朱丹++馬柯++王俊峰++高亞麗

摘 要：在信息化技術(shù)的高速發(fā)展下，企業(yè)在運營過程中對事項執(zhí)行力的重視度也越來越高了，事項管理系統(tǒng)就是為提高企業(yè)的協(xié)同工作效率和執(zhí)行力而生的。本文從協(xié)同事項管理系統(tǒng)對現(xiàn)代企業(yè)的意義出發(fā)，研究和分析了協(xié)同事項管理系統(tǒng)的功能與架構(gòu)，并對各個模塊進行了詳細(xì)說明。

關(guān)鍵詞：協(xié)同辦公 事項管理 執(zhí)行力 系統(tǒng)設(shè)計

中圖分類號：TP18 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）04（b）-0147-02

隨著現(xiàn)代科技的蓬勃發(fā)展，企業(yè)的辦公方式受自動化技術(shù)的影響愈發(fā)明顯，無紙化辦公時代已經(jīng)來臨。在市場競爭壓力急劇上漲的時代，僅僅能實現(xiàn)公文處理和信息交互的OA系統(tǒng)已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代企業(yè)核心競爭力發(fā)展的需求，我們更要將目光著重于加強團隊協(xié)作、強化工作效率等方面，基于協(xié)同管理理論的辦公系統(tǒng)成為眾多企業(yè)的需要。事項管理作為協(xié)同辦公系統(tǒng)的重要組成部分，是企業(yè)執(zhí)行能力、團隊管理、企業(yè)經(jīng)營管理水平的重要體現(xiàn)。協(xié)同事項管理系統(tǒng)的開發(fā)對企業(yè)工作執(zhí)行效率的提高具有重要的意義。

事項管理，又叫執(zhí)行力管理，指的是貫徹戰(zhàn)略意圖，完成預(yù)定目標(biāo)的操作能力。事項管理是企業(yè)管理成敗的關(guān)鍵，事項管理系統(tǒng)對企業(yè)中各項工作進行分解分配，最終工作根據(jù)完成期限落實到具體部門具體人員。通過對各項工作的落實和完成情況進行追蹤管理，在實現(xiàn)信息共通的情況下完成無紙化工作分派，使領(lǐng)導(dǎo)得知已安排工作的分派情況和執(zhí)行情況，工作執(zhí)行人可以更加明確重要緊急級別工作事項，從而提升企業(yè)整體辦事效率。

1 事項管理系統(tǒng)功能分析

按照企業(yè)需求，事項管理系統(tǒng)要為不同的角色提供事務(wù)處理和管理功能，并要具有強大的監(jiān)控和追蹤功能，同時與即時通訊、傳真、短信、電子郵件深度融合，實現(xiàn)事項建立、事項分派（再分派）、事項執(zhí)行、事項簡報、事項回饋、事項審批、事項結(jié)案等八大功能，如圖1所示。

事項建立是針對領(lǐng)導(dǎo)安排的工作、會議決定的決議、計劃分解的工作、紅頭文件中需要落實的事項等需要追蹤解決的事項，要求建立事項的追蹤機制，使其有跡可查。

事項分派是針對建立的事項，由事項的發(fā)起人分派給具體的執(zhí)行人、督導(dǎo)人、協(xié)助人，以便于事項的落實。一級領(lǐng)導(dǎo)將工作事項分派給一個或多個二級領(lǐng)導(dǎo)后，二級領(lǐng)導(dǎo)可將自己接到的工作事項拆分再分配，以此類推。事項執(zhí)行是事項執(zhí)行人（督辦人、執(zhí)行人、協(xié)助人）根據(jù)事項具體要求，進行事項任務(wù)的落實執(zhí)行。事項回饋是針對事項某一階段、某一時期、或者最終完成的情況，進行事項完成情況的答復(fù)。事項審批針對執(zhí)行人提交的事項，發(fā)起人查看其是否滿足預(yù)期要求、標(biāo)準(zhǔn)。具體來說，事項管理系統(tǒng)的主要功能即能夠針對要追蹤落實的事項建立事項追蹤信息；對于較大事項進行逐級分解執(zhí)行，明確各自角色及事項內(nèi)容；所有上級領(lǐng)導(dǎo)都可以通過系統(tǒng)查看和指導(dǎo)下級工作；每項工作都可以針對事項處理結(jié)果進行回饋；針對工作結(jié)果可形成給領(lǐng)導(dǎo)的簡要報告；系統(tǒng)提供待辦工作事項和監(jiān)督工作事項的任務(wù)提醒、手機短信提醒、即時通訊提醒等多種提醒方式，并可根據(jù)事項的不同級別設(shè)置不同的提醒機制，使用戶第一時間了解到需要處理的業(yè)務(wù)信息。

