黃小芳

摘要：目前高校信息傳遞系統(tǒng)建設(shè)存在體制陳舊、信息不對稱、官僚主義情緒等問題，信息傳遞的速度、效率、質(zhì)量有待提升。有效可靠的行政管理信息系統(tǒng)，是高校行政管理科學(xué)化、規(guī)范化的重要保證。高校行政管理信息傳遞系統(tǒng)的完善需要進(jìn)一步推進(jìn)體制改革，加強(qiáng)職業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化服務(wù)意識，從而不斷地提升信息傳遞的速度、效率和質(zhì)量水平。

關(guān)鍵詞：行政管理；信息傳遞；高校

中圖分類號：G647

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-5381（2014）04-0089-03

一、高校行政管理信息傳遞系統(tǒng)概念分析

當(dāng)今信息學(xué)界對于高校行政管理信息傳遞系統(tǒng)尚且沒有統(tǒng)一的學(xué)術(shù)定義。從系統(tǒng)的概念出發(fā)（所謂系統(tǒng)，即由相互作用、相互依存的若干組成部分結(jié)合而成的具有特定功能的有機(jī)整體），可將高校行政管理信息傳遞系統(tǒng)定義為，特指在高校行政管理過程中，以黨政組織為主體，運(yùn)用現(xiàn)代化傳遞手段，以對校園師生員工及社會相關(guān)公眾做出最為有效的信息傳達(dá)為目標(biāo)而形成的有機(jī)整體，核心內(nèi)容是“完成信息的發(fā)送、傳輸與接受”[1]。根據(jù)系統(tǒng)論，主要包含信息生產(chǎn)機(jī)關(guān)、信息傳輸機(jī)關(guān)和受眾部分三個要素。

（一）信息生產(chǎn)機(jī)關(guān)

在我國現(xiàn)階段高校的行政管理活動中，信息生產(chǎn)機(jī)關(guān)比較多元。我國高校中，任何單位都有可能成為信息的生產(chǎn)機(jī)關(guān)，包括行政系統(tǒng)、教學(xué)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等，同時二級學(xué)院、各職能處室也都擁有一定的獲取外部信息和自身產(chǎn)生信息的職能，也將成為對內(nèi)的信息生產(chǎn)機(jī)關(guān)。由于工作性質(zhì)的原因，行政系統(tǒng)無疑會成為最大的信息生產(chǎn)機(jī)關(guān)。

隨著我國教育體制改革的不斷深入，傳統(tǒng)意義上的信息發(fā)布機(jī)關(guān)逐步淡出了現(xiàn)代高等教育管理者的視野，目前高等教育信息生產(chǎn)機(jī)關(guān)，不僅要使已經(jīng)生產(chǎn)或掌握的信息更加精確化，還要進(jìn)行信息校對和信息初查，甚至還需要擁有一定的情報(bào)分析能力，進(jìn)而明確信息的緊急與否、重要程度甚至處理方式，并形成初步處理預(yù)案。

（二）信息傳輸機(jī)關(guān)

在高校行政管理體制的信息傳遞系統(tǒng)中，最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)就是傳輸環(huán)節(jié)，信息傳輸機(jī)關(guān)是整個行政信息傳遞系統(tǒng)的中樞，它將決定信息傳遞的質(zhì)量。從體系角度講，我國高等院校中，信息傳遞系統(tǒng)的傳輸機(jī)關(guān)主要包括“兩辦”（即黨辦和校辦），宣傳機(jī)關(guān)（黨委宣傳部、校報(bào)），以及專職的信息機(jī)關(guān)（如信息中心）等等。在現(xiàn)代化的高校行政管理過程中，要求我們的信息傳輸機(jī)關(guān)，在信息傳輸過程中做到及時性和準(zhǔn)確性。

