王麗曼

[摘 要]檔案資源信息化是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是事關(guān)檔案事業(yè)全局發(fā)展的戰(zhàn)略，我們要站在戰(zhàn)略發(fā)展的高度，加快檔案資源的信息化步伐，從而推動(dòng)社會(huì)全方位的發(fā)展與進(jìn)步。

[關(guān)鍵詞]檔案資源；開(kāi)發(fā)利用；設(shè)想；影響

檔案是記錄著各種各類(lèi)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的信息，是“強(qiáng)化應(yīng)用技術(shù)的開(kāi)發(fā)和推廣”的重要中介，也是“促進(jìn)科技成果向現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化”的橋梁。我們要站在戰(zhàn)略發(fā)展的高度，從理論上分析信息化對(duì)檔案事業(yè)的影響，研究檔案資源信息化的主要內(nèi)涵和發(fā)展規(guī)律，從而進(jìn)一步明確檔案資源信息化的必要性和緊迫性，明確檔案資源信息化的具體任務(wù)和要求，為今后檔案資源信息化戰(zhàn)略的規(guī)劃和構(gòu)想提供科學(xué)的理論依據(jù)。

1.當(dāng)前檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作存在的問(wèn)題

1.1結(jié)構(gòu)性缺陷，基礎(chǔ)薄弱。當(dāng)前檔案館館藏的主要問(wèn)題是反映經(jīng)濟(jì)、文化和公民生活方面的檔案太少，不能完整地反映社會(huì)生活的真實(shí)面貌。這使很多利用者和潛在利用者因求無(wú)所供而失去了利用檔案的意向和興趣，也使一些有價(jià)值的開(kāi)發(fā)項(xiàng)目因缺少足夠的資源支持而難以進(jìn)行。這個(gè)問(wèn)題可以在以下幾個(gè)方面進(jìn)一步加強(qiáng)：一是歸檔的文件材料應(yīng)注意完整性：二是信息收集渠道有待拓寬：三是檔案人員開(kāi)發(fā)信息的業(yè)務(wù)素質(zhì)需要提高。從檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作的實(shí)踐來(lái)看，沒(méi)有完善的基礎(chǔ)建設(shè)，檔案信息開(kāi)發(fā)工作很難堅(jiān)持，也必將成為無(wú)源之水，無(wú)本之木。

1.2數(shù)字化程度低。檔案信息資源有實(shí)體和數(shù)字化兩種存在形態(tài)。從發(fā)展趨勢(shì)看，數(shù)字資源日漸成為信息傳播的主要形式，因此，它應(yīng)成為檔案信息資源建設(shè)的重點(diǎn)。與發(fā)達(dá)國(guó)家比，與其他信息資源比，與社會(huì)需求比，我國(guó)數(shù)字檔案資源（尤其是網(wǎng)上資源）的數(shù)量還很少，質(zhì)量也不高。

1.3可檢索性差。優(yōu)質(zhì)的信息資源不僅內(nèi)容豐富，還應(yīng)該便于查詢(xún)。但是，長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)對(duì)檔案檢索重視不夠，無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是數(shù)字檔案，檢索入口少、檢索功能差是普遍現(xiàn)象，利用者面對(duì)檔案常常會(huì)有一種云深不知處的無(wú)奈。據(jù)人民大學(xué)教師2004年5月的調(diào)查，從總體上看，目前我國(guó)檔案網(wǎng)站檢索功能簡(jiǎn)陋、質(zhì)量不高、易用性差，絕大多數(shù)不支持布爾邏輯檢索、二次檢索和全文檢索，得到的檢索結(jié)果大多過(guò)于簡(jiǎn)單，難以令人滿(mǎn)意。近年來(lái)一些檔案館實(shí)施檔案數(shù)字化工程，但大多是再掃描輕檢索，即使把這些數(shù)字資源送上網(wǎng)，利用者也很難順利獲取，不同檔案機(jī)構(gòu)之間的跨庫(kù)檢索和門(mén)戶(hù)網(wǎng)站更是尚未啟動(dòng)。

