摘 要：該文從農(nóng)業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀入手，分析了數(shù)字化管理的重要性，并從規(guī)章制度、設(shè)施投入、人員素質(zhì)3個(gè)方面提出了提高農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理水平的主要措施，以期提高農(nóng)業(yè)科研的服務(wù)效率。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研檔案；數(shù)字化管理；重要性；措施

中圖分類(lèi)號(hào) G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1007-7731（2014）21-122-02

農(nóng)業(yè)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)中一個(gè)重要的產(chǎn)業(yè)部門(mén)。農(nóng)業(yè)科學(xué)研究是推動(dòng)農(nóng)業(yè)發(fā)展的動(dòng)力，而農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科學(xué)研究部門(mén)在科研活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料，是農(nóng)業(yè)科技推廣、科研成果轉(zhuǎn)化的重要媒介與保存對(duì)象。

1 農(nóng)業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀

農(nóng)業(yè)檔案涉及范圍廣，包括課題申報(bào)書(shū)，國(guó)家、省、市任務(wù)書(shū)、成果鑒定證書(shū)，體系任務(wù)書(shū)，歷年臺(tái)賬等許多種類(lèi)。如何分門(mén)別類(lèi)地整理這些科研檔案，既方便查找又利于存檔管理，值得新時(shí)期檔案管理人員進(jìn)行深入思考。傳統(tǒng)農(nóng)業(yè)科研檔案的管理一直采用紙質(zhì)管理，以年份和種類(lèi)作為主要分類(lèi)方法?？蒲腥藛T在借閱檔案時(shí)，易產(chǎn)生不便，如要借閱某一類(lèi)材料時(shí)，在不知道時(shí)間、所屬級(jí)別的情況下，就必須從頭開(kāi)始查閱，直到找到所需文件為止。期間不僅要耗費(fèi)大量時(shí)間，也容易造成檔案的損壞，更不利于檔案的保存。在這種情況下，數(shù)字化管理農(nóng)業(yè)科研檔案就顯得十分重要。

2 農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的重要性

隨著信息化程度的不斷提高，農(nóng)業(yè)信息化程度日益增強(qiáng)，各級(jí)檔案館的業(yè)務(wù)流程普遍被電子檔案所取代，農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理已經(jīng)被提上日程。

2.1 提高了檔案管理的效率 農(nóng)業(yè)科研檔案工作的核心是服務(wù)科研，方便科研人員對(duì)檔案進(jìn)行存檔、查找與借閱，在這一過(guò)程中檔案的數(shù)字化格外重要。檔案室工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的存儲(chǔ)裝訂之后，電子存檔是保證檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)，對(duì)存入的每一份材料都要認(rèn)真核實(shí)，制作詳細(xì)的目錄表格，把材料的各項(xiàng)信息填寫(xiě)清楚。做好這些前期工作，是檔案數(shù)字化的前提與基礎(chǔ)。在數(shù)字化基礎(chǔ)之上，科研檔案的借閱與查找才能不斷提高效率，才能做到“有查立閱、有借立取”，更加方便科研人員對(duì)檔案的需求。

2.2 減輕了歷史檔案的損傷 我國(guó)農(nóng)業(yè)科研工作起步較早，農(nóng)業(yè)科研檔案的保存工作也同時(shí)起步，因此檔案室內(nèi)的部分科研檔案具有一定的存儲(chǔ)歷史，有的檔案儲(chǔ)存時(shí)間已有50～60a，紙張的質(zhì)量與字跡都已經(jīng)發(fā)生了改變，每一次翻閱都可能會(huì)造成一定程度的損壞，但是又不能一味追求保存而不參與借閱，致使檔案失去存檔價(jià)值。檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用，在一定程度上減輕了對(duì)歷史檔案的損傷，將檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，既提高了查閱速度，又避免了對(duì)非目標(biāo)文件的翻閱，在一定程度上保護(hù)了檔案。

