張玉軍

中職學(xué)校檔案是學(xué)校從事學(xué)校管理以及各項教學(xué)科研工作和教育監(jiān)督評估的重要材料，對于學(xué)校的各項教學(xué)科研及管理工作有著非常重要的作用，通過對學(xué)校檔案的有效利用，可以使學(xué)校的教學(xué)及管理水平得到較大的提高。

一、中職學(xué)校檔案管理工作目前的現(xiàn)狀分析

當(dāng)前，許多中職學(xué)校對檔案管理工作的意識不夠強(qiáng)，對檔案工作在整個學(xué)校建設(shè)中的作用和意義沒有足夠的認(rèn)識，檔案管理中存在著許多不完善的地方。

1. 制度不完善，管理的隨意性比較強(qiáng)。中職學(xué)校的部門機(jī)構(gòu)很多，教學(xué)管理工作比較繁重，隨意歸檔和檔案的錯歸錯放現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。

2. 管理力量比較薄弱，管理方式相對落后。中職學(xué)校沒有專門設(shè)置專職的檔案管理崗位，檔案管理人員一般由教師或者是校辦的工作人員兼職或者是臨時配備的人員。大部分工作人員沒有接受過專門的檔案知識的專業(yè)培訓(xùn)，對于檔案的重要意義以及檔案材料的收集、整理、裝訂及歸檔等業(yè)務(wù)并沒有太深入的了解，投入到檔案工作中的精力也明顯不足。歸檔材料不夠真實準(zhǔn)確完整，歸檔不及時的現(xiàn)象時有發(fā)生。在對檔案進(jìn)行管理的方式上，沒有專門的檔案管理軟件，對于檔案信息的收集和查閱多數(shù)采用手工方式，造成使用效率的低下。

3. 檔案之間的交接手續(xù)不嚴(yán)格，導(dǎo)致檔案的遺失。因為檔案管理人員多數(shù)都不是專職人員，因而在進(jìn)行工作調(diào)動或者是離崗時，對檔案的移交工作沒有按照嚴(yán)格的程序來進(jìn)行，沒有進(jìn)行嚴(yán)格的清查，導(dǎo)致移交過程中出現(xiàn)了很多檔案遺失和責(zé)任人不明確的問題。

4. 對檔案管理的工作缺少創(chuàng)新精神。對檔案工作的管理沒有從提高其效率以使其更好的為學(xué)校服務(wù)的角度出發(fā)，造成了歸檔信息的滯后，降低了檔案工作服務(wù)學(xué)校的重要作用。

二、對學(xué)校檔案工作進(jìn)行規(guī)范化管理的對策

1. 建立健全檔案管理的各項制度，完善檔案管理的工作體系。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，中職學(xué)校應(yīng)該在結(jié)合學(xué)校自身情況的基礎(chǔ)上，制定出一套科學(xué)完善的檔案管理規(guī)章制度以及檔案管理機(jī)制，并建立起檔案工作的責(zé)任制度，以便使檔案管理工作做到照章辦事和按規(guī)操作。建立系統(tǒng)完善的《檔案管理工作規(guī)定》、《檔案利用制度》、《綜合檔案室工作職責(zé)》等制度，使檔案管理工作形成一套完整的體系機(jī)制，從而促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的良好發(fā)展。

2. 對檔案工作進(jìn)行明確分工，形成檔案管理的網(wǎng)絡(luò)。中職學(xué)校要對學(xué)校各個部門在檔案的收集、整理、匯總以及歸檔過程中的諸多環(huán)節(jié)進(jìn)行明確的分工，從而使檔案管理工作形成科學(xué)的體系，以便充分發(fā)揮檔案的積極作用。

3. 設(shè)立專職的檔案管理人員并提高其素質(zhì)，強(qiáng)化檔案管理的基礎(chǔ)工作。一方面學(xué)校應(yīng)該設(shè)立專職人員來負(fù)責(zé)檔案的管理工作，另一方面還要加強(qiáng)檔案管理工作隊伍的建設(shè)，學(xué)校應(yīng)該多給檔案管理人員提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會，以便讓他們掌握更加專業(yè)和扎實的檔案管理知識，從而以科學(xué)高效的方式來進(jìn)行檔案管理工作。

4. 配備先進(jìn)的硬件設(shè)施，確保檔案管理工作的質(zhì)量。要想提高中職學(xué)校檔案管理的水平，硬件設(shè)施是必要的基礎(chǔ)，也是確保檔案管理質(zhì)量的必備條件。應(yīng)該將檔案設(shè)施的建設(shè)納入到學(xué)?；窘ㄔO(shè)的整體規(guī)劃當(dāng)中，要專門設(shè)置綜合的檔案室，為其配備檔案管理的各項設(shè)施。還要配備足夠的檔案庫房，根據(jù)情況配備去濕機(jī)、空調(diào)和防火、防蟲以及防盜等必要設(shè)施，配備計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，以便讓工作效率大幅度提升。

