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        論房地產(chǎn)檔案工作管理

        2014-11-24 02:12:54于洪波
        黑龍江史志 2014年7期
        關(guān)鍵詞:不足房地產(chǎn)檔案管理

        于洪波

        [摘 要]隨著近年來房地產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展,房產(chǎn)檔案信息對經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用日益凸顯。這就要求房產(chǎn)檔案管理工作必須與時俱進(jìn),進(jìn)一步提高房地產(chǎn)檔案的管理水平。針對房地產(chǎn)檔案管理中存在的種種問題,本文在提出和分析問題的基礎(chǔ)上試圖就如何加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理提出了一些建議和措施,以起到拋磚引玉的作用。

        [關(guān)鍵詞]房地產(chǎn);檔案管理;不足;對策

        房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)在管理活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著我國房地產(chǎn)市場的不斷升溫,房地產(chǎn)檔案的存儲數(shù)量日益增加,房地產(chǎn)檔案的利用率也在大幅提高,以往通過人工處理為主的管理方式暴露出很多弊端:工作效率低、錯誤量大、信息共享困難等。這就要求房地產(chǎn)管理部門在檔案管理過程中貫穿依法治檔的理念、培育專業(yè)管理的素養(yǎng)、提供有效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

        一、貫穿依法治檔的理念

        在房地產(chǎn)檔案管理過程中,應(yīng)以《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《物權(quán)法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》、《房屋登記辦法》等法律法規(guī)為依據(jù)。其中,《檔案法》是我國檔案管理的根本大法,連同地方制定和頒發(fā)的有關(guān)檔案法規(guī),引領(lǐng)著檔案管理部門的管理活動;國家建設(shè)部頒發(fā)的《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》及各地方為貫徹本法所出臺的有關(guān)文件,明確了房地產(chǎn)交易管理部門實施的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作的規(guī)范。此外,房地產(chǎn)交易部門的制度規(guī)定也是實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理內(nèi)部控制的有力保證。依法治檔體現(xiàn)于房地產(chǎn)交易管理部門的檔案工作必須遵循相關(guān)法律規(guī)定,嚴(yán)格執(zhí)行部門建立的各項規(guī)章制度,將擋案管理工作置于法律規(guī)范和部門制度的制約之下。作為檔案管理人員應(yīng)該自覺地學(xué)習(xí)和領(lǐng)會相關(guān)法律法規(guī)的內(nèi)容,做到三個明確:其一,明確房地產(chǎn)檔案是城市建設(shè)檔案的重要組成部分,房地產(chǎn)檔案的管理體現(xiàn)了政府管理的職能。其二,明確房地產(chǎn)檔案工作是法律賦予房地產(chǎn)交易管理部門的工作職責(zé),管好房地產(chǎn)檔案工作是房地產(chǎn)檔案管理部門必須履行的義務(wù)。其三,明確房地產(chǎn)檔案管理人員的工作需要接受法律和法規(guī)的約束,要依法管理各種權(quán)屬資料、房屋基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料等,任何損毀、丟失、擅自提供、抄錄、公布、銷毀、涂改、偽造、擅自出賣或不按照規(guī)定歸檔的行為,將被依法追究行政責(zé)任或刑事責(zé)任。

        二、培育專業(yè)管理的素養(yǎng)

