張莉莉

[摘 要]檔案是重要的社會(huì)信息資源。對(duì)國(guó)家而言，檔案是國(guó)家文化軟實(shí)力的體現(xiàn)；對(duì)企業(yè)而言，檔案是管理工作的基礎(chǔ)；對(duì)個(gè)人而言，檔案是人生經(jīng)歷的記錄。提高檔案管理科學(xué)化水平，是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，是文化發(fā)展的要求，更是信息社會(huì)發(fā)展的要求。本文著眼檔案管理中存在的問(wèn)題，分析了提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；科學(xué)化；路徑選擇

檔案管理是以檔案信息、檔案實(shí)體作為管理對(duì)象，通過(guò)集中管理的方式利用檔案的信息為各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供服務(wù)的工作。檔案管理具有服務(wù)性、政治性及管理性，是衡量檔案管理部門(mén)工作效率的重要指標(biāo)?，F(xiàn)代社會(huì)，國(guó)家的經(jīng)濟(jì)政策、路線方針、發(fā)展規(guī)劃、歷史記錄都以檔案的形式存在著。檔案是了解國(guó)家發(fā)展的窗口。檔案管理是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，企業(yè)主要通過(guò)檔案對(duì)員工進(jìn)行信息了解以達(dá)到選賢任能的目的，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。如今，檔案管理還存在諸多問(wèn)題：檔案管理方式不合理；管理理念不完善；管理滯后等等。如何提高檔案管理的科學(xué)化水平，為國(guó)家發(fā)展提供借鑒，為企業(yè)生產(chǎn)管理提供方便，為個(gè)人發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的后盾呢？

一、檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）管理方式不合理

現(xiàn)如今的檔案管理依然實(shí)行紙質(zhì)化，電子信息化管理普及率不高。紙質(zhì)檔案存在丟失、浸濕、燒毀、破碎的可能性。國(guó)家檔案若丟失、浸濕、燒毀、破碎，則會(huì)對(duì)國(guó)家歷史的記錄、國(guó)家工作的開(kāi)展產(chǎn)生嚴(yán)重影響；企業(yè)檔案若丟失、浸濕、燒毀、破碎，則可能造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失；個(gè)人檔案若丟失、浸濕、燒毀、破碎，則會(huì)影響個(gè)人的前途。

采用人工管理，管理效率不高，檔案信息利用率不高。經(jīng)濟(jì)在發(fā)展，時(shí)代在變遷，檔案管理的任務(wù)會(huì)越來(lái)越重。如若不在管理方式上改進(jìn)創(chuàng)新，檔案丟失、浸濕、燒毀、破碎的可能性將加大。

（二）管理理念不完善

國(guó)家檔案不是形式，不只是為國(guó)家服務(wù)的文字記錄，更是國(guó)家文化、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展的反應(yīng)，不應(yīng)只是被儲(chǔ)存而已，更應(yīng)該面向全社會(huì)開(kāi)放，接受人民的監(jiān)督。企業(yè)檔案信息是企業(yè)發(fā)展歷程的記錄，是企業(yè)文化的載體，企業(yè)檔案應(yīng)成為企業(yè)生存、發(fā)展、壯大的宣傳工具。個(gè)人檔案主要為企業(yè)選拔人才提供便利。由于檔案管理理念的不完善，檔案管理只是形式，并沒(méi)有發(fā)揮其作為檔案應(yīng)發(fā)揮的實(shí)際作用。

（三）管理體系滯后

檔案管理過(guò)程中，存在工作人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，導(dǎo)致檔案信息受損，流向不明的問(wèn)題，嚴(yán)重影響檔案管理工作的開(kāi)展。檔案管理體系并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的發(fā)展，依然保持著傳統(tǒng)的檔案管理方式。配套保障設(shè)施亟待完善。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

（一）實(shí)行電子化與紙質(zhì)化檔案管理相結(jié)合的方式

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，電子信息化運(yùn)用到檔案管理中已成大勢(shì)所趨。近幾年，大多數(shù)單位已實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，檔案管理工作效率也得到極大的提高。但隨之而來(lái)的問(wèn)題也層出不現(xiàn)。由于不可控因素導(dǎo)致的電子信息安全問(wèn)題，如，電腦系統(tǒng)崩潰引起的檔案信息丟失，病毒或電腦黑客破壞造成檔案信息破損或丟失，嚴(yán)重制約檔案管理的發(fā)展。