2 事項管理系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計

協(xié)同事項管理系統(tǒng)是讓企業(yè)在一個信息透明度高，上下級互動性強的環(huán)境中，不同員工不同部門高效的共同工作，這也是協(xié)同辦公的意義所在。在系統(tǒng)中，領(lǐng)導(dǎo)可以對下級人員進行權(quán)利分配，實現(xiàn)無紙化工作派發(fā)，而中級領(lǐng)導(dǎo)接到的工作內(nèi)容可拆分再下發(fā)，每個用戶都可以看到下級用戶的工作進展，可全程監(jiān)督工作的完成情況。有關(guān)學(xué)者對企業(yè)執(zhí)行力進行多年研究，提出了執(zhí)行力七大要素—— “目標(biāo)、計劃、匯報、追蹤、總結(jié)、評估、標(biāo)準(zhǔn)”，即“OPRTAES”法則。在系統(tǒng)的具體實現(xiàn)中，根據(jù)此法則可設(shè)事項創(chuàng)建，事項處理，事項審核，事項追蹤四個模塊。

2.1 事項創(chuàng)建

事項創(chuàng)建是針對領(lǐng)導(dǎo)安排的工作、會議決定的決議、計劃分解的工作、紅頭文件中需要落實的事項等，在系統(tǒng)中建立起需要追蹤解決的事項。需要注意的是建立事項的追蹤機制，使其有跡可查；事項分配即針對建立的事項，由事項的發(fā)起人分派給具體的執(zhí)行人、督導(dǎo)人、協(xié)助人，以便于事項的落實。該模塊包括：事項列表，事項基本信息，事項分派信息，事項附件信息四個頁面。運行界面示例如圖2。

一般由公司（部門）秘書或者公司（部門）領(lǐng)導(dǎo)或者有此需求的人建立事項資料信息；用戶可以看到自己建立的或者發(fā)起的所有事項資料信息；開發(fā)時應(yīng)設(shè)置事項提出日期≤計劃開始時間≤計劃完成時間；每次進行事項分派時，將會產(chǎn)生事項分派時間，對應(yīng)到執(zhí)行編號，和執(zhí)行人；事項分配選擇相應(yīng)人員，點擊分配，成功之后會給事項執(zhí)行人一條事項處理待辦任務(wù)；在填寫事項基本信息時可以設(shè)置事項級別“不重要/重要/非常重要”，系統(tǒng)會據(jù)此向執(zhí)行人發(fā)出事項順序提示。

事項建立成功后，事項狀態(tài)變?yōu)椤耙呀ⅰ⒋峙伞保皇马椃峙珊?，事項狀態(tài)變?yōu)椤耙逊峙伞⒃趫?zhí)行”。

2.2 事項處理

事項處理是當(dāng)用戶接收到領(lǐng)導(dǎo)分派的事項后，由事項的執(zhí)行人進行事項處理或再分配的過程。事項執(zhí)行人可在系統(tǒng)中進行事項執(zhí)行情況的回復(fù)，并發(fā)送簡報給督辦人員。

事項處理模塊的頁面分為待辦事項、事項再分配、事項回復(fù)、事項簡報。在待辦事項頁面中可以查看上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項信息；事項再分派頁面中事項的待辦人可以將待辦事項再次向下級拆分分派；通過事項回饋頁面，待辦人可以時時將事項的進度向上級反映；項執(zhí)行過程中，待辦人可不定期在事項簡報頁面中向上級提交事項簡報，主動反映事項的進展。