        專業(yè)化是工作高標(biāo)準(zhǔn)的前提,房地產(chǎn)檔案管理的專業(yè)化需從以下幾方面人手:一是強(qiáng)化業(yè)務(wù)手段。房地產(chǎn)檔案雖不是商品,卻是珍貴的信息資源,既有歷史價值也有現(xiàn)實價值,既有地方價值又有全局價值。房地產(chǎn)檔案工作擔(dān)負(fù)著采集、管理與提供房產(chǎn)信息的責(zé)任,可為房地產(chǎn)管理提供準(zhǔn)確而可靠的基礎(chǔ)性資料。因此,必須注意強(qiáng)化業(yè)務(wù)手段,努力實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理新突破,進(jìn)一步完善產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍信息化建設(shè),構(gòu)建和完善權(quán)屬登記發(fā)證系統(tǒng)、產(chǎn)籍檔案管理系統(tǒng)、抵押登記管理系統(tǒng)、房屋產(chǎn)權(quán)平面敬字控制系統(tǒng),實現(xiàn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理模式的創(chuàng)新。二是做好檔案編研。房地產(chǎn)檔案管理工作必須按照編研工作的原則要求,以需求為核心,以服務(wù)為主體,不斷地、及時地對檔案史料進(jìn)行選材、鑒別、考證、加工、整理。根據(jù)不同的編研內(nèi)容,把分散的資料,按照稠用規(guī)律有機(jī)地編制起來,以利于檔案資源的開發(fā)利用。三是嚴(yán)格日常管理。建立嚴(yán)格的庫房管理制度,定期透行安全檢查,尤其是逢節(jié)假日要更加重視檢查,并做好安全檢查記錄。庫房內(nèi)應(yīng)有檔案資料存放示意圖,檔案柜架要排放規(guī)范,保證庫內(nèi)清潔衛(wèi)生,無火災(zāi)、水淹事故,無霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象。建立規(guī)范的全宗卷以及詳細(xì)的檔案移交接收、借閱登記、鑒定銷毀記錄,做到檔案進(jìn)館詳細(xì)無誤,借有憑還有據(jù)。及時對檔案進(jìn)行調(diào)查統(tǒng)計,成立檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組,以利于對已保管過期限的檔案展開銷毀鑒定工作。

        三、提供有效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)

        房地產(chǎn)檔案提供利用的方式包括:設(shè)置閱覽室接待查檔,根據(jù)利用者需求出具查詢結(jié)果證明;為權(quán)利人提供所繳交房屋原始登記材料的復(fù)印件;以房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案為依據(jù),為利用者提供咨詢服務(wù);向城市建設(shè)及房地產(chǎn)開發(fā)單位提供產(chǎn)權(quán)檔案信息。房地產(chǎn)檔案工作人員應(yīng)以履行以上職能為己任,滿腔熱忱地提供服努。一是強(qiáng)化服務(wù)意識。在全面落實社會服務(wù)承諾制的基礎(chǔ)上,以創(chuàng)新管理理念為主線,使窗口建設(shè)再上新臺階。一要明確服務(wù)方向,努力為城市建設(shè)和管理服務(wù)。二要了解客觀需要,化被動為主動,取得利用者滿意的效果。三要掌握房地產(chǎn)檔案的特點(diǎn)和規(guī)律,通過檔案分析工作,改進(jìn)各項業(yè)務(wù)工作,促進(jìn)檔案管理水平的提高。四要處理好利用和保密的關(guān)系,在做好提供利用的同時,廣泛接受社會各界監(jiān)督。二是強(qiáng)化服務(wù)規(guī)范。完善工作制度、辦事程序,及時調(diào)整和改進(jìn)服務(wù)方式,全面、系統(tǒng)地規(guī)范服務(wù)工作程序要求,并抓好檢查和督查工作。三是提高服務(wù)效率。實踐證明,房地產(chǎn)檔案進(jìn)行數(shù)字化使檔案的編排效率、檢索速度和準(zhǔn)確程度有明顯的提高。計算機(jī)檢索既能改變目錄單點(diǎn)線性的檢索模式,實現(xiàn)同一界面的多點(diǎn)選擇查詢,還支持關(guān)鍵詞的模糊查詢,大大提高了檢索速度、查準(zhǔn)率、查全率,目錄維護(hù)也十分方便;鑒于隨著房地產(chǎn)檔案利用率不斷提高,檔案原件損壞越來越突出的情況,把房地產(chǎn)檔案資料掃描錄入計算機(jī),不僅可以解決利用與保護(hù)的矛盾,還提高了檔案的完整性和安全性;也有利于規(guī)范房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理,電子檔案中的查封、抵押等限制性信息加強(qiáng)了對房產(chǎn)交易和登記發(fā)證等工作的控制功能,有效陣低房產(chǎn)發(fā)證工作的失誤率;可以把公示性信息放在互聯(lián)網(wǎng)上,方便群眾查閱,而合理化的建議和要求可以及時反饋回來,有利于房地產(chǎn)檔案管理水平和服務(wù)水平的提高。

        參考文獻(xiàn):

        [1]張俊玲;公有住宅管理檔案的收集和整理[J];北京檔案;2007年12期

        [2]肖愛娥;房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理探析[J];檔案時空;2007年06期

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