武志超

[摘 要]本文闡述了文書(shū)檔案工作管理的重要性，對(duì)其工作中經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析，并且對(duì)其中問(wèn)題可能的解決及優(yōu)化方法進(jìn)行了說(shuō)明，并對(duì)如何改進(jìn)提出了可行性的建議。

[關(guān)鍵詞]文書(shū)檔案；管理；檔案工作

文書(shū)檔案的管理直接關(guān)系到一個(gè)單位的檔案管理的水平。又因?yàn)闄n案管理的水平聯(lián)系到單位檔案資料的質(zhì)量，只有保證文書(shū)管理的完整性和對(duì)文書(shū)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化才能保障一個(gè)單位的順利發(fā)展。

一、認(rèn)真對(duì)待文書(shū)檔案工作的必要性

文書(shū)檔案管理工作具有政策性強(qiáng)、機(jī)密性高、專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的特點(diǎn)。所以，要提高對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的重視程度。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)管理中，操作好文書(shū)檔案的管理工作，對(duì)資源的合理利用起著相當(dāng)重要的作用。首先，文書(shū)檔案有作為憑證的功能，是歷史的真實(shí)記錄，是擁有法律效用的，用這一點(diǎn)可以相較其他類(lèi)型的文獻(xiàn)加以區(qū)分。這種特點(diǎn)是文書(shū)檔案形成的過(guò)程及其本身的特點(diǎn)決定的。另外，文書(shū)檔案具有參考的功能。對(duì)于后人的行為準(zhǔn)則可以起到一定程度的指導(dǎo)、借鑒意義。

二、文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）文書(shū)檔案工作銜接問(wèn)題

文書(shū)工作與檔案管理工作這兩者之間既有聯(lián)系又有區(qū)別。兩者在工作管理中有不同的分工，采用的是分塊管理的模式，而這種管理模式是一種行之有效的管理制度，在一定程度上可以對(duì)文書(shū)和檔案工作區(qū)別開(kāi)來(lái)。而對(duì)于文書(shū)和檔案工作的銜接存在一些問(wèn)題，因?yàn)槲臅?shū)工作人員在對(duì)檔案管理的意識(shí)相對(duì)淡薄，不能真正的理解檔案工作人員在對(duì)檔案整理上的作用；另一方面，檔案工作人員也在某種程度上很少考慮到文書(shū)工作人員的工作內(nèi)容，因此在工作中兩者存在許多銜接上的問(wèn)題。

（二）檔案人員的繼續(xù)培訓(xùn)

檔案工作人員要進(jìn)行繼續(xù)培訓(xùn)才能夠正確的對(duì)檔案的立卷和分類(lèi)進(jìn)行正確的分工，如果對(duì)檔案工作一知半解、不能懂得其要領(lǐng)，那么在檔案工作中會(huì)存在諸多問(wèn)題——立卷錯(cuò)誤、檔案管理不規(guī)范等。新時(shí)代好的檔案管理人員的素質(zhì)只有通過(guò)檔案培訓(xùn)才能有用優(yōu)質(zhì)的檔案管理技能，檔案管理人員不僅僅是重視檔案管理工作中的理論知識(shí)，對(duì)實(shí)踐操作中的技能也需要根據(jù)新標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行規(guī)范化的工作。

（三）各部門(mén)不能配合檔案工作

檔案工作主要是對(duì)單位內(nèi)的所有部門(mén)資料的整理，這就需要單位內(nèi)各個(gè)部門(mén)的積極配合，只有這樣才能為檔案工作人員提供方便，將檔案的歸檔工作從各個(gè)部門(mén)收集到的重要資料進(jìn)行文件管理，但是一些部門(mén)不愿意合作、嫌麻煩，拒絕將文件資料交給檔案員統(tǒng)一保管。致使一些檔案管理員在不能夠得到相關(guān)部門(mén)的配合下時(shí)常是心有余而力不足，經(jīng)過(guò)多次催要無(wú)果后，檔案管理人員不得不妥協(xié)，使一些重要的檔案資料在沒(méi)有經(jīng)過(guò)整理的過(guò)程中而遺漏丟失，在將來(lái)需要使用時(shí)有可能找不到相關(guān)資料檔案。

