們的工作和需要給予適當?shù)年P(guān)心和幫助，以促進新時期人事檔案管理工作水平的進一步提升。

（作者單位：龍口市醫(yī)療保險管理中心）