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        檔案管理信息平臺的深化與應(yīng)用

        2014-11-24 17:40:16齊秀艷
        黑龍江史志 2014年3期
        關(guān)鍵詞:深化信息平臺檔案管理

        齊秀艷

        [摘 要]新世紀(jì)以后,我國檔案管理事業(yè)與科學(xué)信息技術(shù)都有了很大程度上的進步,應(yīng)用信息技術(shù)來輔助檔案管理這一做法也得到了更多的支持與響應(yīng)。伴隨著我國科技信息技術(shù)的再一次發(fā)展,檔案管理事業(yè)中信息平臺的應(yīng)用前景也必將越來越光明。本文就檔案管理信息平臺的深化與應(yīng)用背景進行分析,并在此基礎(chǔ)上探討了檔案管理信息平臺實現(xiàn)深化和應(yīng)用的具體做法,以供同行參考。

        [關(guān)鍵詞]檔案管理;信息平臺;深化;應(yīng)用

        信息經(jīng)濟時代的到來促進了我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展,各種先進信息技術(shù)的引進與應(yīng)用從根本上提高了檔案管理的質(zhì)量,實現(xiàn)了檔案管理的信息化建設(shè)。在當(dāng)前,隨著我國科技信息技術(shù)的不斷發(fā)展,依托信息技術(shù)而生存的檔案管理事業(yè)也得到了相應(yīng)的進步,現(xiàn)代檔案管理不僅實現(xiàn)了信息化和數(shù)字化,還徹底克服了傳統(tǒng)手工檔案管理模式無法解決的難題,推動了我國檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。在這一基礎(chǔ)上,檔案管理信息平臺的建立便成為了必然趨勢,平臺深化和應(yīng)用是未來實施檔案信息管理的主流技術(shù)。

        一、檔案管理信息平臺深化和應(yīng)用的背景

        目前,我國檔案部門尤其重視檔案的管理,并且結(jié)合科技信息技術(shù)不斷發(fā)展的宏觀背景,我國檔案事業(yè)在今天已經(jīng)實現(xiàn)了信息化和自動化管理,引進并利用先進的信息化技術(shù)建立起了檔案管理信息平臺,并且將這個信息化平臺推向了各個行業(yè),進一步促進了各個行業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展。拿我國電網(wǎng)公司的檔案信息化管理來說,為了更好的管理電網(wǎng)公司內(nèi)部檔案,公司在內(nèi)部建立了一個相應(yīng)的檔案信息管理平臺,并采取措施對這個平臺進行了應(yīng)用和深化,取得了良好的試點成績。據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示,我國現(xiàn)階段的檔案管理工作,或者說檔案管理信息平臺的深化與應(yīng)用還存在多個方面的問題,詳細(xì)如下:

        1、盡管檔案管理信息平臺已經(jīng)被建立起來,也基本實現(xiàn)了檔案管理的信息化,但仍然不排除少數(shù)紙質(zhì)信息無法錄入到檔案管理信息平臺中進行管理、使用這一問題。而面對紙質(zhì)信息無法全部錄入平臺中加以使用問題,最終所反映出來的現(xiàn)象只能是平臺信息不完整,無法涵蓋所有檔案信息。

        2、檔案管理信息平臺建設(shè)中,企業(yè)或單位部門之間可能存在信息數(shù)據(jù)不共同,卻又無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)連接等問題,進而造成企業(yè)各部門數(shù)據(jù)信息變得獨立,無法實現(xiàn)信息共享,這對企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量造成了嚴(yán)重影響。

        3、各個部門所使用的檔案信息管理軟件類型不同,使用技術(shù)水平也不同,所以導(dǎo)致不同部門之間的檔案管理水平產(chǎn)生差異,導(dǎo)致一些管理水平低的檔案信息要重新錄入和管理,影響了企業(yè)檔案管理效率。另外,企業(yè)內(nèi)部檔案管理軟件在使用時還可能存在質(zhì)量上的缺陷,這也阻礙檔案管理信息平臺深化與應(yīng)用中存在的質(zhì)量隱患。

