丁敏

摘 要：分類審核整理人事檔案工作其實(shí)就是將雜亂無(wú)章的個(gè)人資料收集起來(lái)，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)性排列、分類、整理、編目等，使其成為一個(gè)有序整體。作為人事組織工作的關(guān)鍵組成部分，人事檔案被稱為人事管理工作的重要環(huán)節(jié)與基礎(chǔ)。所以，在分類、審核、整理人事檔案時(shí)，一定要做到細(xì)致、完整、精準(zhǔn)、真實(shí)。

關(guān)鍵詞：人事檔案 審核 分類 整理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2014）09（c）-0217-01

精準(zhǔn)、完整、齊全的人事檔案能夠系統(tǒng)、全面的記載個(gè)人品德作風(fēng)、最高學(xué)歷、工資待遇、技術(shù)水平、任職經(jīng)歷及工作表現(xiàn)等進(jìn)行記錄，是企業(yè)選賢任能、知人善任的重要工具[1]。由于我國(guó)現(xiàn)階段進(jìn)一步深化改革用人制度，所以更要充分發(fā)揮人事檔案工作的重要作用，認(rèn)真分類、審核、整理人事檔案，對(duì)人事檔案真實(shí)、完整、安全及精準(zhǔn)性進(jìn)行有效維護(hù)，使認(rèn)識(shí)檔案作用得以充分發(fā)揮。

1 整理人事檔案時(shí)所存在的主要問(wèn)題

檔案建設(shè)以整理人事檔案工作為其基礎(chǔ)性工作，整理人事檔案，就是將個(gè)人材料收集起來(lái)，并對(duì)其實(shí)施分類、鑒別、編目、排序、加工成卷。人事檔案的人類審核整理工作能夠有效解決人才市場(chǎng)中信息不準(zhǔn)、缺少材料、整理不規(guī)范等諸多問(wèn)題，確保人事檔案分類整理質(zhì)量得到有效提高。但是在具體實(shí)踐中，也要看清整理人事檔案中所存在的弊端。

（1）檔案整理主要為手工操作，使很多現(xiàn)代化技術(shù)得不到應(yīng)有的開發(fā)。通常人事檔案管理員由組織部門或者人事部管轄，且其人事檔案管理措施也對(duì)以往操作方法進(jìn)行了延續(xù)，他們基本上都是手工操作人事檔案排序、分類、裁剪、編號(hào)及裝訂等各道工序。因?yàn)槿耸聶n案相關(guān)配備人員缺乏、單位領(lǐng)導(dǎo)重視度不夠等因素，使得各單位很少有精力去科研怎樣通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案進(jìn)行分類、審核與整理，怎樣通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，怎樣構(gòu)建電子檔案以不斷與科技發(fā)展現(xiàn)代化需求相適應(yīng)[2]。

（2）當(dāng)前資料與以往資料裝訂規(guī)格不相符?！度耸聶n案整理細(xì)則》中明確指出，干部人事檔案材料和目錄采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型（297 mm×210 mm）。材料左邊應(yīng)留有2.5 cm的裝訂邊。A4紙型的干部人事檔案材料和目錄按照靠左下對(duì)齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下孔（從孔中心算起）8.3 cm，下孔距材料底邊5.4 cm，孔中心距左邊沿1.2 cm，孔直徑為0.5 cm。干部人事檔案材料轉(zhuǎn)遞單統(tǒng)一采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型。以前檔案材料都是規(guī)格為16開的辦公用紙載體，檔案左邊需要預(yù)留2.5 cm左右的裝訂邊。而目前的檔案材料規(guī)格大多為A4，比如學(xué)歷材料、職稱評(píng)審材料等。檔案中原有小于或等于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16開的紙張放在一起整齊度無(wú)法得到有效保證，而如果對(duì)16開的材料進(jìn)行重新打孔和裱糊，則又會(huì)浪費(fèi)大量的人力，提高時(shí)間成本，且影響美觀。

（3）人事檔案整卷裝訂，不易長(zhǎng)期保存，且具有較差保密性。雖然檔案整卷裝訂較為美觀、整齊，但是，在對(duì)檔案進(jìn)行查閱時(shí)，通常要全卷查閱，對(duì)個(gè)人隱私的保護(hù)極為不利，在材料添加或者復(fù)印時(shí)，必須全部拆開材料，由此反復(fù)拆卸，極易破壞材料，對(duì)長(zhǎng)期保存極為不利。

2 人事檔案的科學(xué)、合理分類、審核及整理

（1）審核人事檔案時(shí)要做到認(rèn)準(zhǔn)、審細(xì)、補(bǔ)全及整好。必須對(duì)檔案材料完整、齊全與否、手續(xù)真實(shí)客觀與否、檔案混裝或者錯(cuò)裝與否等具體情況予以全面審核，同時(shí)還要對(duì)資料整理規(guī)范是否符合要求進(jìn)行審核，并對(duì)干部“三齡一歷”予以確定，補(bǔ)充與不斷完善檔案中手續(xù)不全、材料缺失等情況，歸檔整理與鑒別收集補(bǔ)充材料。