三、創(chuàng)新文書(shū)檔案管理工作的具體措施

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)，順應(yīng)檔案規(guī)律

制度是對(duì)一個(gè)單位管理的章程，對(duì)于檔案管理制度的推進(jìn)就需要根據(jù)本單位的管理體制、機(jī)制和機(jī)構(gòu)設(shè)置來(lái)決定，在不違背本單位的章程制度的條件下，對(duì)不適宜的規(guī)定進(jìn)行刪除，對(duì)不完善的部分進(jìn)行修復(fù)。重新構(gòu)建制度體系、梳理檔案管理關(guān)系的變化，完善責(zé)任制和為檔案工作提供強(qiáng)有力的制度保障，進(jìn)一步提高檔案管理的執(zhí)行力度。建立完善的檔案管理制度可以使單位的檔案管理更加的規(guī)范化、程序化和專(zhuān)業(yè)化。無(wú)論是從檔案的收集和整理、歸檔都可以移交給檔案室管理以及對(duì)檔案的日常保養(yǎng)工作等一系列的業(yè)務(wù)流程也需要制定出嚴(yán)格的制度，防止檔案的泄漏和篡改與遺失，對(duì)于這種情況就應(yīng)該根據(jù)所提出的制度追究責(zé)任人的相應(yīng)責(zé)任。另外，檔案管理制度的建立不是一蹴而就的，這需要依據(jù)單位內(nèi)的時(shí)間情況進(jìn)行嚴(yán)格的篩選、修訂或補(bǔ)充，促使檔案管理制度更符合實(shí)際。

（二）優(yōu)化檔案團(tuán)隊(duì)，滿足檔案人員素養(yǎng)

加強(qiáng)制度的建設(shè)，滿足單位的體制機(jī)制的要求，還必須有合適的工作人員來(lái)執(zhí)行和落實(shí)。根據(jù)檔案工作的實(shí)際來(lái)引進(jìn)有相應(yīng)基礎(chǔ)知識(shí)的人才，使檔案管理從基層已經(jīng)有了較高的檔案管理素養(yǎng)。在長(zhǎng)期檔案管理工作中，對(duì)檔案團(tuán)隊(duì)有了更高的要求，就需要對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行鍛煉，提高文書(shū)檔案管理人員的業(yè)務(wù)修養(yǎng)和對(duì)文書(shū)檔案工作的認(rèn)識(shí)。從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)崗位有層次有計(jì)劃的進(jìn)行繼續(xù)教育，更新業(yè)務(wù)知識(shí)，提高檔案人員的綜合素質(zhì)。

（三）深化管理變革，適應(yīng)需求變化

新形勢(shì)下檔案管理部門(mén)需要嚴(yán)格對(duì)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)變化進(jìn)行時(shí)時(shí)關(guān)注，尤其是企業(yè)重組和資源整合這些企事業(yè)單位改革，積極做好檔案工作中做好檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和保持健全的檔案管理隊(duì)伍，使檔案管理工作中每個(gè)工作人員有自己明確的分工。要提高創(chuàng)新意識(shí)，從原有的檔案管理等、靠、要的狀況中解脫出來(lái)，努力使檔案工作成為企事業(yè)單位服務(wù)的先行官和創(chuàng)造者，以期形成檔案管理工作由事后的搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與、事后跟蹤的檔案管理工作理念。為適應(yīng)信息的開(kāi)放性和對(duì)檔案的顯性化需求，在符合保密規(guī)定的前提下，檔案部門(mén)可定期將庫(kù)存的檔案目錄和編研的專(zhuān)題成果在特定或公眾媒體上向用戶公布，方便用戶的選擇和查考，充分發(fā)揮檔案的作用，。

（四）提高工作效率，著力技術(shù)創(chuàng)新

樹(shù)立現(xiàn)代化檔案管理理念就需要借用現(xiàn)代化技術(shù)手段進(jìn)行，在檔案管理工作中可以運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)作為手段，利用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息化的現(xiàn)代檔案管理，幫助解決檔案管理工作，提高文書(shū)檔案管理的水平和效率。通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)將檔案資源轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)資料，全程實(shí)行無(wú)紙化，保障檔案的紙質(zhì)與數(shù)據(jù)并存，通過(guò)電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，從而方便檔案的檢索和利用。因此，在對(duì)企事業(yè)單位進(jìn)行創(chuàng)新文書(shū)檔案工作，不斷的更新檔案管理的觀念，積極嘗試新的檔案管理技術(shù)，可以讓檔案管理工作順應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展的需要，能夠有效的實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值，更好的提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。