尹泊生

[摘 要]本文結(jié)合本院檔案管理工作實(shí)際，就高職院校教學(xué)檔案管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)對策。

[關(guān)鍵詞]教學(xué)檔案管理；存在問題；對策

一、教學(xué)檔案的內(nèi)容及其變化

教學(xué)檔案作為教學(xué)活動(dòng)的原始記錄，是反映教學(xué)過程的系統(tǒng)而完整的歷史資料，是日后進(jìn)行教學(xué)改革和教研活動(dòng)的基礎(chǔ)資料，也是日后研究和處理問題的原始證據(jù)。

教學(xué)檔案具有來源渠道多，涉及范圍廣等特點(diǎn)。教學(xué)檔案的內(nèi)容主要有以下幾種類型：（1）綜合類。主要包括上級主管部門下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件；學(xué)校教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)計(jì)劃、專業(yè)設(shè)置方面的指示、規(guī)定和辦法，學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃和會(huì)議記錄等。（2）學(xué)生類。主要包括學(xué)籍材料、學(xué)籍變動(dòng)材料、學(xué)生參加各種大賽的情況，畢業(yè)生材料等。（3）課堂教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)類。包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程建設(shè)、教學(xué)實(shí)習(xí)、實(shí)習(xí)基地、畢業(yè)實(shí)習(xí)、教學(xué)質(zhì)量檢查、教師考核和教學(xué)質(zhì)量評估等材料。（4）學(xué)科、專業(yè)與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)類。包括專業(yè)設(shè)置、學(xué)科設(shè)置及實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的材料，以及申報(bào)國家重點(diǎn)學(xué)校和實(shí)驗(yàn)室論證、申報(bào)和審批材料，總結(jié)等建設(shè)性材料。（5）教材類。包括各專業(yè)征訂教材的情況；自編、參編、主編教材的情況；優(yōu)秀教材的比例、自編教材的比例、習(xí)題集、實(shí)驗(yàn)報(bào)告和實(shí)習(xí)指導(dǎo)書等。（6）招生類。包括招生宣傳材料和招生申報(bào)計(jì)劃、上級主管部門的審批材料、新生錄取材料、報(bào)到生的比例、年度招生的總結(jié)材料等。（7）制度建設(shè)類。包括教學(xué)管理制度、教師管理制度、學(xué)生管理制度、儀器設(shè)備管理制度等。

近年來，新的教育理念使高等院校在學(xué)科領(lǐng)域建設(shè)、辦學(xué)方式等方面，呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展特色。作為高職院校中心工作的教學(xué)環(huán)節(jié)，也隨著教學(xué)形式和課程模式的多樣化而趨于復(fù)雜化。這就使教學(xué)檔案的種類不斷增加，如教師業(yè)務(wù)檔案、教學(xué)評估檔案和學(xué)生職業(yè)資格檔案等。檔案內(nèi)容也日趨復(fù)雜化和多樣化，這就給高職院校教學(xué)檔案工作提出了更高的要求。

二、高職院校教學(xué)檔案管理中存在的問題

（一）教學(xué)檔案管理制度不健全。目前高職院校檔案管理現(xiàn)狀來看，仍存在著管理制度不健全的問題，其具體表現(xiàn)為：（1）關(guān)于教學(xué)工作的文件、文件管理，檔案、檔案管理各自為政，缺乏有效的監(jiān)督、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，出現(xiàn)了文件的形成與歸檔脫節(jié)，導(dǎo)致檔案管理混亂；有些單位教學(xué)檔案記錄缺項(xiàng)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)聽課卻沒有聽課記錄；學(xué)校每學(xué)期都要召開教學(xué)工作會(huì)議，卻沒有規(guī)范的會(huì)議紀(jì)要；教研室有青年教師培養(yǎng)部署，卻拿不出像樣的培養(yǎng)規(guī)劃和總結(jié)。（2）有關(guān)職能部門檔案記錄不一致。像學(xué)生出勤考核、學(xué)生違紀(jì)、學(xué)生參加黨課及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、學(xué)籍變動(dòng)等情況的記載存在著部門之間記錄不一致的現(xiàn)象。（3）從檔案建立上來看，有些高職院校沒有建立規(guī)范的部門立卷制度，沒有指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集歸檔工作，每到年度歸檔立卷時(shí)臨時(shí)安排人員搞突擊。（4）從檔案保管來看，存在保管不嚴(yán)的問題。有些人需要文件時(shí)亂翻亂抽；借閱、傳閱從不登記；有的長期借用不歸還，造成重要文件時(shí)有流失。

