王琳琳

[摘 要]隨著信息社會(huì)的到來，信息與信息技術(shù)在國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中扮演了越來越重要的角色。房產(chǎn)檔案管理歸根結(jié)底是信息資源的管理。為了加強(qiáng)并不斷推進(jìn)房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)。本文對(duì)房產(chǎn)檔案建設(shè)的信息化管理進(jìn)行相關(guān)探討。

[關(guān)鍵詞]房產(chǎn)檔案；信息技術(shù)；信息化管理

前言

隨著信息技術(shù)迅速發(fā)展，涉及的領(lǐng)域越來越廣。為了充分利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，順應(yīng)檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)，房產(chǎn)檔案管理作為檔案管理的一部分，必須借助于現(xiàn)代化設(shè)施和先進(jìn)的技術(shù)手段，加強(qiáng)并不斷推進(jìn)房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)。

1.房產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)

1.1房產(chǎn)檔案管理及其信息化的含義

產(chǎn)檔案管理是房產(chǎn)管理的基礎(chǔ)和核心。以檔案目標(biāo)管理為抓手，建立健全檔案管理制度和網(wǎng)絡(luò)體系，加強(qiáng)對(duì)軟硬件的投入，提高檔案綜合管理的規(guī)范化水平。做到分文書、房產(chǎn)業(yè)務(wù)、科技、會(huì)計(jì)、特種載體、住房保障六個(gè)大類，各門類檔案都已實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理和查閱，房產(chǎn)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，并與信息系統(tǒng)、GIS地理信息相關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)了房產(chǎn)權(quán)屬檔案信息資源整合和實(shí)時(shí)共享。因此，要做好房產(chǎn)檔案的管理工作，就必須從我國現(xiàn)代企業(yè)管理的實(shí)際需要出發(fā)，逐步完善企業(yè)檔案管理工作，從而使檔案管理走上科學(xué)化、規(guī)范化的道路。

1.2加大資金和人力投入，打造“數(shù)字房產(chǎn)檔案”項(xiàng)目

信息化技術(shù)手段與現(xiàn)代化管理相結(jié)合，是房產(chǎn)檔案管理工作的發(fā)展方向。數(shù)字房產(chǎn)”信息系統(tǒng)通過采用GIS、樓盤表、數(shù)字掃描、指紋識(shí)別、虛擬檔案等多項(xiàng)技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)權(quán)屬登記、交易、測(cè)繪、檔案的數(shù)字化、一體化管理。在軟件平臺(tái)建設(shè)同時(shí)，房管處將原有的房產(chǎn)檔案進(jìn)行集中數(shù)字化加工，并與軟件進(jìn)行掛接，總量達(dá)到了181G，初步實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化和全文管理；同時(shí)，房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)與GIS地理信息數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)了“以圖備房，以圖看檔，圖文一體化”的管理目標(biāo)。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)，通過文字、圖形、圖像等形式，把各種房產(chǎn)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子檔案信息，以電子信息形式進(jìn)行存儲(chǔ)，。

2.加強(qiáng)對(duì)房產(chǎn)檔案建設(shè)的信息化管理

2.1注重研究，充分利用，有效地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供信息保障

在規(guī)范檔案硬件建設(shè)、加強(qiáng)檔案管理軟件業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí)，注重對(duì)檔案資料的開發(fā)、管理與利用，提高服務(wù)效果，充分發(fā)揮各類檔案的使用價(jià)值。檔案是非常寶貴的資料，檔案工作是國家的重要事業(yè)，對(duì)檔案工作的管理措施不力、重視不夠、管理混亂、工作不到位。導(dǎo)致很多檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖然建立了相關(guān)的管理制度，卻在實(shí)際工作中常常流于形式執(zhí)行不嚴(yán)。管理檔案工作要嚴(yán)謹(jǐn)，不能大意，一定要查漏補(bǔ)缺，找出本單位檔案管理工作存在的不足，對(duì)檔案管理工作中的漏洞和薄弱環(huán)節(jié)及時(shí)采取措施加以整改，完善檔案移交程序，要堅(jiān)持安全保密的原則，對(duì)涉及國家機(jī)密的文件未經(jīng)組織許可不得私自借閱和公布，切實(shí)保證檔案資源的完整和安全。對(duì)新上交案卷逐件驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的案卷退回各庭補(bǔ)充、糾正，直到達(dá)到要求為止。每一份案件檔案，都編好檔號(hào)、裝盒，打印案卷脊背、封面、卷內(nèi)目錄，核對(duì)案卷、錄入電腦，上架擺放。借閱卷、復(fù)印等案卷的嚴(yán)格按審批制度進(jìn)行，及時(shí)登記，保證了檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密，規(guī)范管理。