5. 對檔案進(jìn)行科學(xué)分類，要善于挖掘檔案資源并豐富檔案內(nèi)容。檔案管理工作是一種累積性的工作，首先要求檔案管理人員根據(jù)實際情況，按照部門和內(nèi)容的不同進(jìn)行不同類別的區(qū)分，然后要注重對學(xué)校各類資料進(jìn)行全方位的收集與整理，對檔案收集的范圍要積極拓寬，對檔案資源進(jìn)行深入的發(fā)掘，比如可以把分散的各個知名校友的檔案收集成冊，進(jìn)而豐富并充實檔案內(nèi)容。

三、對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，實施多種類的信息化建設(shè)途徑

隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛運(yùn)用到了各個領(lǐng)域中，為了適應(yīng)時代的需要，檔案管理工作也必須要有創(chuàng)新意識，要善于運(yùn)用信息化的技術(shù)。檔案管理的信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的必然趨勢。

1. 建立檔案館或檔案室網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上服務(wù)工作。建立檔案館或者是檔案室內(nèi)部局域網(wǎng)，檔案部門可以在充分利用學(xué)校網(wǎng)站資源的基礎(chǔ)上制作出自己專門的網(wǎng)頁，積極整合各種數(shù)據(jù)及信息，使檔案管理系統(tǒng)和學(xué)校網(wǎng)站進(jìn)行對接，從而實現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)上檢索，給用戶提供更加便利的服務(wù)。

2. 建立“電子檔案數(shù)據(jù)庫管理中心”。在和學(xué)校信息管理部門密切配合的基礎(chǔ)上，檔案館或者檔案室可以建立相應(yīng)的“電子檔案數(shù)據(jù)庫管理中心”，這個中心設(shè)立在學(xué)校的檔案館或者檔案室。電子檔案數(shù)據(jù)庫管理中心可以對網(wǎng)站內(nèi)各部門的電子歸檔文件進(jìn)行集中管理，在網(wǎng)站上提供有限制性以及非保密性的各種電子文件的查詢服務(wù)，從而實現(xiàn)各種電子信息資源的共享。

3. 做好電子文件的收集工作。要想做好電子檔案管理工作，首先就要對各種電子文件進(jìn)行收集。由于電子文件所具有的特性，對它的收集和對紙質(zhì)檔案的收集完全不同。比如，對于草稿性的文件，因為它沒有正式文件的各種功能，所以通常情況下它是不被留存的。不過，如果對正式紙質(zhì)文件進(jìn)行全文信息檢索要求的時候，就應(yīng)該收集這些草稿性的文件。對于那些具有輔助或者正式作用的文件，就要對其進(jìn)行及時整理和收集，并將它們和其相對應(yīng)的紙質(zhì)文件建立起標(biāo)識關(guān)系。在收集整理過程中應(yīng)該及時將電子文件拷貝復(fù)制成紙質(zhì)文件，以防系統(tǒng)發(fā)生意外時造成電子信息的丟失。

4. 對電子文件進(jìn)行歸檔管理。在對電子文件的檔案屬性進(jìn)行確定后，要把應(yīng)該進(jìn)行歸檔的電子文件從網(wǎng)絡(luò)存儲器中拷貝或者刻錄到可脫機(jī)運(yùn)行的存儲載體中，以確保文件的長期存儲。如果要對通過存儲載體傳遞的電子文件進(jìn)行歸檔的話，就要做一些必要的認(rèn)證及輔助性工作，把電子文件進(jìn)行雙重備份，一種備份成紙張形式，一種備份成數(shù)字化載體的方式比如光盤等，并對這兩種方式進(jìn)行分別歸檔管理。當(dāng)前在學(xué)校的檔案管理工作中，為方便使用及保管，這兩種版本的電子文件，一套交由檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一保管，另一套則由相關(guān)的部門進(jìn)行保管。為了保證電子文件的真實性，對歸檔的電子文件的格式也要有要求，文檔文件應(yīng)該采用DOC或者TXT格式的，數(shù)據(jù)文件應(yīng)該用DBF格式的，圖像文件應(yīng)該用JPG格式的。此外，在電子文件的歸檔中，我們還要注意對電子文件運(yùn)行的設(shè)配以及相應(yīng)的操作環(huán)境和操作平臺的要求進(jìn)行詳細(xì)的說明。

5. 開展檔案在線服務(wù)，提高其服務(wù)水平。對于檔案開展其在線使用服務(wù)，可以使人們能夠更加快速方便的獲取信息。檔案管理人員要具有熱情、主動的服務(wù)意識，明確檔案服務(wù)的工作方向，不斷提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

中職學(xué)校檔案管理工作要想實現(xiàn)高效化的目標(biāo)，就必須要注重對檔案管理的規(guī)范進(jìn)行創(chuàng)新和信息化建設(shè)途徑的探索。中職學(xué)校一定要努力積極的創(chuàng)造各種條件，加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐，從而實現(xiàn)自身檔案管理工作模式的根本性變革。

本文系河南省濮陽市高級技工學(xué)校校課題 課題名稱河南省中職學(xué)校檔案資源利用情況研究 編號2013-R-19

（作者單位：河南省濮陽市高級技工學(xué)校）endprint