田傲然 (華北科技學(xué)院圖書館 河北 三河 065201)
在圖書館館藏建設(shè)的過程中,復(fù)本數(shù)的確定一直是一個(gè)難題。在經(jīng)費(fèi)一定的前提下,品種和復(fù)本成反比關(guān)系,即品種數(shù)增多,則復(fù)本量相應(yīng)減少;品種數(shù)減少,則復(fù)本量相應(yīng)增加。如何在最大化館藏品種的同時(shí),又盡可能地降低因復(fù)本不足而導(dǎo)致的拒借率,是每個(gè)圖書采訪工作者必須面對和思考的問題。
20世紀(jì)80年代初,許多學(xué)者就開始研究復(fù)本問題[1-3],分析影響復(fù)本的各項(xiàng)因素,還出現(xiàn)了大量從數(shù)學(xué)建模的角度考慮問題,力求找到確定最佳復(fù)本量的文章[2-8],為復(fù)本量的確定提供了許多思路。但目前此方面仍存在一些值得探討的問題。
影響復(fù)本的因素是研究復(fù)本問題首先要考慮的問題。對此各位專家側(cè)重點(diǎn)不同,但總體可以歸納為:讀者因素、圖書因素、圖書館因素和外部因素。這些因素存在兩個(gè)特性。首先,因素眾多,許多因素需要層層細(xì)化分解;而且一些外部因素?zé)o法預(yù)知。例如,圖書本身的類型、優(yōu)劣,館內(nèi)條件、流通制度等,其本身就需要研究和細(xì)化;一些無法預(yù)知而突然出現(xiàn)的社會(huì)熱點(diǎn)、校園的社團(tuán)活動(dòng)等,會(huì)對相關(guān)領(lǐng)域的圖書復(fù)本需求產(chǎn)生重要影響。其次,各種因素所產(chǎn)生的影響大小并非一成不變,難以確定權(quán)重。
目前,試圖通過各種數(shù)學(xué)方法確定復(fù)本量的學(xué)者居多。既然用數(shù)學(xué)的方法,就需要對每個(gè)作用因素進(jìn)行量化。但是許多因素不但量化困難,而且存在很多估值,甚至這些因素自身就需要研究確定。例如,圖書品質(zhì)(著者、出版社、獲獎(jiǎng)情況、排行榜等)、流通制度(借期、借數(shù)、閱覽方式、有無保存本等)、流通數(shù)據(jù)(相關(guān)讀者數(shù)、拒借率、損失率等)等。針對這些因素給出一個(gè)科學(xué)、實(shí)用的量化數(shù)據(jù)不太現(xiàn)實(shí)。
首先,這些數(shù)學(xué)模型[2-8]的主要數(shù)據(jù)來源是流通數(shù)據(jù),而圖書沒到館之前,其沒有流通數(shù)據(jù),得出的結(jié)果顯而易見;其次,如果僅就某一類圖書來說,由經(jīng)驗(yàn)估值得出的結(jié)果還可靠的話,那么如果具體到某一種圖書,恐怕其意義就不大了。
由上文可知,圖書館要確定合理的復(fù)本數(shù),還需要在客觀性、科學(xué)性和實(shí)用性方面做進(jìn)一步研究,繼續(xù)明確一些重點(diǎn)問題。
正是因?yàn)橛绊憦?fù)本因素非常復(fù)雜且量化困難,所以我們在實(shí)際操作過程中必須抓住主因,而且是便于量化的主因。筆者認(rèn)為,讀者對某種圖書的借閱量和預(yù)約量不僅最終反映了讀者對該書的需求,而且便于量化,容易通過自動(dòng)化系統(tǒng)操作,可以作為復(fù)本量確定過程中考慮和計(jì)算的主要因素。
復(fù)本量的確定過程要便于實(shí)際操作,不論是影響因素的選取、量化,還是計(jì)算過程,到最終的實(shí)際訂購,都必須具有可操作性。特別是在數(shù)學(xué)方法的應(yīng)用中,需要明確兩點(diǎn):一是上文所述對于非常復(fù)雜且量化困難的因素,一定要抓住容易量化的主因,而不能面面俱到;二是選取具體、適當(dāng)?shù)姆椒?,如果初等?shù)學(xué)可以解決的問題,就一定不要用高等數(shù)學(xué)。