2.檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的設(shè)想

2.1轉(zhuǎn)變思想，更新觀念。迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)是以知識(shí)的生產(chǎn)、傳播以及知識(shí)在商業(yè)中的運(yùn)用為特征的經(jīng)濟(jì)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)中處于支配地位的是人力資源和技術(shù)資源，而計(jì)算機(jī)、通訊等高新技術(shù)的廣泛應(yīng)用是它的主要特點(diǎn)。檔案工作人員要轉(zhuǎn)變思想。更新觀念，不斷提高自身素質(zhì)，使自己的觀念跟上時(shí)代的發(fā)展，要培養(yǎng)創(chuàng)造性的思維方式，樹(shù)立強(qiáng)烈的檔案服務(wù)意識(shí)。檔案服務(wù)意識(shí)也體現(xiàn)在檔案人員知識(shí)與行為規(guī)范方面，因此要及時(shí)了解現(xiàn)代科學(xué)和檔案學(xué)領(lǐng)域發(fā)展的新成果、新動(dòng)態(tài)，以堅(jiān)實(shí)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)。從我國(guó)的實(shí)際情況和世界各國(guó)的發(fā)展來(lái)看，筆者以為檔案部門(mén)聯(lián)入因特網(wǎng)是擴(kuò)大檔案部門(mén)影響，開(kāi)發(fā)利用檔案信息的有效途徑。聯(lián)入因特網(wǎng)可以給檔案部門(mén)、檔案信息用戶(hù)帶來(lái)許多便利，給檔案工作發(fā)展帶來(lái)新的契機(jī)，因特網(wǎng)不受時(shí)空限制，可全天候開(kāi)放，任何用戶(hù)只要擁有一臺(tái)網(wǎng)絡(luò)終端，便可隨時(shí)隨地瀏覽網(wǎng)上全球各類(lèi)檔案信息。這些信息不僅包括文本型文獻(xiàn)，而且還包括聲音、圖像等多媒體信息。因特網(wǎng)提供的各種功能強(qiáng)大、靈活、實(shí)用的檢索工具，使檢索成為一項(xiàng)輕松而愉快的工作，從而促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化水平的提高。

2.2優(yōu)化檔案工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案工作者的素質(zhì)。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案內(nèi)容及載體的變化，檔案信息量的驟增，檔案信息服務(wù)對(duì)象不斷發(fā)生變化，使檔案工作涉及的學(xué)科領(lǐng)域更廣。管理技術(shù)的復(fù)雜性，管理方法的不斷改革，給檔案工作者在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)技術(shù)知識(shí)以及管理操作能力等方面提出了新要求。這就要求檔案工作者不僅要愛(ài)崗敬業(yè)，有堅(jiān)定的服務(wù)思想，樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神和良好的服務(wù)態(tài)度，還要有過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能。因此，檔案人員需要不斷擴(kuò)大知識(shí)面、充實(shí)新知識(shí)，增強(qiáng)他們的工作能力，以適應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的要求。

2.3加大科技檔案工作的宣傳力度，強(qiáng)化科技人員的檔案利用意識(shí)。必須緊緊圍繞科學(xué)研究和科技成果產(chǎn)業(yè)化工作的需要，主動(dòng)出擊，宣傳館藏科技檔案的內(nèi)容、利用方式等，不斷地強(qiáng)化科技人員對(duì)檔案信息重要性的認(rèn)知程度，引導(dǎo)他們從被動(dòng)逐步轉(zhuǎn)變到主動(dòng)利用科技檔案的軌道上來(lái)?？梢酝ㄟ^(guò)舉辦檔案信息發(fā)布會(huì)的方式，向廣大科技人員提供科技檔案信息，這不僅可以有效地促進(jìn)檔案信息交流及利用，還有利于廣大科技人員了解國(guó)內(nèi)外研究動(dòng)態(tài)，把握研究方向，避免重復(fù)研究。促進(jìn)科技工作的良性循環(huán)。

3.檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用對(duì)未來(lái)產(chǎn)生的影響

從古代編史修志到今天的檔案信息資源開(kāi)發(fā)，其生命力旺盛可見(jiàn)一斑，只是不同的時(shí)代，決定了它以不同的面貌扮演著同一個(gè)角色產(chǎn)生不可磨滅的作用。檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用促使檔案館自身不斷轉(zhuǎn)變觀念。跟上社會(huì)發(fā)展的形勢(shì)，能及時(shí)、適時(shí)地滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)檔案匯編成果的一種希冀，同時(shí)也使得館藏質(zhì)量進(jìn)一步得到提升，豐富海量存儲(chǔ)中的含金量。檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用對(duì)于全社會(huì)而言，可以有效地增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)，對(duì)社會(huì)大眾產(chǎn)生文化輻射效應(yīng)。總之。檔案見(jiàn)證和延續(xù)了人類(lèi)創(chuàng)造的文化，檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用使文明得以煥發(fā)璀璨的知識(shí)光芒。它具有生生不息的生命力。

當(dāng)前，我國(guó)把發(fā)展技術(shù)市場(chǎng)和信息市場(chǎng)列為完善市場(chǎng)體系的重點(diǎn)。這對(duì)于推動(dòng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作將起到積極作用。檔案工作者要抓住機(jī)遇。積極尋找為企業(yè)服務(wù)的新途徑、新方法，大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)作出更大貢獻(xiàn)。