楊學(xué)梅

[摘 要]隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，社會階層高度分化，人員流動日益頻繁，人民群眾對民生檔案的管理工作有了更高的需求。本文從強(qiáng)化民生檔案管理工作的意義出發(fā)，提出幾點(diǎn)強(qiáng)化民生檔案管理工作的策略。

[關(guān)鍵詞]民生檔案；管理；規(guī)范

檔案記錄了過去工作和歷史的真實(shí)情況，能為社會各項(xiàng)工作提供備查的依據(jù)，是第一手的參考材料，檔案工作是社會管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。而民生檔案，泛指與人民群眾生產(chǎn)生活、權(quán)利息息相關(guān)的民計(jì)民生檔案，包括勞動就業(yè)、社會保障、社會管理、教育醫(yī)療、婚姻生育、食品安全等民生領(lǐng)域中形成的各類檔案。民生檔案真實(shí)記錄了民生建設(shè)的各個過程，是維護(hù)人民群眾權(quán)益的原始憑證，是評價民生工作成果的重要標(biāo)志。民生檔案工作是充分發(fā)揮檔案部門的示范帶動及典型引導(dǎo)作用的基礎(chǔ)，是檔案部門實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，并發(fā)掘更適合現(xiàn)代社會的民生檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)民生檔案工作可持續(xù)發(fā)展的前提。

一、強(qiáng)化民生檔案管理工作的意義

每個人從生老病死到衣食住行，都與民生檔案息息相關(guān)。民生檔案是維護(hù)人民群眾權(quán)益最原始的憑證，記錄了社會管理的歷史，體現(xiàn)了人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益問題。民生檔案管理工作的有效開展是落實(shí)黨委、政府各項(xiàng)民生政策，維護(hù)人民群眾的權(quán)益，更好的為民生服務(wù)，保障民生，構(gòu)建和諧社會的重要保證。隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，社會階層高度分化，人員流動日益頻繁，人民群眾對民生檔案的管理工作有了更高的需求。各級黨委政府工作將關(guān)注民生，改善民生當(dāng)作工作的重點(diǎn)。強(qiáng)化民生檔案管理工作，需要順應(yīng)形勢，以人為本，遵循新思路，尋求新突破，不斷開創(chuàng)新局面，關(guān)注民生、服務(wù)民生，在實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的同時，為人民群眾提供更為及時、更為全面、更為有效的服務(wù)，是保持檔案事業(yè)的健康有序、持續(xù)高速的發(fā)展的重要社會條件。民生檔案信息涉及到人民群眾的切身利益，范圍較廣且種類繁多，動態(tài)性較強(qiáng)，民生檔案管理工作仍存在著管理混亂、水平不一、資源分散、基礎(chǔ)設(shè)施滯后等不足，具體表現(xiàn)為民生檔案的種類較為繁雜，歸屬不清，保存不一，無法確定由哪一部門負(fù)責(zé)管理，管理的標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同，有的民生檔案是根據(jù)本身所在部門及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，也有許多部門沒有相關(guān)的行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)及實(shí)際操作管理辦法，也談不上規(guī)范化的檔案部門管理指導(dǎo)，致使部門民生檔案管理力度不夠，甚至出現(xiàn)無人整理的現(xiàn)象。民生檔案接收進(jìn)館的范圍沒有明確界定，保存條件比較有限，民生檔案的移交及接收工作開展困難。民生檔案現(xiàn)代化建設(shè)程度不高，信息化及數(shù)字化有待提高，其檢索功能難以滿足越來越高的民生檔案利用率的需求，民生檔案管理工作亟待提高。強(qiáng)化民生檔案管理工作，將民生檔案工作擺在突出位置，是我國構(gòu)建和諧社會的要求，是轉(zhuǎn)型變革時期檔案管理工作存續(xù)與發(fā)展的基本策略，也是體現(xiàn)檔案社會價值的有效途徑。

