姝婧

[摘 要]文書檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，文書檔案管理工作直接影響醫(yī)院整體工作的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。因此，文書檔案管理工作必須做好，認真分析醫(yī)院文書檔案的影響因素包括領(lǐng)導是決定因素，檔案人員的素質(zhì)是關(guān)鍵，軟硬件環(huán)境至關(guān)重要，合理的激勵機制是保證，以此采取相應(yīng)措施就可以有效地做好醫(yī)院文書檔案管理工作。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；文書檔案；管理工作；思考

文書檔案是醫(yī)院檔案重要組成部分，也是醫(yī)院檔案資源體系建設(shè)的重要構(gòu)成部分，文書檔案是保存醫(yī)院歷史發(fā)展真實軌跡的原始史料。文書檔案工作做好了，醫(yī)院整個發(fā)展歷史可根據(jù)需要活生生地展示在人們的眼前，將重現(xiàn)歷史發(fā)展的當時畫面。沒有文書檔案的醫(yī)院就是一所沒有歷史的醫(yī)院?？梢娢臅鴻n案管理的好壞，對醫(yī)院是否有其發(fā)展歷史具有十分重要的作用，必須引起醫(yī)院領(lǐng)導層的高度重視。采取有效措施改變醫(yī)院目前文書檔案管理存在的不足，提升管理水平。。

一、文書檔案管理現(xiàn)狀

醫(yī)院文書檔案管理大多歸屬黨辦（院辦）領(lǐng)導，不少醫(yī)院已經(jīng)建有檔案室，也有些醫(yī)院只設(shè)有兼職檔案人員工作崗位，主要負責文書檔案的管理工作。據(jù)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院檔案除了文書檔案外還有業(yè)務(wù)等檔案，歷來受到醫(yī)院領(lǐng)導的重視。但是，要做好文書檔案并不是一件容易的事情。據(jù)了解目前很多醫(yī)院文書檔案工作做得并不好。主要表現(xiàn)在，文書檔案管理水平較低，利用計算機輔助檔案管理程度不高，受條件限制，還達不到上級要求的規(guī)范化管理水平，文書檔案的收集仍不齊全，不能滿足醫(yī)院對文書檔案管理工作的真正要求。

二、文書檔案管理工作分析

長期以來，醫(yī)院文書檔案基本上都是由辦公室人員兼管，很少有專職檔案人員。而且，文書檔案工作相對辦公室其他工作其重要性顯得較弱，受重視程度相對不足，導致醫(yī)院文書檔案管理水平不高，表現(xiàn)在：文書檔案管理經(jīng)費不足，硬件條件較差，數(shù)字化水平較低，檔案材料的收集不足，資源體系建設(shè)規(guī)模偏小等。這一現(xiàn)象必須得到有效遏抑，其可選擇的有效途徑為：

（一）領(lǐng)導重視是決定性因素

雖然辦公室是文書檔案管理部門，由于公辦室事務(wù)繁雜，中心工作往往不是檔案工作，而為領(lǐng)導服務(wù)、接待、文案和我、醫(yī)院內(nèi)外部的協(xié)調(diào)工作。在這種情況下，只有領(lǐng)導重視文書檔案工作，文書檔案管理不論從經(jīng)費、設(shè)備、人員、保管環(huán)境等資源才能有效調(diào)配，工作才有保障，才能出成績?；诖耍霞墮n案業(yè)務(wù)部門必須加大檔案工作重要性的宣傳工作，制訂單位歸檔文件規(guī)范化管理方案等法規(guī)性文獻，定期組織力量對各單位歸檔文件開展年度檢查。對檢查合格、良好或優(yōu)秀的單位進行通報表揚，對檢查不合格的單位也要進行通報批評并定期整改，營造良好文書檔案歸范化管理制度化的良好氛圍，并引導單位領(lǐng)導重視文書檔案工作的開展。

