王麗巖

[摘 要]隨著社會(huì)的進(jìn)步，文書檔案管理模式的更新變化，如何利用更新的管理模式、先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)等以提高文書檔案的科學(xué)化管理，筆者從事檔案管理工作多年，結(jié)合實(shí)際工作并針對(duì)當(dāng)前發(fā)展新形勢(shì)，提出對(duì)文書檔案管理工作的幾點(diǎn)科學(xué)化管理方式，希望具有價(jià)值的參考意義。

[關(guān)鍵詞]文書檔案；科學(xué)化管理；方式

引言

文書檔案是文書檔案是反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案，它記錄了一個(gè)社會(huì)組織所從事的各類管理活動(dòng)。文書信息作為一種資源，越來越被人們所重視，隨著社會(huì)的進(jìn)步與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，也帶動(dòng)文書檔案信息服務(wù)內(nèi)容與方式的變化。文檔管理開始面臨著許多有待解決的問題。根據(jù)文書檔案其工作特點(diǎn)以及環(huán)境的因素，只有采取新穎的管理模式對(duì)文書檔案進(jìn)行科學(xué)管理，才能保證文書檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性，從而適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。

1.文書檔案科學(xué)化管理方式

1.1重視文書檔案信息服務(wù)觀念的創(chuàng)新

由于檔案信息利用與傳播面臨著商品經(jīng)濟(jì)和信息社會(huì)的雙重打冷戰(zhàn)，檔案部門必須從解放思想、更新觀念入手，強(qiáng)化檔案信息開發(fā)與利用服務(wù)。目前，社會(huì)公眾不再以檔案管理部門所提供的傳統(tǒng)性檔案利用方式方法為滿足，而是要求在更大的范圍、更高程度上實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享。為此，在不斷提高檔案管理與利用現(xiàn)代化水平的同時(shí)，要根據(jù)檔案信息利用服務(wù)的現(xiàn)狀，分析影響檔案利用與信息共享的諸多因素，尋求適應(yīng)檔案利用需求實(shí)際的服務(wù)模式，促進(jìn)檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)。

1.2文檔一體化

長(zhǎng)期以來，文書處理和檔案管理屬于不同的部門負(fù)責(zé)，檔案管理只由檔案部門執(zhí)行，文書處理和檔案管理的分離，由于被操作于不同部分以及不同工作者，就導(dǎo)致了檔案管理較容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，影響了文書檔案的管理效率，降低了檔案的信息服務(wù)功能。，隨著社會(huì)發(fā)展的需求，文檔一體化成為了一種新穎的管理模式，這種管理模式就是把過去文件處理和檔案管理獨(dú)立的分散狀態(tài)，統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體去進(jìn)行管理。文檔一體化的科學(xué)化管理模式意味著公文處理和文書檔案兩者歸入為文件運(yùn)，使文書檔案得到科學(xué)處理和有效控制。

1.3掌握現(xiàn)代化管理技能，利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案

隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新發(fā)展以及無紙化資源的出現(xiàn)，使得檔案管理模式從手工操作轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)操作，使得文書檔案的存儲(chǔ)方式也發(fā)生了根本性的變化，從紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y源形式；使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作等操作過程均由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大，而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，減輕了檔案工作者的勞動(dòng)量，提高了文書檔案管理的效率。

1.4對(duì)檔案管理工作者的要求

我國(guó)檔案隊(duì)伍存在的普遍問題是人才知識(shí)結(jié)構(gòu)老化、現(xiàn)代管理人才和計(jì)算機(jī)管理專業(yè)人才缺乏，現(xiàn)代化的檔案管理工作不僅需要懂專業(yè)知識(shí)的人員，也同樣需要計(jì)算機(jī)類、管理類人才。文書檔案工作對(duì)服務(wù)對(duì)象的重要性，以及其較強(qiáng)的專業(yè)性，決定了文書檔案工作者必須具備專業(yè)知識(shí)，擁有較強(qiáng)的檔案管理技能和高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)，從而確保文書檔案的準(zhǔn)確性。對(duì)檔案管理工作者的要求有以下兩點(diǎn)：一是對(duì)檔案工作者加強(qiáng)職業(yè)道德教育、強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)檔案工作人員的主動(dòng)性。二是加大對(duì)利用者的宣傳教育力度，提高利用者做好檔案利用效果信息反饋工作的自覺性。

2.文書檔案科學(xué)管理的優(yōu)點(diǎn)

2.1作業(yè)效率大幅度提高

文書檔案實(shí)施科學(xué)化管理后，文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

2.2文件和文字信息得到充分共享

在原始的手工操作管理中，部分單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

2.3電子文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，紙張的文書檔案耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，在一定的條件下容易受到破壞，如檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)發(fā)展，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如小容量的U盤大容量的移動(dòng)硬盤等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

2.4提高了文件傳遞的速度和安全性

在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時(shí)性。

3.總結(jié)

在檔案管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，使文書檔案管理工作走上科學(xué)化的管理模式，是新時(shí)期對(duì)檔案工作的基本要求，也是文書檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。只有采用先進(jìn)的管理技術(shù)進(jìn)行檔案管理的深化以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需求，才能更好地服務(wù)于文書工作，提高其效率性和正確性，

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