李小冰

[原文]

關(guān)于2013年中秋節(jié)、國慶節(jié)

放假安排的通知

各部門、各單位：

根據(jù)自治區(qū)人民政府辦公廳《關(guān)于2013年部分節(jié)假日安排的通知》，經(jīng)學(xué)校研究決定，現(xiàn)將我校2013年中秋節(jié)、國慶節(jié)放假的具體安排通知如下：

一、放假安排

1.中秋節(jié)

9月19日至21日放假調(diào)休，共3天。將9月22日（星期日）公休日調(diào)至9月20日（星期五），9月19日（星期四、農(nóng)歷中秋節(jié)）為法定節(jié)假日，9月21日（星期六）為公休日。

2.國慶節(jié)

10月1日至7日放假調(diào)休，共7天。將9月29日（星期日）、10月12日（星期六）公休日分別調(diào)至10月4日（星期五）、10月7日（星期一），10月1、2、3日（星期四、五、六）為法定節(jié)假日，10月5、6日（星期六、日）為公休日。

二、其他安排

1.放假期間，各部門（單位）妥善安排好值班，做好安全防范工作，遇重大問題和緊急突發(fā)事件，須在第一時(shí)間及時(shí)報(bào)告，妥善處理；教學(xué)安排調(diào)整由教務(wù)處另行通知；學(xué)工部、防城港校區(qū)管委辦、各學(xué)院要做好各校區(qū)學(xué)生節(jié)假日期間的安全教育和管理工作；保衛(wèi)部門要加強(qiáng)校園管理，切實(shí)做好安全保衛(wèi)工作；后勤部門要認(rèn)真做好節(jié)日期間的后勤服務(wù)和保障工作。

2.請各單位（部門）將假日值班表（紙質(zhì)版，蓋部門公章）于2013年9月16日前送校長辦公室行政科（聯(lián)系電話：xxxxxxx）。

3.學(xué)校行政值班安排按《關(guān)于元旦放假和2013年部分節(jié)假日值班的通知》文件執(zhí)行，值班地點(diǎn)為一號(hào)行政樓l樓校領(lǐng)導(dǎo)接待室。

附：學(xué)校值班室電話：0771-

38×××××，0771-38×××××（傳真）

黨委辦公室

校長辦公室

2013年9月11日

[評析]

中秋、國慶即將來臨，學(xué)校發(fā)了份放假通知，師生們看了之后議論紛紛，一頭霧水，不知道何時(shí)放假休息，何時(shí)補(bǔ)課。下面就這份通知存在的問題加以分析：

一、語言不當(dāng)，事項(xiàng)交代不明

通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，其主要作用是傳遞信息，以便受文單位貫徹執(zhí)行。因此，通知的事項(xiàng)一定要表達(dá)清楚、明確，否則，難以達(dá)到行文目的。本文最大的問題是語言不當(dāng)，通知事項(xiàng)表述不清。這主要表現(xiàn)在：

1.語言不簡潔，存在無用信息

通知的事項(xiàng)部分，是告之受眾應(yīng)該周知或遵守的事項(xiàng)，表達(dá)的是“情況怎樣”或者“將做什么”，無需說明“為什么這樣”。這份通知其實(shí)只需要說明哪天放假、哪天補(bǔ)課即可，無需解釋這樣安排的理由。該文中卻兩處解釋了安排的理由。如第二自然段“9月19日（星期四、農(nóng)歷中秋節(jié)）為法定節(jié)假日，9月21日（星期六）為公休日”，對前文為什么這么安排作了解釋。另外，第二自然段還存在著一些多余信息。這些無用的信息，不僅拉長了公文的篇幅，也使主要信息無法凸顯出來。

2.關(guān)鍵信息的語言表達(dá)不夠直白顯露

該文的行文目的是告訴受眾何時(shí)放假、何時(shí)補(bǔ)課，但是何時(shí)補(bǔ)課表述不夠直白，讓人看了之后不知所云。原文是這么表達(dá)的：“將9月22日（星期日）公休日調(diào)至9月20日（星期五）”，這句話比較費(fèi)解。調(diào)整的目的是什么？放假還是補(bǔ)課？不明確?！啊萑照{(diào)至……”從字面上理解更容易誤解為放假。作者這句話實(shí)際上想表達(dá)“9月22日（星期日）補(bǔ)9月20日（星期五）的課”之意。