（二）檔案人員的素質(zhì)是關(guān)鍵

文書檔案要真正做好，最關(guān)鍵的因素是人，是從事文書檔案工作的專兼職檔案人員。但是，如果檔案人員的崗位素質(zhì)差，從業(yè)能力弱，最終必然導致文書檔案管理水平低下。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，利用計算機管理檔案已經(jīng)成為現(xiàn)實，從文書檔案形成的原始文件的制作到形成正式歸檔文件，全部應(yīng)用計算機完成，文書檔案的載體也由單一的紙質(zhì)檔案變成現(xiàn)在的電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的狀況，有的單位，還購置了檔案管理軟件，使文書檔案的管理更加現(xiàn)代化，基于此，對檔案人員的要求就相對更高，不僅要求檔案人員懂得文書檔案管理的知識，還要掌握現(xiàn)代化管理手段。如果檔案人員不具備文書檔案管理知識，也不懂策代化檔案管理操作技術(shù)，是不可能做好文書檔案工作的，可見檔案人員的素質(zhì)是做好文書檔案工作的關(guān)鍵。為此，各單位要為檔案工作人員創(chuàng)造條件在職進修，參加在崗繼續(xù)教育學習和培訓，其目的就是要熟練掌握歸檔文件的科學整理方法和熟練掌握現(xiàn)代化操作技能，能夠按照上級檔案業(yè)務(wù)部提出的歸檔文件歸檔整理規(guī)則，全面實現(xiàn)歸檔文件的規(guī)范化管理。

（三）配齊軟硬件設(shè)備是條件

要順利按照規(guī)范化要求做好醫(yī)院文書檔案工作，配備足夠的軟硬件設(shè)備是開展文書檔案科學學管理工作的基本條件，按照上級檔案業(yè)務(wù)部門提出的規(guī)范化檔案管理要求，沒有完備的軟硬件工作環(huán)境是不可想象的。因此，為了將醫(yī)院文書檔案工作按照規(guī)范化要求做好，檔案人員一定要爭取單位領(lǐng)導和各方面的重視，配足文書檔案所需要的軟硬件設(shè)備條件，為做好文書檔案工作奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

（四）制訂科學的激勵機制是保證

文書檔案要真正做好，單位上制訂出相關(guān)的制度很有必要，為了更好地激發(fā)檔案人員的工作積極性，對工作做得好的能給予獎勵，對工作責任心不強，工作不到位的檔案人員也有一定的約束，最好的辦法就是出臺相應(yīng)可行的激勵機制才是做好文書檔案工作的保證。

四、醫(yī)院文書檔案管理措施

要做好醫(yī)院文書檔案工作，必須采取有效措施，其一必須加大專職檔案人員的培訓力度，選擇覺悟高，掌握現(xiàn)代管理技巧的專業(yè)技術(shù)人才，建設(shè)一支素質(zhì)高，能力強的專兼職檔案員工作隊伍；其二、醫(yī)院要加入對文書檔案管理經(jīng)費的投入，確保文書檔案管理軟硬件齊全；第三，要嚴格按照歸檔文件整理規(guī)則對文書檔案進行規(guī)范化整理工作，特別是要嚴格按照省檔案局等業(yè)務(wù)部門制定的歸檔文件規(guī)范化年度檢查提出的標準執(zhí)行。對照標準一項一項過關(guān)，凡是不符合要求的要立馬整改。值得注意的是，不論是開始整理時，還是整理過程中，必須注意請有經(jīng)驗的專家前來指導文書檔案的整理工作，也可以到文書檔案規(guī)范化整理工作做得好的單位取經(jīng)，借鑒兄弟單位成功的經(jīng)驗，幫助本單位做好文書檔案的整理工作。在歸檔文件整理工作完畢時，及時根據(jù)自查情況向省檔案局申報三級或以上省級檔案規(guī)范化單位。

五、結(jié)語

醫(yī)院文書檔管理工作近幾年來得到較迅速的發(fā)展，也取得了較好的成績，雖然醫(yī)院的文書檔案管理是常規(guī)基礎(chǔ)性工作，但是也是一項復雜的工作。不僅需要做好文書檔案工作，更要立足檔案做好全院包括醫(yī)院臨床一線科室、醫(yī)技室和職各職能部門的服務(wù)工作。

參考文獻：

[1]馬春榮.加強醫(yī)院文書檔案管理工作的幾點看法[J]辦公室業(yè)務(wù)，2012年第11期.P41.