（2）收集人事檔案時(shí)要做到完整、齊全。由于人事檔案是對(duì)個(gè)人經(jīng)歷、成長(zhǎng)軌跡與德才表現(xiàn)進(jìn)行反映與記錄的材料，同時(shí)也是對(duì)一個(gè)人予以了解與考察的重要方式，若個(gè)人檔案材料不完整，會(huì)導(dǎo)致認(rèn)識(shí)組織部門判斷失誤或片面。所以，一定要?dú)w檔不完整的檔案材料[3]。同步進(jìn)行材料收集、信息反饋及檔案審核。并對(duì)材料要求與內(nèi)容等進(jìn)行明確補(bǔ)充，對(duì)相關(guān)干部的任免審批表、學(xué)歷學(xué)位、工資審批表、季度考核表、個(gè)人履歷表、公務(wù)員登記表及黨團(tuán)組織等一般資料進(jìn)行收集，統(tǒng)一收集、布置人代會(huì)、黨代會(huì)、政協(xié)會(huì)等階段性材料，保證所收集材料的全面完整性。

（3）必須全面、準(zhǔn)確、真實(shí)的鑒別檔案材料。在鑒別人事檔案材料的過(guò)程中，必須有效維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、完整性，這是人事檔案分類、審核與整理的重要環(huán)節(jié)。所以人事檔案管理者必須認(rèn)真、嚴(yán)肅的整理每份檔案，并認(rèn)真審查每一份歸檔材料，精準(zhǔn)鑒別，以做到“舍之有理，取之有據(jù)，去粗存精，去偽存真”。認(rèn)真鑒定檔案材料真實(shí)性，避免出現(xiàn)人事檔案弄虛作假的情況。對(duì)人事檔案資料進(jìn)行實(shí)事求是的鑒別，保證人事檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。檔案分類整理時(shí)應(yīng)該做到檔案重復(fù)不歸檔、手續(xù)不足不歸檔、檔案填寫不規(guī)范不歸檔等，確保人事檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性[4]。

（4）在對(duì)人事檔案進(jìn)行整理時(shí)應(yīng)該做到分類準(zhǔn)確、審核無(wú)誤。在對(duì)人事檔案進(jìn)行分類審核整理時(shí)，為保證所整理的檔案資料與規(guī)定要求相符合，一方面應(yīng)該注意對(duì)檔案資料及其內(nèi)容進(jìn)行收集與鑒別，另一方面在加工整理每一份人事檔案時(shí)，要保證檔案的完整性與精美性。首先，確保人事檔案能夠準(zhǔn)確分類。建議對(duì)檔案資料的類型分為十類：a.履歷材料；b.自傳材料；c.考察、考核、鑒定材料；審計(jì)材料；d.學(xué)歷學(xué)位材料；職業(yè)（任職）資格和評(píng)（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)職稱）材料；反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；培訓(xùn)材料。e.政審材料；f.黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料；g.表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料；h.涉法違紀(jì)材料；i.工資、待遇材料；招錄、聘用材料；任免、調(diào)動(dòng)、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置、退（離）休材料；辭職、辭退、罷免材料；出國(guó)（境）材料；黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議，民主黨派代表會(huì)議形成的材料；j.健康檢查和處理工傷事故材料等其他材料。依照人事檔案材料的這些具體分類要求，對(duì)材料排列、分類合理與否進(jìn)行分析，避免材料出現(xiàn)顛倒混淆、錯(cuò)裝等情況。

3 結(jié)語(yǔ)

作為人事組織工作的關(guān)鍵組成部分，人事檔案被稱為人事管理工作的重要環(huán)節(jié)與基礎(chǔ)。所以，在分類、審核、整理人事檔案時(shí)，一定要做到細(xì)致、完整、精準(zhǔn)、真實(shí)。作為人事檔案管理人員，在其具體工作中應(yīng)該將檔案審核融入檔案鑒別與收集、資料整理全過(guò)程。認(rèn)真完成人事檔案的分類審核整理工作對(duì)人事檔案的有效利用具有重要意義。

參考文獻(xiàn)

[1] 李劍晨.淺議檔案工作者對(duì)檔案利用活動(dòng)的影響[J].黑龍江史志，2011（8）：63-64.

[2] 呂晶.檔案工作要為檔案利用活動(dòng)引領(lǐng)“行為趨向”[J].黑龍江史志，2014（1）：111.

[3] 姚金利.面向公眾的檔案利用理論與實(shí)踐研究[D].蘇州大學(xué)，2012.endprint