孫亞萍

摘 要：檔案現(xiàn)代化管理是檔案管理的發(fā)展方向。在管理過(guò)程中，既要使用先進(jìn)的管理技術(shù)和方法，同時(shí)還需要積極的改革管理理念，提升檔案管理的水平，增加信息容量，讓檔案管理能夠獲得更加廣泛的應(yīng)用。該文通過(guò)分析目前檔案現(xiàn)代化管理過(guò)程中存在的實(shí)際問(wèn)題，有針對(duì)性地尋找解決方法，不斷提升檔案現(xiàn)代化管理工作的質(zhì)量，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供有力的保障。

關(guān)鍵詞：檔案 現(xiàn)代化管理 存在問(wèn)題 解決措施

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2014）09（a）-0191-01

和傳統(tǒng)的檔案管理不同，檔案現(xiàn)代化管理既要使用先進(jìn)的管理技術(shù)和方法，同時(shí)還需要使用先進(jìn)的管理理念。這就需要在檔案管理工作中，充分利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通信等先進(jìn)科技和設(shè)備，大大提升檔案現(xiàn)代化管理工作的效率?？萍际菣n案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)和源泉，而理念的更新和樹(shù)立是其核心內(nèi)容。通過(guò)對(duì)檔案現(xiàn)代化管理制度的改革，加強(qiáng)責(zé)任管理，科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)亻_(kāi)展檔案管理工作。檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展是檔案事業(yè)發(fā)展的必然方向，也是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。該文通過(guò)分析目前檔案現(xiàn)代化管理過(guò)程中存在的實(shí)際問(wèn)題，有針對(duì)性地尋找解決方法，不斷提升檔案現(xiàn)代化管理工作的質(zhì)量，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供有力的保障。

1 檔案現(xiàn)代化管理存在的問(wèn)題

1.1 科技含量不高，檔案利用率低下

在科技飛速發(fā)展的今天，檔案管理工作不再僅是收集、整理、存貯檔案資料的過(guò)程，其具有專業(yè)性和機(jī)密性，需要使用科學(xué)的管理方式來(lái)對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)管理和利用，是一個(gè)單位蓬勃發(fā)展的基礎(chǔ)力量。但是目前很多單位并沒(méi)有真正意識(shí)到檔案管理的重要性，對(duì)于檔案的管理多僅限為“藏”的水平，并沒(méi)有真正達(dá)到充分“用”的層次。檔案的利用率非常低，信息資源遭受?chē)?yán)重浪費(fèi)，使檔案管理工作流于形式，失去了管理的意義和作用。

1.2 檔案管理制度存在缺陷

因?yàn)閱挝活I(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)的不夠，不重視檔案管理制度的制定和執(zhí)行，導(dǎo)致了檔案管理制度的漏洞比較多。很多的檔案管理制度都沒(méi)有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行約束，檔案的編制非常的隨意，目錄不規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一。致使檔案的收集工作很困難，管理也比較難，檔案丟失的情況比較嚴(yán)重，單位的檔案信息外流。

1.3 信息技術(shù)的使用不足

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展非常迅速，不同行業(yè)對(duì)其利用程度不一。而檔案管理事業(yè)尤其是基層單位使用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行信息化管理的程度不夠，計(jì)算機(jī)僅僅是管理的一個(gè)工具，使用簡(jiǎn)單的軟件，并沒(méi)有形成從收集到利用的系統(tǒng)化體系，自動(dòng)化水平非常低，大部分都是要人工進(jìn)行檢索，因此比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力，也不符合檔案現(xiàn)代化管理的基本要求。

2 檔案現(xiàn)代化管理的解決措施

在信息化的時(shí)代大環(huán)境下，檔案信息資源是單位發(fā)展的基礎(chǔ)力量。檔案管理是促進(jìn)單位業(yè)務(wù)發(fā)展的基礎(chǔ)工作，所以必須了解和理解檔案管理的重要性，對(duì)檔案管理在單位發(fā)展的地位給予重視，提供各類(lèi)措施來(lái)清理阻礙其發(fā)展因素，提升檔案現(xiàn)代化管理工作的效果和效率。針對(duì)檔案現(xiàn)代化管理存在的問(wèn)題，對(duì)檔案現(xiàn)代化管理公里的順利開(kāi)展提出相關(guān)建議和措施。

2.1 注重科學(xué)管理，正確看待檔案管理工作

檔案管理作為一項(xiàng)信息資源管理工作，對(duì)于單位在信息時(shí)代中的快速發(fā)展所起到的巨大作用是不可估量的。因此單位領(lǐng)導(dǎo)必須重視起檔案管理工作，加大對(duì)檔案管理工作的關(guān)注力度和精力投入，積極引進(jìn)高素質(zhì)專業(yè)人才，實(shí)施科學(xué)管理措施，提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

2.2 健全檔案管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。必須根據(jù)單位和檔案管理實(shí)際情況，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，建立起來(lái)的規(guī)章制度，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。做到既約束領(lǐng)導(dǎo)，又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門(mén)既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門(mén)，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門(mén)。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到功過(guò)分明，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

2.3 強(qiáng)化計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化檔案利用現(xiàn)代化

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，指紋與語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)的廣泛應(yīng)用，密碼技術(shù)的深化發(fā)展，使檔案文件安全性得到有效的保障。同時(shí)，隨著電子文件簽署技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，可對(duì)檔案電子文件資料信息的真?zhèn)芜M(jìn)行認(rèn)定與識(shí)別，為保障檔案管理中電子檔案文件的真實(shí)可靠性提供了保障。同時(shí)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方法，可實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸，而且傳輸?shù)某杀镜汀⑺俣瓤?，網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臋n案信息不走樣。網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方法是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的必經(jīng)途徑。

保管檔案的目的是在于利用，隨著檔案管理信息化的發(fā)展，以數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化手段提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，已經(jīng)成為檔案工作的方向和重點(diǎn)，未來(lái)的檔案館是一種以電子計(jì)算機(jī)的通訊網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系起來(lái)的檔案館的集合，它將使檔案館走出自我封閉，從有限開(kāi)放到全面開(kāi)放，為社會(huì)各界提供最快、最新、最準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。

2.4 現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)

檔案管理工作不僅僅是單位發(fā)展的基礎(chǔ)，在社會(huì)大環(huán)境中也扮演著非常重要的角色。在現(xiàn)今條件下，檔案管理工作的重點(diǎn)應(yīng)該是集中在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)上，這些內(nèi)容都需要先進(jìn)的現(xiàn)代化人才來(lái)作為依托，因此加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)，引入高新技術(shù)人才，對(duì)檔案管理工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，加強(qiáng)檔案管理專業(yè)化人才的培養(yǎng)，是非常重要的工作。要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識(shí)，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才。

檔案管理的現(xiàn)代化就是應(yīng)用現(xiàn)代管理的理論、方法，對(duì)檔案和檔案工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，提高工作效率和效益，以滿足社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展對(duì)檔案管理工作的要求。檔案管理工作在信息化時(shí)代下，檔案管理信息利用要求非常高，需要對(duì)檔案管理有非常明確的認(rèn)識(shí)和了解，采取科學(xué)的管理制度，制定相應(yīng)的管理規(guī)范，加強(qiáng)人員素質(zhì)建設(shè)，提升檔案管理的科技含量，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。這就需要廣大的檔案工作者積極開(kāi)拓，以先進(jìn)的管理技術(shù)和現(xiàn)代化的手段科學(xué)管理檔案，迅速準(zhǔn)確而有效的為社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

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