蔡希凡

摘 要：21世紀(jì)信息時(shí)代技術(shù)高速發(fā)展，其信息數(shù)字化及由此提出數(shù)字信息的管理模式，深刻影響著檔案管理的全過(guò)程。醫(yī)院檔案是醫(yī)院整個(gè)發(fā)展歷史的真實(shí)寫(xiě)照和原始記錄，記載著醫(yī)療、科研、教學(xué)等工作中形成的文件、圖表、錄音、錄像、盤片等各種類和各種載體的檔案。醫(yī)院檔案反映了醫(yī)院在不同歷史時(shí)期醫(yī)療和科研水平發(fā)展情況、人才和固定資產(chǎn)變化情況，記載了不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是醫(yī)院歷史和現(xiàn)實(shí)的見(jiàn)證，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，而檔案管理信息化建設(shè)做為醫(yī)院發(fā)展管理體系中不可或缺的組成部分，必然占有越來(lái)越重要的地位，發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理 現(xiàn)代化 重要性

中圖分類號(hào)：R197.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）06（a）-0165-02

由于檔案管理的特點(diǎn)在于它的原始性強(qiáng)，所以現(xiàn)階段我國(guó)部分醫(yī)院還存在著傳統(tǒng)的以手工管理為主的方式進(jìn)行檔案管理工作，嚴(yán)重制約檔案管理的工作效率，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。

（1）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不易保存，容易丟失腐蝕等。在防霉、防蛀、對(duì)破損的紙張的修裱加固、還有對(duì)擴(kuò)散字跡的恢復(fù)等方面的保護(hù)上面做工作，加上一些縮微、復(fù)印等復(fù)制檔案工作。雖然紙質(zhì)檔案在管理中存在諸多漏洞，但現(xiàn)今在檔案館中仍占據(jù)主要地位，因?yàn)樗哂须娮訖n案所不具備的原始性能與真實(shí)性，但是，紙質(zhì)檔案的唯一性、客觀性、可靠性、易損性等特點(diǎn)，這些紙質(zhì)檔案的失去或損壞，就意味著記憶的斷裂、缺失了原始憑證，對(duì)于檔案管理人員和企事業(yè)單位都是一項(xiàng)不可彌補(bǔ)的損失。

（2）紙質(zhì)檔案的保護(hù)性管理難度大且復(fù)雜。傳統(tǒng)檔案是以紙張、磁帶、膠卷等為儲(chǔ)存方式，這些存儲(chǔ)方式信息量少，占用空間大，對(duì)庫(kù)房管理有嚴(yán)格的要求：室內(nèi)溫度要達(dá)到14 ℃～20 ℃，相對(duì)濕度應(yīng)在50%至60%之間，還需要有效的防護(hù)措施如：防火、防水、防潮、防霉等“八防”防護(hù)性措施[1]。而電子檔案大部分是磁性材料，其存儲(chǔ)信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長(zhǎng)度以及空間占用都很小，對(duì)檔案庫(kù)房的管理與存放的很方便，并不特別要求檔案管理場(chǎng)地的面積，只需要注意防磁防潮，防止病毒感染。

（3）傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式檢索慢，嚴(yán)重影響工作速度。著錄卡片、目錄是以手工檢索為中心，不僅在編制階段占用大量工作時(shí)間，連檢索過(guò)程也非常繁瑣。而手工的檔案查詢方式是需要逐層地打開(kāi)再逐項(xiàng)觀察查詢更顯得獲取信息和速度傳遞的緩慢，不僅需要增加人力，也需要耗費(fèi)大量紙張。在計(jì)算機(jī)作為辦公設(shè)備的情況下，電子文件要從文書(shū)轉(zhuǎn)化為儲(chǔ)存檔案的過(guò)程中，無(wú)需分類，組卷，因?yàn)樵谌诵曰挠?jì)算機(jī)軟件可以幫助管理者從任何角度方向進(jìn)行分類、組合、檢索，讓文件之間的時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容、形式等歷史聯(lián)系能被充分地表現(xiàn)出來(lái)，不需要對(duì)檔案的分類、組卷，也不存在案卷這一基本單位了。

（4）原始檔案管理模式需要占用大量庫(kù)存空間。醫(yī)院檔案具有種類繁多，信息復(fù)雜等特點(diǎn)。醫(yī)院原始紙質(zhì)檔案分為四個(gè)部分，第一是日常應(yīng)用溝通的文書(shū)檔案、照片檔案、人事檔案；第二是具有法律效力需專門保管的病歷檔案和司法簽定檔案；第三是數(shù)據(jù)精確相對(duì)專業(yè)的財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、藥品目錄檔案；第四是科研檔案、X光膠片檔案、病理切片檔案、各種設(shè)備檢查圖文檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案和利用計(jì)算機(jī)磁盤、數(shù)據(jù)等形成的電子檔案。各種各樣的檔案材料需要大量的庫(kù)房面積才能進(jìn)行存放，但是如果運(yùn)用一些數(shù)字化檔案材料就能節(jié)省大量的儲(chǔ)存空間，減少消耗?，F(xiàn)代科技中的電子信息存儲(chǔ)無(wú)論是用磁盤、磁帶還是光盤都具有高密度性，其存儲(chǔ)量是以往各種信息介質(zhì)所無(wú)法比擬，特別是具有“海量存儲(chǔ)”之稱的光盤，這種信息存儲(chǔ)的高密度性可減少檔案的存儲(chǔ)空間，便于存放[2]。