筆者認(rèn)為,購買滿足讀者需求的圖書是采訪工作人員的第一要?jiǎng)?wù),“每個(gè)讀者有其書,每本書有其讀者”[9]是采訪工作的理想目標(biāo)。復(fù)本問題主要研究的是有讀者的那部分圖書,但我們必須承認(rèn)有一部分圖書的利用率很低,甚至從未被讀過,而這正是我們在研究復(fù)本問題時(shí)必須要正視的客觀存在和前提。
根據(jù)采訪工作人員的經(jīng)驗(yàn),如果可以明確某種圖書的合理復(fù)本量,應(yīng)該在處理訂單時(shí)就確定其復(fù)本量(目前大多圖書館如此)。而對于大多數(shù)不能確定復(fù)本量的圖書,則需要采用數(shù)值計(jì)算,并結(jié)合自動(dòng)化系統(tǒng),確定其復(fù)本量。只有兩種方法互相補(bǔ)充,才能在保證科學(xué)性的前提下提高效率。
“對于一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的圖書采訪工作者來講,必須清醒地意識到,這些因素都不是靜止不變,而是動(dòng)態(tài)變化的”[10]。這就要求我們必須以時(shí)間先后為序,發(fā)展地看待各項(xiàng)影響因素,并在采訪實(shí)踐中不斷地修正一些參數(shù),這樣才能得出合適的結(jié)果。
采訪工作沒有最好,只能努力做到更好。復(fù)本問題也一樣,拒借率不可能為零,只能控制在合理的范圍內(nèi)。即使采訪人員再努力,也會(huì)有沒采到的好圖書;即使復(fù)本量增加到100,也會(huì)有借不到該圖書的讀者。
通過上文分析,筆者力圖通過對圖書不同流通時(shí)段借閱次數(shù)和預(yù)約次數(shù)的統(tǒng)計(jì)來確定圖書的合理復(fù)本量,以重訂的方式解決這一問題。這種方法可暫稱為時(shí)段需求重訂法。
時(shí)段需求重訂法主要分為兩個(gè)階段:首先是初訂,相對以往在初訂時(shí)就確定復(fù)本量的做法,我們可以借鑒國外“一個(gè)復(fù)本”的模式[11],在初訂時(shí)只考慮本館采訪計(jì)劃和該圖書是否符合館藏需要,全部按照“一個(gè)復(fù)本”訂購;其次是重訂,以單位時(shí)間內(nèi)入藏圖書在不同時(shí)段的借閱次數(shù)和預(yù)約次數(shù)作為確定其復(fù)本量的依據(jù)。具體如圖1所示。
圖1 時(shí)段需求重訂法的基本過程
由于新書入藏是一個(gè)連續(xù)不斷的過程,因此,我們只能選取一個(gè)時(shí)間段內(nèi)入藏的圖書進(jìn)行研究,也就是要確定“參與統(tǒng)計(jì)圖書的入藏時(shí)間段”。其目的是確定參與統(tǒng)計(jì)的圖書,并以這一時(shí)間段的終點(diǎn)作為“參與統(tǒng)計(jì)圖書的首次流通時(shí)段”的起點(diǎn)。在首次流通時(shí)段的終點(diǎn),我們可以得到這些圖書在首次流通時(shí)段的借閱次數(shù)和預(yù)約次數(shù)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),對有復(fù)本需求的圖書進(jìn)行“首次重訂”。由于重訂圖書的到館和加工需要一定的時(shí)間,因此“參與統(tǒng)計(jì)圖書二次流通時(shí)間段”的起點(diǎn)應(yīng)該在重訂圖書入藏之后。在“二次流通時(shí)間段”的終點(diǎn),則可以根據(jù)本時(shí)段的借閱次數(shù)和預(yù)約次數(shù),對復(fù)本數(shù)仍不能滿足讀者需求的圖書進(jìn)行“二次重訂”。最后,筆者建議每學(xué)年對少量讀者需求極大的圖書再次重訂,以對本方法進(jìn)行必要的補(bǔ)充。
