汪暢

摘 要：從機構(gòu)經(jīng)費保障、專業(yè)人員培養(yǎng)、在建項目等幾個方面對如何做好水管單位檔案管理工作進(jìn)行了探研。

關(guān)鍵詞：機構(gòu)經(jīng)費 在建項目 日常工作

中圖分類號：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）07（b）-0182-01

水利工程是社會發(fā)展的基礎(chǔ)，防汛抗旱的物質(zhì)條件，水利工程管理單位（以下簡稱水管單位）擔(dān)負(fù)著水利工程運行維護管理工作，是水利工作的基石。由于基層水管理單位是水利工程建設(shè)管理的最基本單位，對水利工程的建設(shè)管理最了解，掌握了第一手資料，作好基層水管單位的檔案工作有助與真實記錄水利建設(shè)管理的真實情況?；鶎铀軉挝坏臋n案是水利部門日常管理決策的重要依據(jù)也是以后社會發(fā)展的重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，因此做好基層單位水利檔案工作意義重大。

作者所在的安徽省龍河口水庫管理處是廳直水管單位，是機關(guān)檔案管理安徽省一級、科技事業(yè)單位檔案管理國家二級，近年來單位檔案管理立足為水利建設(shè)和社會經(jīng)濟服務(wù)，取得可喜的成效，檔案工作走在全省水管單位前列?，F(xiàn)結(jié)合龍河口水庫單位情況就如何做好水管單位檔案管理工作談?wù)勛约旱恼J(rèn)識。

1 機構(gòu)和經(jīng)費保障是基礎(chǔ)

由于重建輕管等多種原因，水管單位普遍存在體制不順、經(jīng)費不足、機構(gòu)臃腫等情況。龍河口庫管理處人員超編，日常運行經(jīng)費不足問題十分突出，機關(guān)人員和機構(gòu)進(jìn)行了數(shù)次精減，在機構(gòu)改革和事業(yè)編制十分緊張的情況下，保留了綜合檔案室，設(shè)置了專職人員，明確了分管領(lǐng)導(dǎo)，職能科室都配備了兼 職檔案人員，檔案管理網(wǎng)絡(luò)健全。并引入競爭機制，公開聘用學(xué)歷較高、懂業(yè)務(wù)、素質(zhì)高、能力強的優(yōu)秀人才，通過自學(xué)和培訓(xùn)相結(jié)合的方式，使檔案管理人員的整體素質(zhì)大有提高。建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，使檔案工作有法可依、有章可循。將檔案事業(yè)的發(fā)展納入單位經(jīng)濟發(fā)展的規(guī)劃之中，科技檔案納入科技管理，文件材料的形成、分類、整理、歸檔納入檔案人員和工程技術(shù)人員崗位責(zé)任制，實行了文件材料形成部門的預(yù)立卷制度。檔案部門通過參加重要計劃工作會議，有關(guān)辦公會議和工程竣工驗收等，歸檔文件的完整率、準(zhǔn)確率、歸檔率大大提高。檔案工作與科研、設(shè)計及勘察、觀測等項活動實行“四同步”管理。

在單位經(jīng)濟十分拮據(jù)的情況下，千方百計地籌措資金，改造裝修庫房，添置密集架、檔案柜，更新了檔案裝具，配備了安全防護裝置，購置了計算機、復(fù)印機、掃描儀、空調(diào)器、去濕機、數(shù)碼照相機、攝像機等先進(jìn)技術(shù)設(shè)備。做到檔案庫房、辦公室、調(diào)閱室“三分開”，并設(shè)有陳列展覽室和資料室。

不斷改善檔案保管和安全防護條件。檔案部門堅持“安全第一、預(yù)防為主”的方針，認(rèn)真執(zhí)行安全責(zé)任制，進(jìn)一步完善檔案安全預(yù)案，制發(fā)了安徽省《龍河口水庫管理處檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案》，嚴(yán)查不安全因素，積極整改，使檔案資料得到安全保管。

