葉正起

[摘 要]社保體系建設(shè)是構(gòu)建社會主義和諧社會的一項重要內(nèi)容，健全的社保體系是市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推進(jìn)器，也是社會穩(wěn)定和諧的安全網(wǎng)和減震器。我國社會保障工作正在向法制化、社會化、規(guī)范化、廣泛化方向發(fā)展。社保檔案管理工作，是社會保障工作的一個重要內(nèi)容，也必然需要進(jìn)行規(guī)范管理。本文就如何開展社會保險檔案規(guī)范管理進(jìn)行了分析，以便更有力地維護(hù)參保人員的權(quán)益。

[關(guān)鍵詞]社會保險檔案；特點(diǎn)；功能；規(guī)范管理

社會保險檔案是社會保險管理工作的重要業(yè)務(wù)載體，記錄應(yīng)當(dāng)及時準(zhǔn)確完整，有力地保障國家、企業(yè)和參保人員的合法權(quán)益。如何做好社會保險檔案管理工作，使其更好地發(fā)揮作用，已成為檔案工作者亟需解決的問題之一。

一、社保檔案概念與特點(diǎn)

社會保險檔案是指企業(yè)和各經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。社會保險檔案不僅是對參保人員社會保險全過程的記載，還包括了有關(guān)文件、個人臺賬和經(jīng)辦業(yè)務(wù)記錄。

社保檔案具有如下特點(diǎn)：一是涉及范圍廣。社會保險管理與個人、企業(yè)和社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)以及財務(wù)部門都有涉及，凡與社會保險業(yè)務(wù)有關(guān)的都應(yīng)納入社會保險檔案范疇，是對社會保險管理工作全方位的記載。二是保管期限長。與參保人員個人有關(guān)的記載一般要長達(dá)數(shù)十年，對于企業(yè)和社保羥辦機(jī)構(gòu)來說就更長了，只要社會保險管理工作在繼續(xù)，那社會保險檔案的記載就不會停止，因此，社保檔案的保管期限非常長，從幾十年到一百年甚至是永久保管的都有。三是安全性要求高。社會保險檔案涉及個人隱私問題，這就要求社會保險檔案管理過程中要特別注重安全性，防止不法分子對數(shù)據(jù)信息的非法竊取、刪除或篡改。

二、社保檔案的功能

1、社保檔案是社會保險管理服務(wù)的延伸。準(zhǔn)確完整的社會保險檔案不僅能提高業(yè)務(wù)經(jīng)辦效率，推動社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的服務(wù)工作，還為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了有力依據(jù)，具有潛在價值向現(xiàn)實價值的合理轉(zhuǎn)化的功能。

2、社保檔案是開展社會保險管理工作的重要依據(jù)。社會保險各項業(yè)務(wù)的辦理要有憑有據(jù)，符合國家政策，必須要以準(zhǔn)確、翔實和完整的記錄，保障國家、企業(yè)和參保人員的合法權(quán)益。

3、社保檔案是整合社保檔案的必要條件。社保在社會保險中是實施最早、數(shù)據(jù)最全的險種，建立和完善社會保險檔案，依照各自特點(diǎn)和要求逐步建立健全社保檔案管理制度，為最終形成一個完善的社會保險檔案體系創(chuàng)造必要的條件。

三、加強(qiáng)社保檔案管理的建議

1、增強(qiáng)做好社保檔案規(guī)范管理的責(zé)任感和使命感。如果缺乏對社會保險檔案的建立和管理重要性的認(rèn)識，沒有行之有效的檔案管理機(jī)制，那么社會保險檔案只不過是淪落于形式而已，根本無法保證其能夠充分發(fā)揮價值。因此，要把社會保險檔案管理作為一項基礎(chǔ)管理工作，提高對社會保險檔案重要性的認(rèn)識，加強(qiáng)制度管理，做好服務(wù)工作，更好地發(fā)揮社會保險檔案的重要作用。

2、加快社保檔案工作的信息化建設(shè)。檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化不僅有存儲量大、檢索方便、數(shù)據(jù)傳遞快速便捷等優(yōu)點(diǎn)，而且在實現(xiàn)資源共享、提高統(tǒng)籌層次方面也有現(xiàn)實意義。因此，要充分利用計算機(jī)數(shù)據(jù)庫管理功能和網(wǎng)絡(luò)平臺，建立社會保險檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。

3、建立健全規(guī)章制度。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和企業(yè)應(yīng)建立社會保險檔案管理制度，明確管理人員分工和職責(zé)，對檔案的建立、維護(hù)、交接等環(huán)節(jié)進(jìn)行制度化管理。檔案紙質(zhì)材料應(yīng)當(dāng)排列整齊有序，儲存在專門的場所，重要材料應(yīng)復(fù)印備份，檔案電子數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)有比較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)安全性，必須做到異地備份，數(shù)據(jù)格式要有清晰的說明以便日后升級維護(hù)。因此，要加強(qiáng)對社會保險檔案交接環(huán)節(jié)的管理，可以結(jié)合建立考核獎懲機(jī)制，督促管理人員既要在在崗時認(rèn)真履行好職責(zé)，又要在換崗時做好交接工作，以保證社會保險檔案管理的延續(xù)性。

4、加強(qiáng)社保檔案科學(xué)管理。沒有科學(xué)的分類，社會保險檔案就無法進(jìn)行有效地整理和組織。因此，確定分類標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)科學(xué)分類，是社會保險檔案建立健全的基礎(chǔ)，引導(dǎo)其他各項后續(xù)工作的有序展開。一般來說，對于國家和地方政府出臺的有關(guān)社會保險政策，可以按文件的出處、類型、文號、實施時間等要素分類歸檔。此外，在社會保險檔案管理過程中，還應(yīng)當(dāng)注意有序整理。一是規(guī)范編號，包括個人身份證號、社會保險編號、單位編碼、社保登記證號等，在社會保險梢案管理中都要進(jìn)行整理和規(guī)范；二是把握業(yè)務(wù)規(guī)律，在社會保險檔案中要能清晰體現(xiàn)；三是做好動態(tài)管理，對于已經(jīng)辦理完畢的事項、相關(guān)材料要及時分類歸檔，對于還在辦理過程中的事項要注意及時跟進(jìn)，掌握動態(tài)。

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