今后的檔案管理應(yīng)實(shí)行電子信息化管理與紙質(zhì)化管理相結(jié)合的方式，做好電子信息檔案的保存?zhèn)浞莨ぷ?，如，在電腦上安裝必要的殺毒軟件；定期對(duì)電腦進(jìn)行體檢和清理；設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限；進(jìn)行監(jiān)控等等。另外，紙質(zhì)檔案管理有其存在的必要性。

（二）提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理者的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理工作的開(kāi)展。檔案管理工作紛繁復(fù)雜，導(dǎo)致檔案管理工作人員的壓力也隨之增加，檔案管理工作人員面臨的挑戰(zhàn)越來(lái)越大，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)刻不容緩。不僅要對(duì)工作人員進(jìn)行檔案管理專業(yè)理論知識(shí)的培訓(xùn)，同時(shí)還要進(jìn)行信息技術(shù)管理知識(shí)的培訓(xùn)，更要進(jìn)行個(gè)人職業(yè)道德方面的培訓(xùn)，讓檔案管理工作人員更好地為檔案管理服務(wù)，為國(guó)家、企業(yè)和個(gè)人服務(wù)。

（三）明確檔案管理理念

檔案管理不再是傳統(tǒng)的對(duì)紙質(zhì)進(jìn)行保存的工作，取而代之的是檔案管理辦公自動(dòng)化。實(shí)現(xiàn)檔案信息的科學(xué)化管理是信息時(shí)代發(fā)展的需要，是增強(qiáng)國(guó)家文化軟實(shí)力的需要，也是提高整個(gè)企業(yè)發(fā)展水平的需要。提高檔案管理的科學(xué)化水平可以有效地促進(jìn)檔案信息的分類，提高檔案管理的工作效率和工作水平。

（四）建立檔案管理的配套措施

檔案管理應(yīng)做到不破損、不丟失、無(wú)污穢、無(wú)篡改，從形式到內(nèi)容上確保檔案的安全。這就要求建立一系列的配套措施，如從學(xué)校到企業(yè)應(yīng)做到畢業(yè)生、學(xué)校、用人單位三方面的協(xié)調(diào)。畢業(yè)生向?qū)W校申請(qǐng)將檔案發(fā)往用人單位，用人單位向?qū)W校發(fā)出接收函，學(xué)校應(yīng)畢業(yè)生要求的檔案流向進(jìn)行操作。所在單位不接收檔案的，學(xué)校經(jīng)畢業(yè)生同意，可將檔案打回原籍，或由畢業(yè)生申請(qǐng)存儲(chǔ)在人才市場(chǎng)。這就要求用人單位、學(xué)校、人才市場(chǎng)對(duì)畢業(yè)生負(fù)責(zé)。國(guó)家和企業(yè)檔案手續(xù)也應(yīng)建立相應(yīng)的配套措施。

結(jié)束語(yǔ)

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使得檔案管理工作滲透到各行各業(yè)。檔案管理工作的日益突出，已引起有關(guān)部門(mén)的高度重視。新時(shí)代、新要求下的檔案管理工作，除了要做到高效、安全以外，更要注重服務(wù)意識(shí)，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)、為用戶服務(wù)、更要為社會(huì)主義現(xiàn)代化服務(wù)。檔案管理人員不僅應(yīng)具備基本操作技能，即檔案文書(shū)立卷、檔案整理、編目、鑒定、檔案著錄、標(biāo)引、檔案的保護(hù)、開(kāi)發(fā)等，還應(yīng)掌握現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的操作管理技術(shù)，同時(shí)還應(yīng)具備統(tǒng)籌安排、耐心細(xì)致、吃苦耐勞、勇于創(chuàng)新的基本品質(zhì)和優(yōu)良作風(fēng)?！皺n案工作也是生產(chǎn)力”，要建立一系列的檔案管理和保障配套措施，實(shí)現(xiàn)電子化與信息化相結(jié)合的方式，樹(shù)立正確的檔案管理理念，以期為檔案管理科學(xué)化水平的提升貢獻(xiàn)力量。

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