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        電子信息化在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用研究

        2014-11-24 02:41:34孫莉莉
        黑龍江史志 2014年7期
        關(guān)鍵詞:應(yīng)用研究檔案管理

        孫莉莉

        [摘 要]隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來,計算機的推廣和普及,不僅給傳統(tǒng)的檔案管理提出新的挑戰(zhàn),也帶來了難得的機遇,賦予了新的生命力,檔案管理隨之進入到社會信息網(wǎng)絡(luò)的新天地。電子信息化在現(xiàn)代檔案管理中的獨特優(yōu)勢做為一個新的課題,擺在我們檔案管理人員的面前。在這一新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,檔案人員除了繼續(xù)做好檔案信息資源的收集和保管,更要利用電子信息手段提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

        [關(guān)鍵詞]電子信息化;檔案管理;應(yīng)用研究

        一、電子信息化在現(xiàn)代檔案管理中的獨特優(yōu)勢

        電子技術(shù)的高速發(fā)展使檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向信息化管理模式推進,計算機普及和使用,為檔案的信息化管理提供可能,信息技術(shù)給當前檔案工作帶來了前所未有發(fā)展機遇,使檔案工作由傳統(tǒng)管理信息向信息化管理邁進。而檔案管理信息化,是我們檔案管理發(fā)展的新趨勢和新目標,實現(xiàn)檔案管理信息化不僅有利于改善檔案工作管理水平,提高管理效率;更是提高檔案服務(wù)社會,服務(wù)未來的必然要求。

        一是電腦的普及為檔案的信息化管理奠定了堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)。隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的蓬勃發(fā)展,信息技術(shù)做為現(xiàn)代科學技術(shù)重要分枝更是突飛猛進,成熟的計算信息管理技術(shù)已普及到各行各業(yè)、各個領(lǐng)域。信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域中應(yīng)用也是發(fā)展的必然。目前,檔案管理部門基本上都配備有計算機,擁有熟練的操作人員,使檔案管理部門以更快捷、更生動、更形象的方式為各級黨委、政府和廣大人民群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),確保服務(wù)工作的有效性,提高檔案服務(wù)的質(zhì)量。

        二是信息化管理檔案,提高檔案工作管理水平。隨著我國社會,經(jīng)濟改革不斷深化,給檔案管理水平提出更高的要求,這就要求檔案工作者積極探索檔案管理工作的新方法、新路子,改變傳統(tǒng)落后的手工管理方式,建立起與現(xiàn)代經(jīng)濟體制相適應(yīng)的檔案管理方式方法,而電子信息化與檔案管理有機結(jié)合,不僅為提高檔案管理水平提供了可能,更是未來檔案管理水平發(fā)展的一個新的趨勢。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù),將檔案材料整理輸入電腦,這就為檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常管理工作提供了方便,成倍的提高了工作效率,進而實現(xiàn)了檔案動態(tài)管理。

        三是信息化管理檔案,提高檔案工作服務(wù)質(zhì)量。檔案是一種重要的信息資源,而我們不僅是信息資源的最大的需求者,更是最普遍的利用者。檔案管理工作的重要職責之一是為人們服務(wù)。隨著我國經(jīng)濟的高速發(fā)展和社會改革開放的不斷深入,人們生活水平的普遍提高,人們生活方式的不斷進步,特別是網(wǎng)絡(luò)時代的到來,人們獲得信息的主要渠道從過去紙質(zhì)書到現(xiàn)在電子書轉(zhuǎn)變,原有檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)當下人們對檔案工作需求,通過服務(wù)觀念的更新、服務(wù)領(lǐng)域的拓展、改善服務(wù)環(huán)境、規(guī)范服務(wù)行為、提升服務(wù)能力,使得檔案工作可以更加貼近社會、貼近群眾、貼近生活,為社會廣大人民群眾提供更加高效的檔案信息資源,在服務(wù)社會群體中爭創(chuàng)優(yōu)秀。為了提高服務(wù)質(zhì)量,推進檔案管理信息化服務(wù)是必然要求。

        二、電子信息化檔案管理中常見的幾個問題

        一是電子信息化檔案管理中安全問題突出。由于在電子信息化環(huán)境中,檔案資料信息很容易被復(fù)制、更改,而且不容易被人發(fā)現(xiàn)。加之,隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新和進步,計算機網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊能力也越來越強,使得檔案信息資料的重要數(shù)據(jù)更容易被破壞。同時,由于電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng),與紙質(zhì)檔案載體相比,電子文件載體材料的壽命要短。

        二是標準化、規(guī)范化管理水平較低。檔案管理電子信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因,檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作不足,案卷質(zhì)量不高,特別是各類檔案的錄入相容性不強,系統(tǒng)軟件也不能滿足需要;檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準,無法全面實施。

        三、推廣電子信息化檔案管理的新舉措

        隨著信息化時代的到來,辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn),使檔案的生成方式發(fā)生很大變化,例如,文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和網(wǎng)絡(luò)中進行,這樣檔案的前身必須以電子文件為主要形態(tài),那么檔案也自然以電子形式存在。由此看來,檔案管理電子信息化是檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢。為了更好的推進檔案管理電子信息化的程度,我們應(yīng)該開展以下工作。

        一是建立和完善電子信息化檔案管理的規(guī)章制度。根據(jù)紙質(zhì)文件和電子文件各自的特點,建立電子文件和紙質(zhì)文件“雙保險”制度,將兩者進行同步歸檔,既對紙質(zhì)文件照常整理歸檔,又對電子文件中的有關(guān)數(shù)據(jù)錄入存檔,使其起到資源共享,共同互補作用。同時要建立電子信息化檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全制度。由于在電子信息化環(huán)境中,檔案資料信息更容易被復(fù)制、更改,很容易泄密,而且電子介質(zhì)之間復(fù)制更簡單、快捷,并且不容易被人發(fā)現(xiàn),所以安全問題就顯得更為重要了。設(shè)立一套安全有效的安全制度,通過加強權(quán)限管理,設(shè)置多層密碼,加強密碼設(shè)置的安全性,安裝正版的防毒工具等措施可能郊地防止不被非法訪問和竊取。

        二是加大資金的投入和人才的培養(yǎng)?,F(xiàn)在是電子信息高速發(fā)展的時代,電腦等硬件設(shè)施更新?lián)Q代非??欤@就要求要加大資金投入,及時的更新硬件設(shè)施,有效保證電子信息化檔案管理實現(xiàn)。同時注意加大人才培養(yǎng),注重綜合型人才的培養(yǎng),做為一名電子信息化檔案的管理人員,既要精通檔案管理的專業(yè)知識,還要同時具備計算機方面的信息處理技術(shù),所以要加大力度對這類型人才進行培訓。還要有針對性的隨著相關(guān)技能的不斷更新改革,做好相應(yīng)的繼續(xù)教育培訓,為實現(xiàn)建立高效良好的電子信息化檔案管理創(chuàng)造有利的條件

        三是用現(xiàn)代信息化手段,做好檔案的日常管理。首先要建檔設(shè)庫,實現(xiàn)檔案動態(tài)管理。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù),將檔案材料整理輸入微機,在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機操作。其次要形成體系,實行檔案的層級管理。從管理權(quán)限上,逐層建立檔案局域網(wǎng),通過局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結(jié),實行檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。從使用權(quán)限上,可以根據(jù)不同用戶的情況,通過密碼和身份確認,提供所需的檔案資料。

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