二、強(qiáng)化民生檔案管理工作的策略

（一）規(guī)范民生檔案管理工作

規(guī)范各類民生檔案管理工作是充分發(fā)揮民生檔案價值的重要保障。建立健全的檔案管理規(guī)章制度，健全民生檔案工作規(guī)范，根據(jù)不同形式、不同服務(wù)人群等制定相關(guān)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)及其需要遵循的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)民生檔案的實(shí)體進(jìn)行分散保管，同時進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo)管理。完善民生檔案管理制度體系，包括歸檔范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)、立卷要求、移交手續(xù)、工作職責(zé)及保管、借閱、記錄、統(tǒng)計(jì)等各個方面，以規(guī)范化的民生檔案工作及符合實(shí)際的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)對民生檔案相關(guān)部門加以指導(dǎo)，制定本行業(yè)民生檔案歸檔范圍和保管期限、整理辦法、管理規(guī)范等標(biāo)準(zhǔn)文件，實(shí)現(xiàn)檔案管理各個環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理。完善民生檔案歸檔制度，設(shè)置分類方案和保管期限表，完善檔案整理、檢索目錄編制、檔案鑒定銷毀移交等業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。制定民生檔案分類整理的方法及規(guī)定，保持檔案整理方法的一致性與正確性，切勿將立卷與組件混用，采用定時制的標(biāo)識方法劃分保管期限。依照國家相關(guān)規(guī)定，運(yùn)用雙套制歸檔對電子文件或電子數(shù)據(jù)進(jìn)行整理歸檔，做好數(shù)據(jù)的脫機(jī)備份，及電子檔案的紙質(zhì)化管理及異地備份。建立民生檔案登記及年檢制度，對各類民生檔案進(jìn)行排查和登記工作，詳細(xì)記錄當(dāng)?shù)孛裆鷻n案的形成和管理單位、主要內(nèi)容、數(shù)量、整理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)、信息化建設(shè)、開放利用規(guī)定和利用情況、移交進(jìn)館規(guī)定等信息，利于有效掌握民生檔案的形成規(guī)律、利用情況及管理現(xiàn)狀，便于監(jiān)督。強(qiáng)化對民生檔案管理工作的監(jiān)督力度，加大業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督力度，從源頭上抓起，明確相關(guān)部門責(zé)任，切實(shí)抓好與群眾切身利益密切相關(guān)的各類民生檔案管理和利用的監(jiān)督指導(dǎo)。將民生檔案管理工作納入考核范圍，使考核的結(jié)果能成為評判單位檔案管理成效的重要依據(jù)，同時嚴(yán)格開展執(zhí)法檢查，及時發(fā)現(xiàn)民生檔案工作中存在的違法現(xiàn)象，嚴(yán)格加以查處，不斷提高工作人員依法管理民生檔案的意識，促進(jìn)民生檔案工作走向規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，逐步推動民生檔案工作的法制化發(fā)展。

（二）加大民生檔案的現(xiàn)代化建設(shè)

進(jìn)入信息時代以來，電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到廣泛地利用，越來越多的電子文件應(yīng)運(yùn)而生，人民群眾對信息有了更快、更全、量更多的需求，在這樣的形式下，只有加大民生檔案的現(xiàn)代化建設(shè)，改善民生檔案工作場所的基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案室配備各種專業(yè)設(shè)施設(shè)備，加速民生檔案信息化進(jìn)程，在接收新的檔案進(jìn)館的同時，接收檔案電子信息進(jìn)館，以關(guān)注民生、改善民生為著眼點(diǎn)，全面部署民生檔案數(shù)字化工作，實(shí)現(xiàn)責(zé)任到人、任務(wù)到人，安排專門人員深入挖掘現(xiàn)有的民生的檔案資源，加強(qiáng)整理、編目，大力推進(jìn)檔案信息的深加工，并對館藏利用較高、最頻繁的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化加工，實(shí)施檔案的全文掃描，同時結(jié)合檔案利用工作的實(shí)際情況，制作電子民生檔案目錄，加快館藏檔案的劃控和數(shù)字化工作，逐步發(fā)展成可以提供網(wǎng)上在線查詢服務(wù)，提高民生檔案利用的效率。利用電子技術(shù)提供電子信息服務(wù)，拓寬利用渠道，充分發(fā)揮檔案的參考和資政作用。加快實(shí)現(xiàn)運(yùn)用電子信息技術(shù)手段提高查檔工作效率，通過計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)迅速獲取所需信息，避免群眾因無法確定所需檔案保存地而到處奔波的現(xiàn)象，以滿足日益增多的查檔人員的需求。運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，制作與人民群眾息息相關(guān)的民生專題檔案，并將其連接至接待窗口，以提高查檔的工作效率。將人民群眾關(guān)注的熱點(diǎn)進(jìn)行數(shù)字化掃描，并將著錄條口與掃描全文進(jìn)行掛接，最大限度地方便百姓對民生檔案的利用，提升民生檔案管理工作的水平及效率。