用戶需要針對事項某一階段、某一時期、或者最終完成的情況，進行事項完成情況的答復(fù)，然后提交給事項發(fā)起人。提交成功后會給事項發(fā)起人一條事項審核的待辦任務(wù)；系統(tǒng)可以針對事項階段或最終完成情況給發(fā)起人一份簡報描述，發(fā)送成功后會給發(fā)起人一條事項簡報的待辦提醒。事項執(zhí)行完畢提交跟催人后，事項狀態(tài)變?yōu)椤耙淹瓿?、待審核”?/p>

2.3 事項審核

事項審核是針對執(zhí)行人執(zhí)行完畢并提交的事項，發(fā)起人查看其是否滿足預(yù)期要求、標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)執(zhí)行人對事項執(zhí)行情況的回復(fù)做審批和對事項的完成結(jié)果進行評級，可將結(jié)果評級分為A/B/C/D四個等級。事項審核完成后系統(tǒng)刪除相應(yīng)人員首頁的事項處理待辦；若事項完成情況不理想，審核人可將事項退回上級領(lǐng)導(dǎo)，重新分派執(zhí)行。事項發(fā)起人對執(zhí)行人提交的事項核準(zhǔn)通過后，事項狀態(tài)變?yōu)椤耙呀Y(jié)案”。

2.4 事項追蹤

事項追蹤是為了讓有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以對事項的進行情況進行跟蹤查看，也體現(xiàn)出了協(xié)同辦公所追求的信息高度透明思想。在這一模塊中，用戶可以查詢到各個工作事項的詳細(xì)信息、狀態(tài)及其進度。

3 結(jié)語

事項管理軟件演繹著先進的管理思想和管理模式。它將執(zhí)行力管理集中到同一個平臺上，為企事業(yè)單位提供了功能強大的管控系統(tǒng)；同時，它規(guī)范了事務(wù)流程，便于事務(wù)處理；用戶只要能連接到互聯(lián)網(wǎng)，不論在何時、何地都可以處理自己的事務(wù)，達(dá)到了提升執(zhí)行力，提高管理效率的目的。在技術(shù)方面，可以利用通用業(yè)務(wù)平臺進行開發(fā)，能提高開發(fā)效率并節(jié)省開發(fā)成本。該系統(tǒng)作為協(xié)同辦公下的一個重分支，以其高度的實用性，在現(xiàn)代企業(yè)中得到了廣泛認(rèn)可，但其普及性依舊有待提升。

參考文獻(xiàn)

[1] 曹彩鳳，王婕妤，高聰.執(zhí)行力管理軟件系統(tǒng)研究與實現(xiàn)[J].電子設(shè)計工程，2011，19（3）.

[2] 郭永旭.棗礦集團執(zhí)行力文化體系創(chuàng)新研究[D].天津：天津大學(xué)，2009.

[3] 吳蕓，朱順痣.面向企業(yè)執(zhí)行力管理協(xié)同系統(tǒng)分析與構(gòu)建[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2010（3）.

[4] 李春勇.淺談建筑施工企業(yè)安全生產(chǎn)執(zhí)行力[J].中國房地產(chǎn)業(yè)，2012（6）.endprint

摘 要：在信息化技術(shù)的高速發(fā)展下，企業(yè)在運營過程中對事項執(zhí)行力的重視度也越來越高了，事項管理系統(tǒng)就是為提高企業(yè)的協(xié)同工作效率和執(zhí)行力而生的。本文從協(xié)同事項管理系統(tǒng)對現(xiàn)代企業(yè)的意義出發(fā)，研究和分析了協(xié)同事項管理系統(tǒng)的功能與架構(gòu)，并對各個模塊進行了詳細(xì)說明。

關(guān)鍵詞：協(xié)同辦公 事項管理 執(zhí)行力 系統(tǒng)設(shè)計

中圖分類號：TP18 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）04（b）-0147-02

隨著現(xiàn)代科技的蓬勃發(fā)展，企業(yè)的辦公方式受自動化技術(shù)的影響愈發(fā)明顯，無紙化辦公時代已經(jīng)來臨。在市場競爭壓力急劇上漲的時代，僅僅能實現(xiàn)公文處理和信息交互的OA系統(tǒng)已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代企業(yè)核心競爭力發(fā)展的需求，我們更要將目光著重于加強團隊協(xié)作、強化工作效率等方面，基于協(xié)同管理理論的辦公系統(tǒng)成為眾多企業(yè)的需要。事項管理作為協(xié)同辦公系統(tǒng)的重要組成部分，是企業(yè)執(zhí)行能力、團隊管理、企業(yè)經(jīng)營管理水平的重要體現(xiàn)。協(xié)同事項管理系統(tǒng)的開發(fā)對企業(yè)工作執(zhí)行效率的提高具有重要的意義。