2.2不斷鞏固檔案現(xiàn)代化業(yè)務(wù)的建設(shè)

首先，企業(yè)應(yīng)該始終堅(jiān)持把加強(qiáng)系統(tǒng)檔案管理、實(shí)現(xiàn)檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)擺上重要議事日程，認(rèn)識(shí)到檔案是企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作，企業(yè)的檔案涉及到各行各業(yè)，聯(lián)系千家萬戶，起到法律憑證依據(jù)作用。因此，全國各大企業(yè)應(yīng)該加大力度，上下聯(lián)動(dòng)、以點(diǎn)帶面、整體推進(jìn)，明確工作目標(biāo)和努力方向，將檔案工作做到“五有”，即有明確的分管領(lǐng)導(dǎo)、有配套的硬件設(shè)施、有得力的管理人員、有規(guī)范的規(guī)章制度、有檔案專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。

3.對(duì)房產(chǎn)檔案建設(shè)的思考

目前在房地產(chǎn)管理部門中由于房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案的管理方式相對(duì)滯后，因而積壓了大量歷史信息需要錄入。檔案是真實(shí)記錄企業(yè)改革發(fā)展歷程，準(zhǔn)確反映國有資產(chǎn)保值增值情況的珍貴資料。隨著改革開放的不斷深入，企業(yè)檔案的重要作用被人們所忽視，企業(yè)檔案成了說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉無足輕重的部分?！皵?shù)字房產(chǎn)”信息系統(tǒng)的建成，實(shí)現(xiàn)了房產(chǎn)檔案與權(quán)屬登記業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)有效整合和實(shí)時(shí)共享。為了切實(shí)保障業(yè)務(wù)信息和檔案歸檔的全過程實(shí)時(shí)資源整合，區(qū)房管處統(tǒng)籌協(xié)調(diào)整個(gè)業(yè)務(wù)流程，有效建立了“數(shù)字房產(chǎn)檔案”的長效機(jī)制，做到從樓盤建立到檔案歸檔全程數(shù)字化掃描和系統(tǒng)化管理。比如一幢樓盤新建完成后由測(cè)繪科審核測(cè)繪報(bào)告，建立樓盤表并將分層分戶圖導(dǎo)入測(cè)繪庫。交易科將測(cè)繪審核后的樓盤表調(diào)出進(jìn)行初始登記，掃描相關(guān)收件，通過審核、記載于登記簿、繕證配圖、收費(fèi)發(fā)證和歸檔流程，完成了該產(chǎn)權(quán)登記。之后對(duì)該房屋進(jìn)行交易或抵押等其他業(yè)務(wù)時(shí)只需調(diào)取該產(chǎn)權(quán)信息完成流程即可。在業(yè)務(wù)工作流程中實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，不僅減少紙質(zhì)檔案的流轉(zhuǎn)次數(shù)，而且加快了案件辦理速度、保證檔案實(shí)體歸檔的安全性、完整性。為了保障“數(shù)字房產(chǎn)”信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)和檔案數(shù)字化成果的安全保管，區(qū)房管處以數(shù)字檔案室創(chuàng)建為契機(jī)，將電子文件和檔案的安全備份工作納入了規(guī)范化、常態(tài)化管理軌道。

結(jié)語

綜上，房產(chǎn)檔案信息化是時(shí)代進(jìn)步的需要?，F(xiàn)代通信和計(jì)算機(jī)所引起的信息革命，勢(shì)不可擋地沖擊和推動(dòng)整個(gè)信息業(yè)的發(fā)展。因此，為了充分利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，順應(yīng)檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)，必須借助于現(xiàn)代化設(shè)施和先進(jìn)的技術(shù)手段，加強(qiáng)并不斷推進(jìn)房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)。

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