該方法主要從讀者需求的角度出發(fā),先解決館藏有無和讀者能否接觸到該圖書的問題,而暫不考慮有多少讀者需要該圖書和拒借率的問題。由上文可知,既然影響復(fù)本的因素紛繁復(fù)雜,不如化繁為簡,舍去難以量化且影響不確定的因素,抓住最為關(guān)鍵、直接的因素。讀者的借閱次數(shù)和預(yù)約次數(shù)不但最客觀、最容易量化,同時(shí)也是影響復(fù)本量最為關(guān)鍵、直接的因素,因?yàn)榕卸◤?fù)本量是否合理的最終且唯一標(biāo)準(zhǔn)只能是讀者的需求。而后,對讀者需求量大的圖書通過重訂來最終確定其復(fù)本量。畢竟現(xiàn)在一本擁有眾多讀者的好圖書,其再版率是非常高的。
3.2.1 適用范圍
時(shí)段需求重訂法只適用于采訪人員不能明確判斷合理復(fù)本量的圖書,而對于采訪人員根據(jù)經(jīng)驗(yàn)?zāi)軌蛎鞔_判定圖書復(fù)本量的,可直接確定。
3.2.2 初次訂購的種數(shù)確定
時(shí)段需求重訂法初次訂購的圖書種數(shù)實(shí)際就是最終采訪的種數(shù),應(yīng)該根據(jù)本館的年度采訪計(jì)劃,并且考慮到重訂的復(fù)本增長量,即:某類年度計(jì)劃冊數(shù)=某類初訂種數(shù)+該類重訂冊數(shù)。
根據(jù)本館的流通數(shù)據(jù),我們很容易得出每年某類流通圖書和不流通圖書的種數(shù)之比(不完全等同于流通率),由于這一比值基本固定,因此我們可以推定下一年度某類流通圖書和不流通圖書的種數(shù)比值與本年度基本相同,由此可以知:
a.L+L'= N
b.L/L'≈ l/l'
c.N+L'×(V-1)=C
其中,L為下一年度某類流通圖書種類,L'為下一年度某類不流通圖書種類,N為下一年度某類圖書種類,l為本年度某類流通圖書種類,l' 為本年度某類不流通圖書種類,V為下一年度某類流通圖書平均復(fù)本量,C為下一年度某類計(jì)劃采訪總冊數(shù)。
根據(jù)a、b、c很容易得出N的值?!跋乱荒甓饶愁惲魍▓D書平均復(fù)本量”同最大復(fù)本量的道理一樣,我們根據(jù)本館具體情況設(shè)定,可參考常亞青博士的《47所重點(diǎn)高校圖書館復(fù)本量抽樣調(diào)查研究》[12]一文。
需要指出的是,高校讀者借閱的圖書普遍集中在I、H、K和TP等類目,專業(yè)圖書的借閱量并不大。因此,在制定采訪計(jì)劃時(shí)要充分考慮各類圖書的總冊數(shù);另外,品種和復(fù)本量始終成反比關(guān)系,對于專業(yè)圖書可以考慮在滿足復(fù)本要求的前提下,盡量豐富品種。
3.2.3 流通數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)時(shí)段的確定
“參與統(tǒng)計(jì)圖書的入藏時(shí)間段”設(shè)定的目的是選取要研究的圖書,既要考慮采訪工作強(qiáng)度,又要考慮重訂的時(shí)效性,因此可在1周至個(gè)月內(nèi)靈活選取。當(dāng)然如果自動(dòng)化系統(tǒng)支持,能夠自動(dòng)處理,可考慮將此時(shí)段設(shè)為每天。