二、 “希望要求”部分主題句概括不準(zhǔn)，內(nèi)容層次不清

按照公文的三段式模式，通知緣由、通知事項(xiàng)交代完之后，就應(yīng)該寫結(jié)束語或希望要求了。原稿中的“二、其他安排”，從內(nèi)容上看，實(shí)際上是對如何做好兩節(jié)放假期間的工作提出的希望要求，所以主題句應(yīng)為“有關(guān)要求”，而非“其他安排”。

另外，該部分內(nèi)容在材料安排順序上缺乏邏輯性、層次感，段落內(nèi)容雜蕪，東拉西扯，給人以混亂之感。

三、“附”標(biāo)注不規(guī)范

公文格式中有“附件”“附注”項(xiàng)目，沒有“附”項(xiàng)目，原稿中最后一行“附：學(xué)校值班室電話：0771-38×××××（，0771-38×××××（傳真）”，既不是附件也不是附注，而是通知事項(xiàng)中的相關(guān)信息，所以不能標(biāo)注在附件位置上而應(yīng)該歸入通知事項(xiàng)中的相關(guān)條款。

四、公文處理繁瑣，存在不必要的行文

精簡、高效是文書工作的基本原則。公文精簡的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是發(fā)文要少而精，不要事事發(fā)文，更不要一事多文?？砂l(fā)可不發(fā)的堅(jiān)決不發(fā)，能夠少發(fā)的盡量少發(fā)。該文行文的目的，主要是告訴大家“兩節(jié)”放假、補(bǔ)課的時(shí)間安排，這么簡單的內(nèi)容完全可以在一份公文中表述清楚，沒有必要再發(fā)另外一份公文。原文中第四段提出“教學(xué)安排調(diào)整由教務(wù)處另行通知”，純屬不必要的行文。

[修改稿]

關(guān)于2013年中秋國慶放假的通知

校內(nèi)各部門：

2013年中秋節(jié)、國慶節(jié)假期即將來臨。自治區(qū)人民政府辦公廳發(fā)布了《關(guān)于2013年部分節(jié)假日安排的通知》 （桂政辦〔2013〕X號(hào)），結(jié)合我校實(shí)際情況，學(xué)校擬定了兩節(jié)放假計(jì)劃，現(xiàn)就我校中秋節(jié)、國慶節(jié)放假有關(guān)事宜通知如下：

一、放假安排

中秋節(jié)：9月19日至21日放假調(diào)休，共3天。9月22日（星期日）上課（班），補(bǔ)9月20日（星期五）的課。

國慶節(jié)：10月1日至7日放假調(diào)休，共7天。9月29日（星期日）、10月12日（星期六）上課（班），分別補(bǔ)10月4日（星期五）、10月7日（星期一）的課。

二、有關(guān)要求

1.要妥善安排好值班工作

（1）學(xué)校行政值班安排按《關(guān)于元旦放假和2013年部分節(jié)假日值班的通知》執(zhí)行，值班地點(diǎn)為一號(hào)行政樓一樓校領(lǐng)導(dǎo)接待室。學(xué)校值班室電話：0771-38XXXXX， 0771-38XXXXX。

（2）請各部門擬訂好本部門的值班計(jì)劃，并將假日值班表（蓋部門公章）于2013年9月16日前送達(dá)校辦行政科。

2.要做好安全防范及后勤服務(wù)工作

遇重大問題和緊急突發(fā)事件，須在第一時(shí)間及時(shí)報(bào)告，妥善處理；學(xué)工部、防城港校區(qū)管委辦、各學(xué)院要做好各校區(qū)學(xué)生節(jié)假日期間的安全教育和管理工作；保衛(wèi)部門要加強(qiáng)校園管理，切實(shí)做好安全保衛(wèi)工作：后勤部門要認(rèn)真做好節(jié)日期間的后勤服務(wù)和保障工作。

××大學(xué)黨委辦公室

××大學(xué)校長辦公室

2013年9月11日

（摘自《秘書之友》）