事項管理，又叫執(zhí)行力管理，指的是貫徹戰(zhàn)略意圖，完成預(yù)定目標(biāo)的操作能力。事項管理是企業(yè)管理成敗的關(guān)鍵，事項管理系統(tǒng)對企業(yè)中各項工作進行分解分配，最終工作根據(jù)完成期限落實到具體部門具體人員。通過對各項工作的落實和完成情況進行追蹤管理，在實現(xiàn)信息共通的情況下完成無紙化工作分派，使領(lǐng)導(dǎo)得知已安排工作的分派情況和執(zhí)行情況，工作執(zhí)行人可以更加明確重要緊急級別工作事項，從而提升企業(yè)整體辦事效率。

1 事項管理系統(tǒng)功能分析

按照企業(yè)需求，事項管理系統(tǒng)要為不同的角色提供事務(wù)處理和管理功能，并要具有強大的監(jiān)控和追蹤功能，同時與即時通訊、傳真、短信、電子郵件深度融合，實現(xiàn)事項建立、事項分派（再分派）、事項執(zhí)行、事項簡報、事項回饋、事項審批、事項結(jié)案等八大功能，如圖1所示。

事項建立是針對領(lǐng)導(dǎo)安排的工作、會議決定的決議、計劃分解的工作、紅頭文件中需要落實的事項等需要追蹤解決的事項，要求建立事項的追蹤機制，使其有跡可查。

事項分派是針對建立的事項，由事項的發(fā)起人分派給具體的執(zhí)行人、督導(dǎo)人、協(xié)助人，以便于事項的落實。一級領(lǐng)導(dǎo)將工作事項分派給一個或多個二級領(lǐng)導(dǎo)后，二級領(lǐng)導(dǎo)可將自己接到的工作事項拆分再分配，以此類推。事項執(zhí)行是事項執(zhí)行人（督辦人、執(zhí)行人、協(xié)助人）根據(jù)事項具體要求，進行事項任務(wù)的落實執(zhí)行。事項回饋是針對事項某一階段、某一時期、或者最終完成的情況，進行事項完成情況的答復(fù)。事項審批針對執(zhí)行人提交的事項，發(fā)起人查看其是否滿足預(yù)期要求、標(biāo)準(zhǔn)。具體來說，事項管理系統(tǒng)的主要功能即能夠針對要追蹤落實的事項建立事項追蹤信息；對于較大事項進行逐級分解執(zhí)行，明確各自角色及事項內(nèi)容；所有上級領(lǐng)導(dǎo)都可以通過系統(tǒng)查看和指導(dǎo)下級工作；每項工作都可以針對事項處理結(jié)果進行回饋；針對工作結(jié)果可形成給領(lǐng)導(dǎo)的簡要報告；系統(tǒng)提供待辦工作事項和監(jiān)督工作事項的任務(wù)提醒、手機短信提醒、即時通訊提醒等多種提醒方式，并可根據(jù)事項的不同級別設(shè)置不同的提醒機制，使用戶第一時間了解到需要處理的業(yè)務(wù)信息。

2 事項管理系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計

協(xié)同事項管理系統(tǒng)是讓企業(yè)在一個信息透明度高，上下級互動性強的環(huán)境中，不同員工不同部門高效的共同工作，這也是協(xié)同辦公的意義所在。在系統(tǒng)中，領(lǐng)導(dǎo)可以對下級人員進行權(quán)利分配，實現(xiàn)無紙化工作派發(fā)，而中級領(lǐng)導(dǎo)接到的工作內(nèi)容可拆分再下發(fā)，每個用戶都可以看到下級用戶的工作進展，可全程監(jiān)督工作的完成情況。有關(guān)學(xué)者對企業(yè)執(zhí)行力進行多年研究，提出了執(zhí)行力七大要素—— “目標(biāo)、計劃、匯報、追蹤、總結(jié)、評估、標(biāo)準(zhǔn)”，即“OPRTAES”法則。在系統(tǒng)的具體實現(xiàn)中，根據(jù)此法則可設(shè)事項創(chuàng)建，事項處理，事項審核，事項追蹤四個模塊。