2.3 防止丟失與排放混亂 檔案管理工作自檔案材料交接到檔案工作者手中的時(shí)候就正式形成了，并在規(guī)定程序下對(duì)檔案進(jìn)行移交、存檔，每一份檔案都有自己所在位置與范圍，錯(cuò)放、丟失都會(huì)影響檔案管理工作。因此，檔案一經(jīng)存檔，就要確保其所在編目位置，盡量避免錯(cuò)放，以減少混亂現(xiàn)象發(fā)生；在對(duì)檔案進(jìn)行錄入后，只有成為目標(biāo)文件時(shí)才會(huì)被查閱，減少查閱該文件時(shí)與其他相似文件混淆。而利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)直接對(duì)電子檔案進(jìn)行查檔，檢索系統(tǒng)直接生成文件內(nèi)容，可以有效防止檔案的混亂排放，減少丟失現(xiàn)象的發(fā)生。

3 提高農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理水平的主要措施

3.1 建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度 農(nóng)業(yè)科研單位在遵照國(guó)家相應(yīng)法律法規(guī)規(guī)定的前提下，制定適合本單位實(shí)際情況的檔案管理制度。一方面，使檔案的收集、整理、立卷歸檔，保管、統(tǒng)計(jì)、借閱、利用以及安全、保密等各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循，有力地促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，方便檔案管理工作進(jìn)行量化考核；另一方面，提高檔案管理的保密力度。進(jìn)一步提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，牢固樹(shù)立“保密工作無(wú)小事”的觀(guān)念，在實(shí)際執(zhí)行中，不斷完善規(guī)章制度，確保農(nóng)業(yè)檔案管理的規(guī)范化、制度化。

3.2 加大投入力度，配備相應(yīng)的硬件設(shè)施 傳統(tǒng)檔案基本上是以紙質(zhì)或照片的形式存在，需要通過(guò)錄入、掃描等工作進(jìn)行數(shù)字化處理，才能生成數(shù)據(jù)庫(kù)資源進(jìn)行儲(chǔ)備，最終實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。因此，現(xiàn)代化硬件設(shè)施、電子設(shè)備等資源是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)。要及時(shí)配備檔案管理所需的設(shè)備，并對(duì)老化的設(shè)備進(jìn)行更換，充分發(fā)揮現(xiàn)代科技在檔案管理中的作用。而對(duì)檔案管理的投入程度，直接反映出對(duì)此項(xiàng)工作的重視程度，這就需要農(nóng)業(yè)單位的重視，作為一項(xiàng)系統(tǒng)工作來(lái)抓。

3.3 提高管理人員的綜合素質(zhì) 作為檔案管理人員，一是認(rèn)真貫徹黨和國(guó)家及上級(jí)主管部門(mén)關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)及有關(guān)政策；二是制定檔案的工作計(jì)劃，并按照《檔案管理工作規(guī)范條例》、《檔案庫(kù)房管理制度》的相關(guān)要求負(fù)責(zé)對(duì)各類(lèi)檔案的接收，分類(lèi)，編制，對(duì)借出的檔案要進(jìn)行登記，并負(fù)責(zé)定期追還歸檔，確保檔案齊全完整，不同科研部門(mén)的檔案存放要做好分類(lèi)與儲(chǔ)存，科研人員只能借閱本部門(mén)的檔案材料，確保科研的保密性，防止信息外漏；三是樹(shù)立和加強(qiáng)保密觀(guān)念，做好文件、資料、檔案的保密和保管工作。

參考文獻(xiàn)

[1]王傳宇，張斌.科技檔案管理學(xué)[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2009.

[2]程淑云，薛英，王麗群，等.科研檔案資產(chǎn)化管理的必要性[J].吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，1997（S1）.

[3]王威，葉雪潔.信息時(shí)代檔案工作的創(chuàng)新之路[J].安徽科技，2013（01）.

[4]韓春梅.林業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的意義及措施[J].安徽農(nóng)學(xué)通報(bào)，2013（12）.

[5]陳群.加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案收集管理工作芻議[J].現(xiàn)代園藝，2013（11）.

[6]周秀蘭.論農(nóng)業(yè)科研檔案的開(kāi)發(fā)利用[J].湖南農(nóng)業(yè)科學(xué)，2000（06）.

[7]褚素霞.淺談電子檔案的管理[J].檔案天地，2013（01）.

（責(zé)編：張宏民）endprint