趙娜

[摘 要]文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理的探究。隨著文書(shū)檔案管理模式的現(xiàn)代化信息化發(fā)展，辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，提高文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提升檔案管理的質(zhì)量和水平是現(xiàn)代化文書(shū)檔案管理的重中之重。完善文書(shū)檔案管理制度，不斷創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，從而實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理。

[關(guān)鍵詞]文書(shū)檔案；現(xiàn)代化管理；探究

引言

檔案是貯存和傳播知識(shí)的一種形式，記載著人們社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中大量有知識(shí)價(jià)值的事實(shí)、數(shù)據(jù)、成果和理論，是歷史知識(shí)的寶庫(kù)，同時(shí)又是一種重要的信息資源，是今人了解過(guò)去、后人了解今天，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、探求規(guī)律、服務(wù)現(xiàn)實(shí)的重要憑證。隨著文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理的日新月異，提高文書(shū)檔案管理水平，保證文書(shū)檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性，提高文書(shū)檔案的科學(xué)化管理，切實(shí)增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感、使命感、緊迫感，更好地發(fā)揮以檔資政、以檔育人的重要功能。在新的形勢(shì)下，就如何加強(qiáng)文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理提出個(gè)人淺見(jiàn)，就教同行。

1.文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢(shì)

文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理有利于方便快捷檢索檔案，提高檔案利用率。計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的各種數(shù)據(jù)，具有多種檢索功能，關(guān)鍵在于管理人員在建立數(shù)據(jù)庫(kù)初期要選擇或開(kāi)發(fā)適用的軟件系統(tǒng)，將原始數(shù)據(jù)認(rèn)真錄入、歸納及分類，使用時(shí)就可以達(dá)到方便快捷檢索的目的。

1.1信息數(shù)字化

檔案信息數(shù)字化管理后，可以一次投入，多次產(chǎn)出。檔案業(yè)務(wù)工作包括檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定、借調(diào)、催還等參與資料編研工作，需要檔案管理人員定期、不定期地進(jìn)行檔案基本情況統(tǒng)計(jì)、檔案借閱歸還統(tǒng)計(jì)、超期檔案催還工作。實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理后，通過(guò)一次編輯輸入工作，可以隨時(shí)隨地進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，打印各種報(bào)表，讓檔案管理人員從繁雜的日常事務(wù)中解脫出來(lái)，真正實(shí)現(xiàn)了檔案業(yè)務(wù)辦公自動(dòng)化。

現(xiàn)代化信息技術(shù)檔案管理已經(jīng)與檔案信息的需求者之間建立了相互溝通的關(guān)系，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向他們直接提供信息服務(wù)，檔案管理人員利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行整理和檢索，其工作效率與信息存儲(chǔ)能力是人工操作無(wú)法比擬的，而這些信息的存儲(chǔ)量大，保存時(shí)間長(zhǎng)，增加了信息的準(zhǔn)確度，實(shí)現(xiàn)了不同組織機(jī)構(gòu)之間的信息共享與服務(wù)。

1.2文檔一體化

隨著社會(huì)發(fā)展的需求，文檔一體化成為了一種新穎的管理模式，就是把過(guò)去文件處理和檔案管理獨(dú)立分散狀態(tài)，統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理。文檔一體化管理模式使得文書(shū)處理工作成為文檔管理工作中的前端任務(wù)，文件處理工作質(zhì)量的好壞將影響著文書(shū)檔案管理的有效性和準(zhǔn)確性。因此，文檔一體化真正實(shí)施將對(duì)文書(shū)檔案科學(xué)化管理帶來(lái)創(chuàng)新發(fā)展，將使文書(shū)檔案管理進(jìn)入更加科學(xué)，有序的管理階段。

2.文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理建議

文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理，是以現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，應(yīng)用現(xiàn)代管理方法和手段，采用先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動(dòng)性、積極性、創(chuàng)造性，使檔案管理實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、定量化、信息化、智力化，以最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命，為社會(huì)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

2.1更新文書(shū)檔案的管理觀念

檔案管理觀念現(xiàn)代化是當(dāng)今檔案管理工作的靈魂。沒(méi)有檔案管理觀念現(xiàn)代化，是不能解決現(xiàn)有檔案管理觀念滯后性與檔案管理發(fā)展的先進(jìn)性之間的矛盾，更不可能在根深蒂固的傳統(tǒng)檔案管理觀念的基礎(chǔ)上構(gòu)筑檔案現(xiàn)代化管理的意識(shí)。只有實(shí)現(xiàn)了思想觀念的轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)當(dāng)前改革開(kāi)放的形勢(shì)和新技術(shù)革命發(fā)展的需要，為社會(huì)提供檔案信息。

2.2強(qiáng)化文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理的有效方法

加強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)。利用現(xiàn)代化檔案管理的信息技術(shù)突破傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的有效管理。完善文書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)工作，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)質(zhì)量的高度直接影響著檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。在推行檔案管理的現(xiàn)代化過(guò)程中，要有步驟、有計(jì)劃、有方法地盡全力實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案現(xiàn)代化管理，減少物資與人力或者物力以及財(cái)力方面的浪費(fèi)，全心全意地進(jìn)行檔案工作管理，從基礎(chǔ)抓起。

2.3完善檔案管理人員綜合素質(zhì)

加強(qiáng)檔案人員專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)。時(shí)代在進(jìn)步，科學(xué)在發(fā)展，檔案人員不能僅局限于原有的知識(shí)范疇內(nèi)，要開(kāi)擴(kuò)視野，多讀書(shū)、多學(xué)習(xí)，必須不斷更新知識(shí)，不斷提高專業(yè)水平，才能適應(yīng)信息化的需要。

加強(qiáng)檔案人員計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的培養(yǎng)。檔案人員能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的人才較少，要有計(jì)劃、有組織、有步驟、多層次、多渠道地組織人員進(jìn)行培訓(xùn)。當(dāng)今信息時(shí)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展飛快，知識(shí)不斷更新，要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，了解新科技，探討新理論，研究新方法，不斷充實(shí)自己，為利用者提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.結(jié)語(yǔ)

文書(shū)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，在現(xiàn)代化信息技術(shù)的輔助下，已經(jīng)達(dá)到了先進(jìn)的管理水平，信息技術(shù)管理人員要不斷加強(qiáng)自身的建設(shè)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)，努力提高檔案人員的業(yè)務(wù)技能，實(shí)行對(duì)文書(shū)檔案的信息化的有效管理，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案對(duì)人民群眾的有效應(yīng)用，實(shí)施文書(shū)檔案科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理的有效措施，積極適應(yīng)不斷更新的現(xiàn)代化信息技術(shù)，這樣才能實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理的意義。

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