2.1 事項創(chuàng)建

事項創(chuàng)建是針對領(lǐng)導(dǎo)安排的工作、會議決定的決議、計劃分解的工作、紅頭文件中需要落實的事項等，在系統(tǒng)中建立起需要追蹤解決的事項。需要注意的是建立事項的追蹤機制，使其有跡可查；事項分配即針對建立的事項，由事項的發(fā)起人分派給具體的執(zhí)行人、督導(dǎo)人、協(xié)助人，以便于事項的落實。該模塊包括：事項列表，事項基本信息，事項分派信息，事項附件信息四個頁面。運行界面示例如圖2。

一般由公司（部門）秘書或者公司（部門）領(lǐng)導(dǎo)或者有此需求的人建立事項資料信息；用戶可以看到自己建立的或者發(fā)起的所有事項資料信息；開發(fā)時應(yīng)設(shè)置事項提出日期≤計劃開始時間≤計劃完成時間；每次進行事項分派時，將會產(chǎn)生事項分派時間，對應(yīng)到執(zhí)行編號，和執(zhí)行人；事項分配選擇相應(yīng)人員，點擊分配，成功之后會給事項執(zhí)行人一條事項處理待辦任務(wù)；在填寫事項基本信息時可以設(shè)置事項級別“不重要/重要/非常重要”，系統(tǒng)會據(jù)此向執(zhí)行人發(fā)出事項順序提示。

事項建立成功后，事項狀態(tài)變?yōu)椤耙呀?、待分派”；事項分派后，事項狀態(tài)變?yōu)椤耙逊峙伞⒃趫?zhí)行”。

2.2 事項處理

事項處理是當(dāng)用戶接收到領(lǐng)導(dǎo)分派的事項后，由事項的執(zhí)行人進行事項處理或再分配的過程。事項執(zhí)行人可在系統(tǒng)中進行事項執(zhí)行情況的回復(fù)，并發(fā)送簡報給督辦人員。

事項處理模塊的頁面分為待辦事項、事項再分配、事項回復(fù)、事項簡報。在待辦事項頁面中可以查看上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項信息；事項再分派頁面中事項的待辦人可以將待辦事項再次向下級拆分分派；通過事項回饋頁面，待辦人可以時時將事項的進度向上級反映；項執(zhí)行過程中，待辦人可不定期在事項簡報頁面中向上級提交事項簡報，主動反映事項的進展。

用戶需要針對事項某一階段、某一時期、或者最終完成的情況，進行事項完成情況的答復(fù)，然后提交給事項發(fā)起人。提交成功后會給事項發(fā)起人一條事項審核的待辦任務(wù)；系統(tǒng)可以針對事項階段或最終完成情況給發(fā)起人一份簡報描述，發(fā)送成功后會給發(fā)起人一條事項簡報的待辦提醒。事項執(zhí)行完畢提交跟催人后，事項狀態(tài)變?yōu)椤耙淹瓿?、待審核”?/p>

2.3 事項審核

事項審核是針對執(zhí)行人執(zhí)行完畢并提交的事項，發(fā)起人查看其是否滿足預(yù)期要求、標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)執(zhí)行人對事項執(zhí)行情況的回復(fù)做審批和對事項的完成結(jié)果進行評級，可將結(jié)果評級分為A/B/C/D四個等級。事項審核完成后系統(tǒng)刪除相應(yīng)人員首頁的事項處理待辦；若事項完成情況不理想，審核人可將事項退回上級領(lǐng)導(dǎo)，重新分派執(zhí)行。事項發(fā)起人對執(zhí)行人提交的事項核準(zhǔn)通過后，事項狀態(tài)變?yōu)椤耙呀Y(jié)案”。

