張麗紅

[摘 要]醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院管理的重要組成部分，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，深化醫(yī)療改革，檔案再次被人們所認(rèn)識。如何加強計算機在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，實現(xiàn)醫(yī)院檔案科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，使其更好的服務(wù)于科研、醫(yī)療、教學(xué)工作，是擺在我們面前的新任務(wù)的一個新課題。

[關(guān)鍵詞]計算機；醫(yī)院檔案管理；應(yīng)用

隨著計算機技術(shù)的不斷更新與普及應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)時代已經(jīng)到來，信息成為無形的共享資源在人們的社會生活、生產(chǎn)中起著越來越重要的作用。檔案作為一種信息資源也不例外，近10年來不斷邁入現(xiàn)代化信息資源共享的軌道，為社會經(jīng)濟各領(lǐng)域服務(wù)并發(fā)揮著不可估量的作用。本文對近年來醫(yī)療衛(wèi)生檔案應(yīng)用計算機管理的有利條件和規(guī)范化管理進(jìn)行分析和探討，力求促進(jìn)醫(yī)院檔案計算機管理機利用走向網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。

一、醫(yī)院實行檔案管理計算機化的有利條件

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院的檔案室工作的基礎(chǔ)，是檔案室管理的一個重要組成部分。機關(guān)是計算機管理的第一個執(zhí)行機構(gòu)，可為檔案室打下堅實的基礎(chǔ)。市場經(jīng)濟條件下，醫(yī)院檔案室需要快速、及時、準(zhǔn)確地提供信息，豐富的檔案信息，為實現(xiàn)計算機管理機關(guān)創(chuàng)造有利的外部環(huán)境和機遇。社會發(fā)展的需要，辦公自動化程度的不斷提高，加快了機關(guān)工作質(zhì)量和工作效率。檔案的數(shù)量少，持續(xù)時間短，實時性強，實用性強，可在任何時間分類標(biāo)引、編目、輸入，為實現(xiàn)計算機管理創(chuàng)造了有利條件。只要領(lǐng)導(dǎo)重視現(xiàn)代意識強，配備計算機設(shè)備只是舉手之勞。

目前，醫(yī)院的目標(biāo)管理，檔案管理中有長期和短期目標(biāo)，有具體的內(nèi)容，詳細(xì)的計劃和實施措施。醫(yī)院檔案管理實行全面質(zhì)量管理，是要做到心中有數(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，為醫(yī)院實現(xiàn)計算機管理創(chuàng)造有利條件。

二、檔案管理中使用計算機的優(yōu)勢

（一）檔案計算機管理的使用不僅能幫助檔案檢索、統(tǒng)計，而且也有助于檔案的整理，分類、編制各種目錄，其速度和效果是人工所不能相比的。

（二）計算機檢索詞庫時，檔案人員或利用者不需要按類別搜索系統(tǒng)的代碼，只需要將主題詞進(jìn)行組配的輸入電腦，很快就能得出結(jié)果。因為我們大部分室藏檔案是按問題立卷的，所以在主題檢索時，再設(shè)職能部門名稱加以限制，在這種方式中，將大大提高檢索的速度。

（三）計算機管理可以使文件訪問實現(xiàn)查找方便，直觀性強。該系統(tǒng)采用菜單形式，利用者把借閱單位、借閱人和檔案號輸入計算機，靈活組配輸入，可以立即得到結(jié)果。借閱文件到期沒有歸還時，也不需要檔案人員逐頁核對和填寫催還單，只要通過計算機便可以打印，節(jié)省了管理人員和借閱人員的時間，方便管理，提高了檢準(zhǔn)率。對于那些不熟悉計算機檢索表達(dá)式或檔案分類方法的利用者，計算機檢索是比較容易接受的。

三、計算機檔案管理規(guī)范化

（一）注重法律法規(guī)的建設(shè)，確立計算機管理檔案的法律效用。計算機管理檔案的法律效力是否被承認(rèn)，是檔案管理的前提。我們之所以要對文件進(jìn)行收集、整理、分類、歸檔的管理，是以備后人查看利用。然而，查考使用的前提必須是這些文件具有法律效力，即對法律程序范圍內(nèi)可以作為接受證據(jù)的材料。如果文件沒有公認(rèn)的法律效力，對檔案實行計算機管理也就失去意義。我認(rèn)為，確認(rèn)和保證文件的原始性，可以通過法律途徑解決，應(yīng)盡快加強法律法規(guī)建設(shè)。

（二）檔案管理人員應(yīng)具備必要的軟件和硬件及外語應(yīng)用能力。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理的基礎(chǔ)知識，不了解檔案管理的基本知識就無法了解檔案保護(hù)的必要性和重要性，我們就不能采取一切必要的措施管理和保存好電子檔案，最終使真實記錄遭受損失。而不懂計算機硬件和軟件技術(shù)就無法對文檔的整理和歸檔文件進(jìn)行有效的管理，是無法達(dá)到長期保存和開發(fā)利用檔案的目的。具有必要的外語應(yīng)用能力，不僅可以直接從國外出版物或者其他信息渠道獲取計算機信息管理的先進(jìn)技術(shù)，還可以促進(jìn)檔案管理人員更好地了解計算機硬件和軟件技術(shù)。這三個方面（基礎(chǔ)知識，軟件和硬件技術(shù)，外語應(yīng)用能力）條件并重，可以成為檔案管理模式的復(fù)合型人才。

（三）醫(yī)院應(yīng)重視計算機在檔案管理中的作用，沒有檔案管理的自動化，就沒有檔案管理的現(xiàn)代化，提高檔案管理的自動化程序，就是計算機技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，這需要得到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能保證實施。

（四）領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，檔案綜合管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要組成部分，盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務(wù)管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策所依據(jù)的信息體系。在科學(xué)家技術(shù)日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)。這就需要領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，提高對檔案工作的思想認(rèn)識，調(diào)整檔案管理模式，使檔案管理模式從單純的紙質(zhì)收費、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用。只有領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，通過檔案人員的學(xué)習(xí)和努力，醫(yī)院當(dāng)那管理計算機網(wǎng)絡(luò)化完全可以實現(xiàn)。

（五）加大網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在計算機檔案管理中的應(yīng)用。對于一些小型醫(yī)院來說，由于人力物力財力等各種因素的制約，最好采用目前應(yīng)用較普及而性能與價格比又十分優(yōu)良的微機，逐步建立具有各單位特色的檔案管理微機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

（六）建立利用的反饋制度。醫(yī)院檔案的計算機系統(tǒng)管理工作也需要通過反饋利用者的滿意程序和檔案被利用后產(chǎn)生的效果來提高和完善自身的服務(wù)。

（七）重視對計算機系統(tǒng)的維護(hù)。任何一個計算機系統(tǒng)都要進(jìn)行硬件和軟件的維護(hù)。因此系統(tǒng)維護(hù)對計算機檔案管理也是十分重要的。檔案工作者肩負(fù)著歷史的職責(zé)，我們有義務(wù)將接收的所有檔案運用計算機管理，使它記錄我院發(fā)展的歷史、豐富科技信息資源、推動我院的科研事業(yè)發(fā)展，也促進(jìn)管理工作進(jìn)一步向科學(xué)化、系統(tǒng)化和規(guī)范化方向發(fā)展，成為主方位服務(wù)的堅實基礎(chǔ)。

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