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        檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、問題及對策

        2014-11-24 10:18:40劉健
        黑龍江史志 2014年12期
        關(guān)鍵詞:建設(shè)現(xiàn)狀檔案信息化問題

        劉健

        [摘 要]作為國家發(fā)展的重要組成部分,檔案的重要性不言而喻,近年來,我國檔案事業(yè)的發(fā)展水平有了明顯提高,尤其是在信息技術(shù)的出現(xiàn)后,檔案工作效率有了明顯改善,但從具體工作情況來看,我國檔案信息化建設(shè)中仍然存在諸多問題亟待完善,下文對其進(jìn)行詳細(xì)分析。

        [關(guān)鍵詞]檔案信息化;建設(shè)現(xiàn)狀;問題;對策

        前言

        “信息化帶動工業(yè)化”的戰(zhàn)略出臺以來,國家信息化建設(shè)水平迅速提高,信息化投入的力度也在不斷加大,檔案部門也調(diào)整發(fā)展角度,加大了對信息化建設(shè)的重視,緊跟時代步伐,力求促進(jìn)我國檔案事業(yè)的發(fā)展。同時,必須要重視發(fā)展中存在的問題,解決問題,推動檔案信息化建設(shè)水平的提高。

        1.檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

        1.1 各地對檔案信息化建設(shè)都給予了高度重視

        近幾年,各地檔案行政管理部門相繼對檔案信息化建設(shè)作了部署,獲取了一定的成效。2002年,我國檔案局網(wǎng)站開通,隨后各省的檔案部門按計劃也相繼開通了檔案信息網(wǎng)站,計算機(jī)輔助檔案管理的推行,檔案數(shù)字化工作水平迅速提高,各地檔案部門也取得了一定的效果,我國許多檔案館都建立了目錄數(shù)據(jù)庫,大大提升了檔案工作效率。

        1.2 我國檔案信息化環(huán)境有了明顯改善

        隨著科學(xué)技術(shù)水平的提高,信息技術(shù)水平的改善,我國檔案信息的硬件環(huán)境、軟件環(huán)境等都有了明顯改善,各地的檔案館內(nèi)部建立了局域網(wǎng)絡(luò),同時檔案管理人員的信息化技術(shù)水平迅速提高,政策法規(guī)環(huán)境得到完善,檔案信息資源內(nèi)容豐富,檔案信息化人才有所增加,人員素質(zhì)不斷提高。

        2.檔案信息化建設(shè)中存在的問題

        2.1 信息化建設(shè)中規(guī)則不足

        從當(dāng)前檔案系統(tǒng)情況來看,信息化各自為政,各取所需,沒有形成完整的統(tǒng)籌安排,協(xié)調(diào)推進(jìn)的狀況,很多檔案的信息化建設(shè)過程中都沒有長遠(yuǎn)的規(guī)劃,存在著邊出問題邊解決的情況,檔案信息化建設(shè)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),使用數(shù)據(jù)與格式不夠統(tǒng)一,導(dǎo)致檔案信息管理上的局面混亂,影響信息的傳輸、接受工作效率。

        2.2 數(shù)字檔案資源短缺,結(jié)構(gòu)不合理

        當(dāng)前,我國多數(shù)檔案館的館藏資料仍以紙質(zhì)檔案為主,數(shù)字檔案資源不夠豐富且單一,這必然會影響檔案信息化的工作效率。

        2.3 在電子政務(wù)中的重要性沒有得到顯示

        當(dāng)前,多數(shù)有效信息仍有政府掌握,而政府中的絕大多數(shù)信息仍有政府掌握,政府的多數(shù)信息則置于檔案館中,檔案信息化的建設(shè)不僅對檔案管理現(xiàn)代化推動有重要意義,但目前在我國尚未形成政府信息資源開發(fā)的模式,導(dǎo)致其在電子政務(wù)中的作用不夠凸顯。

        2.4 專業(yè)型人才較少

        盡管近年來這一問題有了一定程度的改善,但從發(fā)展的需求來說,仍然出于供不應(yīng)求的現(xiàn)狀,這在一定程度上制約了檔案數(shù)字化工作的開展。

        2.5 相應(yīng)的立法及規(guī)范化管理體系不夠完善

        與發(fā)達(dá)國家相比,我國的檔案信息化立法規(guī)范建設(shè)相對較為緩慢,立法工作較為滯后,影響到我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

        3.解決檔案信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施

        3.1 實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一原則

        檔案信息化建設(shè)是為了將檔案信息資源整合到一起,實現(xiàn)資源的共享,為各級領(lǐng)導(dǎo)及機(jī)關(guān)服務(wù),這就要求在新時期做好檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一規(guī)范,避免各自問政的情況,加快檔案信息化建設(shè)的步伐。