2.4 事項追蹤

事項追蹤是為了讓有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以對事項的進行情況進行跟蹤查看，也體現(xiàn)出了協(xié)同辦公所追求的信息高度透明思想。在這一模塊中，用戶可以查詢到各個工作事項的詳細(xì)信息、狀態(tài)及其進度。

3 結(jié)語

事項管理軟件演繹著先進的管理思想和管理模式。它將執(zhí)行力管理集中到同一個平臺上，為企事業(yè)單位提供了功能強大的管控系統(tǒng)；同時，它規(guī)范了事務(wù)流程，便于事務(wù)處理；用戶只要能連接到互聯(lián)網(wǎng)，不論在何時、何地都可以處理自己的事務(wù)，達(dá)到了提升執(zhí)行力，提高管理效率的目的。在技術(shù)方面，可以利用通用業(yè)務(wù)平臺進行開發(fā)，能提高開發(fā)效率并節(jié)省開發(fā)成本。該系統(tǒng)作為協(xié)同辦公下的一個重分支，以其高度的實用性，在現(xiàn)代企業(yè)中得到了廣泛認(rèn)可，但其普及性依舊有待提升。

參考文獻(xiàn)

[1] 曹彩鳳，王婕妤，高聰.執(zhí)行力管理軟件系統(tǒng)研究與實現(xiàn)[J].電子設(shè)計工程，2011，19（3）.

[2] 郭永旭.棗礦集團執(zhí)行力文化體系創(chuàng)新研究[D].天津：天津大學(xué)，2009.

[3] 吳蕓，朱順痣.面向企業(yè)執(zhí)行力管理協(xié)同系統(tǒng)分析與構(gòu)建[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2010（3）.

[4] 李春勇.淺談建筑施工企業(yè)安全生產(chǎn)執(zhí)行力[J].中國房地產(chǎn)業(yè)，2012（6）.endprint

摘 要：在信息化技術(shù)的高速發(fā)展下，企業(yè)在運營過程中對事項執(zhí)行力的重視度也越來越高了，事項管理系統(tǒng)就是為提高企業(yè)的協(xié)同工作效率和執(zhí)行力而生的。本文從協(xié)同事項管理系統(tǒng)對現(xiàn)代企業(yè)的意義出發(fā)，研究和分析了協(xié)同事項管理系統(tǒng)的功能與架構(gòu)，并對各個模塊進行了詳細(xì)說明。

關(guān)鍵詞：協(xié)同辦公 事項管理 執(zhí)行力 系統(tǒng)設(shè)計

中圖分類號：TP18 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）04（b）-0147-02

隨著現(xiàn)代科技的蓬勃發(fā)展，企業(yè)的辦公方式受自動化技術(shù)的影響愈發(fā)明顯，無紙化辦公時代已經(jīng)來臨。在市場競爭壓力急劇上漲的時代，僅僅能實現(xiàn)公文處理和信息交互的OA系統(tǒng)已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代企業(yè)核心競爭力發(fā)展的需求，我們更要將目光著重于加強團隊協(xié)作、強化工作效率等方面，基于協(xié)同管理理論的辦公系統(tǒng)成為眾多企業(yè)的需要。事項管理作為協(xié)同辦公系統(tǒng)的重要組成部分，是企業(yè)執(zhí)行能力、團隊管理、企業(yè)經(jīng)營管理水平的重要體現(xiàn)。協(xié)同事項管理系統(tǒng)的開發(fā)對企業(yè)工作執(zhí)行效率的提高具有重要的意義。

事項管理，又叫執(zhí)行力管理，指的是貫徹戰(zhàn)略意圖，完成預(yù)定目標(biāo)的操作能力。事項管理是企業(yè)管理成敗的關(guān)鍵，事項管理系統(tǒng)對企業(yè)中各項工作進行分解分配，最終工作根據(jù)完成期限落實到具體部門具體人員。通過對各項工作的落實和完成情況進行追蹤管理，在實現(xiàn)信息共通的情況下完成無紙化工作分派，使領(lǐng)導(dǎo)得知已安排工作的分派情況和執(zhí)行情況，工作執(zhí)行人可以更加明確重要緊急級別工作事項，從而提升企業(yè)整體辦事效率。

