摘 要:現(xiàn)代商業(yè)企業(yè)是合同的集合體,合同管理是商業(yè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要基礎(chǔ)工作。為了有效維護(hù)商業(yè)企業(yè)合法權(quán)益,需要企業(yè)建立起規(guī)范的合同管理部門(mén),配備稱(chēng)職的合同管理人員,建立和完善合同管理相關(guān)制度,從企業(yè)管理制度上保障合同風(fēng)險(xiǎn)降低到最低限度,建立從合同審查、內(nèi)容、履行等各環(huán)節(jié)的具體管理規(guī)范。本文以商場(chǎng)為例,簡(jiǎn)單介紹商業(yè)企業(yè)的合同管理及風(fēng)險(xiǎn)控制。
關(guān)鍵詞:商業(yè)企業(yè);合同管理;風(fēng)險(xiǎn)控制
一、合同管理的概念
了解合同管理,必須先了解什么是合同和管理。
合同是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議:包括買(mǎi)賣(mài)合同、供用(電水氣熱)合同,贈(zèng)與合同、借款合同、租賃合同、融資租賃合同、承攬合同、建設(shè)工程合同、運(yùn)輸合同、技術(shù)合同、保管合同、倉(cāng)儲(chǔ)合同、委托合同、行紀(jì)合同等。本文所指合同包括企業(yè)所有對(duì)外簽署的協(xié)議書(shū)、契約性文件、備忘錄、正式書(shū)面承諾以及前述修訂與補(bǔ)充等。
管理是確立組織目標(biāo)和有效地組織資源以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的活動(dòng)。管理的要素可分為規(guī)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制,企業(yè)管理目標(biāo)是獲得最佳經(jīng)濟(jì)效益。
合同管理并非法律上的嚴(yán)格概念,是指企業(yè)為規(guī)范合同涉及的各項(xiàng)事務(wù),充分發(fā)揮法律制度在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中的作用,運(yùn)用法律制度的特性和功能,從法律、經(jīng)濟(jì)和科技的角度,對(duì)企業(yè)的合同行為進(jìn)行有計(jì)劃的組織、領(lǐng)導(dǎo)與控制的活動(dòng)。對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)來(lái)講,合同管理是工具、是手段,服務(wù)于企業(yè)的業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng),合同管理的最終目標(biāo)是防范合同風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)范合同管理、維護(hù)合法權(quán)益、力爭(zhēng)公司利益最大化。
二、商業(yè)企業(yè)的特點(diǎn)與合同管理的模式
1.商業(yè)企業(yè)的特點(diǎn)
(1)主體眾多。與其他企業(yè)相比,商業(yè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)中過(guò)程中的市場(chǎng)參與主體存在“兩頭大、中間小”的特點(diǎn)。也就是說(shuō),商業(yè)企業(yè)在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中,一頭面對(duì)的是眾多的商品供應(yīng)商,為商業(yè)企業(yè)提供商品來(lái)源,另一頭面對(duì)的是眾多的消費(fèi)者,是商業(yè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)商品的最終去處。主體眾多,就意味合同關(guān)系眾多,同時(shí)也意味著商業(yè)企業(yè)合同管理工作量巨大。
(2)涉及的商品種類(lèi)繁多。其他企業(yè)、特別是生產(chǎn)性企業(yè)的經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品一般單一,而商業(yè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)范圍比較廣,經(jīng)營(yíng)過(guò)程中涉及的商品種類(lèi)繁多,有服裝、鞋帽、針織、黃金、珠寶、化妝品、食品,甚至家具家電等等。商品涉及各種品類(lèi)甚者不同的行業(yè),每種商品都有每種商品的特點(diǎn),管理過(guò)程中需要針對(duì)不同的商品特點(diǎn),拿出具體的措施和方法。