（三）受眾部分

信息傳遞系統(tǒng)的最后環(huán)節(jié)是信息接受環(huán)節(jié)，信息傳遞的接受者，即為受眾。受眾在接受信息后，將根據(jù)所掌握的信息做出一定行為。受眾在整個系統(tǒng)中的地位十分重要，因?yàn)?，受眾對信息的反?yīng)，是檢測信息傳輸效果的關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)。對于高校行政管理工作而言，受眾的范圍十分廣泛。因?yàn)槊恳粋€信息接受者，都會變成受眾的一員。受眾在整個高校的行政管理信息傳遞系統(tǒng)內(nèi)的功能卻不容忽視，受眾的功能主要表現(xiàn)在兩處，即接受功能和反饋功能。信息接收不僅要“迅速接受”、“迅速消化”，還要做到準(zhǔn)確接受。反饋功能是信息傳遞的最后一步，也是信息傳遞系統(tǒng)不斷進(jìn)步的關(guān)鍵。受眾的作用主要表現(xiàn)在對信息的執(zhí)行情況的匯報(bào)。通過受眾的反饋實(shí)現(xiàn)一個典型的“信息回流”， 信息傳輸機(jī)關(guān)和信息生產(chǎn)機(jī)關(guān)都將受到一定的“信息反向沖擊”，從而不斷推進(jìn)信息傳遞系統(tǒng)的優(yōu)化。

二、高校信息傳遞系統(tǒng)存在問題探析

（一）體制陳舊，影響傳遞速度

目前我國高校正逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動化，但在信息傳遞系統(tǒng)的建設(shè)方面，很大一部分高校在體制上仍存在一些問題。一方面是過分強(qiáng)調(diào)分工，合作意識不強(qiáng)。信息傳遞系統(tǒng)由信息生產(chǎn)機(jī)關(guān)、信息傳輸機(jī)關(guān)和受眾部分組成，但是在具體工作中，這些學(xué)理角度上的劃分就演化成具體的各個機(jī)關(guān)，如數(shù)學(xué)系、中文系、法學(xué)院等，平時不相統(tǒng)屬，業(yè)務(wù)往來較少，卻很有可能需要同時處理同一條信息，在處理信息之時必然有可能出現(xiàn)對分工的強(qiáng)調(diào)和對信息傳遞的消極面對。

另一方面是部門之間權(quán)責(zé)分配不合理，人浮于事與超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)并存。主要表現(xiàn)在部分機(jī)關(guān)信息生產(chǎn)量極大，傳輸任務(wù)艱巨（如“兩辦”），而部分機(jī)關(guān)卻常年擔(dān)任著不夠積極的受眾角色。這便很容易出現(xiàn)一個奇怪現(xiàn)象，那就是信息處理較多的機(jī)關(guān)每日疲于奔命，而部分信息生產(chǎn)較少，更無傳輸任務(wù)的機(jī)關(guān)卻無所事事。在鮮明的對比下，權(quán)責(zé)分配不合理，也容易導(dǎo)致信息處理任務(wù)較重的學(xué)校機(jī)關(guān)工作人員的工作熱情減退，進(jìn)而影響工作效果。

（二）信息不對稱，影響傳遞效率

信息分布不對稱，發(fā)展水平參差不齊，一定程度上的各自為政，交流與共享困難[2]，是高校信息傳遞系統(tǒng)中較常見的現(xiàn)象。在當(dāng)今辦公自動化出現(xiàn)并逐步普及，信息處理速度日益提升的大環(huán)境下，信息分配的不對稱顯然不利于信息傳遞。

（三）官僚主義傾向，影響傳遞質(zhì)量

“高校管理長期套用政府行政管理機(jī)制”[3]，這種模式曾經(jīng)對我國的高校行政管理帶來了很大的推進(jìn)作用，但是，隨著高校管理體制改革的深化，其問題越來越突出，高?！叭バ姓焙袈暼找娓邼q。究其原因，就在于高校長期的行政化管理體制易養(yǎng)成的官僚主義傾向。在這種傾向的影響下，部分信息生產(chǎn)機(jī)關(guān)和傳輸機(jī)關(guān)的工作人員出現(xiàn)了工作作風(fēng)散漫、服務(wù)態(tài)度消極、傳遞效率低下的情況。

三、高校信息傳遞系統(tǒng)優(yōu)化的對策

（一）推進(jìn)體制改革，提升傳遞速度

在辦公自動化日益普及的今天，我國高校行政管理的信息傳遞系統(tǒng)，其可靠性往往并不取決于硬件，而是取決于體制改革。一方面是縮減層級，定點(diǎn)傳輸。根據(jù)現(xiàn)有高校的管理層級，信息“按科層制構(gòu)建等級鏈”[4]逐級傳達(dá)原則，很大程度上對信息傳達(dá)的速度具有影響。因此，必須在高校管理層級上敢于大刀闊斧的縮減傳輸環(huán)節(jié)，最佳狀態(tài)即為“定點(diǎn)傳輸”，對信息傳達(dá)做到“點(diǎn)對點(diǎn)”，最大限度節(jié)省中間環(huán)節(jié)。同時，做到信息反饋“線對線”（即傳輸線路和反饋線路分司其職，互不干擾），信息收益“面對面”（即信息的執(zhí)行效果最大化，形成信息受眾的最大收益），形成“點(diǎn)”、“線”、“面”三位一體的信息傳輸?shù)臄?shù)字化幾何模型，進(jìn)而保障在信息傳遞過程中，用最少的時間、最小的空間，實(shí)現(xiàn)最大的速度。