“參與統(tǒng)計(jì)圖書的首次流通時(shí)段”及“參與統(tǒng)計(jì)圖書二次流通時(shí)間段”的設(shè)定,需要注意兩個(gè)問題。首先,圖書入藏后應(yīng)立即參與流通(需特藏圖書可特殊處理),筆者建議單獨(dú)設(shè)立新書架位區(qū)域,并通過新書通報(bào)等方式使其盡快與讀者見面;其次,流通數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)時(shí)間段的長短和頻次應(yīng)該參考本館的借閱期限。如果要通過一本圖書的借閱次數(shù)和預(yù)約次數(shù)反饋來決定復(fù)本采購,就必須適當(dāng)加快流通頻率,即縮短借閱期限。這樣我們才有足夠的時(shí)間,對借閱次數(shù)和預(yù)約次數(shù)較高的圖書進(jìn)行重訂。因此,參與統(tǒng)計(jì)圖書的首次流通時(shí)段應(yīng)該大于借閱期限,一般為借閱期限的2~3倍,并小于6個(gè)月。這樣設(shè)定主要考慮既能使圖書有2~3的流通時(shí)間,又盡量縮短再次訂購的時(shí)滯。
“重訂圖書的到館加工時(shí)段”應(yīng)根據(jù)本館實(shí)際,以正常發(fā)訂、到貨、加工、入藏的周期為依據(jù)。對于少數(shù)售罄且新版暫時(shí)未出或絕版的圖書不予考慮,可留待每學(xué)年重訂時(shí)解決。
3.2.4 復(fù)本量的確定
再好的圖書,圖書館也不可能無限制地收藏,所以每個(gè)圖書館只能結(jié)合實(shí)際,確定一般圖書(特殊圖書需要另計(jì))的最大復(fù)本量(如3或5本)作為圖書采集復(fù)本的上限。當(dāng)計(jì)算值大于等于最大復(fù)本量時(shí),按最大復(fù)本量計(jì)算。另外,一般高校圖書館普通圖書的復(fù)本量有高、低兩個(gè)檔次,高檔為3或5本,低檔為2或3本。那么我們重訂圖書就應(yīng)該以此為依據(jù)。
由于不同圖書借閱次數(shù)和預(yù)約次數(shù)的變化是一個(gè)量變的過程,并非質(zhì)變,所以需要人為地設(shè)定一個(gè)限量,如在參與統(tǒng)計(jì)圖書的首次流通時(shí)段時(shí),借閱次數(shù)和預(yù)約次數(shù)之和大于等于“參與統(tǒng)計(jì)圖書的首次流通時(shí)段”與借閱期限的比值,即可按低檔復(fù)本量重訂;大于等于“參與統(tǒng)計(jì)圖書的首次流通時(shí)段”與借閱期限的比值兩倍以上可直接按高檔復(fù)本量重訂。當(dāng)然在參與統(tǒng)計(jì)圖書二次流通時(shí)間段時(shí),圖書館只需考慮是否按高檔復(fù)本量重訂。
3.2.5 其他問題
針對目前數(shù)字圖書的迅猛發(fā)展,有人認(rèn)為沒有研究復(fù)本問題的必要,但是數(shù)字圖書在閱讀習(xí)慣、閱讀設(shè)備及方式,信息傳遞性、時(shí)效性、完整性等方面還存在許多限制和不足,只要印刷版圖書沒有退出歷史舞臺,就有研究的必要。
另外,時(shí)段需求重訂法需要科學(xué)的采訪計(jì)劃、完善的流通數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)及較短的到貨周期、較高的到貨率作為保障。還有,這種方法必須要結(jié)合本館的實(shí)際情況,“某類流通圖書和不流通圖書的種數(shù)之比”、“參與統(tǒng)計(jì)圖書的入藏時(shí)間段”、“參與統(tǒng)計(jì)圖書的流通時(shí)段”、“重訂圖書的到館加工時(shí)段”及“最大復(fù)本量”等參數(shù)是動(dòng)態(tài)變化的,需要不斷的修正、完善。
雖然時(shí)段需求重訂法還存在上述一些問題,需要進(jìn)一步研究,但是這種通過動(dòng)態(tài)地了解讀者需求確定復(fù)本量的方法,不但能夠降低復(fù)本不足造成的拒借率,同時(shí)還能降低館藏有無引起的拒借率,并且數(shù)據(jù)來源客觀、計(jì)算方法簡便、操作性強(qiáng),可以具體到每一種圖書,具備在采訪工作中的實(shí)際應(yīng)用性。
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