尹英范

[摘 要]近年來，在社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展帶動(dòng)下，市場(chǎng)上對(duì)技術(shù)型人才有了更大的需求，因此職業(yè)教育得到蓬勃發(fā)展起來。職業(yè)學(xué)校針對(duì)專業(yè)技術(shù)性的高中，培養(yǎng)專業(yè)的技術(shù)性人才，所以學(xué)生在市場(chǎng)就業(yè)時(shí)具有更強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力。隨著職業(yè)學(xué)校生源數(shù)量的增加，對(duì)其檔案管理工作提出了更高的要求。文中針對(duì)當(dāng)前職業(yè)學(xué)校檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了分析，并進(jìn)一步對(duì)提高職業(yè)學(xué)校檔案管理水平的具體措施進(jìn)行了闡述。

[關(guān)鍵詞]職業(yè)學(xué)校；檔案管理；問題；對(duì)策

隨著職業(yè)教育的興起，職業(yè)學(xué)校需要加強(qiáng)檔案管理工作，提升學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平，使學(xué)校的教育教學(xué)管理工作更加規(guī)范化、制度化，為學(xué)校各方面建筑工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、職業(yè)學(xué)校檔案管理工作存在的問題

（一）對(duì)檔案管理工作缺乏重視

檔案工作在社會(huì)上普遍存在著重視度不夠的問題，這與人們檔案意識(shí)薄弱具有較大的關(guān)系。在職業(yè)學(xué)校中，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和職員也將更多的精力放在教學(xué)上，而對(duì)檔案管理工作較為忽視，意識(shí)不到檔案工作對(duì)于學(xué)校各項(xiàng)建設(shè)工作的重要性。而且在檔案管理工作中，沒有明文的法規(guī)文件作為指導(dǎo)，使檔案管理工作很難達(dá)到規(guī)范化和科學(xué)化。

（二）檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入不足

目前很大一部分職業(yè)學(xué)校在檔案管理工作中存在著經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足的情況，檔案管理設(shè)施陳舊，設(shè)備不齊全。檔案室不具體基本的檔案保管要求，無法滿足通風(fēng)、防潮、防火等諸多檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)條件，導(dǎo)致所保管的檔案存在著破損、發(fā)霉、蟲蛀等情況。同時(shí)由于保管設(shè)備嚴(yán)重不足，所以檔案存在著隨處亂入的現(xiàn)象，給檔案的安全埋下了嚴(yán)重的隱患。部分學(xué)校甚至沒有專用的檔案室，利用木箱來對(duì)檔案進(jìn)行存放，不僅不利于檔案管理工作的開展，而且也使檔案的使用效果大打折扣。

（三）管理工作體制不合理

通常情況下職業(yè)學(xué)校的教育檔案管理工作都是由上級(jí)檔案局來負(fù)責(zé)，但檔案局作為行政事業(yè)單位，對(duì)學(xué)校的檔案管理工作只是履行宏觀指導(dǎo)的職責(zé)，但由于行業(yè)內(nèi)每個(gè)單位都具有各自的特點(diǎn)，所以對(duì)于檔案管理的科學(xué)指導(dǎo)和監(jiān)督職能無法得到有效的發(fā)揮。

（四）檔案管理人員素質(zhì)較低

職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作往往是與人力資源合二為一的，不僅沒有專門的制度和規(guī)劃，而且也缺乏專業(yè)的檔案管理工作。職業(yè)學(xué)校的檔案管理人員往往是兼職人員，不僅沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)教育，而且忙于其他工作，對(duì)于檔案管理工作較為忽視，導(dǎo)致管理工作僅僅是對(duì)檔案的保管。

（五）缺乏有效的檔案資料收集體系

由于職業(yè)學(xué)校從上到下對(duì)檔案都缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，更不注重檔案資料的收集工作，不僅各部分沒有專人進(jìn)行檔案資料的收集，而且檔案部門與各科室在工作中也很少進(jìn)行溝通，各類活動(dòng)檔案人員很少參與，這樣就導(dǎo)致收集工作無人進(jìn)行管理，導(dǎo)致檔案材料收集存在著較大的難度。

