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        淺析農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的重要性及主要措施

        2014-11-24 09:02:17王麗
        安徽農(nóng)學(xué)通報(bào) 2014年21期
        關(guān)鍵詞:數(shù)字化管理重要性措施

        摘 要:該文從農(nóng)業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀入手,分析了數(shù)字化管理的重要性,并從規(guī)章制度、設(shè)施投入、人員素質(zhì)3個(gè)方面提出了提高農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理水平的主要措施,以期提高農(nóng)業(yè)科研的服務(wù)效率。

        關(guān)鍵詞:農(nóng)業(yè)科研檔案;數(shù)字化管理;重要性;措施

        中圖分類(lèi)號(hào) G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1007-7731(2014)21-122-02

        農(nóng)業(yè)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)中一個(gè)重要的產(chǎn)業(yè)部門(mén)。農(nóng)業(yè)科學(xué)研究是推動(dòng)農(nóng)業(yè)發(fā)展的動(dòng)力,而農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科學(xué)研究部門(mén)在科研活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料,是農(nóng)業(yè)科技推廣、科研成果轉(zhuǎn)化的重要媒介與保存對(duì)象。

        1 農(nóng)業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀

        農(nóng)業(yè)檔案涉及范圍廣,包括課題申報(bào)書(shū),國(guó)家、省、市任務(wù)書(shū)、成果鑒定證書(shū),體系任務(wù)書(shū),歷年臺(tái)賬等許多種類(lèi)。如何分門(mén)別類(lèi)地整理這些科研檔案,既方便查找又利于存檔管理,值得新時(shí)期檔案管理人員進(jìn)行深入思考。傳統(tǒng)農(nóng)業(yè)科研檔案的管理一直采用紙質(zhì)管理,以年份和種類(lèi)作為主要分類(lèi)方法。科研人員在借閱檔案時(shí),易產(chǎn)生不便,如要借閱某一類(lèi)材料時(shí),在不知道時(shí)間、所屬級(jí)別的情況下,就必須從頭開(kāi)始查閱,直到找到所需文件為止。期間不僅要耗費(fèi)大量時(shí)間,也容易造成檔案的損壞,更不利于檔案的保存。在這種情況下,數(shù)字化管理農(nóng)業(yè)科研檔案就顯得十分重要。

        2 農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的重要性

        隨著信息化程度的不斷提高,農(nóng)業(yè)信息化程度日益增強(qiáng),各級(jí)檔案館的業(yè)務(wù)流程普遍被電子檔案所取代,農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理已經(jīng)被提上日程。

        2.1 提高了檔案管理的效率 農(nóng)業(yè)科研檔案工作的核心是服務(wù)科研,方便科研人員對(duì)檔案進(jìn)行存檔、查找與借閱,在這一過(guò)程中檔案的數(shù)字化格外重要。檔案室工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的存儲(chǔ)裝訂之后,電子存檔是保證檔案數(shù)字化的基礎(chǔ),對(duì)存入的每一份材料都要認(rèn)真核實(shí),制作詳細(xì)的目錄表格,把材料的各項(xiàng)信息填寫(xiě)清楚。做好這些前期工作,是檔案數(shù)字化的前提與基礎(chǔ)。在數(shù)字化基礎(chǔ)之上,科研檔案的借閱與查找才能不斷提高效率,才能做到“有查立閱、有借立取”,更加方便科研人員對(duì)檔案的需求。

        2.2 減輕了歷史檔案的損傷 我國(guó)農(nóng)業(yè)科研工作起步較早,農(nóng)業(yè)科研檔案的保存工作也同時(shí)起步,因此檔案室內(nèi)的部分科研檔案具有一定的存儲(chǔ)歷史,有的檔案儲(chǔ)存時(shí)間已有50~60a,紙張的質(zhì)量與字跡都已經(jīng)發(fā)生了改變,每一次翻閱都可能會(huì)造成一定程度的損壞,但是又不能一味追求保存而不參與借閱,致使檔案失去存檔價(jià)值。檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用,在一定程度上減輕了對(duì)歷史檔案的損傷,將檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲(chǔ),形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù),既提高了查閱速度,又避免了對(duì)非目標(biāo)文件的翻閱,在一定程度上保護(hù)了檔案。

