王聰聰+劉冠潁

摘要：如一般組織企業(yè)相同，高校組織的運(yùn)行離不開(kāi)綜合行政及秘書崗位來(lái)參謀、協(xié)調(diào)對(duì)內(nèi)對(duì)外各項(xiàng)事務(wù)的有序開(kāi)展。本文就高校綜合行政（秘書）工作存在的具體問(wèn)題和優(yōu)化對(duì)策進(jìn)行探討，以引起對(duì)這一群體及其工作內(nèi)容的關(guān)注及優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：綜合行政 秘書 隊(duì)伍建設(shè)

高校綜合行政（秘書）人員，是指在學(xué)校或部門學(xué)院，承擔(dān)輔助決策、文書會(huì)務(wù)、接待組織協(xié)調(diào)等的辦公室工作人員，諸如黨校辦、各部門學(xué)院綜合辦的工作人員。他們是高校行政管理隊(duì)伍中的重要構(gòu)成部分，為高校穩(wěn)定有序發(fā)展起到了不可替代的作用。因此，如何做好綜合行政（秘書）人員的管理和隊(duì)伍建設(shè)工作，成為高校管理體制改革中需要面對(duì)思考的問(wèn)題。

1 高校綜合行政（秘書）工作中存在的問(wèn)題

1.1 重視程度和認(rèn)同度不足 高校的主要職能決定綜合行政管理（秘書）的輔助地位，導(dǎo)致學(xué)校對(duì)其地位重視程度不足，教學(xué)科研主體對(duì)其認(rèn)同感不強(qiáng)。傳統(tǒng)觀念認(rèn)為綜合行政管理（秘書）崗位主要負(fù)責(zé)傳達(dá)、溝通、協(xié)調(diào)等輔助型事務(wù)，大多數(shù)人都可以勝任，沒(méi)有必要強(qiáng)配優(yōu)配。同時(shí)，作為學(xué)校主體的教學(xué)科研人員對(duì)綜合行政管理（秘書）的認(rèn)同感不強(qiáng)，可有可無(wú)甚至稀釋收入，這也是眾多高校普遍存在的問(wèn)題。這些觀念的存在，使得人們對(duì)綜合行政（秘書）工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)，從而導(dǎo)致其參謀助手、組織建議等作用難以充分展現(xiàn)，這又反過(guò)來(lái)影響其地位作用。

1.2 從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊 高校的綜合行政（秘書）人員大多非科班出身，沒(méi)有接受過(guò)正式的行政管理及秘書職業(yè)培訓(xùn)，甚至有些是在高校合并浪潮中，無(wú)法勝任教學(xué)科研人員的出路。他們對(duì)綜合行政（秘書）工作的目標(biāo)職責(zé)缺乏主動(dòng)思考和責(zé)任意識(shí)，很難有效完成崗位應(yīng)有職責(zé)，出現(xiàn)了“人多活慢”的低效率現(xiàn)象。

1.3 工作內(nèi)容單一繁雜 隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大、功能的增多，行政管理的內(nèi)容囊括了人、財(cái)、物、事等方方面面，再加之受限于崗位編制數(shù)量，使得綜合行政（秘書）人員承接著繁重的具體事務(wù)，重復(fù)性強(qiáng)、內(nèi)容單一，時(shí)間一長(zhǎng)容易產(chǎn)生懈怠情緒。加之綜合行政（秘書）崗位職責(zé)范圍寬泛，師生遇到問(wèn)題，都習(xí)慣找他們處理，致使正常工作受到干擾，本職工作往往做不到位。

1.4 隊(duì)伍建設(shè)不穩(wěn)定 在工資待遇上，綜合行政（秘書）人員的工資收入不如同級(jí)的專業(yè)技術(shù)崗位；在職務(wù)晉升上，由于崗位編制有限，綜合行政（秘書）人員晉升的機(jī)會(huì)也很少；在專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)聘上，高校綜合行政（秘書）人員不像專業(yè)技術(shù)崗位有相應(yīng)的職稱系列評(píng)聘等等，這就使得一些綜合行政（秘書）隊(duì)伍人心不穩(wěn)，很多人轉(zhuǎn)崗到其他崗位，或通過(guò)考博成為專業(yè)技術(shù)人員，導(dǎo)致優(yōu)秀人才的不斷流失。