二、提高職業(yè)學(xué)校檔案管理水平的具體對(duì)策

（一）加強(qiáng)宣傳，提高全體員工檔案的意識(shí)

檔案意識(shí)是做好檔案工作的基礎(chǔ)，因此，首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，加大宣傳力度。組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳活動(dòng)。通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工能增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護(hù)學(xué)校檔案工作。

（二）建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)和管理制度

要把學(xué)校檔案工作做好，要有健全的管理機(jī)構(gòu)和管理網(wǎng)絡(luò)。學(xué)校應(yīng)該成立檔案工作小組，組長(zhǎng)應(yīng)該由校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，各科室的領(lǐng)導(dǎo)和綜合檔案室的管理員應(yīng)該是組員，同時(shí)各科室還要設(shè)立一名兼職檔案管理員。這樣就從組織上保證檔案工作的順利開展。有了管理網(wǎng)絡(luò)，還要有健全的檔案管理工作制度，這樣才能保證檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。建立文件材料整理歸檔制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制度等并監(jiān)督實(shí)施，組織和協(xié)調(diào)學(xué)校各科室兼職檔案員做好檔案管理工作。

（三）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員整體素質(zhì)的培養(yǎng)

學(xué)校檔案管理水平的高低是學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理能力的重要體現(xiàn)，所以作為學(xué)校檔案管理人員，不僅需要具有較高的職業(yè)素養(yǎng)，而且還要熟練掌握檔案專業(yè)知識(shí)，及時(shí)對(duì)自身知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新，掌握最先進(jìn)的檔案管理方法和手段來提高檔案管理水平。學(xué)校應(yīng)該為檔案管理人員提供培訓(xùn)和再教育的機(jī)會(huì)，利用多種形式來提高檔案管理人員專業(yè)技能的提升，請(qǐng)專業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行定期培養(yǎng)，實(shí)際指導(dǎo)，積極參加上級(jí)管理部門組織的培訓(xùn)和再教育學(xué)習(xí)，提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，提升其責(zé)任心和使命感，從而使其能夠據(jù)實(shí)立檔。同時(shí)檔案管理人員可以從各校檔案工作的共性與特殊性出發(fā)，廣泛開展經(jīng)驗(yàn)交流、學(xué)術(shù)研究和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，改變以往職業(yè)教育學(xué)校檔案工作任其發(fā)展、各自為政的狀況。

（四）做好檔案的收集和整理工作

檔案工作是一項(xiàng)積累性工作，這首先需要檔案工作者在日常工作中注重學(xué)校各類材料的收集和整理。綜合檔案室的檔案工作者要加強(qiáng)宣傳，密切保持與學(xué)校各科室、部門的聯(lián)系，全方位收集學(xué)校本身產(chǎn)生的檔案，同時(shí)，努力拓寬檔案收集范圍，挖掘檔案資源。各科室的管理員特別要注重日常工作中及各項(xiàng)活動(dòng)中各類材料的收集和整理，確保檔案材料的完整性。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。做好檔案的編目、檢索、編研工作，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供檔案。

三、結(jié)束語

加強(qiáng)檔案管理工作，可以有效的促進(jìn)職業(yè)教育學(xué)校的健康發(fā)展，使外界能夠?qū)W(xué)校進(jìn)地正確的評(píng)估，實(shí)現(xiàn)對(duì)教師和學(xué)生的考核，為學(xué)校教學(xué)改革提供科學(xué)的信息依據(jù)，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在學(xué)校各項(xiàng)建筑工作的開展中能夠正確的進(jìn)行決策，實(shí)現(xiàn)學(xué)校的科學(xué)管理，確保教學(xué)質(zhì)量的提升。

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