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        探討分析科技檔案管理的創(chuàng)新

        2014-11-10 18:17:38王濤
        黑龍江史志 2014年15期
        關(guān)鍵詞:管理創(chuàng)新檔案管理現(xiàn)狀

        王濤

        [摘 要]社會在發(fā)展過程中會產(chǎn)生很多的檔案,這些檔案是國家建設(shè)和發(fā)展所需求的資料文獻(xiàn),能夠?qū)ρ芯抗ぷ髌鸬胶艽蟮膸椭?。本文就科技檔案管理中的一些問題進(jìn)行了探討,對其進(jìn)行分析,根據(jù)這些問題來進(jìn)行研究,給出一些建議。

        [關(guān)鍵詞][HTK]科技;檔案管理;現(xiàn)狀;管理創(chuàng)新

        社會主義制度不斷的完善和發(fā)展,國家檔案管理工作也是受到了社會各界的關(guān)注。檔案管理對于企業(yè)、國家來說,是其發(fā)展過程中所產(chǎn)生的各類資料文獻(xiàn),及時對過去的記錄,也是未來發(fā)展的依據(jù)和參考??萍紮n案是科技工作當(dāng)中形成的檔案資料,是記錄著科學(xué)發(fā)展和生產(chǎn)力發(fā)展的資料,為科技技術(shù)的發(fā)展起著非常重要的作用。建立健全各個主體的科技檔案管理能夠很大程度上利于科學(xué)技術(shù)的傳播和科學(xué)成果的運用。所以國家或者是其他社會主體都應(yīng)該十分重視對科技檔案的管理,尤其是對科技檔案管理的創(chuàng)新的掌握。

        一、我國目前的檔案管理現(xiàn)狀

        1傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是現(xiàn)代檔案管理工作的重要內(nèi)容,其也是目前的主要類型,因為思想受到傳統(tǒng)檔案管理的影響,導(dǎo)致了大家白紙黑字的思想比較深入,在對電子檔案的應(yīng)用上還沒有形成較大的規(guī)模。科技信息技術(shù)不斷的完善,全球信息一體化的趨勢是未來的發(fā)展方向,科學(xué)技術(shù)在社會發(fā)展中的作用非常的重要,因此電子檔案管理就變得非常重要。我國目前使用的檔案管理方式是紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的方式,可是電子檔案并沒有受到很大的關(guān)注,很多單位認(rèn)為只要有紙質(zhì)檔案就可以了,電子檔案可有可無,認(rèn)為紙質(zhì)檔案是實質(zhì)性的有形物質(zhì),這種思想就是比較陳舊和落后的,也使得檔案管理工作會產(chǎn)生很多的局限性。

        2.電子檔案的歸檔和管理不科學(xué)合理。電子檔案管理在各單位中,對于其技術(shù)、管理、成果等的記錄不夠全面,內(nèi)部的運轉(zhuǎn)上有著弊端,阻礙了其遠(yuǎn)端發(fā)展,因此國家、企業(yè)等事業(yè)單也會因為檔案管理工作產(chǎn)生阻礙性。

        二、對科技檔案管理的認(rèn)識

        1.科技檔案管理概念

        對自然科學(xué)、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等研究中,形成一些需要歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料就叫做科技檔案管理。

        2.科技檔案管理的地位及作用

        科技檔案管理是企事業(yè)單位的技術(shù)發(fā)展基礎(chǔ),其占據(jù)了很重要的地位。盡管檔案管理是歷史比較久的一項工作,但是科技檔案的時間并不長,因為在近代工業(yè)革命之后,科技檔案管理才開始出現(xiàn),科技檔案管理是社會大生產(chǎn)以及專業(yè)分工的產(chǎn)物。事業(yè)單位的發(fā)展是建立在科技的基礎(chǔ)上,而科技的發(fā)展是以科技檔案作為依據(jù),因此科技檔案在各行業(yè)領(lǐng)域中都是非常重要的信息資源。

        三、科技檔案管理的創(chuàng)新

        1.科技檔案的信息化

        ①實行科技檔案信息化的必要:隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的高速發(fā)展,科技管理檔案開始由只保存檔案資料的功能轉(zhuǎn)化為憑借現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)等高科技資源,以信息化網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)作為發(fā)展平臺,積極促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展,從而提高各個行業(yè)的綜合實力和市場競爭力。