（二）教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)不高。目前，高職院校檔案管理員尤其是各院系和部門的檔案管理員素質(zhì)普遍偏低，具體表現(xiàn)在：一是大多數(shù)檔案管理員不是科班出身，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，對歸檔文件及檔案價(jià)值缺乏應(yīng)有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的隨意性；二是有些院系的檔案工作是由院系的老師兼任，沒有專門的檔案管理人員，這些兼職人員一方面由于平時(shí)忙于教學(xué)、科研、人事、辦公室等事務(wù)性工作，沒有多余的時(shí)間和精力坐下來學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)；另一方面也沒有機(jī)會(huì)接受專門的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，無法實(shí)現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理。

（三）對檔案工作重視不夠，檔案意識(shí)單薄。主要表現(xiàn)在：一、平時(shí)對歸檔材料不注意留存，以備歸檔。二、對上負(fù)責(zé)，只注重當(dāng)前工作，對歸檔材料不集中管理。三、部門歸檔人員不明，責(zé)任不清。拖延歸檔時(shí)間，搜集歸檔材料不全。

（四）檔案信息開發(fā)不足，檔案管理效率不高。目前，許多高職院校中存在信息開發(fā)不足的問題。各系部之間教學(xué)檔案的管理互相封閉，無法相互借鑒和交流。盡管高職院校加大了管理改革力度，但從整體上看，問題仍比較突出，不少單位往往只注重設(shè)施、設(shè)備、技術(shù)的投入，而不注重其效益的產(chǎn)出。

三、加強(qiáng)高職院校教學(xué)檔案管理工作的對策

（一）規(guī)范和完善教學(xué)檔案管理制度。高職院校要進(jìn)一步制定、完善教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度，并確定教學(xué)檔案管理人員的職責(zé)范圍，使教學(xué)檔案管理人員樹立起強(qiáng)烈的責(zé)任心，調(diào)動(dòng)其積極性。工作制度的建立要由學(xué)校分管的校長負(fù)責(zé)組織，由校檔案室具體牽頭草擬制定，以體現(xiàn)檔案工作的專業(yè)性和科學(xué)性。通過相關(guān)制度的貫徹執(zhí)行，以規(guī)范教學(xué)檔案工作行為，使教學(xué)檔案管理工作步入制度化、正規(guī)化的軌道。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)。高職院校是高學(xué)歷人才集中的地方，但由于歷史和現(xiàn)實(shí)等方面的原因，在部分檔案管理人員中呈現(xiàn)出學(xué)歷不高、專業(yè)水平不強(qiáng)的特點(diǎn)，這就給檔案管理工作造成一定的困難。因此，提高檔案管理人員的素質(zhì)尤為重要。

首先，要提高教學(xué)檔案管理人員的思想素質(zhì)。這里所說的思想素質(zhì)不只是指政治立場更重要的在于對本職工作的認(rèn)真負(fù)責(zé)。教學(xué)檔案不得隨意改動(dòng)，如學(xué)生成績、教師考評結(jié)果等。作為教學(xué)檔案管理人員一定要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和事業(yè)心，要愛崗敬業(yè)，無私奉獻(xiàn)。

其次，教學(xué)檔案管理人員還必須具備一定的專業(yè)素質(zhì)。針對教學(xué)檔案管理人員大都是半路出家，專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)的問題，各單位要做好他們的再教育工作，可以通過全院培訓(xùn)，自學(xué)等方式不斷提高其專業(yè)素質(zhì)，使之盡快適應(yīng)高職院校建設(shè)和發(fā)展的需要。

（三）提高歸檔意識(shí)，加大歸檔檢查。如采取發(fā)文督導(dǎo)、實(shí)際檢查、上網(wǎng)公示歸檔情況等辦法提高對檔案工作的重視。提高歸檔完整度。

總之，只要加大歸檔和檢查的力度，完善歸檔和檢查的內(nèi)容，做好歸檔材料的整理，服務(wù)好廣大教師和學(xué)生，就可以提高高職院校教學(xué)檔案管水平，更好地為教育教學(xué)管理服務(wù)。