        3.2 調(diào)整館藏結(jié)構(gòu),推動數(shù)字化檔案館建設(shè)

        受到發(fā)展因素等環(huán)境的制約,各級檔案館保存仍以傳統(tǒng)載體檔案為主,數(shù)字檔案較少,因此,必須要豐富當(dāng)前的數(shù)字館藏,調(diào)整結(jié)構(gòu),推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案的信息化進(jìn)程,擴(kuò)大數(shù)字信息資源總量。與傳統(tǒng)檔案館相比,數(shù)字檔案館的功能更多,服務(wù)手段、質(zhì)量及信息的廣度與深度都有了一定的提高,檔案利用者也可以不受時間與空間的限制,迅速且準(zhǔn)確地從網(wǎng)絡(luò)上獲取所需的資源。數(shù)字檔案館的檔案信息資源不僅只是自身檔案的館藏信息,同時也可將互聯(lián)網(wǎng)上的信息經(jīng)過整理后將其納入到虛擬館藏中。

        3.3 將檔案信息化與電子政務(wù)相結(jié)合

        檔案信息資源是電子政務(wù)建設(shè)最重要的公共信息資源,這就要求將其放在國家政務(wù)建設(shè)的環(huán)境中進(jìn)行考慮,使檔案信息化建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)與應(yīng)用相結(jié)合,參與到電子政務(wù)建設(shè)中,形成一體化的管理模式。檔案部門與電子政府建設(shè)部門要多溝通,統(tǒng)籌安排信息化建設(shè),爭取將檔案信息納入到電子政府中,依托電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng),建立網(wǎng)站,發(fā)布信息與資料,積極開展檔案網(wǎng)站服務(wù),方便用戶查詢與使用,提高檔案利用率。

        3.4 加大檔案信息化技術(shù)人才的培養(yǎng)力度

        檔案信息化技術(shù)是一項專業(yè)性較強(qiáng)的工作,除了要掌握專業(yè)的檔案知識外,同時還要掌握計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化的技術(shù),檔案部門要盡快的建立一支現(xiàn)代化信息技術(shù)能力強(qiáng)的專業(yè)人士,滿足檔案信息化建設(shè)的需求。對此,檔案部門除了要提高對現(xiàn)有人員的培訓(xùn)外,還必須要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)人員的綜合素質(zhì),普及計算機(jī)室知識,提高檔案工作部門的整體水平;其次是要積極的開展不同方式的技術(shù)培訓(xùn)與交流,營造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境,激發(fā)員工的積極性;最后是要加大人才的引進(jìn)力度,大力引進(jìn)專業(yè)且計算機(jī)能力較好的復(fù)合型人才,為其創(chuàng)造良好的工作環(huán)境,促進(jìn)我國檔案信息化建設(shè)水平的提高。

        3.5 加快檔案信息化法制與標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程

        加快檔案信息化法制建設(shè),根據(jù)現(xiàn)有的規(guī)章制度要求,加快研究與制定電子文件,行政規(guī)章,形成有效的激勵約束機(jī)制,促進(jìn)檔案信息化建設(shè)水平的提高。同時要建立并完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系,學(xué)習(xí)、宣傳與貫徹檔案局制定的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),制定與完善地方性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與實施辦法,解決檔案建設(shè)中的問題,根據(jù)現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定逐漸完善我國檔案信息化管理體制,實現(xiàn)國際化的發(fā)展目標(biāo)。

        結(jié)束語

        綜上所述,檔案信息化是檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢,新時期的檔案建設(shè)必須要立足實踐,不斷地完善現(xiàn)有的檔案服務(wù)水平,提高檔案工作的競爭力,促進(jìn)檔案服務(wù)水平的提升,推動我國檔案事業(yè)的發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

        [1]中國檔案學(xué)會自動化技術(shù)委員會.我國檔案信息化的發(fā)展與問題對策[J].檔案學(xué)研究,2006,(1).

        [2]單鶴舫.檔案信息化與電子化的建設(shè)和管理[J].蘭臺內(nèi)外,2009,(1).

        [3]楊麗輝.科學(xué)定位——檔案信息化的關(guān)鍵[J].辦公自動化,2009.(1).

        [4]方燕.國家電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化及信息化的研究和制定[C].中國檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略論壇會刊.2005.

        [5]熊豆豆.試論檔案信息的公益性開放和商業(yè)性開發(fā)[J].云南檔案,2009,(2).

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