另一方面是建立制度，強(qiáng)化協(xié)調(diào)?！敖⒍嗲赖臏贤w制可以避免單渠道溝通體制下信息負(fù)荷能力有限的弊病， 保證溝通信息的完整性”[5]，信息傳遞不是某一職能部門的職能，需要各部門之間協(xié)調(diào)溝通。在校內(nèi)規(guī)章的制定上，要講究對各部門的信息處理職能加以梳理，明確原有職能，清理重疊職能，強(qiáng)化協(xié)作職能，對不同的信息分門別類確立不同的傳輸途徑，對不同的傳輸途徑配備不同的專業(yè)人才，如涉外信息處理，應(yīng)強(qiáng)化配備外語人才等。同時，還應(yīng)建立信息傳遞工作的獎懲機(jī)制，讓信息傳遞工作真正得到應(yīng)有重視，進(jìn)而使得我們的信息傳遞系統(tǒng)的協(xié)調(diào)機(jī)制制度化，從而具有校內(nèi)強(qiáng)制力。

（二）強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，夯實(shí)傳遞基礎(chǔ)

信息傳遞的本質(zhì)是信息處理的一個步驟?，F(xiàn)在在高校行政管理過程中，信息處理所需要的知識儲備大大增加，因?yàn)楝F(xiàn)階段的信息傳遞已經(jīng)不是單純的原樣傳輸，實(shí)際上已經(jīng)需要我們的傳輸機(jī)關(guān)具有相當(dāng)?shù)男畔⒎治瞿芰?，甚至在某些時候要求信息傳遞系統(tǒng)形成初步處理預(yù)案。那么，對于信息傳遞系統(tǒng)內(nèi)各部門的必要知識儲備，就十分關(guān)鍵。解決這一途徑的最佳辦法，即為利用高校豐富的師資資源，對信息傳遞系統(tǒng)內(nèi)部各部門的負(fù)責(zé)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。特別是“兩辦”部門，外宣部門等“信息傳遞大戶”，培訓(xùn)更是迫在眉睫。目的是讓我們的信息傳遞系統(tǒng)的工作人員系統(tǒng)的學(xué)習(xí)信息學(xué)、系統(tǒng)論、計(jì)算機(jī)等方面的具體應(yīng)用，并在語言上做到至少對一門外語的初步掌握。只有如此，在當(dāng)今的信息化社會的高校管理中，才能做到知識儲備不落伍，學(xué)習(xí)和實(shí)踐不脫節(jié)，從而告別信息處理上的“紙上談兵”，夯實(shí)信息傳遞的理論基礎(chǔ)。

（三）弘揚(yáng)服務(wù)精神，提高質(zhì)量水平

高校內(nèi)部的行政管理機(jī)關(guān)，應(yīng)以為師生服務(wù)為宗旨。高校最根本的育人職能，是在信息傳播過程中進(jìn)行并完成的。[6]必須對高校信息工作人員的進(jìn)行服務(wù)意識教育，使之明確自身的價值定位，時刻以為師生服務(wù)為中心。高校信息工作人員要適應(yīng)現(xiàn)階段的信息傳遞系統(tǒng)的工作，就必須不斷學(xué)習(xí)，不斷提升業(yè)務(wù)水平。對高校信息工作人員的培訓(xùn)應(yīng)該制度化、常態(tài)化，對于信息系統(tǒng)的科學(xué)研究工作應(yīng)予以大力支持。同時，對于信息系統(tǒng)的硬件設(shè)備，如書籍、計(jì)算機(jī)設(shè)備等，要做到按時維護(hù)，不斷更新。同時，應(yīng)充分運(yùn)用已經(jīng)研發(fā)成功的辦公自動化系統(tǒng)，力爭使信息傳遞做到無紙化、迅捷化。總之，提高服務(wù)質(zhì)量，遏制官僚主義的基礎(chǔ)，恰恰在于信息傳遞系統(tǒng)軟硬件的共同進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

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責(zé)任編輯：王敏