劉佳

[摘 要]隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，對建筑企業(yè)的檔案管理工作也帶來了新的變化和挑戰(zhàn)，檔案管理工作逐漸的電子化、網(wǎng)絡(luò)化。電子檔案的出現(xiàn)有效的改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的弊端，提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。電子檔案的出現(xiàn)對于企業(yè)的檔案管理工作的發(fā)展和進步具有重要的意義，因此應(yīng)當加強對電子檔案的研究。

[關(guān)鍵詞]電子檔案；檔案館；意義

通過采用電子檔案的管理方法，對于提高檔案管理的效率，以及企業(yè)的發(fā)展都具有重要的意義，因此發(fā)展電子檔案已經(jīng)成為了我國建筑企業(yè)檔案管理工作的重要內(nèi)容。

一、電子檔案對于檔案管理工作的意義和價值

和傳統(tǒng)的檔案資料相比，電子檔案可以采用磁盤、微縮膠片等方式對企業(yè)發(fā)展過程中產(chǎn)生的有用資料進行儲存。電子檔案具有占用空間小、存儲密度大、保存方面等優(yōu)點，檔案管理人員可以通過現(xiàn)代計算機技術(shù)和信息技術(shù)完成對檔案資料的處理和管理工作。電子檔案對于工作人員在使用和調(diào)用檔案方面也帶來了極大的便利，它打破了時刻的限制，可以通過一定的手段從服務(wù)器中直接下載或在瀏覽相應(yīng)的檔案。而傳統(tǒng)的檔案則是保存在一個固定的地理空間中，還常常容易受到自然因素或者人為因素的影響，例如資料的受潮以及蟲害等，相關(guān)人員在查閱資料時對資料產(chǎn)生損害等影響，都會影響到檔案資料的進一步使用。

1.電子檔案的優(yōu)點

電子檔案可以通過鼠標、鍵盤等輸入方式完成對檔案資料的處理，它將傳統(tǒng)的檔案管理工作中的手工編目和查詢解放出來，實現(xiàn)了遠程登錄以及無紙化的管理方式。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案一旦形成，資料中的內(nèi)容和形式都難以發(fā)生改變。但是在實際的應(yīng)用中，常常需要對檔案資料中的錯誤現(xiàn)象進行糾錯，紙質(zhì)檔案顯然難以滿足。電子檔案建立在信息技術(shù)上，其內(nèi)容和形式也相對比較獨立，在需要的時候可以在一定的權(quán)限下對檔案資料進行修改。并且電子檔案能夠儲存在不同的載體中，能夠快速的實現(xiàn)文件資料的完整性。

2.電子檔案的價值和意義

電子檔案在管理上和紙質(zhì)檔案之間存在比較大的區(qū)別，電子檔案對于管理人員的知識和素質(zhì)也提出了更高的要求。檔案管理人員作為電子檔案管理的重要力量，對于電子檔案的管理具有重要的意義。電子檔案管理過程中需要進行計算機操作，因此電子檔案管理人員應(yīng)當具備基本的檔案知識，同時還應(yīng)當掌握計算機操作知識和信息管理知識。同時電子檔案管理也不是簡單的信息搜集和羅列，管理人員應(yīng)當積極的應(yīng)用其它的方法和手段，加強自己的分析能力，做好相應(yīng)的專題研究，充分的發(fā)揮檔案資料的價值。

二、電子檔案管理中應(yīng)當注意的問題分析

對于建筑企業(yè)來說，傳統(tǒng)的檔案文件和電子檔案是相互存在、相互補充的，充分的發(fā)揮了發(fā)揮了其價值和作用。對于電子檔案管理來說，通過借助現(xiàn)代的計算機軟件來實現(xiàn)對圖紙的設(shè)計、保存和修改，還可以完成建筑工程的預(yù)算編制、工程量的計算以及施工方案等工作。

