文/張弋

辦公自動化發(fā)展對秘書工作的影響

文/張弋

隨著社會的迅速發(fā)展和人們工作及生活節(jié)奏的日益加快，各機關、企事業(yè)單位對秘書部門的要求也越來越高。秘書傳統(tǒng)的辦公模式已無法達到現(xiàn)代化辦公的需要。在發(fā)達國家的辦公中，尤其是秘書部門的辦公，已完全實現(xiàn)了辦公自動化。在我國，辦公自動化的進程正逐漸替代傳統(tǒng)的手工操作辦公模式。

一、辦公自動化與秘書工作概述

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業(yè)務，都屬于辦公自動化的領域。

秘書這個職業(yè)是實現(xiàn)領導與外界人士溝通的最佳途徑，是人員溝通的橋梁和領導的左膀右臂。各類信息都與秘書的工作息息相關。從某種程度上講，秘書的工作看似簡單，但卻遠不只是接收、整理、交換和傳輸信息的工作。秘書開展工作的方式有很多。例如，收集資料、研究政策、反映問題、提供咨詢等等。正因秘書的工作不可小覷，而且辦公自動化可以提高秘書工作的辦公效率，所以現(xiàn)代化的辦公進程得以如此迅猛地發(fā)展。

二、辦公自動化對秘書工作的促進作用

對于秘書和秘書部門來說，逐步實現(xiàn)辦公自動化，是提高秘書工作質(zhì)量效率、適應新形勢下對秘書工作提出的新要求的重要一環(huán)。

（一）秘書人員自身素質(zhì)的提高。

辦公自動化的迅速發(fā)展，大大減少了秘書的體力消耗，但增加了腦力勞動方面的事務。因而這是對秘書人員自身價值和綜合素質(zhì)提高的一項有利因素。辦公自動化的普及讓秘書人員必須熟練地掌握軟件及辦公自動化設備的應用。這也是間接意義上的自我學習與進步的好機會。

（二）信息處理的便捷性。如今，在自動化普及的辦公條件下，秘書可不必離開工作崗位便能從計算機檔案中調(diào)閱所需的信息資料。同時也可以實現(xiàn)電子信箱中的各種書信和各種文件目錄表的瀏覽，接收領導通過計算機發(fā)出的指令并按照需要在計算機上進行必要的文字處理。

（三）數(shù)據(jù)統(tǒng)計的準確性。在以往的秘書工作中，統(tǒng)計數(shù)據(jù)是最費時費力的一項工作。而如今辦公自動化軟件的應用，使傳統(tǒng)的手工計算轉變?yōu)橹悄艿臋C器運算，各種統(tǒng)計報表、統(tǒng)計學方法和軟件能夠直接代入公式對數(shù)據(jù)進行運算，并最大程度上保證了數(shù)據(jù)運算的準確性，能夠以最快的速度運算海量的復雜數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作更加輕松、準確。

（四）會務工作的實效性。會務工作是整個秘書工作中最復雜的問題，而辦公自動化系統(tǒng)的應用，在很大程度上緩解了秘書工作的冗雜性，減少了會計的工作量。例如，以往秘書在安排會議時，都要提前多天安排布置，通過層層下達才能正常召開會議，而辦公自動化系統(tǒng)中電子日程表的應用，使秘書幾天的工作量被壓縮為短短的幾分鐘，即使是大型的會議，秘書也能輕松搞定。同時，系統(tǒng)還能合理安排會議室，其自身帶有的先進設備不僅具有記錄、編輯簡報等功能，還可以自動檢索會議內(nèi)容，滿足修改和刪減等需求。由此可見，辦公自動化系統(tǒng)的應用，在很大程度上增加了會務工作的時效性。

三、辦公自動化的負面影響

辦公自動化的發(fā)展是一把雙刃劍，在給秘書工作帶來便捷的同時也存在一些不可避免的問題。尤其是在網(wǎng)絡如此發(fā)達的現(xiàn)如今。信息技術應用水平的提高使秘書工作中信息的保密性難以實現(xiàn)。

（一）對保密工作的影響。電子文件中對信息的修改和增減是極其容易的。同時不會留下任何痕跡。這對企業(yè)機密文件的儲存是一大重要問題。一旦發(fā)生信息泄漏給企業(yè)帶來的負面影響是無法預測的。

（二）對檔案文件管理的影響。使用電子文件的格式儲存信息是非?？旖莸姆椒?。但與此同時，秘書部門只注重電子文件的歸檔而忽視了紙質(zhì)文檔的重要性。紙質(zhì)檔案是歷史記錄的一項有效工具。是不能被輕易復制的。電子文件就存在許多風險。它的信息都儲存在電腦中，如果計算機出現(xiàn)問題無法修復的話，所有的電子存檔就將不復存在。

綜上所述，辦公自動化有利也有弊，但利大于弊就有發(fā)展的意義所在。辦公自動化仍處在秘書工作中的重要一環(huán)。尤其是在市場競爭力如此迅猛和信息傳播速度極快的現(xiàn)今。構筑企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)，實現(xiàn)辦公自動化，成為許多企事業(yè)單位領導和信息主管部門的主要工作。辦公自動化作為新事物已逐漸普及，它將推動秘書工作的進一步發(fā)展，使其逐步走向自動化、現(xiàn)代化的新局面。

（作者單位：云南電網(wǎng)公司）