1 事項管理系統(tǒng)功能分析

按照企業(yè)需求，事項管理系統(tǒng)要為不同的角色提供事務(wù)處理和管理功能，并要具有強大的監(jiān)控和追蹤功能，同時與即時通訊、傳真、短信、電子郵件深度融合，實現(xiàn)事項建立、事項分派（再分派）、事項執(zhí)行、事項簡報、事項回饋、事項審批、事項結(jié)案等八大功能，如圖1所示。

事項建立是針對領(lǐng)導(dǎo)安排的工作、會議決定的決議、計劃分解的工作、紅頭文件中需要落實的事項等需要追蹤解決的事項，要求建立事項的追蹤機制，使其有跡可查。

事項分派是針對建立的事項，由事項的發(fā)起人分派給具體的執(zhí)行人、督導(dǎo)人、協(xié)助人，以便于事項的落實。一級領(lǐng)導(dǎo)將工作事項分派給一個或多個二級領(lǐng)導(dǎo)后，二級領(lǐng)導(dǎo)可將自己接到的工作事項拆分再分配，以此類推。事項執(zhí)行是事項執(zhí)行人（督辦人、執(zhí)行人、協(xié)助人）根據(jù)事項具體要求，進行事項任務(wù)的落實執(zhí)行。事項回饋是針對事項某一階段、某一時期、或者最終完成的情況，進行事項完成情況的答復(fù)。事項審批針對執(zhí)行人提交的事項，發(fā)起人查看其是否滿足預(yù)期要求、標(biāo)準(zhǔn)。具體來說，事項管理系統(tǒng)的主要功能即能夠針對要追蹤落實的事項建立事項追蹤信息；對于較大事項進行逐級分解執(zhí)行，明確各自角色及事項內(nèi)容；所有上級領(lǐng)導(dǎo)都可以通過系統(tǒng)查看和指導(dǎo)下級工作；每項工作都可以針對事項處理結(jié)果進行回饋；針對工作結(jié)果可形成給領(lǐng)導(dǎo)的簡要報告；系統(tǒng)提供待辦工作事項和監(jiān)督工作事項的任務(wù)提醒、手機短信提醒、即時通訊提醒等多種提醒方式，并可根據(jù)事項的不同級別設(shè)置不同的提醒機制，使用戶第一時間了解到需要處理的業(yè)務(wù)信息。

2 事項管理系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計

協(xié)同事項管理系統(tǒng)是讓企業(yè)在一個信息透明度高，上下級互動性強的環(huán)境中，不同員工不同部門高效的共同工作，這也是協(xié)同辦公的意義所在。在系統(tǒng)中，領(lǐng)導(dǎo)可以對下級人員進行權(quán)利分配，實現(xiàn)無紙化工作派發(fā)，而中級領(lǐng)導(dǎo)接到的工作內(nèi)容可拆分再下發(fā)，每個用戶都可以看到下級用戶的工作進展，可全程監(jiān)督工作的完成情況。有關(guān)學(xué)者對企業(yè)執(zhí)行力進行多年研究，提出了執(zhí)行力七大要素—— “目標(biāo)、計劃、匯報、追蹤、總結(jié)、評估、標(biāo)準(zhǔn)”，即“OPRTAES”法則。在系統(tǒng)的具體實現(xiàn)中，根據(jù)此法則可設(shè)事項創(chuàng)建，事項處理，事項審核，事項追蹤四個模塊。

2.1 事項創(chuàng)建

事項創(chuàng)建是針對領(lǐng)導(dǎo)安排的工作、會議決定的決議、計劃分解的工作、紅頭文件中需要落實的事項等，在系統(tǒng)中建立起需要追蹤解決的事項。需要注意的是建立事項的追蹤機制，使其有跡可查；事項分配即針對建立的事項，由事項的發(fā)起人分派給具體的執(zhí)行人、督導(dǎo)人、協(xié)助人，以便于事項的落實。該模塊包括：事項列表，事項基本信息，事項分派信息，事項附件信息四個頁面。運行界面示例如圖2。

