張玉芬

[摘 要]隨著信息化建設的深入開展，電子檔案逐漸成為企業(yè)檔案管理的主要形式，本文就如何加強電子檔案的應用管理和保管、安全維護方面進行探討。

[關鍵詞]電子檔案；應用管理；安全保護

一、電子檔案應用管理的重要性

電子檔案的建立，使計算機先進技術在檔案管理工作中的作用發(fā)揮得更充分。電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統(tǒng)的紙質檔案相比，其查全率和查準率是紙質檔案無法可比的。

1、檔案信息可異地實時為利用者提供電子檔案信息，打破了傳統(tǒng)利用方式和時空局限，并可多人在各自計算機上同時查找利用同一份電子檔案，大大提升了檔案利用服務的總體水平，得到有效利用，實現(xiàn)資源共享。

2、電子檔案不僅可以通過電子檔案直接查詢檔案信息、而且可以通過終端上權限瀏覽非涉密文檔和涉密文檔，有效的保護了檔案的涉密程度，對檔案實體起到了有效保護作用和物理隔離。檔案人員可通過簡單的操作進行查詢和利用，能快速查閱相關檔案資料，大大提高了工作效率，可以從傳統(tǒng)的手工編目和查詢等方面的工作中解脫出來，效率高，速度快。

3、電子檔案的儲存形式如光盤、縮微膠片、磁盤都具備了存儲密度大、容納信息量多、記錄速度快、傳播速度快等特點，而且與紙質檔案的管理方式是相通的。電子檔案有效地節(jié)約檔案占用空間，檔案儲備量更加充足。促進了檔案的實體保護，檔案保管更加安全。

4、計算機及其網(wǎng)絡的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。

5、電子檔案的特點是實物資料的信息化，由于計算機數(shù)據(jù)在統(tǒng)計和整理過程中運行速度快，能容量大，使得在電子檔案管理過程中能夠儲存諸多的檔案信息，以便于日后查找過程中的需求。

二、電子檔案管理和利用的主要保護措施

現(xiàn)階段對于傳統(tǒng)紙質檔案，我們的重點還習慣于在檔案室、館內對其實施保護，即歸檔后對具體的檔案實體進行保護，包括針對載體的防高溫高濕、防水、防火、防蟲、防震、防有害氣體、修復等保護措施。電子文件在其產生、處理、存儲、保管、利用過程中，很有可能因自然、人為和技術等因素而受到損壞減少，因載體、設備損壞，人員失誤，病毒、黑客的入侵造成電子文件的污染、流失和破壞。其安全性至關重要。由于電子文檔天生具有容易被復制、修改和傳播的特點，企業(yè)面臨內外部兩方面的安全威脅，電子檔案的安全保障工作應當全方位、高覆蓋，貫徹于電子檔案建設的全過程。

1、建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批。還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡技術來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求。

2、從電子檔案的收集、整理、歸檔到保密、安全、利用等各個環(huán)節(jié)都要有明確細致的操作規(guī)程，要明確規(guī)定歸檔時間、歸檔范圍、相關軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式等，形成一套完善的電子檔案管理體制，做到依法管理電子文件，確保電子檔案的真實性、完整性、安全性。為保證歸檔電子文件的完整、真實和有效利用，從電子文件產生時就應按照制度要求妥善管理以確保其不散失、不損毀、不失真。

3、檔案部門要參與制定電子文件生成和辦理的流程，對電子文件的形成、收集、積累、歸檔、管理等環(huán)節(jié)進行把關和交接，保證電子文件生成過程各環(huán)節(jié)的真實性、完整性和有效性。

4、科學管理和保護好電子檔案載體，是保證電子檔案安全的前提。電子檔案與傳統(tǒng)檔案保管方法有許多相同的方面，防光、防塵、防水、防霉、防蟲、防潮、防盜等，但是，電子檔案由于其載體的特殊性對保護措施也有著不同的標準要求。

5、加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。

6、電子檔案長期存取的安全保證。制作備份是保障電子檔案安全的最根本方法，可制作一份或幾份拷貝，并將拷貝分別保留在多處相隔較遠的異地容災備份系統(tǒng)中，以防原件因載體損壞或設備故障等原因而丟失信息。

7、電子檔案信息的安全維護。提高網(wǎng)絡信息安全的技術保障至關重要。對網(wǎng)絡環(huán)境下電子檔案信息安全防范和保護的主要措施和手段包括通過入網(wǎng)訪問控制、加密和數(shù)字簽名、設立防火墻、漏洞掃描技術。

8、檔案保管部門應及時按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統(tǒng)計。

9、實現(xiàn)電子檔案的可靠性、安全性管理。一方面應用支撐環(huán)境能夠通過數(shù)字證書、電子印章等先進技術保證電子檔案的不可抵賴性及其憑證價值。另一方面要有安全機制保證電子檔案封裝、傳輸過程、整理、歸檔過程、保管和利用過程中的信息安全。利用時應遵守保密規(guī)定。對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時應遵守國家或部門有關保密的規(guī)定有穩(wěn)妥的安全保密措施。

電子檔案是企業(yè)賴以生存和發(fā)展的寶貴財富，是最珍貴的歷史記錄，為了適應電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，立足點要實，要符合本單位的客觀實際，順應其規(guī)律，加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態(tài)，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。企業(yè)未來的發(fā)展都受檔案管理工作的影響，電子檔案管理工作為企業(yè)或單位取得市場競爭，全面發(fā)展有著重要的意義。

參考文獻：

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