(3)管理過(guò)程中的法律風(fēng)險(xiǎn)多。因商業(yè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中涉及的商品眾多,不同的商品有不同的特點(diǎn)、有不同的國(guó)家規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),再加上眾多參與交易的市場(chǎng)主體,所以出現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)的比率就高,就進(jìn)一步加大了合同管理的難度。
2.商業(yè)企業(yè)的合同管理模式
鑒于商業(yè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的上述特點(diǎn),可以看出企業(yè)合同管理工作涉及面廣、內(nèi)容復(fù)雜,本著安全與效率并舉的原則,合同管理可以實(shí)行分級(jí)管理制度與歸口管理制度并存并落實(shí)法務(wù)人員法律審核制度。
(1)分級(jí)管理制度。分級(jí)管理制度是指將合同標(biāo)的按照一定的標(biāo)準(zhǔn)(比如合同金額、比如合同涉及品牌的知名度等)進(jìn)行劃分,再區(qū)別進(jìn)行管理。以合同金額為例,商業(yè)企業(yè)可以將合同金額大小劃分一定的標(biāo)準(zhǔn),不同的標(biāo)準(zhǔn)由不同層級(jí)的人員負(fù)責(zé)審核、簽署。這種管理模式的優(yōu)勢(shì)在于可對(duì)具體的業(yè)務(wù)人員適當(dāng)放權(quán),減少企業(yè)管理層的工作量,同時(shí)又能將風(fēng)險(xiǎn)控制在一定的范圍內(nèi)。
(2)業(yè)務(wù)歸口管理制度。業(yè)務(wù)歸口管理制度是企業(yè)根據(jù)不同的業(yè)務(wù)區(qū)分來(lái)劃分具體的合同管理部門(mén)并由其實(shí)施管理的制度。比如涉及基建的合同,由基建部門(mén)負(fù)責(zé)審核簽署、涉及設(shè)備的合同,由設(shè)備管理部門(mén)負(fù)責(zé)審核簽署等等。業(yè)務(wù)歸口合同管理制度的優(yōu)勢(shì)在于可實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同文本的集中、統(tǒng)一管理,不致發(fā)生合同原件的散落、遺失;便于企業(yè)能迅速及時(shí)的查詢(xún)不同業(yè)務(wù)部門(mén)的合同;也便于集中審查企業(yè)不同業(yè)務(wù)部門(mén)的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況。
(3)法務(wù)人員法律審核制度。法務(wù)人員法律審核制度是企業(yè)對(duì)外簽署的所有合同文本非經(jīng)法務(wù)人員法律審核不得簽署的制度。法務(wù)人員的法律審核,有助于維護(hù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的合法性,規(guī)避不必要的法律風(fēng)險(xiǎn),減少企業(yè)損失。
上述三項(xiàng)合同管理制度需要有機(jī)結(jié)合、缺一不可。分級(jí)管理和歸口管理不僅可以提高各層級(jí)人員的業(yè)務(wù)技能、提高企業(yè)效率,也能增強(qiáng)具體經(jīng)辦人員的責(zé)任心、從一定程度上降低法律風(fēng)險(xiǎn)。而法務(wù)人員的法律審核,跟能從根本上保障企業(yè)經(jīng)營(yíng)的合法性,為企業(yè)經(jīng)營(yíng)保駕護(hù)航。但需要注意的是,法律人員的法律審核,一定要服從企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)需要,即法務(wù)審核工作服務(wù)于企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)工作,企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)工作是企業(yè)的重中之重,是企業(yè)存在的根本,居于主導(dǎo)地位,而法務(wù)審核工作是企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的具體手段和措施,居于附屬地位。