（三）增強(qiáng)民生檔案的利用效能

積極適應(yīng)群眾和民生的需求，整合檔案資源，拓寬利用渠道，豐富利用內(nèi)容，增強(qiáng)民生檔案的利用效能。配備相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，向社會公開服務(wù)形式和手段，為公民獲取民生檔案信息提供便利，同時采取切實(shí)有效的舉措，公開民生檔案查閱流程和服務(wù)承諾，編制行之有效的民生檔案公開指南，通過設(shè)立公開欄、網(wǎng)上公開等多種形式，為群眾查詢檔案提供便利，以充分發(fā)揮民生檔案的作用。例如具備專題檔案展覽、開展檔案走進(jìn)社區(qū)活動、開通便民服務(wù)“綠色通道”等活動，規(guī)范檔案查閱利用的收費(fèi)項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)，取消不合理收費(fèi)，降低群眾查閱利用檔案的成本，使檔案真正成為服務(wù)廣大人民群眾的活資料。整合各民生檔案單位建立相應(yīng)地檔案冊，諸如戶籍檔案、醫(yī)院出生檔案和病史檔案、單位職工培訓(xùn)檔案、勞動就業(yè)檔案、農(nóng)村農(nóng)保檔案等，必要時可以開展信息共享，創(chuàng)辦人民的個人信息庫，人民憑借有效身份證明，就能方便地查詢到個人信息，促進(jìn)民生檔案的利用效能。充分發(fā)揮各民生檔案的作用，為諸如優(yōu)待撫恤、養(yǎng)老服務(wù)、婚姻登記等各項(xiàng)民生提供服務(wù)。將改善民生作為民生檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，積極編研人民群眾關(guān)注的熱點(diǎn)問題及難點(diǎn)問題，使民生檔案的利用更為深入。

（四）提高檔案管理工作人員素質(zhì)

各單位需要明確檔案員的工作職責(zé)，增強(qiáng)檔案員的責(zé)任意識，認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，具備良好的保密習(xí)慣，以飽滿的工作熱情、奮發(fā)向上的精神，為發(fā)揮檔案事業(yè)的作用多做貢獻(xiàn)。精心挑選熟悉檔案業(yè)務(wù)，掌握檔案管理專業(yè)的知識，并忠實(shí)于檔案管理工作的檔案員。還可根據(jù)實(shí)際情況，安排檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提高檔案員業(yè)務(wù)能力。關(guān)心支持檔案管理工作人員的工作，提高其待遇，獎懲分明，保持民生檔案管理工作隊(duì)伍的穩(wěn)定性。檔案管理工作人員自身也應(yīng)當(dāng)在不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識的基礎(chǔ)上，不斷提高自身的信息素養(yǎng)，增強(qiáng)自身的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息管理、利用能力，信息資源處理能力，以扎實(shí)的工作能力，熟練的技能，大膽的創(chuàng)新精神，飽滿的工作熱情，為民生檔案管理工作的發(fā)展做出貢獻(xiàn)，以自身極大的熱心、耐心，全心全意為人民服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]何萍.加強(qiáng)民生檔案工作服務(wù)和諧社會建設(shè)[N].中國檔案報(bào).2009