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        計(jì)生檔案管理信息化建設(shè)中現(xiàn)狀分析及對(duì)策

        2014-11-24 17:47:21鄭亞靜
        黑龍江史志 2014年7期
        關(guān)鍵詞:檔案現(xiàn)狀信息化

        鄭亞靜

        [摘 要]文章從對(duì)檔案信息化建設(shè)入手,分析了現(xiàn)狀并提出完善檔案信息化建設(shè)的對(duì)策。

        [關(guān)鍵詞]檔案;信息化;現(xiàn)狀;對(duì)策

        隨著全球化、信息化進(jìn)程的加快,信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新為我們的工作提供了極大的便利。對(duì)于計(jì)生檔案管理者來說,檔案管理信息化將成為今后檔案管理工作的趨勢(shì)。但目前計(jì)生檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀不容樂觀,普遍存在自身管理水平不高、檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢等問題。作為一名計(jì)生部門檔案管理工作者,通過近幾年對(duì)計(jì)生檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀了解,并結(jié)合工作實(shí)際,對(duì)計(jì)生檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀加以分析并就如何做信息化建設(shè)提出相應(yīng)對(duì)策。

        一、現(xiàn)狀分析

        1.領(lǐng)導(dǎo)缺乏應(yīng)有的重視。就目前計(jì)生檔案管理現(xiàn)狀看,大部分計(jì)生部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)工作缺乏應(yīng)有的重視和長遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃,沒有從戰(zhàn)略高度去認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義和作用。一些計(jì)生部門領(lǐng)導(dǎo)只把精力和眼光投入到計(jì)生工作管理上,對(duì)計(jì)生檔案管理工作關(guān)心甚少,支持不夠,從而導(dǎo)致計(jì)生檔案管理工作出現(xiàn)經(jīng)費(fèi)奇缺,領(lǐng)導(dǎo)不重視,從而導(dǎo)致檔案管理者對(duì)檔案管理松懈,信息化管理無從談起。

        2.檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足。由于計(jì)生部門領(lǐng)導(dǎo)沒有正確認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要意義,片面的以為信息化就是單純的數(shù)字化,以為只要用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)目錄管理就是實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化,對(duì)檔案管理信息化建設(shè)到底要解決什么問題、怎么解決問題卻不知從何下手,不知所以然,從而使檔案信息化建設(shè)得不到領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持。

        3.檔案信息化基礎(chǔ)薄,底子差。要以往的檔案管理以收集紙質(zhì)文件為主,對(duì)電子檔案的管理還處于初級(jí)階段,甚至不知要存什么,收集什么,待需要存檔時(shí)有的電子文件已丟失;即便收集了電子文件,但由于保存的方式落后,只維持檔案日常的簡單管理,沒有使用專用檔案管理系統(tǒng)軟件,查閱起來十分不方便;目錄數(shù)據(jù)庫不健全,大多計(jì)生部門只存有單一的文書檔案目錄數(shù)據(jù),對(duì)其他表冊(cè)數(shù)據(jù)不在存檔范圍,導(dǎo)致一些重要數(shù)據(jù)丟失嚴(yán)重。

        4.檔案管理信息化人員素質(zhì)有待提高。檔案管理信息化飛速發(fā)展,必然對(duì)檔案工作人員提出更高的要求。然而目前大部分計(jì)生部門在檔案管理信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)上力度不夠。在人才結(jié)構(gòu)上,既具備專業(yè)的檔案管理知識(shí),又能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)的綜合型人才所占比例偏低。在檔案管理人員配置上,沒有規(guī)范的章程和標(biāo)準(zhǔn),缺少專門的檔案管理人員,大部分是由從事其他工作的人員兼管,往往力不從心。