三、商業(yè)企業(yè)合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)控制
合同是雙方交易的書(shū)面材料、是雙方交易的證據(jù)材料、是雙方交易的見(jiàn)證,從一定程度上講,合同管理即是證據(jù)管理、是風(fēng)險(xiǎn)管理,所以,在合同的管理過(guò)程,一定要全過(guò)程樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、證據(jù)意識(shí),做到“先小人后君子”。下面從合同的簽訂、內(nèi)容、履行等幾個(gè)方面簡(jiǎn)單予以介紹。
1.合同簽訂過(guò)程中的注意事項(xiàng)
(1)對(duì)方主體資質(zhì)的審查。訂立合同前,應(yīng)當(dāng)對(duì)合同向?qū)Ψ降闹黧w資格、相關(guān)業(yè)務(wù)資質(zhì)、資信能力、履約能力進(jìn)行調(diào)查,并讓對(duì)方出具相關(guān)證照的原件,合同簽署時(shí)留存對(duì)方有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、商標(biāo)注冊(cè)證或授權(quán)使用證明、專(zhuān)利證書(shū)或授權(quán)使用證明等相關(guān)證書(shū)的復(fù)印件。上述證件能從形式上反映對(duì)方的主體資格是否合適、是否具備相應(yīng)的經(jīng)營(yíng)能力等問(wèn)題,在簽訂合同前對(duì)上述證件予以審查,相當(dāng)于把風(fēng)險(xiǎn)控制在一定的范圍內(nèi)。
(2)對(duì)方履約能力的審查。訂立合同前,根據(jù)合同標(biāo)的大小,甚至可以讓對(duì)方提供最近一期經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)表,結(jié)合對(duì)方的上述證件和注冊(cè)資本數(shù)額,可以對(duì)其基本履約能力做出一個(gè)綜合判斷。
(3)合同的形式與起草權(quán)。作為商業(yè)企業(yè)來(lái)講,訂立合同,均應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式,有關(guān)書(shū)面合同文件簽署后必須取得合同原件,并妥善保存。對(duì)于重大合同,應(yīng)爭(zhēng)取合同的起草權(quán),并盡量使用本單位擬定的合同示范文本。這樣就可以在合同談判過(guò)程中爭(zhēng)取有利的談判地位,并有利于本單位合同管理和審批的效率。
(4)合同的批準(zhǔn)和授權(quán)。有些單位,本身可能沒(méi)有簽約權(quán),比如單位內(nèi)部的分支機(jī)構(gòu)等,必須有一定的授權(quán)才能簽訂合同,這種情況下,在簽訂合同前,就需要讓對(duì)方提供必要的授權(quán)證明文件,以防止合同簽署后效力處于不確定狀態(tài),從而帶來(lái)不必要的法律風(fēng)險(xiǎn)。
(5)合同簽訂過(guò)程中的注意事項(xiàng)。合同簽署前應(yīng)仔細(xì)檢查、核對(duì)合同各條款,確保所簽署版本是最后定稿版本。在正式簽署的合同文本中,應(yīng)避免空白,以避免少數(shù)不誠(chéng)信的單位在合同簽署過(guò)程中擅自增加合同的內(nèi)容,同時(shí),對(duì)兩頁(yè)以上的合同文本,都應(yīng)加蓋騎縫章防止對(duì)方偷換內(nèi)容。
2.合同內(nèi)容的注意事項(xiàng)
合同條款在設(shè)計(jì)起草時(shí),可以適當(dāng)參考國(guó)家相關(guān)部門(mén)頒布的各種示范文本,做到內(nèi)容、條款完備,但是絕不能完全依賴(lài)示范文本,一定要根據(jù)企業(yè)自己的情況,對(duì)其進(jìn)行修改、補(bǔ)充和完善。作為商業(yè)企業(yè)來(lái)說(shuō),除具備合同的常規(guī)條款外(比如當(dāng)事人條款、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、各方權(quán)利義務(wù)等),一定要設(shè)計(jì)一些具備行業(yè)特色的條款,結(jié)合商業(yè)企業(yè)的特點(diǎn),下面的一些內(nèi)容必不可少:
(1)保證金條款。商業(yè)企業(yè)為眾多的供應(yīng)商提供交易場(chǎng)所,使供應(yīng)商的商品順利地銷(xiāo)售到消費(fèi)手中,但是商業(yè)企業(yè)與每一個(gè)供應(yīng)商的合作關(guān)系,隨著商場(chǎng)的升級(jí)、供應(yīng)商自行撤柜等原因,有可能會(huì)隨時(shí)終止,但對(duì)消費(fèi)者來(lái)講,他是從你商場(chǎng)購(gòu)買(mǎi)的商品,如果商品出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題,他不可能去找供應(yīng)商維權(quán),他只能找商場(chǎng)維權(quán)。假如這時(shí)供應(yīng)商已經(jīng)撤柜,對(duì)商場(chǎng)來(lái)講,再向供應(yīng)商即自己的前手追索就比較麻煩。所以在合同條款中設(shè)計(jì)保證金條款就很有必要。對(duì)保證金的數(shù)額及留存期限作出約定,出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題,商場(chǎng)有權(quán)直接從保證金中予以扣除。
(2)廣告宣傳條款?,F(xiàn)在的好多品牌,特別是一些大牌的知名品牌,都有自己的注冊(cè)商標(biāo)甚至知名代言人,隨著人們法律意識(shí)的普遍提高,都具有很高的維權(quán)意識(shí),因此,作為商業(yè)企業(yè),一定要有這方面的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí),防止侵犯別人的肖像權(quán)、注冊(cè)商標(biāo)權(quán)等權(quán)利。因此,在合同中要設(shè)計(jì)一定的條款,對(duì)廣告宣傳方面做出約定,即商業(yè)企業(yè)有權(quán)使用供應(yīng)商的注冊(cè)商標(biāo)、品牌代言人的肖像進(jìn)行廣告宣傳,規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。
(3)裝修安全條款。商場(chǎng)作為公共場(chǎng)所,日常經(jīng)營(yíng)中,不僅涉及到公共衛(wèi)生安全,更是與公共消防安全密不可分,從商場(chǎng)的整個(gè)布局、消防通道、商場(chǎng)的裝修,都會(huì)涉及消防安全。因此,在與供應(yīng)商的合同中,一定要約定涉及裝修、消防安全的條款,對(duì)雙方的權(quán)利義務(wù)作出明確約定,避免消防事故發(fā)生時(shí),無(wú)處追索。
(4)保密條款。商場(chǎng)在與供應(yīng)商的合作過(guò)程中,雙方可能都會(huì)接觸到對(duì)方一定范圍的商業(yè)秘密,在雙方的合同中,要對(duì)商業(yè)秘密的保密事項(xiàng)作出約定,對(duì)哪些數(shù)據(jù)屬于商業(yè)秘密、保密期限的長(zhǎng)短、違反保密條款的罰則作出明確約定。
另外,合同內(nèi)容的其他條款,特別是違約責(zé)任條款的約定,內(nèi)容一定要明確、具體;一定要具有可操作性;一定要把對(duì)方當(dāng)成不誠(chéng)信之人來(lái)對(duì)待,做到先小人后君子,才能從根本上防范法律風(fēng)險(xiǎn)。
3.合同履行中和履行完畢后的注意事項(xiàng)
在合同的履行過(guò)程中,也要注意留存相信的書(shū)面記錄用于證明合同的履行情況,比如合同履行過(guò)程中雙方的備忘錄、會(huì)議紀(jì)要等內(nèi)容,都可以對(duì)合同的履行情況予以證明。另外,在合同到期后,也要注意合同文本的留存時(shí)間、后合同義務(wù)等內(nèi)容,避免出現(xiàn)不必要的損失。
總之,對(duì)合同的管理工作,全過(guò)程都要樹(shù)立證據(jù)意識(shí),注意索要證據(jù)、保留證據(jù),樹(shù)立合同即是雙方當(dāng)事人之間法律的觀念,樹(shù)立對(duì)方承諾有記錄、自己承諾要做到的良好意識(shí),才能從根本上防范法律風(fēng)險(xiǎn)。
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作者簡(jiǎn)介:張清紅,經(jīng)濟(jì)師,鄭州百貨大樓股份有限公司副總經(jīng)理;主要負(fù)責(zé)公司業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng),即招商、營(yíng)銷(xiāo)、售后服務(wù)合同管理