        4、目前企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有的檔案管理制度有些不合時宜,表現(xiàn)在具體行為上就是,檔案管理工作不靈活,管理行為不能快速的跟隨企業(yè)檔案機構(gòu)調(diào)整而變動,導(dǎo)致現(xiàn)行的檔案管理工作無法滿足新形勢下檔案管理的新要求。

        以上種種跡象均表明國內(nèi)當(dāng)前的檔案管理工作需要重新部署,所應(yīng)用的檔案管理信息平臺要繼續(xù)深化,直到實現(xiàn)統(tǒng)一管理。

        二、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用分析

        1、深化應(yīng)用目標(biāo)

        針對當(dāng)前檔案管理工作中所存在的諸多問題,相關(guān)人士在綜合考慮了企業(yè)當(dāng)前的檔案管理信息化水平以后,決定在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建B/S多層應(yīng)用結(jié)構(gòu)體系,通過應(yīng)用SOA等先進的管理技術(shù)來對現(xiàn)有的檔案管理軟件應(yīng)用系統(tǒng)進行深化,以全面解決現(xiàn)有的檔案管理問題,提高檔案信息化管理質(zhì)量。此外,對檔案管理信息平臺進行深化的另一個目標(biāo)還在于實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部檔案信息的縱向貫通、橫向集成以及全面分享。具體表現(xiàn)在:深度開發(fā)檔案管理信息平臺,深化信息化系統(tǒng)的功能,使其實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化傳輸、自動化管理以及在線化利用,使企業(yè)內(nèi)部檔案管理部門的職能作用能得到充分的發(fā)揮。

        2、實施步驟

        2.1 首先,引入文件連續(xù)體模型

        文件連續(xù)體模型注重文件運動過程與文件管理過程的整體性、連續(xù)性與集成性,提倡檔案人員提前參與文件管理,直到文件被銷毀或永久保存,要求將文件管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合。為此,必須做到以下幾點:第一,新開發(fā)的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求;第二,對于已有的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng),建立其與檔案管理信息平臺的接口,使系統(tǒng)能自動獲取歸檔電子文件并捕獲元數(shù)據(jù),盡可能地將檔案管理監(jiān)控職責(zé)向前延伸。

        2.2 其次,引入知識管理理論

        知識管理是企業(yè)管理的新范式,也是指導(dǎo)檔案管理創(chuàng)新的新理念,即將文件檔案視為企業(yè)重要的知識資源,將檔案管理的關(guān)注點從文件檔案實體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊涵的知識,應(yīng)用先進的知識管理技術(shù)方法,創(chuàng)新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務(wù)等各項活動。

        2.3 最后,實施紙質(zhì)檔案數(shù)字化

        即通過各種掃描設(shè)備采集影像信息,通過數(shù)字化加工系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質(zhì)量審查、質(zhì)量二次檢查、數(shù)據(jù)掛接等一系列流水化作業(yè),對掃描的文件進行了糾偏、去污處理和格式轉(zhuǎn)換工作,把紙制文檔轉(zhuǎn)化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。

        三、結(jié)束語

        截至目前,我國各大企業(yè)內(nèi)部所建立的檔案管理信息平臺的應(yīng)用與深化工作已經(jīng)得到了全面的落實,同時也取得了不小的成績。對于檔案管理信息平臺未來的發(fā)展趨勢,筆者認(rèn)為,從當(dāng)前局勢來看,檔案管理信息平臺深化還存在著更多、更廣的完善空間,還需要各大企業(yè)、單位或部門進一步配合,采取更加先進、有效的措施來深化檔案管理信息平臺的應(yīng)用,以便為未來檔案管理信息平臺的發(fā)展奠定基礎(chǔ),使檔案事業(yè)更好的發(fā)揮作用,為人類社會做出更大的貢獻。

        參考文獻:

        [1]黃廣麗. 高校檔案管理工作現(xiàn)狀而引發(fā)的思考[J]. 銅仁師范高等??茖W(xué)校學(xué)報. 2006(02)

        [2]彭芬輝. 論新時期高校檔案信息化管理創(chuàng)新[J]. 湖南人文科技學(xué)院學(xué)報. 2009(02)

        [3]李杰. 淺談網(wǎng)絡(luò)信息時代的高校檔案管理工作[J]. 科技資訊. 2009(20)

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