2 加強(qiáng)高校綜合行政（秘書）工作的建議

2.1 轉(zhuǎn)變思想觀念，加強(qiáng)人文關(guān)懷 高校應(yīng)進(jìn)一步提升綜合行政（秘書）工作的地位，更加重視綜合行政（秘書）工作，要給予他們更多的重視和人文關(guān)懷。加大綜合行政（秘書）技術(shù)支撐、培訓(xùn)學(xué)習(xí)的投入；及時(shí)肯定表?yè)P(yáng)其工作成績(jī)；關(guān)心照顧其生活和發(fā)展等等。通過(guò)一系列的重視和關(guān)懷，使得綜合行政（秘書）人員獲得信心、看到希望，滿懷熱心投入到綜合行政（秘書）工作中來(lái)。

2.2 加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提升技能素質(zhì) “打鐵還需自身硬”，做好綜合行政（秘書）工作，從業(yè)者自身必須要提高技能素質(zhì)和職業(yè)道德。高校綜合行政（秘書）人員要重視和提高自身的理論政治修養(yǎng)，認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的理論政策，學(xué)習(xí)國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人的相關(guān)重要講話精神，掌握國(guó)家教育的路線方針和政策，了解教育大局、學(xué)習(xí)規(guī)章制度、熟悉校史校情。與此同時(shí)，高校綜合行政（秘書）要熱愛(ài)本職工作，樹(shù)立良好的職業(yè)道德，有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感和樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神，耐得住寂寞，立志在本職崗位上做出貢獻(xiàn)、做出成績(jī)。

綜合行政（秘書）人員自身要提升專業(yè)技術(shù)能力。高校綜合行政（秘書）人員要適應(yīng)高校發(fā)展需求，就必須要與時(shí)俱進(jìn)，具備深厚的業(yè)務(wù)功底，提升專業(yè)技術(shù)能力。一要拓寬知識(shí)面，對(duì)公文寫作、國(guó)家方針、教育政策、教學(xué)科研等方面的知識(shí)要有廣泛涉足和積累；二要提高組織協(xié)調(diào)能力，講究協(xié)調(diào)溝通的技巧，充分做好上傳下達(dá)、溝通協(xié)調(diào)工作，發(fā)揮好“橋梁”和“紐帶”的作用；三要積極引入和熟悉OA、微信、APP等現(xiàn)代辦公系統(tǒng)和手段，提升工作效率。

建立健全學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)制。高校要把綜合行政（秘書）人員的培養(yǎng)納入師資培養(yǎng)計(jì)劃內(nèi)，為綜合行政（秘書）人員提供不同形式的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機(jī)會(huì)。包括在崗業(yè)務(wù)培訓(xùn)、校外（校地、校企、校校）交流學(xué)習(xí)。

2.3 明確崗位職責(zé)，提高工作效能 為避免綜合行政（秘書）崗位被職責(zé)不清的各類事務(wù)所束縛，學(xué)校和各部門就要通過(guò)職能梳理，對(duì)各部門的職責(zé)進(jìn)行規(guī)范劃界。同時(shí)，對(duì)綜合行政（秘書）人員的工作職責(zé)予以規(guī)范明確，從而保證綜合行政（秘書）工作合理有序和高效運(yùn)行。

綜合行政（秘書）人員要講究工作方法和技巧。面對(duì)繁雜的日常事務(wù)，要善于總結(jié)整理，常規(guī)性工作要預(yù)先規(guī)劃、類同性事務(wù)要?dú)w類批次處理、多方面事務(wù)要理清脈絡(luò)分清輕重緩急、突發(fā)性事務(wù)要提早做好預(yù)案準(zhǔn)備。

2.4 建立健全職務(wù)發(fā)展規(guī)劃 解決綜合行政（秘書）隊(duì)伍的懈怠情緒，可以通過(guò)平級(jí)崗位調(diào)動(dòng)、更新工作環(huán)境，以及職務(wù)待遇晉升等措施健全其個(gè)人發(fā)展規(guī)劃。科級(jí)干部輪崗制度是在全校范圍內(nèi)，在同一崗位工作5年以上、35歲以下的科級(jí)干部進(jìn)行有組織的輪崗換崗。這將大大增強(qiáng)學(xué)?；鶎庸芾砣藛T的活力，促進(jìn)一批科級(jí)干部快速成長(zhǎng)，加強(qiáng)部門間的溝通交流，也促進(jìn)打破部門間的利益壁壘，利于復(fù)合型管理人才的培養(yǎng)。

另一方面，面對(duì)職數(shù)不足“僧多粥少”的難題，我們可以借鑒國(guó)家公務(wù)員工資薪級(jí)改革方向模式，劃分層級(jí)的職務(wù)晉升模式，使得資深科員薪酬可能趕超科長(zhǎng)，破解職數(shù)匱乏的束縛。

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作者簡(jiǎn)介：

王聰聰（1987-），男，山東濰坊人，碩士研究生，研究實(shí)習(xí)員；劉冠穎（1986-），女，山西朔州人，碩士研究生，講師。endprint