1.選擇合適的保存環(huán)境

對于電子檔案來說，有使用方面的便利性，但是在資料的維護和保存方面也面臨新的問題。例如電子檔案在使用的過程中，如何的防止出現(xiàn)誤刪以及惡意侵入等。因此在保存的過程中要結(jié)合電子檔案的特點和技術(shù)設(shè)備情況，選擇合適的技術(shù)方案，采取有效的措施來幫助電子檔案的完整性和可靠性。在使用的過程中要首先保證電子檔案資料在物理上的安全，一般情況下，電子檔案都是保存在一定的光磁介質(zhì)載體上，所以首先應(yīng)當建立滿足適合這些介質(zhì)的保存環(huán)境。

2.選擇先進的保存和保護技術(shù)

在保持的過程中藥注意灰塵、強電磁場以及光線等不良因素的影響，在資金允許的情況下可以通過配置專用的防磁柜等設(shè)施來提高維護的質(zhì)量。對于一些比較特殊的電子檔案，常常需要保存其原始性的特點。在使用的時候能夠以原始的格式進行恢復，因此對其技術(shù)也提出了更高的要求。在保存的過程中可以采用電子檔案的相關(guān)支持軟件，將電子檔案和相應(yīng)的軟件系統(tǒng)一起保存，恢復的時候就可以得到相應(yīng)的原始資料。還可以將保存的電子檔案采用電子圖像的方式來保證期原始性，為了原始檔案保存的持久性，可以將電子檔案制作成微縮品以及打印品。在目前開發(fā)出的電子檔案管理軟件中，能夠?qū)崿F(xiàn)對文件資料的詳細登記，而且過程簡單，能夠?qū)崿F(xiàn)對文件的原始保存。電子檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)文件資料的自動化管理，而且其全部過程都可以在電子計算機上完成。而且經(jīng)過計算機處理之后的信息資料也比較統(tǒng)一，在管理和使用上具有比較大的便利性。

3.做好載體的維修與檢測

在電子檔案的管理和使用中，對于載體的維護和檢測是其中重要的內(nèi)容。電子檔案的載體基本上都屬于磁性載體，容易受到外界環(huán)境的干擾而發(fā)生信息失效的現(xiàn)象。因此在保存和維護電子檔案時，要做好備份措施，保證檔案資料的可靠性。應(yīng)當按照電子檔案管理的相關(guān)辦法，做好資料的定期檢測工作，對于檢測發(fā)現(xiàn)錯誤的資料要進行及時的修正。在電子檔案檢驗完成之后要填寫相應(yīng)的登記表，并且建立相應(yīng)的維護日志，對檢測、拷貝等過程進行記錄，以便及時的查閱。

4.做好電子檔案的安全防盜維護

電子檔案作為一種信息資源，那么它也具備了一般的信息資料的特點，因此加強其信息安全工作是十分有必要的，特別是在互聯(lián)網(wǎng)上運行的電子檔案。電子檔案在聯(lián)網(wǎng)之后，應(yīng)當從使用、入口以及傳輸方面采取一系列的措施來保護檔案的安全。為了防止檔案信息被非發(fā)的竊取，常常采用身份驗證、信息加密、資源備份以及安裝防火墻等方式。這些技術(shù)措施對于防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和篡改具有重要的意義，有效的保證了檔案信息在傳輸和使用過程中的保密和安全。同時隨著信息技術(shù)的不斷進步和發(fā)展，檔案管理人員要不斷的借鑒和利用現(xiàn)代的信息管理手段，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

三、結(jié)束語

隨著電子信息技術(shù)的不斷進步和發(fā)展，各種檔案管理軟件的不斷出現(xiàn)，電子子檔案管理將逐漸在檔案管理工作中發(fā)揮著日益重要的作用。對于建筑企業(yè)來說，在日常的工作中會產(chǎn)生大量的檔案資料，這對于檔案管理工作提出了新的要求。通過借助電子檔案的方法，能夠有效的減少傳統(tǒng)檔案工作的體力勞動，提高了檔案管理工作的效率，對于檔案管理工作具有重要的促進意義。