（5）電子檔案信息有更高的可共享性。傳統(tǒng)檔案由于受原件的制約，在同一時(shí)間只能有一個(gè)用戶利用一卷檔案，且要身到現(xiàn)場(chǎng)；但現(xiàn)代化檔案管理可以人在異地，在同一時(shí)間，多人不受空間的限制，同時(shí)共享同一信息，在實(shí)現(xiàn)了局域網(wǎng)和上了互聯(lián)網(wǎng)后，人們?cè)谵k公室、家中就可以利用檔案信息了，甚至現(xiàn)在的電話會(huì)議，辦公會(huì)議等，也可以多人多地點(diǎn)同時(shí)進(jìn)行信息共享和查閱資料，更好地體現(xiàn)管理者的水平，節(jié)省了時(shí)間、人力、精力等。

實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化不僅是適應(yīng)大時(shí)代變革的要求，更是輔助院內(nèi)各科室做好工作的重要保障。檔案管理現(xiàn)代化即使非常方便，但是卻對(duì)傳統(tǒng)的管理模式提出不小的挑戰(zhàn)，具體有以下幾點(diǎn)需要管理者注意的。

（1）檔案管理人員的素質(zhì)直接影響檔案管理的水平，要加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)教育。要設(shè)立專員從事檔案管理工作，不能身兼多職，定期派送檔案管理人員去上級(jí)單位學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識(shí)，加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)調(diào)整檔案管理新方向，適應(yīng)新的工作需要，制定信息化建設(shè)的規(guī)劃和目標(biāo)，加大投入，吸引、培養(yǎng)醫(yī)院檔案管理專業(yè)型人才，做好人才儲(chǔ)備工作，打好檔案管理工作基礎(chǔ)，出色的管理人員是做好信息化管理的重要保障；有良好的政治思想素質(zhì)是作為檔案管理人員的重要關(guān)鍵。檔案是每個(gè)企事業(yè)單位的重要財(cái)富，涉及企事業(yè)單位的重要機(jī)密，所以，檔案工作者必須具有高度的責(zé)任感、事業(yè)心、正確的政治思想方向，要有正確的人生觀、價(jià)值觀，世界觀等，忠誠(chéng)黨和人民的事業(yè)，還要有較高的政治鑒別能力，這些必備的素質(zhì)都是作為檔案管理人員的最基本要求。

（2）配備先進(jìn)的高科技信息化設(shè)施是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。醫(yī)院管理者要加大財(cái)力投入，配備計(jì)算機(jī)、掃描儀器、軟件系統(tǒng)等，用計(jì)算機(jī)等設(shè)備儲(chǔ)存整個(gè)醫(yī)院的各種檔案材料，方便使用者及時(shí)查找、閱讀，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，加快了工作效率。運(yùn)用數(shù)碼相機(jī)或掃描儀把一些儀器設(shè)備的外形等圖文資料輸入計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)進(jìn)行處理，再進(jìn)行日常檔案資料的管理[3]，對(duì)一些圖片進(jìn)行更方便的資料查詢修改等工作，且可打印多份出來(lái)，逐步完善對(duì)檔案資料的管理，微機(jī)管理可以設(shè)置密碼等，有一整套安全可靠的檢索系統(tǒng)，無(wú)論是對(duì)醫(yī)院本身查找資料，還是對(duì)其他查閱檔案的人都會(huì)快捷而準(zhǔn)確，同時(shí)也增加了檔案的保密度。

（3）只有信息化管理才能體現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的多元化，實(shí)現(xiàn)檔案管理真正的輔助作用。醫(yī)院檔案管理信息數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)和應(yīng)用與臨床各科的緊密結(jié)合、融入和發(fā)展。醫(yī)院的檔案內(nèi)容包括：正常的文書(shū)資料、還有復(fù)雜的病例、病程記錄、光片、膠片報(bào)告、基建、設(shè)備、藥學(xué)等多元化的檔案資料，必定只有運(yùn)用高科技的信息化管理，與人性化的軟件設(shè)備才能高效率地做做好工作，給管理者有效可靠的真實(shí)數(shù)字依據(jù)。也必將帶動(dòng)醫(yī)院新一輪觀念的變革，從而開(kāi)拓視野，在提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)，更加醫(yī)院自身管理水平的提高，為醫(yī)院整體素質(zhì)的飛躍注入活力。

（4）建立健全檔案管理機(jī)制，進(jìn)一步規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作。為使檔案更好的為醫(yī)院管理服務(wù)，需建立健全檔案管理制度，根據(jù)《檔案法》，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，要制定《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》等一系列規(guī)章制度，這些規(guī)章制度給檔案管理簡(jiǎn)歷了長(zhǎng)效機(jī)制，使醫(yī)院檔案管理工作有法可依、有規(guī)可循、有據(jù)可查，對(duì)一些特定特殊的檔案材料也有相應(yīng)的保護(hù)制度，并制定了目標(biāo)管理責(zé)任制，促進(jìn)了醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化。

綜上所述，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，信息的日新月異，關(guān)系著人民群眾身體健康的醫(yī)院也將發(fā)生改革，因此我國(guó)順應(yīng)時(shí)代要求，在各級(jí)醫(yī)院如火如荼地進(jìn)行著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)制度的改革，對(duì)醫(yī)院的管理工作提出了更大的挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案管理在時(shí)代變革的浪潮中也必須不斷地從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟步伐。提高新時(shí)期下檔案工作的整體水平，以滿足社會(huì)進(jìn)步和醫(yī)院發(fā)展對(duì)檔案管理的不斷提高的要求，為建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義醫(yī)院檔案事業(yè)、為更好的服務(wù)于社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)作出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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