2 進(jìn)一步加強檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)。

根據(jù)各類檔案管理要求和規(guī)范，應(yīng)對文書檔案進(jìn)行了重新整理、分類、組卷、編目、編號、排列，完善檔案收集、接收、借閱、鑒定、銷毀等各項管理制度，并據(jù)以執(zhí)行。采用檔案管理系統(tǒng)軟件，對科技、文書、會計、設(shè)備檔案實行計算機管理。借助掃描儀、刻錄機等將單位全部聲像檔案實行微機管理，實現(xiàn)紙質(zhì)文件與電子文件同步歸檔的雙軌制。實物檔案根據(jù)其本質(zhì)屬性或顯著特性分類管理。通過局域網(wǎng)和辦公自動化，實現(xiàn)公開檔案的案卷目錄和內(nèi)部發(fā)文原件級的網(wǎng)上查詢。檔案部門實時掌握單位動態(tài)，做到單位的中心在哪里，檔案工作就延伸到哪里。檔案部門應(yīng)堅持“安全第一、預(yù)防為主”的方針，認(rèn)真執(zhí)行安全責(zé)任制，進(jìn)一步完善檔案安全預(yù)案，嚴(yán)查不安全因素，積極整改，使檔案資料得到安全保管。加強檔案的宣傳力度，加強檔案管理人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，更新業(yè)務(wù)知識，提高專業(yè)水平.并引進(jìn)競爭激勵機制，使檔案管理人員不斷更新觀念，提升服務(wù)理念。除做好以上幾點還要進(jìn)一步加強檔案室法制和法規(guī)建設(shè)，堅持以法治檔，將檔案工作納入到單位整體管理工作之中，做到各項工作有機配合，協(xié)調(diào)發(fā)展。把檔案工作進(jìn)一步納入到領(lǐng)導(dǎo)者的議事日程和目標(biāo)管理責(zé)任制中去，納入到處屬單位的目標(biāo)責(zé)任制和檔案管理人員的目標(biāo)責(zé)任制中去。業(yè)務(wù)建設(shè)和開發(fā)利用同時抓，努力提高服務(wù)水平.堅持以提高“三率”為重點的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè).完善各項檔案管理辦法和制度。

3 做好新建工程項目檔案工作

水利工程建設(shè)情況比較復(fù)雜，需要收集的資料包括：審批、立項、征地、勘察、設(shè)計、招投標(biāo)文件；監(jiān)理在工程實施過程中形成的文件；施工單位在工程施工過程中形成的文件；各類竣工圖紙。按水利工程建設(shè)管理局組成主體一般可分為建管合一型和建管分開型兩種。

（1）建管理合一型，既建成后的使用單位和水利工程的建設(shè)單位相統(tǒng)一。這種情況工程檔案的收集管理工作相對來說簡單一些，通常的作方是由單位的檔案管理人員作為工程建設(shè)管理局的檔案負(fù)責(zé)人，在工程建設(shè)的各個階段全程參與建設(shè)工作，因為是本單位工程，所以檔案管理人員對工程情況和流程了解，能及時跟進(jìn)，資料收集全面。工程完工后交水管單位日常管理時檔案工作也可實現(xiàn)無縫對結(jié)。

（2）建管分開型，既建成后的使用單位和水利工程的建設(shè)單位不是同一主體。一般是由上級水利主管單位批準(zhǔn)建立工程建設(shè)管理局，完成工程建設(shè)任務(wù)后交水管單位進(jìn)行日常管理，檔案也是一次驗收交結(jié)。因水利工程一般建設(shè)周期比較長，形成的文件類型多、量大，往往在交接時出現(xiàn)檔案資料不全，或不規(guī)等情況，需花大量時間補充。管理單位的檔案管理人員在接手后還需比較長的時間對資料進(jìn)行熟悉。水管理單位檔案人員在工程未完工時應(yīng)提前介入建管局的檔案管理工作，變被動接收為主動協(xié)助建管局做好檔案工作，這時工程還在進(jìn)行中，發(fā)現(xiàn)問題處理比較容易。這種情況的建管局人員都是各單位抽調(diào)來的，工程完成后水管理單位檔案管理人員再去找資料難度可想而知。

4 日常檔案收集工作注意的幾點問題

（1）做好日常運行維護項目的技術(shù)檔案的收集整理。日常維護項目都是一些小的工程，沒有大的建設(shè)項目哪么完整的流程，技術(shù)資收集難度大。首先思想上要重視，特別是領(lǐng)導(dǎo)和施工人員，項目小但作用不小，特別是一些地下隱蔽工程如不急收集相關(guān)資料，對單位的日常運行和以后的建設(shè)發(fā)展都會帶來很多麻煩。財務(wù)把關(guān)，不進(jìn)行技術(shù)檔案上交的不結(jié)算。

（2）作好單位大事記。作為基層水管單位在日常工作中沒有多少特別的事，工作內(nèi)容相近。作為單位的記錄者要注意事件記錄的尺度，既不要事無大小多多益善，也不要什么都不重要什么也不記，可多記后多人在一起進(jìn)行篩選，多部門記，檔案部門篩選。

（3）做好與本單位相關(guān)的事件的資料收集工作。如現(xiàn)在各水管單位都在開展水利旅游活動，有些項目不是水管單位主管，但與水管單位利益密切相關(guān)。還有一些水政審批項目、水管單位周邊建設(shè)項目等。

（4）電子檔案安全。注意數(shù)據(jù)的備份和病毒查殺工作，定期對硬件設(shè)備進(jìn)行檢查和更換。相關(guān)密碼專人掌握，如和外網(wǎng)相接應(yīng)定期請網(wǎng)絡(luò)安全專業(yè)人員對安全風(fēng)險進(jìn)行評估。endprint