        2.3 防止丟失與排放混亂 檔案管理工作自檔案材料交接到檔案工作者手中的時(shí)候就正式形成了,并在規(guī)定程序下對(duì)檔案進(jìn)行移交、存檔,每一份檔案都有自己所在位置與范圍,錯(cuò)放、丟失都會(huì)影響檔案管理工作。因此,檔案一經(jīng)存檔,就要確保其所在編目位置,盡量避免錯(cuò)放,以減少混亂現(xiàn)象發(fā)生;在對(duì)檔案進(jìn)行錄入后,只有成為目標(biāo)文件時(shí)才會(huì)被查閱,減少查閱該文件時(shí)與其他相似文件混淆。而利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)直接對(duì)電子檔案進(jìn)行查檔,檢索系統(tǒng)直接生成文件內(nèi)容,可以有效防止檔案的混亂排放,減少丟失現(xiàn)象的發(fā)生。

        3 提高農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理水平的主要措施

        3.1 建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度 農(nóng)業(yè)科研單位在遵照國(guó)家相應(yīng)法律法規(guī)規(guī)定的前提下,制定適合本單位實(shí)際情況的檔案管理制度。一方面,使檔案的收集、整理、立卷歸檔,保管、統(tǒng)計(jì)、借閱、利用以及安全、保密等各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循,有力地促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化,方便檔案管理工作進(jìn)行量化考核;另一方面,提高檔案管理的保密力度。進(jìn)一步提高管理人員的責(zé)任意識(shí),牢固樹(shù)立“保密工作無(wú)小事”的觀念,在實(shí)際執(zhí)行中,不斷完善規(guī)章制度,確保農(nóng)業(yè)檔案管理的規(guī)范化、制度化。

        3.2 加大投入力度,配備相應(yīng)的硬件設(shè)施 傳統(tǒng)檔案基本上是以紙質(zhì)或照片的形式存在,需要通過(guò)錄入、掃描等工作進(jìn)行數(shù)字化處理,才能生成數(shù)據(jù)庫(kù)資源進(jìn)行儲(chǔ)備,最終實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。因此,現(xiàn)代化硬件設(shè)施、電子設(shè)備等資源是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)。要及時(shí)配備檔案管理所需的設(shè)備,并對(duì)老化的設(shè)備進(jìn)行更換,充分發(fā)揮現(xiàn)代科技在檔案管理中的作用。而對(duì)檔案管理的投入程度,直接反映出對(duì)此項(xiàng)工作的重視程度,這就需要農(nóng)業(yè)單位的重視,作為一項(xiàng)系統(tǒng)工作來(lái)抓。

        3.3 提高管理人員的綜合素質(zhì) 作為檔案管理人員,一是認(rèn)真貫徹黨和國(guó)家及上級(jí)主管部門(mén)關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)及有關(guān)政策;二是制定檔案的工作計(jì)劃,并按照《檔案管理工作規(guī)范條例》、《檔案庫(kù)房管理制度》的相關(guān)要求負(fù)責(zé)對(duì)各類(lèi)檔案的接收,分類(lèi),編制,對(duì)借出的檔案要進(jìn)行登記,并負(fù)責(zé)定期追還歸檔,確保檔案齊全完整,不同科研部門(mén)的檔案存放要做好分類(lèi)與儲(chǔ)存,科研人員只能借閱本部門(mén)的檔案材料,確保科研的保密性,防止信息外漏;三是樹(shù)立和加強(qiáng)保密觀念,做好文件、資料、檔案的保密和保管工作。

        參考文獻(xiàn)

        [1]王傳宇,張斌.科技檔案管理學(xué)[M].北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社,2009.

        [2]程淑云,薛英,王麗群,等.科研檔案資產(chǎn)化管理的必要性[J].吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào),1997(S1).

        [3]王威,葉雪潔.信息時(shí)代檔案工作的創(chuàng)新之路[J].安徽科技,2013(01).

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        [7]褚素霞.淺談電子檔案的管理[J].檔案天地,2013(01).

        (責(zé)編:張宏民)endprint

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