        二、幾點(diǎn)對(duì)策

        1.加強(qiáng)重視和領(lǐng)導(dǎo),理順管理體制。計(jì)生部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把檔案信息化建設(shè)納入計(jì)生部門現(xiàn)代化建設(shè)的整體規(guī)劃中,加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入,盡可能地創(chuàng)造條件,推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。健全領(lǐng)導(dǎo)體制,從組織上保證檔案工作順利開展。明確專兼職檔案人員,定期聽取檔案工作匯報(bào),幫助解決實(shí)際問題。同時(shí)應(yīng)將檔案人員的培訓(xùn)以及系統(tǒng)的維護(hù)費(fèi)用列入到相應(yīng)項(xiàng)目的預(yù)算中,使得檔案信息化建設(shè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。還應(yīng)建立相應(yīng)的考核制度,把檔案信息化工作納入到相關(guān)人員的考核中。

        2.提高認(rèn)識(shí),轉(zhuǎn)變觀念。新時(shí)期的計(jì)生部門檔案管理人員必須樹立“業(yè)務(wù)精通,愛檔如珍,維護(hù)歷史,兢兢業(yè)業(yè),服務(wù)現(xiàn)實(shí)”的理念,積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),努力提高自己的業(yè)務(wù)能力,了解和把握信息化發(fā)展對(duì)檔案事業(yè)的影響和要求,充分認(rèn)識(shí)檔案信息化在計(jì)生部門現(xiàn)代化管理中的地位和作用,拓展檔案信息資源開發(fā)利用和管理的工作思路,提升檔案工作能力和服務(wù)水平。同時(shí),檔案人員也要加強(qiáng)宣傳,爭取領(lǐng)導(dǎo)支持和提高社會(huì)對(duì)檔案信息化工作的認(rèn)識(shí)。

        3.加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。具體措施為:(1)制定規(guī)章制度和操作規(guī)范。應(yīng)建立一個(gè)完善的規(guī)章制度體系,對(duì)文件的產(chǎn)生到永久保存(或銷毀)的整個(gè)過程都要進(jìn)行全程管理,制定系統(tǒng)運(yùn)行安全管理和電子文件管理制度,規(guī)范重要場(chǎng)所(如機(jī)房、庫房等)的出入規(guī)則等。(2)加強(qiáng)電子檔案管理。電子檔案的收集整理,首先應(yīng)面對(duì)計(jì)生部門工作實(shí)際,拓寬收集內(nèi)容,嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度和操作規(guī)程,從業(yè)務(wù)流程上加以梳理。其次應(yīng)對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔實(shí)行全過程監(jiān)督指導(dǎo)。(3)加強(qiáng)辦公自動(dòng)化建設(shè),提高檔案管理工作的質(zhì)量。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理,其優(yōu)點(diǎn)是:以“件”為單位的立卷方法便于文書檔案的立卷、接收、鑒定;在檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整時(shí),可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索工具的調(diào)整、刪改;具有遺漏文件的補(bǔ)漏增缺、保持文件的歷史原貌和利用檔案資料檢索簡便、準(zhǔn)確率高、文檔貯存保密等優(yōu)點(diǎn)。(4)結(jié)合實(shí)際,做好檔案信息資源建設(shè)。信息資源是檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ),因此,檔案工作人員不但要加大檔案編研力度,滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的需求,同時(shí)要深化檔案信息化的建設(shè),豐富室藏資源。

        4.建立一支具備信息化管理能力的檔案管理隊(duì)伍。檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用,因此檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是檔案部門的重中之重。檔案工作者不僅要熟練掌握檔案專業(yè)知識(shí),還需具備一定的自然科學(xué)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí),熟練操作計(jì)算機(jī),掌握檔案管理軟件的使用方法。同時(shí),檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)責(zé)任心,正確認(rèn)識(shí)信息化管理檔案的意義、特點(diǎn),自覺增強(qiáng)工作質(zhì)量意識(shí)。

        計(jì)生部門檔案不僅具備一般檔案的特點(diǎn),同時(shí)也有一些其他檔案不具備的特性——專業(yè)性、周期性和分散性。而信息管理技術(shù)恰以其方便、快捷、開放,為計(jì)生部門的檔案管理開啟了新的窗口。因此,大力推進(jìn)計(jì)生部門檔案信息化管理,無疑是活化檔案、發(fā)掘檔案價(jià)值以服務(wù)廣大人民群眾、推動(dòng)計(jì)生部門發(fā)展的必由之路。

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