一般由公司（部門）秘書或者公司（部門）領(lǐng)導(dǎo)或者有此需求的人建立事項資料信息；用戶可以看到自己建立的或者發(fā)起的所有事項資料信息；開發(fā)時應(yīng)設(shè)置事項提出日期≤計劃開始時間≤計劃完成時間；每次進行事項分派時，將會產(chǎn)生事項分派時間，對應(yīng)到執(zhí)行編號，和執(zhí)行人；事項分配選擇相應(yīng)人員，點擊分配，成功之后會給事項執(zhí)行人一條事項處理待辦任務(wù)；在填寫事項基本信息時可以設(shè)置事項級別“不重要/重要/非常重要”，系統(tǒng)會據(jù)此向執(zhí)行人發(fā)出事項順序提示。

事項建立成功后，事項狀態(tài)變?yōu)椤耙呀?、待分派”；事項分派后，事項狀態(tài)變?yōu)椤耙逊峙?、在?zhí)行”。

2.2 事項處理

事項處理是當(dāng)用戶接收到領(lǐng)導(dǎo)分派的事項后，由事項的執(zhí)行人進行事項處理或再分配的過程。事項執(zhí)行人可在系統(tǒng)中進行事項執(zhí)行情況的回復(fù)，并發(fā)送簡報給督辦人員。

事項處理模塊的頁面分為待辦事項、事項再分配、事項回復(fù)、事項簡報。在待辦事項頁面中可以查看上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項信息；事項再分派頁面中事項的待辦人可以將待辦事項再次向下級拆分分派；通過事項回饋頁面，待辦人可以時時將事項的進度向上級反映；項執(zhí)行過程中，待辦人可不定期在事項簡報頁面中向上級提交事項簡報，主動反映事項的進展。

用戶需要針對事項某一階段、某一時期、或者最終完成的情況，進行事項完成情況的答復(fù)，然后提交給事項發(fā)起人。提交成功后會給事項發(fā)起人一條事項審核的待辦任務(wù)；系統(tǒng)可以針對事項階段或最終完成情況給發(fā)起人一份簡報描述，發(fā)送成功后會給發(fā)起人一條事項簡報的待辦提醒。事項執(zhí)行完畢提交跟催人后，事項狀態(tài)變?yōu)椤耙淹瓿?、待審核”?/p>

2.3 事項審核

事項審核是針對執(zhí)行人執(zhí)行完畢并提交的事項，發(fā)起人查看其是否滿足預(yù)期要求、標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)執(zhí)行人對事項執(zhí)行情況的回復(fù)做審批和對事項的完成結(jié)果進行評級，可將結(jié)果評級分為A/B/C/D四個等級。事項審核完成后系統(tǒng)刪除相應(yīng)人員首頁的事項處理待辦；若事項完成情況不理想，審核人可將事項退回上級領(lǐng)導(dǎo)，重新分派執(zhí)行。事項發(fā)起人對執(zhí)行人提交的事項核準(zhǔn)通過后，事項狀態(tài)變?yōu)椤耙呀Y(jié)案”。

2.4 事項追蹤

事項追蹤是為了讓有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以對事項的進行情況進行跟蹤查看，也體現(xiàn)出了協(xié)同辦公所追求的信息高度透明思想。在這一模塊中，用戶可以查詢到各個工作事項的詳細(xì)信息、狀態(tài)及其進度。

3 結(jié)語

事項管理軟件演繹著先進的管理思想和管理模式。它將執(zhí)行力管理集中到同一個平臺上，為企事業(yè)單位提供了功能強大的管控系統(tǒng)；同時，它規(guī)范了事務(wù)流程，便于事務(wù)處理；用戶只要能連接到互聯(lián)網(wǎng)，不論在何時、何地都可以處理自己的事務(wù)，達(dá)到了提升執(zhí)行力，提高管理效率的目的。在技術(shù)方面，可以利用通用業(yè)務(wù)平臺進行開發(fā)，能提高開發(fā)效率并節(jié)省開發(fā)成本。該系統(tǒng)作為協(xié)同辦公下的一個重分支，以其高度的實用性，在現(xiàn)代企業(yè)中得到了廣泛認(rèn)可，但其普及性依舊有待提升。

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