        ②科技檔案信息化的含義:依據(jù)各行業(yè)的實際狀況,全方面運用現(xiàn)代信息技術(shù),把事業(yè)單位的科技檔案的來源做好處理和管理??萍紮n案管理的信息化對各個事業(yè)單位來說就是對檔案信息實現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化,并且對這些檔案信息的接受、傳輸。保存及提供服務(wù)都實現(xiàn)系統(tǒng)化,最大程度的實現(xiàn)檔案資源共享,從而實現(xiàn)科技檔案管理的創(chuàng)新。信息化技術(shù)可以解決原始檔案因為多次查閱而導(dǎo)致?lián)p害的問題,這對檔案的管理與保存是十分有利的。因此,現(xiàn)代信息推進(jìn)科技檔案信息化的關(guān)鍵是人才。

        ③人才是推進(jìn)科技檔案信息化的關(guān)鍵:國家實施“科教興國”是把人才的培養(yǎng)放在了一切發(fā)展的前面,人才的培養(yǎng)對其他各項的發(fā)展起著關(guān)鍵性的作用,對科技檔案管理的發(fā)展也不列外??萍紮n案的信息化和數(shù)字化,都使得檔案管理人員的技能和職業(yè)素養(yǎng)要求比較高,他們的檔案管理技術(shù)要求熟練,還需要對科技的使用熟悉,因此檔案管理人員的培養(yǎng)是目前非常緊要的工作。解決了檔案管理人才的問題,就有利于各個事業(yè)單位科技檔案的數(shù)字化、資源共享、服務(wù)到位,也能保證檔案管理事的長期發(fā)展,從而滿足各行業(yè)對科技檔案管理的需求。

        2.檔案管理服務(wù)方式的創(chuàng)新

        ①建立“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”:把各個類別的電子檔案全部集中歸類到電子檔案數(shù)據(jù)管理中心里,并在網(wǎng)站提供保密性或免費性電子文件的查找、利用服務(wù)項目,充分發(fā)揮其涉及面廣、內(nèi)容豐富以及利用率高的優(yōu)勢,是檔案資源最大化的共享。

        ②實行在線檔案服務(wù)方式:通常,檔案管理部門會通過檔案展覽的方式以及去檔案部門調(diào)用的方式來進(jìn)行檔案利用,這些利用方式效率不高,檔案信息得不到充分的利用,其價值沒有得到發(fā)揮,加上人們的生活方式的改變,對信息化的需求量增加,人們對信息的時效性越來越重視,工作、生活、學(xué)習(xí)等環(huán)境有了很大的改變,人們最迫切的希望了解到信息真實情況,因此傳統(tǒng)的檔案利用方式不被大家所接受了,需要提供更加新的服務(wù),在線檔案服務(wù)便是這樣的一種方式。

        3.擴(kuò)大科技檔案的服務(wù)領(lǐng)域

        ①檔案信息的服務(wù)對象要進(jìn)行轉(zhuǎn)變,過去僅僅是對企事業(yè)單位或大型組織提供服務(wù),而如今,社會的個體對于信息的需求也是非常大的,檔案管理的服務(wù)主體也應(yīng)該要有所變化,以此來增加科技檔案管理的服務(wù)范圍,讓檔案管理資料的綜合性更加的強大。

        ②知識經(jīng)濟(jì)時代下,檔案信息代表的是資本,科技檔案是社會和企事業(yè)所需求的重要信息,要求能夠置辦服務(wù)實體,發(fā)展檔案管理事業(yè)。

        ③創(chuàng)新是檔案發(fā)展的動力來源,除了有技術(shù)創(chuàng)新外,其服務(wù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新也是非常重要的內(nèi)容,對檔案管理體系進(jìn)行改革,讓其符合現(xiàn)代社會的發(fā)展需求,讓檔案管理的發(fā)展更加具有活力。

        四、結(jié)語

        社會的信息化發(fā)展需要從科技檔案管理入手,加強科技檔案管理,用創(chuàng)新來實現(xiàn)更加良好的發(fā)展前景,提供高新技術(shù),促進(jìn)檔案管理工作的不斷完善,讓其可以服務(wù)于社會,為社會的發(fā)展、科學(xué)研究等多方面內(nèi)容提供幫助,改變我們的生活。

        參考文獻(xiàn):

        [1]郭美孝創(chuàng)新中發(fā)展企業(yè)檔案工作幾點思考[J]陜西檔案,2008(2)

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